Takip e-postaları iş iletişimi araç setinizin önemli bir parçasıdır, bu nedenle bunu doğru yapmanız çok önemlidir. Bu ayrıntılı makale, doğru takip mesajı formatının tanımlanması ve HIX.AI uzmanlarından bazı ipuçları ve püf noktaları da dahil olmak üzere, takip e-postalarının nasıl daha iyi yazılacağını açıklamaktadır.
Biraz ilham arıyorsanız endişelenmeyin; nasıl yazılacağını kapsayan 5 takip e-posta örneği sunduk:
- Kibar takip e-postası
- Yanıt alınamadığında takip e-postası
- Nazik takip e-postası
- Fatura hatırlatma takibi
- Toplantı takibi
Bu makalenin sonunda, her kişisel ve profesyonel durum için etkili takip e-postaları oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgilere sahip olacaksınız.
Takip e-postası nedir?
Takip e-postalarını dijital hatırlatıcılar olarak düşünmek yararlı olacaktır. Bu kişiye (veya işletmeye) zaten bir ilk e-posta göndermişsiniz ancak henüz bir yanıt alamamış olabilirsiniz. Böylece takip e-postanız dostane bir hatırlatma görevi görür.
Birisinin bir toplantı isteğine yanıt vermemesi, fatura ödememesi veya bir iş teklifini kabul etmemesi gibi durumlarda hatırlatma e-postası göndermeniz gerekebilir.
Takip e-postalarının uzun veya ayrıntılı olması gerekmez; yalnızca orijinal mesajı yeniden ifade edin ve bir yanıt isteyin.
Takip e-posta şablonlarımızla bunun nasıl çalıştığını görmek kolaydır.
Kibar takip e-postası
Profesyonel bir e-posta yazarken kibar olmak çok önemlidir! Bu kibar takip e-postası şablonu kısa ve iş amaçlıdır.
Profesyonel takip mesajları yazmanın anahtarı, mümkünse ilk adını kullanarak kişiye doğrudan hitap etmektir. Daha sonra neden mesaj gönderdiğinizi ve onlardan ne yapmalarını istediğinizi açıkça açıklayın.
Elbette, bir yanıt almak istediğiniz için bir takip gönderiyorsunuz (değil mi?), ancak kibar bir takipte, kişiye herhangi bir baskı uygulamaya çalışmayın. Bu örnekte yaptığımız gibi resmi ve işlevsel tutun!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Bu e-postanın sizi iyi bulacağına inanıyorum.
[ konu/sorun ] ile ilgili önceki iletişimimizi takip etmek için yazıyorum. Meşgul olduğunuzu ve bir ihmal veya gecikme yaşanmış olabileceğini anlıyorum.
Yeni gelişmeler olursa veya ilerleme için daha fazla bilgiye ihtiyaç duyulursa lütfen beni bilgilendirin. Bu süreci hızlandırmak için her türlü soruyu yanıtlamaya veya açıklığa kavuşturmaya hazırım.
En kısa zamanda verimli yanıtınızı bekliyorum.
Anlayışınız ve işbirliğiniz büyük takdire şayandır.
p>
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Yanıt alınamadığında takip e-postası
Birisi e-postanızı görmezden gelirse ne olur? Yanıt gelmemesinin ardından gelen bu takip e-postası, yukarıdaki kibar e-posta örneğinden biraz daha güçlüdür ancak aynı şeyleri yapar. Öncelikle kişiye kibarca hitap ederiz, ardından durumu özetler ve istediğiniz çözümü açıklarız (çoğu durumda bir cevaptır!)
Birinin e-postanızı bilerek görmezden geldiğinden şüphelenseniz bile bunu söylemek profesyonellik değildir. Bunun yerine, takip e-postalarınızı mümkün olduğunca olumlu ve dostane tutun. İş amaçlı mesajlaşırken bu en iyi yaklaşımdır. Neden? Çünkü eğer tartışmacı ve saldırgan olmak yerine sıcak ve arkadaş canlısı olursanız, bir yanıt alma olasılığınız daha yüksek olur, bir yanıt alırsınız.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. [ Date ] tarihinde gönderilen önceki e-postamın takibini yapmak için size ulaşıyorum. Mesajımın gelen kutunuzda kaybolmuş olabileceği anlaşılıyor.
