Le e-mail di follow-up sono una parte essenziale del tuo kit di strumenti di comunicazione aziendale, quindi è fondamentale che tu lo faccia bene. Questo articolo approfondito spiega come scrivere email di follow-up migliori, inclusa la definizione del formato corretto del messaggio di follow-up e alcuni suggerimenti e suggerimenti da parte degli esperti HIX.AI
Non preoccuparti se stai cercando ispirazione; abbiamo fornito 5 esempi di email di follow-up che spiegano come scrivere una:
- E-mail di follow-up gentile
- E-mail di follow-up dopo nessuna risposta
- E-mail di follow-up gentile
- Follow-up del sollecito fatture
- Seguito della riunione
Alla fine di questo articolo avrai le informazioni necessarie per creare email di follow-up efficaci per ogni situazione personale e professionale.
Che cos'è un'e-mail di follow-up ?
È utile pensare alle e-mail di follow-up come promemoria digitali. È probabile che tu abbia già inviato alla persona (o all'azienda) un'e-mail iniziale ma non hai ancora ricevuto una risposta. Quindi la tua email di follow-up funge da promemoria amichevole .
Alcune situazioni in cui potrebbe essere necessario inviare un'e-mail di promemoria includono se qualcuno non ha risposto a una convocazione di riunione, non ha pagato una fattura o non ha accettato un'offerta di lavoro.
Non è necessario che le e-mail di follow-up siano lunghe o dettagliate, ma semplicemente ribadiscano il messaggio originale e chiedano una risposta.
È facile vedere come funziona con i nostri modelli di email di follow-up.
E-mail di follow-up gentile
Quando si scrive un'e-mail professionale, è essenziale essere educati! Questo modello di email di follow-up educato è breve e professionale.
La chiave per scrivere messaggi di follow-up professionali è rivolgersi direttamente alla persona, utilizzando il suo nome, se possibile. Successivamente, spiega chiaramente perché stai inviando messaggi e cosa vuoi che facciano.
Naturalmente, invii un follow-up perché vuoi una risposta (giusto?), ma in un follow-up educato, non cercare di esercitare alcuna pressione sulla persona. Mantienilo formale e funzionale, come facciamo in questo esempio!
Gentile [ nome del destinatario ] ,
confido che questa email ti trovi bene.
Ti scrivo per dare gentilmente seguito alla nostra precedente comunicazione riguardante [ oggetto/problema ] . Capisco che sei occupato e che potrebbe esserci stata una svista o un ritardo.
Se ci sono nuovi sviluppi o sono necessarie ulteriori informazioni per procedere, informami. Sono ansioso di assistere o chiarire qualsiasi domanda per accelerare questo processo.
Non vedo l'ora di ricevere la tua fruttuosa risposta al più presto.
La tua comprensione e collaborazione sono molto apprezzate.
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I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di follow-up dopo nessuna risposta
Cosa succede se qualcuno ignora la tua email? Questa email di follow-up dopo nessuna risposta è un po’ più efficace dell’esempio di email educata sopra, ma fa le stesse cose. Per prima cosa ci rivolgiamo alla persona in modo educato, poi delineiamo la situazione e descriviamo la soluzione che desideri (una risposta nella maggior parte dei casi!)
Anche se sospetti che qualcuno stia ignorando di proposito la tua email, non è professionale dirlo. Invece, mantieni le tue e-mail di follow-up positive e amichevoli il più possibile. Questo è l'approccio migliore quando si inviano messaggi aziendali. Perché? Poiché è più probabile che tu riceva una risposta se sei affettuoso e amichevole piuttosto che polemico e aggressivo, otterrai una risposta.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Ti contatto per dare seguito alla mia email precedente inviata il [ data ] . Sembra che il mio messaggio sia andato perso nella tua casella di posta.
Come promemoria, ti sto contattando in merito a [ oggetto dell'email ] . Apprezzerei molto se potessi fornirmi un aggiornamento o qualsiasi informazione necessaria relativa a questa questione.
Grazie per l'attenzione e spero di sentirvi presto.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di follow-up gentile
I due esempi sopra riportati sono perfetti per la corrispondenza professionale, ma cosa succede se invii un'e-mail a un amico? Utilizza questo delicato modello di email di follow-up!
In questa gentile email di follow-up, il nostro obiettivo è proteggere i sentimenti della persona. Iniziamo con un caloroso saluto e assumiamo un tono di voce amichevole prima di affrontare il vero motivo per cui stiamo inviando messaggi (perché vogliamo una risposta!). Alla fine dell'e-mail di follow-up, forniamo un messaggio finale positivo e un'adeguata approvazione.
Gentile [ nome del destinatario ] ,
spero che questa email ti trovi bene.
