E-mails de acompanhamento são uma parte essencial do seu kit de ferramentas de comunicação empresarial, por isso é fundamental que você acerte. Este artigo detalhado explica como escrever melhores e-mails de acompanhamento, incluindo a definição do formato correto da mensagem de acompanhamento e algumas dicas e sugestões de especialistas HIX.AI
Não se preocupe se estiver procurando inspiração; fornecemos 5 exemplos de e-mail de acompanhamento cobrindo como escrever:
- E-mail de acompanhamento educado
- E-mail de acompanhamento após nenhuma resposta
- E-mail de acompanhamento gentil
- Acompanhamento de lembrete de fatura
- Acompanhamento de reunião
Ao final deste artigo, você terá os insights necessários para criar e-mails de acompanhamento eficazes para cada situação pessoal e profissional.
O que é um e-mail de acompanhamento ?
É útil pensar nos e-mails de acompanhamento como lembretes digitais. É provável que você já tenha enviado um e-mail inicial à pessoa (ou empresa), mas ainda não recebeu uma resposta. Portanto, seu e-mail de acompanhamento funciona como um lembrete amigável .
Algumas situações em que você pode precisar enviar um e-mail de lembrete incluem se alguém não respondeu a uma solicitação de reunião, pagou uma fatura ou aceitou uma oferta de emprego.
Os e-mails de acompanhamento não precisam ser longos ou detalhados, basta reafirmar a mensagem original e solicitar uma resposta.
É fácil ver como isso funciona com nossos modelos de e-mail de acompanhamento.
E-mail de acompanhamento educado
Ao escrever um e-mail profissional, é fundamental ser educado! Este modelo de e-mail de acompanhamento educado é breve e profissional.
A chave para escrever mensagens de acompanhamento profissional é dirigir-se diretamente à pessoa, usando o primeiro nome, se possível. A seguir, explique claramente por que você está enviando mensagens e o que deseja que eles façam.
Claro, você está enviando um acompanhamento porque quer uma resposta (certo?), mas em um acompanhamento educado, não tente pressionar a pessoa. Mantenha-o formal e funcional, como fazemos neste exemplo!
Prezado [ Nome do destinatário ] ,
Espero que este e-mail encontre você bem.
Estou escrevendo para dar seguimento à nossa comunicação anterior sobre [ assunto/problema ] . Entendo que você está ocupado e pode ter havido descuido ou atraso.
Se houver novos desenvolvimentos ou se forem necessárias mais informações para o progresso, informe-me. Estou ansioso para ajudar ou esclarecer qualquer dúvida para agilizar este processo.
Aguardo sua resposta frutífera o mais rápido possível.
Sua compreensão e cooperação são muito apreciadas.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de acompanhamento após nenhuma resposta
O que acontece se alguém ignorar seu e-mail? Este e-mail de acompanhamento sem resposta é um pouco mais forte do que o exemplo de e-mail educado acima – mas faz as mesmas coisas. Primeiro, abordamos a pessoa educadamente, depois descrevemos a situação e descrevemos a solução que você deseja (uma resposta na maioria dos casos!)
Mesmo que você suspeite que alguém esteja ignorando seu e-mail de propósito, não é profissional dizer isso. Em vez disso, mantenha seus e-mails de acompanhamento positivos e amigáveis, tanto quanto possível. Esta é a melhor abordagem ao enviar mensagens para empresas. Por que? Como é mais provável que você obtenha uma resposta se for caloroso e amigável, em vez de argumentativo e agressivo, você obterá uma resposta.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre bem. Estou entrando em contato para acompanhar meu e-mail anterior enviado em [ data ] . Parece que minha mensagem se perdeu na sua caixa de entrada.
Como lembrete, estou entrando em contato com você sobre [ assunto do e-mail ] . Eu apreciaria muito se você pudesse me fornecer uma atualização ou qualquer informação necessária relacionada a este assunto.
Obrigado pela sua atenção e espero receber notícias suas em breve.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de acompanhamento gentil
Os dois exemplos acima são perfeitos para correspondência profissional, mas o que acontece se você enviar um e-mail para um amigo? Use este modelo de e-mail de acompanhamento gentil!
Neste gentil e-mail de acompanhamento, nosso objetivo é proteger os sentimentos da pessoa. Começamos com uma saudação calorosa e adotamos um tom de voz amigável antes de abordar o verdadeiro motivo da mensagem (porque queremos uma resposta!). Ao final do e-mail de acompanhamento, fornecemos uma mensagem final positiva e uma assinatura adequada.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre bem.
Sei que você está extremamente ocupado, mas gostaria de entrar em contato com relação ao último e-mail que enviei. semana sobre [ assunto/questão ] e pergunte se você teve a oportunidade de considerar minha proposta/solicitação. Entendo como pode ser fácil deixar as coisas escaparem das pressões das tarefas diárias e achei que um lembrete rápido poderia ser útil.