Bir hatırlatma olarak, [ e-postanın konusu ] ile ilgili olarak sizinle iletişime geçiyorum. Bu konuyla ilgili bir güncelleme veya gerekli herhangi bir bilgiyi bana sağlayabilirseniz çok memnun olurum.
İlginiz için teşekkür ederim ve yakın zamanda sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Nazik takip e-postası
Yukarıdaki iki örnek profesyonel yazışmalar için mükemmeldir, ancak bir arkadaşınıza e-posta gönderirseniz ne olur? Bu nazik takip e-posta şablonunu kullanın!
Bu nazik takip e-postasında amacımız kişinin duygularını korumaktır. Sıcak bir selamlamayla başlıyoruz ve mesaj göndermemizin gerçek nedenini ele almadan önce dostane bir ses tonuyla başlıyoruz (çünkü bir yanıt istiyoruz!). Takip e-postasının sonunda olumlu bir son mesaj ve uygun bir onay veririz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur.
İnanılmaz derecede meşgul olduğunuzu biliyorum, ancak son gönderdiğim e-postayla ilgili olarak takip etmek istedim. [ konu/konu ] hakkında bir hafta geçirin ve teklifimi/isteğimi değerlendirme şansınız olup olmadığını sorun. Günlük görevlerin baskısı altında işlerin kaymasına izin vermenin ne kadar kolay olabileceğini anlıyorum ve kısa bir hatırlatmanın faydalı olabileceğini düşündüm.
Kararınızı kolaylaştırmak için daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa veya herhangi bir sorunuz ya da endişeniz varsa , Lütfen beni haberdar et. Ek destek sunmaktan veya sorularınızı yanıtlamaktan büyük mutluluk duyarım.
Sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum.
Zaman ayırdığınız ve ilginiz için teşekkür ederiz.
p>
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Fatura hatırlatma takip e-postası
Hala paranızı mı bekliyorsunuz? Daha sonra ödeme aldığınızdan emin olmak için bu fatura hatırlatma takip e-posta şablonunu kullanın.
Fatura hatırlatma takiplerinde ödenmemiş tutarlara ilişkin her şeyi dahil etmelisiniz. Fatura numarasından, ilk e-postayı gönderdiğiniz tarihten, beklenen ödeme tarihinden ve ödenmemiş kaç gün olduğundan bahsediyoruz.
Bu çok gibi görünebilir, ancak fatura takip e-postanızın yanlış anlaşılamayacağından veya göz ardı edilemeyeceğinden emin olmak isteyeceksiniz. Bunun nasıl çalıştığını görmek için şablonumuza göz atın…
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Bu, [ Fatura Tarihi ] tarihli, [ Fatura Tutarı ] tutarındaki [ Fatura Numarası ] faturası için henüz ödeme almadığımıza dair dostça bir hatırlatmadır. Faturada belirtildiği gibi vade tarihi çoktan geçti ve ödenmemiş bakiyeyi mümkün olan en kısa sürede kapatmanızı rica ediyoruz.
Lütfen ekteki faturayı bir kez daha inceleyin ve herhangi bir rahatsızlıktan kaçınmak için ödemeyi işleme alın veya daha fazla takip. Ödemeyi zaten yaptıysanız lütfen bu hatırlatmayı dikkate almayın ve neden olduğumuz karışıklık için özürlerimizi kabul edin.
Fatura veya ödeme süreciyle ilgili herhangi bir sorunuz varsa veya yardıma ihtiyacınız varsa lütfen çekinmeyin: bize ulaşın. Bu konuyla hemen ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz.
İşbirliğiniz için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Toplantı takip e-postası
Toplantılar iş dünyasının temel para birimidir, bu nedenle bol miktarda toplantı takip e-postası göndereceksiniz. Şablonumuzu kullanarak en iyi izlenimi yaratacağınızdan emin olabilirsiniz.
