Les e-mails de suivi constituent un élément essentiel de votre boîte à outils de communication d'entreprise, il est donc essentiel que vous le fassiez correctement. Cet article détaillé explique comment rédiger de meilleurs e-mails de suivi, notamment en définissant le format correct des messages de suivi et quelques conseils et astuces des experts HIX.AI
Ne vous inquiétez pas si vous cherchez de l'inspiration ; nous avons fourni 5 exemples d'e-mails de suivi expliquant comment rédiger un :
- E-mail de suivi poli
- E-mail de suivi après aucune réponse
- E-mail de suivi en douceur
- Suivi des relances de facture
- Suivi de réunion
À la fin de cet article, vous disposerez des informations dont vous avez besoin pour créer des e-mails de suivi efficaces pour chaque situation personnelle et professionnelle.
Qu'est-ce qu'un e-mail de suivi ?
Il est utile de considérer les e-mails de suivi comme des rappels numériques. Il est probable que vous ayez déjà envoyé un premier e-mail à la personne (ou à l'entreprise), mais que vous n'ayez pas encore reçu de réponse. Votre e-mail de suivi fait donc office de rappel amical .
Certaines situations dans lesquelles vous devrez peut-être envoyer un e-mail de rappel incluent si quelqu'un n'a pas répondu à une demande de réunion, payé une facture ou accepté une offre d'emploi.
Les e-mails de suivi n'ont pas besoin d'être longs ou détaillés, mais reformulent simplement le message d'origine et demandent une réponse.
Il est facile de voir comment cela fonctionne avec nos modèles d'e-mails de suivi.
E-mail de suivi poli
Lorsqu’on rédige un email professionnel, il est essentiel d’être poli ! Ce modèle d'e-mail de suivi poli est bref et professionnel.
La clé pour rédiger des messages de suivi professionnels est de s’adresser directement à la personne, en utilisant si possible son prénom. Ensuite, expliquez clairement pourquoi vous envoyez un message et ce que vous voulez qu'ils fassent.
Bien sûr, vous envoyez un suivi parce que vous voulez une réponse (n'est-ce pas ?), mais dans un suivi poli, n'essayez pas de faire pression sur la personne. Gardez-le formel et fonctionnel, comme nous le faisons dans cet exemple !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouve bien.
Je vous écris pour donner suite à notre communication précédente concernant [ sujet/problème ] . Je comprends que vous êtes occupé et qu'il peut y avoir eu un oubli ou un retard.
S'il y a de nouveaux développements ou si des informations supplémentaires sont nécessaires pour progresser, veuillez m'en informer. Je suis impatient de répondre à vos questions ou de clarifier toute question afin d'accélérer ce processus.
J'attends avec impatience votre réponse fructueuse dans les meilleurs délais.
Votre compréhension et votre coopération sont grandement appréciées.
Votre compréhension et votre coopération sont grandement appréciées.
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Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de suivi après aucune réponse
Que se passe-t-il si quelqu'un ignore votre e-mail ? Cet e-mail de suivi après aucune réponse est un peu plus fort que l'exemple d'e-mail poli ci-dessus, mais il fait la même chose. Tout d’abord, nous nous adressons poliment à la personne, puis nous décrivons la situation et décrivons la solution souhaitée (une réponse dans la plupart des cas !)
Même si vous pensez que quelqu'un ignore volontairement votre courrier électronique, il n'est pas professionnel de le dire. Au lieu de cela, gardez vos e-mails de suivi positifs et conviviaux autant que possible. C’est la meilleure approche pour la messagerie professionnelle. Pourquoi? Parce que vous êtes plus susceptible d'obtenir une réponse si vous êtes chaleureux et amical plutôt que argumentatif et agressif, vous obtiendrez une réponse.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous contacte pour donner suite à mon précédent e-mail envoyé le [ date ] . Il semble que mon message se soit perdu dans votre boîte de réception.
Pour rappel, je vous contacte concernant [ objet de l'e-mail ] . J'apprécierais grandement si vous pouviez me fournir une mise à jour ou toute information nécessaire relative à cette question.
Merci de votre attention et j'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de suivi en douceur
Les deux exemples ci-dessus sont parfaits pour la correspondance professionnelle, mais que se passe-t-il si vous envoyez un e-mail à un ami ? Utilisez ce modèle d'e-mail de suivi en douceur !
Dans cet e-mail de suivi en douceur, notre objectif est de protéger les sentiments de la personne. Nous commençons par un salut chaleureux et adoptons un ton de voix amical avant d'aborder la véritable raison pour laquelle nous envoyons un message (parce que nous voulons une réponse !). À la fin de l'e-mail de suivi, nous fournissons un message final positif et une signature appropriée.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.