So che sei incredibilmente occupato, ma volevo ricontattarti riguardo all'email che ho inviato l'ultima volta settimana su [ oggetto/problema ] e chiedi se hai avuto la possibilità di considerare la mia proposta/richiesta. Capisco quanto possa essere facile lasciare che le cose scivolino sotto la pressione delle attività quotidiane e ho pensato che un breve promemoria potrebbe essere utile.
Se hai bisogno di ulteriori informazioni per facilitare la tua decisione o hai domande o dubbi , per favore fatemelo sapere. Sarò più che felice di offrire ulteriore supporto o di rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere.
Non vedo l'ora di sentire la tua opinione.
Grazie per il tuo tempo e la tua attenzione.
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Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di follow-up per il promemoria della fattura
Stai ancora aspettando i tuoi soldi? Utilizza quindi questo modello di email di follow-up per il promemoria della fattura per assicurarti di essere pagato.
Nei follow-up del sollecito fattura è necessario includere tutto ciò che riguarda gli importi in sospeso. Stiamo parlando del numero della fattura, della data in cui hai inviato la prima e-mail, della data di pagamento prevista e di quanti giorni è rimasta in sospeso.
Potrebbe sembrare molto, ma ti consigliamo di assicurarti che l'e-mail di follow-up della fattura non possa essere fraintesa o ignorata. Dai un'occhiata al nostro modello per vedere come funziona...
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Questo è un promemoria amichevole che dobbiamo ancora ricevere il pagamento per la fattura [ Numero fattura ] datata [ Data fattura ] per un importo di [ Importo fattura ] . La data di scadenza è già trascorsa come indicato sulla fattura e ti chiediamo gentilmente di saldare il saldo dovuto il prima possibile.
Si prega di rivedere ancora una volta la fattura allegata ed elaborare il pagamento per evitare eventuali inconvenienti o ulteriori follow-up. Se hai già effettuato il pagamento, ignora questo promemoria e accetta le nostre scuse per l'eventuale confusione causata.
Se hai domande o hai bisogno di assistenza in merito alla fattura o al processo di pagamento, non esitare a contattaci. Apprezziamo la tua tempestiva attenzione a questo problema.
Grazie per la collaborazione.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di follow-up della riunione
Le riunioni sono la valuta essenziale del mondo degli affari, quindi invierai numerose e-mail di follow-up delle riunioni. Utilizzando il nostro modello sarai sicuro di fare la migliore impressione.
La prima cosa da fare è indirizzare l'e-mail a chiunque sia presente alla riunione. Successivamente, fornisci un'introduzione positiva e un breve riepilogo di tutto ciò di cui hai discusso. Ora fornisci i dettagli dei passaggi successivi, come organizzare un ulteriore incontro o concludere un accordo.
Sii sempre chiaro e fiducioso durante la riunione, richiedi e-mail di follow-up e fai ciò che è meglio per la tua azienda.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Confido che questa email ti trovi in buona salute e di buon umore.
Scrivo per contattarvi in seguito al nostro produttivo incontro tenutosi il [ menzione la data della riunione ] riguardante [ menzionare l'argomento generale della conversazione ] . La nostra discussione su [ menzionare un argomento specifico discusso ] è stata particolarmente illuminante e ha aggiunto un grande valore al nostro incontro.
Mentre andiamo avanti, volevo riassumere i punti di azione su cui abbiamo concordato. [ Fornire un breve riepilogo dei punti discussi, delle decisioni prese e dei compiti assegnati. ]
Per avanzare su questi punti, [ menzionare i passaggi successivi come la pianificazione di una riunione di follow-up o alcune attività specifiche che devono essere svolte ] .
Se necessario Per ulteriori informazioni o se hai domande o dubbi sugli argomenti discussi, non esitare a contattarci in qualsiasi momento.
Grazie per il tuo tempo e i tuoi contributi. Attendo con ansia la nostra continua collaborazione e i nostri progressi in questa impresa.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Come scrivere un'e-mail di follow-up?
Scrivere email di follow-up è semplice: se rispetti la struttura che illustreremo di seguito. Un'e-mail di follow-up efficace è composta da tre parti: la riga dell'oggetto, il testo del testo e i passaggi successivi/di firma.
Esploriamoli in modo più dettagliato, suddividendo come scrivere email di follow-up nei passaggi di base:
Oggetto dell'e-mail di follow-up
La riga dell'oggetto dell'e-mail di follow-up imposta il tono del tuo messaggio. Il lettore dovrebbe essere in grado di individuare il tuo messaggio nella sua casella di posta e capire immediatamente di cosa tratta il messaggio.
Potremmo spendere anni a delineare ciò che rende una buona riga dell'oggetto di un'e-mail di follow-up, ma è più facile mostrartelo.