Yapılacak ilk şey, e-postayı toplantıdaki herkese göndermektir. Daha sonra olumlu bir giriş yapın ve konuştuğunuz her şeyin kısa bir özetini yapın. Şimdi, yeni bir toplantı ayarlamak veya bir anlaşmaya varmak gibi sonraki adımların ayrıntılarını verin.
Toplantınızda her zaman açık ve kendinden emin olun, takip e-postaları isteyin ve işletmeniz için en iyi olanı yapın.
Sevgili [ Alıcının Adı ] ,
Bu e-postanın sizi sağlıklı ve moralli bulacağına inanıyorum.
[ Bahsettiğiniz tarihteki verimli toplantımızın ardından temasa geçmek için yazıyorum. toplantının tarihi ] ile ilgili [ konuşmanın genel konusunu belirtiniz ] . [ Tartıştığınız belirli bir konuyu belirtin ] konusundaki tartışmamız özellikle aydınlatıcıydı ve toplantımıza büyük değer kattı.
İlerledikçe, üzerinde anlaştığımız eylem noktalarını özetlemek istedim. [ Tartışılan noktaların, alınan kararların ve verilen görevlerin kısa bir özetini verin. ]
Bu noktalarda ilerlemek için [ bir takip toplantısı planlamak veya yapılması gereken bazı belirli görevleri planlamak gibi sonraki adımlardan bahsedin ] .
Gerekirse Daha fazla bağlam veya tartışılan konularla ilgili herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen istediğiniz zaman bize ulaşmaktan çekinmeyin.
Zaman ayırdığınız ve katkılarınız için teşekkür ederiz. İşbirliğimizin devamını ve bu girişimdeki ilerlemeyi sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Takip e-postası nasıl yazılır?
Takip e-postaları yazmak basittir; eğer aşağıda özetleyeceğimiz yapıya sadık kalırsanız. Etkili bir takip e-postasının üç bölümü vardır: konu satırı, gövde metni ve imza/sonraki adımlar.
Bunları daha ayrıntılı olarak inceleyelim ve takip e-postalarının nasıl yazılacağını temel adımlara ayıralım:
Takip e-postası konu satırı
Takip e-postasının konu satırı mesajınızın tonunu belirler. Okuyucu, mesajınızı gelen kutusunda görebilmeli ve mesajın neyle ilgili olduğunu anında anlayabilmelidir.
İyi bir takip e-postası konu satırının ne olduğunu özetlemek için çağlar harcayabiliriz, ancak bunu size göstermek daha kolaydır.
- E-postamı takip ediyorum – okudun mu?
- E-posta takibi – Tarih/saat
- Son e-postamı okudun mu?
- Yanıt istendi – (Bilgi girin)
- Son mesajıma bakabilir misin?
Takip e-postasının gövde kopyası
Takip e-postaları hakkında bilmeniz gereken ilk şey kısa olabileceğinizdir. Bu tamamen birisine bir şeyi hatırlatmakla ilgilidir (ödenmemiş bir fatura veya görmezden gelinen bir e-posta). Toplantı takipleri bile çok uzun olmamalıdır, aksi takdirde insanları sıkıcı hale getirebilirsiniz (ki bu iş dünyasında asla iyi bir şey değildir!).
Kişiye ilk adını ve mesleki unvanını kullanarak hitap etmek isteyeceksiniz. Bu bir bağlantı kurar ve profesyonel ve kibardır. Ve endişelenme canım; 2023'te basit bir 'Merhaba' iyidir.
Daha sonra mesajın tonunu ayarlamak için neşeli bir selamlama ekleyin. Bir faturanın ödenmesi için baskı yapıyor olsanız bile, arkadaş canlısı olmak her zaman iyi bir fikirdir.
"Umarım iyisindir ve harika bir hafta geçiriyorsundur."