Je sais que vous êtes incroyablement occupé, mais je voulais donner suite au dernier e-mail que j'ai envoyé. semaine sur [ sujet/problème ] et demandez si vous avez eu l'occasion de considérer ma proposition/demande. Je comprends à quel point il peut être facile de laisser les choses glisser sous la pression des tâches quotidiennes, et j'ai pensé qu'un bref rappel pourrait être utile.
Si vous avez besoin de plus amples informations pour faciliter votre décision ou si vous avez des questions ou des préoccupations , s'il vous plaît faites le moi savoir. Je serai ravi de vous offrir toute assistance supplémentaire ou de répondre à toutes vos questions.
Au plaisir de vous entendre.
Merci pour votre temps et votre attention.
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Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de suivi de rappel de facture
Vous attendez toujours votre argent ? Utilisez ensuite ce modèle d'e-mail de suivi de rappel de facture pour vous assurer d'être payé.
Dans les suivis de relance de facture, vous devez tout inclure sur les montants impayés. Nous parlons du numéro de facture, de la date à laquelle vous avez envoyé le premier e-mail, de la date de paiement prévue et du nombre de jours d'impayé.
Cela peut sembler beaucoup, mais vous devez vous assurer que votre e-mail de suivi de facture ne risque pas d'être mal compris ou ignoré. Consultez notre modèle pour voir comment cela fonctionne…
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Ceci est un rappel amical que nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture [ Numéro de facture ] datée du [ Date de facture ] d'un montant de [ Montant de la facture ] . La date d'échéance est déjà passée comme indiqué sur la facture, et nous vous demandons de bien vouloir régler le solde impayé dès que possible.
Veuillez examiner à nouveau la facture ci-jointe et procéder au paiement pour éviter tout inconvénient ou suivis ultérieurs. Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez ignorer ce rappel et accepter nos excuses pour toute confusion causée.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide concernant la facture ou le processus de paiement, n'hésitez pas à contactez-nous. Nous apprécions votre attention rapide à ce sujet.
Merci pour votre coopération.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de suivi de réunion
Les réunions sont la monnaie essentielle du monde des affaires, vous enverrez donc de nombreux e-mails de suivi des réunions. En utilisant notre modèle, vous serez sûr de faire la meilleure impression.
La première chose à faire est d’adresser l’e-mail à toute personne présente à la réunion. Ensuite, fournissez une introduction positive et un bref récapitulatif de tout ce dont vous avez discuté. Maintenant, fournissez des détails sur les prochaines étapes, comme organiser une nouvelle réunion ou conclure un accord.
Soyez toujours clair et confiant lors de votre réunion, demandez des e-mails de suivi et faites ce qui est le mieux pour votre entreprise.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé et de bonne humeur.
J'écris à Touch Base suite à notre réunion productive tenue le [ mention la date de la réunion ] concernant [ mentionner le sujet général de la conversation ] . Notre discussion sur [ mentionner un sujet spécifique dont vous avez discuté ] a été particulièrement éclairante et a ajouté une grande valeur à notre réunion.
Au fur et à mesure que nous avançons, je voulais résumer les points d'action sur lesquels nous nous sommes mis d'accord. [ Fournissez un bref récapitulatif des points discutés, des décisions prises et des tâches assignées. ]
Afin d'avancer sur ces points, [ mentionnez les prochaines étapes telles que la planification d'une réunion de suivi ou certaines tâches spécifiques à effectuer ] .
Si vous en avez besoin Pour plus de contexte ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les sujets discutés, n'hésitez pas à nous contacter à tout moment.
Merci pour votre temps et vos contributions. J'attends avec impatience notre collaboration continue et nos progrès dans cette entreprise.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Comment rédiger un e-mail de suivi ?
La rédaction d'e-mails de suivi est simple – si vous respectez la structure que nous décrirons ci-dessous. Un e-mail de suivi efficace comporte trois parties : une ligne d'objet, un corps de texte et une signature/étapes suivantes.
Explorons-les plus en détail, en décomposant la façon de rédiger des e-mails de suivi en étapes de base :
Ligne d'objet de l'e-mail de suivi
La ligne d'objet de l'e-mail de suivi donne le ton de votre message. Le lecteur doit être capable de repérer votre message dans sa boîte de réception et de comprendre instantanément de quoi parle le message.
Nous pourrions passer des heures à décrire ce qui constitue une bonne ligne d'objet d'e-mail de suivi, mais il est plus facile de vous le montrer.