- Ho seguito la mia email: l'hai letta?
- Follow-up e-mail: data/ora
- Hai letto la mia ultima email?
- Risposta richiesta – (Inserire informazioni)
- Riesci a rivedere il mio ultimo messaggio?
Copia del corpo dell'e-mail di follow-up
La prima cosa da sapere sulle email di follow-up è che puoi essere breve. Si tratta di ricordare qualcosa a qualcuno (una fattura non pagata o un'e-mail ignorata). Anche il follow-up degli incontri non dovrebbe essere troppo lungo, altrimenti potresti rischiare di annoiare le persone (il che non è mai positivo negli affari!).
Ti consigliamo di rivolgerti alla persona utilizzando il nome e il titolo professionale. Questo crea una connessione ed è professionale ed educato. E non preoccuparti, caro; un semplice "Ciao" va bene nel 2023.
Successivamente, aggiungi un saluto allegro per impostare il tono del messaggio. Anche se stai spingendo per essere pagato per una fattura, essere amichevole è sempre una buona idea.
"Spero che tu stia bene e che tu stia trascorrendo una settimana fantastica."
Dopo il tuo caloroso benvenuto, dì alla persona cosa vuoi da lei. Ancora una volta, sii assolutamente chiaro, come facciamo in questo esempio di follow-up della fattura:
"Ti contatto perché stiamo ancora aspettando il pagamento della fattura (numero). L'importo totale (£/$/€) era dovuto il (inserire data). Sfortunatamente, questo è ora in sospeso e richiediamo il pagamento come appena possibile."
Vuoi aggiungere ulteriori dettagli? Non aver paura di usare punti elenco nei tuoi messaggi. Sono un ottimo modo per trasmettere informazioni complesse. È anche meno probabile che vengano ignorati.
Approvazione e-mail di follow-up/passaggi successivi
Qualunque sia lo scopo della tua email di follow-up, ti consigliamo di delineare i passaggi successivi. Nel nostro esempio di fattura, si tratta di essere pagati:
"Per favore, avvisatemi oggi quando possiamo aspettarci di ricevere il pagamento?"
Questo è assolutamente chiaro e non c'è spazio per malintesi. Ma anche se stai aspettando il pagamento, dovresti mirare a terminare tutte le email in modo positivo:
“Lavoriamo insieme da molto tempo e abbiamo un ottimo rapporto. Siamo entusiasti di lavorare con voi in futuro.”
Dovresti aggiungere i tuoi dettagli di contatto, come un indirizzo email o un numero di telefono, affinché la persona possa contattarti, se necessario.
Infine, aggiungi una firma (grazie, molte grazie, cordiali saluti, ecc.) alla tua email ed è pronta per essere inviata!
Masterclass di follow-up via e-mail: consigli degli esperti HIX.AI
Abbiamo scritto molte parole sulle email di follow-up e sono tutte fondamentali da leggere (come ci si aspetterebbe). Dopo aver letto, scritto e rivisto migliaia di email di follow-up, ci sono alcuni principi standard che puoi seguire per ottenere il risultato desiderato (una risposta, ovviamente!).
Ecco 5 principi per un migliore follow-up delle email dei professionisti:
- Non perdere tempo, dì semplicemente quello che vuoi con il minor numero di parole possibile.
- Esprimi le tue richieste in termini semplici. Non lasciare che il tuo lettore cerchi troppo la richiesta.
- Stabilisci una scadenza e aggiungi un invito all'azione alla fine.
- Incentiva le tue richieste e spiega cosa farai con la risposta (e perché è importante).
Alla fine della giornata, le email di follow-up verranno rapidamente dimenticate, quindi non stressarti troppo. In effetti, se sei preoccupato di creare email di follow-up, perché non lasciare che l'intelligenza artificiale faccia il lavoro duro? HIX.AI dispone di un potentissimo assistente per la scrittura di e-mail in grado di produrre testi cristallini che puoi utilizzare per eventuali e-mail di follow-up.
Scrivi al tuo capo? Nessun problema, presenterà la tua richiesta nel modo giusto. Inviando un messaggio ad un cliente, riceverai una risposta gentile e professionale scritta apposta per te.
Conclusione
Le email di follow-up non sono esattamente divertenti, ma sono funzionali. Il modo migliore per affrontarli è pensare al risultato finale. Quindi concentrati su ciò che desideri: una risposta! Ci auguriamo che, alla fine di questo blog (che ti è piaciuto leggere!), trarrai vantaggio dai suggerimenti, suggerimenti e consigli dei nostri esperti. La prova avverrà quando metterai il dito sulla chiave e scriverai un'e-mail di follow-up. Quindi inizia oggi!