Sıcak karşılamanızın ardından karşınızdaki kişiye ondan ne istediğinizi söyleyin. Bu fatura takip örneğinde yaptığımız gibi, yine tamamen açık olun:
"Faturanın (numara) ödenmesini beklediğimiz için sizinle iletişime geçiyorum. Toplam tutarın (£/$/€) vadesi (£/$/€) (tarih girin) tarihinde gelmişti. Ne yazık ki, bu şu anda ödenmemiş durumda ve şu şekilde ödeme talep ediyoruz: mümkün olur olmaz."
Daha fazla ayrıntı eklemek ister misiniz? Mesajlarınızda madde işaretleri kullanmaktan korkmayın. Karmaşık bilgileri iletmenin harika bir yoludur. Ayrıca göz ardı edilme olasılıkları da daha düşüktür.
Takip e-postası oturum açma/sonraki adımlar
Takip e-postanızın amacı ne olursa olsun, sonraki adımları özetlemek isteyeceksiniz. Fatura örneğimizde bu, ödeme almakla ilgilidir:
"Lütfen bugün ödemeyi ne zaman alabileceğimizi bana bildirin?"
Bu kesinlikle açıktır ve yanlış anlaşılmaya yer yoktur. Ancak ödeme bekliyor olsanız bile tüm e-postaları olumlu bir şekilde sonlandırmayı hedeflemelisiniz:
"Uzun süredir birlikte çalışıyoruz ve harika bir ilişkimiz var. Gelecekte sizinle çalışmaktan heyecan duyuyoruz.”
Gerektiğinde kişinin iletişime geçebilmesi için e-posta adresi veya telefon numarası gibi iletişim bilgilerinizi eklemelisiniz.
Son olarak, e-postanıza bir imza (teşekkürler, çok teşekkürler, saygılarımla vb.) ekleyin ve e-postanız gönderilmeye hazır olsun!
Takip e-postası ana sınıfı – HIX.AI uzmanlarından tavsiyeler
Takip e-postaları hakkında pek çok şey yazdık ve bunların hepsinin okunması kritik önem taşıyor (beklediğiniz gibi). Binlerce takip e-postasını okuduktan, yazdıktan ve inceledikten sonra, istediğiniz sonucu (tabii ki bir yanıt!) elde etmek için izleyebileceğiniz bazı standart ilkeler vardır.
Profesyonellerden gelen e-postaların daha iyi takip edilmesi için 5 ilke:
- Zaman kaybetmeyin, mümkün olduğunca az kelimeyle ne istediğinizi söyleyin.
- İsteklerinizi basit terimlerle açıklayın. Okuyucunuzun isteği çok fazla aramasına izin vermeyin.
- Bir son tarih belirleyin ve sonuna bir harekete geçirici mesaj ekleyin.
- İsteklerinizi teşvik edin ve yanıtla ne yapacağınızı (ve bunun neden önemli olduğunu) açıklayın.
Günün sonunda, takip eden e-postalar hızla unutulacaktır, bu nedenle çok fazla stres yapmayın. Aslında, takip e-postaları oluşturma konusunda endişeleniyorsanız neden işin zor kısmını yapay zekanın yapmasına izin vermiyorsunuz? HIX.AI herhangi bir takip e-postası için kullanabileceğiniz kristal netliğinde bir kopya üretebilen süper güçlü bir e-posta yazma asistanına sahiptir.
Patronuna mı yazıyorsun? Sorun değil, isteğinizi tam olarak yerine getirecektir. Bir müşteriye mesaj gönderdiğinizde size özel yazılmış, kibar ve profesyonel bir yanıt alırsınız.
Çözüm
Takip e-postaları pek eğlenceli olmasa da işlevseldir. Onlara yaklaşmanın en iyi yolu, nihai sonucu düşünmektir. O halde ne istediğinize odaklanın: bir yanıt! Umarız bu blogun (okumayı çok sevdiğiniz!) sonunda uzman ipuçlarımızdan, püf noktalarımızdan ve tavsiyelerimizden yararlanırsınız. Kanıt, parmağınızı tuşa koyduğunuzda ve bir takip e-postası yazdığınızda gerçekleşecektir. O halde bugün başlayın!