- Suite à mon e-mail – l’avez-vous lu ?
- Suivi par e-mail – Date/heure
- Avez-vous lu mon dernier email?
- Réponse demandée – (Insérer les informations)
- Pouvez-vous revoir mon dernier message ?
Copie du corps de l'e-mail de suivi
La première chose à savoir à propos des e-mails de suivi est que vous pouvez être bref. Il s’agit de rappeler quelque chose à quelqu’un (une facture impayée ou un e-mail ignoré). Même les suivis des réunions ne devraient pas être trop longs, sinon vous pourriez risquer d'ennuyer les gens (ce qui n'est jamais bon en affaires !).
Vous souhaiterez vous adresser à la personne en utilisant son prénom et son titre professionnel. Cela crée une connexion et est professionnel et poli. Et ne vous inquiétez pas, chérie ; un simple « Salut » suffit en 2023.
Ensuite, ajoutez un message d’accueil joyeux pour donner le ton au message. Même si vous insistez pour être payé pour une facture, être amical est toujours une bonne idée.
"J'espère que vous allez bien et que vous passez une bonne semaine."
Après votre accueil chaleureux, dites à la personne ce que vous attendez d’elle. Encore une fois, soyez absolument clair, comme nous le faisons dans cet exemple de suivi de facture :
"Je vous contacte car nous attendons toujours le paiement de la facture (numéro). Le montant total (£/$/€) était dû le (insérer la date). Malheureusement, cette somme est maintenant impayée et nous exigeons le paiement comme dès que possible."
Vous souhaitez ajouter plus de détails ? N'hésitez pas à utiliser des puces dans vos messages. Ils constituent un excellent moyen de transmettre des informations complexes. Ils sont également moins susceptibles d’être ignorés.
Signature de l'e-mail de suivi/étapes suivantes
Quel que soit le but de votre e-mail de suivi, vous souhaiterez décrire les prochaines étapes. Dans notre exemple de facture, il s'agit d'être payé :
« S'il vous plaît, informez-moi aujourd'hui quand nous pouvons nous attendre à recevoir le paiement ? »
C’est absolument clair et il n’y a pas de place pour tout malentendu. Mais même si vous attendez un paiement, vous devez viser à terminer tous les e-mails de manière positive :
« Nous travaillons ensemble depuis longtemps et entretenons d'excellentes relations. Nous sommes ravis de travailler avec vous à l'avenir.
Vous devez ajouter vos coordonnées, telles qu'une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, pour que la personne puisse vous contacter si nécessaire.
Enfin, ajoutez une signature (merci, merci beaucoup, cordialement, etc.) à votre e-mail, et il est prêt à être envoyé !
Masterclass email de suivi – Conseils des experts HIX.AI
Nous avons écrit beaucoup de mots sur les e-mails de suivi et il est essentiel de les lire tous (comme on peut s'y attendre). Après avoir lu, rédigé et examiné des milliers d'e-mails de suivi, vous pouvez suivre certains principes standard pour obtenir le résultat souhaité (une réponse, évidemment !).
Voici 5 principes pour un meilleur suivi des emails des pros :
- Ne perdez pas de temps, dites simplement ce que vous voulez en le moins de mots possible.
- Exprimez vos demandes en termes simples. Ne laissez pas votre lecteur chercher trop fort la demande.
- Fixez une date limite et ajoutez un appel à l’action à la fin.
- Encouragez vos demandes et expliquez ce que vous ferez de la réponse (et pourquoi c'est important).
En fin de compte, les emails de suivi seront vite oubliés alors ne stressez pas trop. En fait, si vous craignez de créer des e-mails de suivi, pourquoi ne pas laisser l’IA faire le gros du travail ? HIX.AI dispose d'un assistant de rédaction d'e-mails super puissant qui peut produire une copie parfaitement claire que vous pouvez utiliser pour tout e-mail de suivi.
Écrire à votre patron ? Pas de problème, il présentera parfaitement votre demande. En envoyant un message à un client, vous recevrez une réponse polie et professionnelle écrite juste pour vous.
Conclusion
Les e-mails de suivi ne sont pas vraiment amusants, mais ils sont fonctionnels. La meilleure façon de les aborder est de penser au résultat final. Alors, concentrez-vous sur ce que vous voulez : une réponse ! J'espère qu'à la fin de ce blog (que vous avez adoré lire !), vous bénéficierez de nos astuces, astuces et conseils d'experts. La preuve se produira lorsque vous poserez le doigt sur la clé et rédigerez un e-mail de suivi. Alors commencez dès aujourd’hui !