Se você precisar de mais informações para facilitar sua decisão ou tiver alguma dúvida ou preocupação , por favor me avise. Terei todo o prazer em oferecer qualquer suporte adicional ou responder a quaisquer dúvidas que você possa ter.
Aguardamos seu contato.
Obrigado pelo seu tempo e atenção.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de acompanhamento de lembrete de fatura
Você ainda está esperando pelo seu dinheiro? Em seguida, use este modelo de e-mail de acompanhamento de lembrete de fatura para garantir que você receberá o pagamento.
Nos acompanhamentos de lembretes de faturas, você deve incluir tudo sobre os valores pendentes. Estamos falando do número da fatura, da data em que você enviou o primeiro e-mail, da data prevista de pagamento e há quantos dias ela está pendente.
Isso pode parecer muito, mas você deve garantir que seu e-mail de acompanhamento da fatura não seja mal interpretado ou ignorado. Confira nosso modelo para ver como isso funciona…
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre bem. Este é um lembrete amigável de que ainda não recebemos o pagamento da fatura [ Número da fatura ] datada de [ Data da fatura ] no valor de [ Valor da fatura ] . O prazo de vencimento já expirou conforme indicado na fatura e solicitamos que você liquide o saldo devedor o mais rápido possível.
Revise a fatura anexa mais uma vez e processe o pagamento para evitar qualquer inconveniente ou posteriores acompanhamentos. Se você já efetuou o pagamento, desconsidere este lembrete e aceite nossas desculpas por qualquer confusão causada.
Se você tiver alguma dúvida ou precisar de assistência em relação à fatura ou ao processo de pagamento, não hesite em nos contatar. entre em contato conosco. Agradecemos sua pronta atenção a este assunto.
Obrigado por sua cooperação.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de acompanhamento da reunião
As reuniões são a moeda essencial do mundo dos negócios, por isso você enviará muitos e-mails de acompanhamento das reuniões. Usando nosso modelo, você terá a certeza de causar a melhor impressão.
A primeira coisa a fazer é endereçar o e-mail a qualquer pessoa na reunião. A seguir, forneça uma introdução positiva e uma breve recapitulação de tudo o que você discutiu. Agora, forneça detalhes sobre as próximas etapas – como marcar uma nova reunião ou fechar um acordo.
Seja sempre claro e confiante em sua reunião, solicite e-mails de acompanhamento e faça o que for melhor para o seu negócio.
Prezado [ nome do destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre com boa saúde e bom humor.
Estou escrevendo para entrar em contato após nossa reunião produtiva realizada em [ mencionar a data da reunião ] relativa a [ mencionar o assunto geral da conversa ] . Nossa discussão sobre [ mencione um tópico específico que você discutiu ] foi particularmente esclarecedora e agregou um grande valor à nossa reunião.
À medida que avançamos, gostaria de resumir os pontos de ação que concordamos. [ Forneça uma breve recapitulação dos pontos discutidos, das decisões tomadas e das tarefas atribuídas. ]
Para avançar nesses pontos, [ mencione as próximas etapas, como agendar uma reunião de acompanhamento ou algumas tarefas específicas que precisam ser realizadas ] .
Se você precisar Para obter mais contexto ou tiver alguma dúvida ou preocupação em relação aos assuntos discutidos, sinta-se à vontade para entrar em contato a qualquer momento.
Obrigado pelo seu tempo e contribuições. Aguardo com expectativa a nossa colaboração contínua e progresso neste empreendimento.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Como escrever um e-mail de acompanhamento?
Escrever e-mails de acompanhamento é simples – se você seguir a estrutura que descreveremos a seguir. Existem três partes para um e-mail de acompanhamento eficaz: uma linha de assunto, texto do corpo e aprovação/próximas etapas.
Vamos explorá-los com mais detalhes, dividindo como escrever e-mails de acompanhamento nas etapas básicas:
Linha de assunto do e-mail de acompanhamento
A linha de assunto do e-mail de acompanhamento define o tom da sua mensagem. O leitor deve ser capaz de identificar sua mensagem na caixa de entrada e entender instantaneamente do que se trata.
Poderíamos passar muito tempo descrevendo o que constitui um bom assunto de e-mail de acompanhamento, mas é mais fácil mostrar a você.
- Acompanhando meu e-mail – você leu?
- Acompanhamento por e-mail – Data/hora
- Você leu meu último e-mail?
- Resposta solicitada – (Inserir informações)
- Você consegue revisar minha última mensagem?
Cópia do corpo do e-mail de acompanhamento
A primeira coisa a saber sobre e-mails de acompanhamento é que você pode ser breve. Trata-se de lembrar alguém de algo (uma fatura não paga ou um e-mail ignorado). Mesmo o acompanhamento das reuniões não deve ser muito longo, ou você corre o risco de entediar as pessoas (o que nunca é bom nos negócios!).
Você vai querer se dirigir à pessoa usando seu primeiro nome e título profissional. Isso cria uma conexão e é profissional e educado. E não se preocupe, querido; um simples 'Oi' está bom em 2023.
Em seguida, adicione uma saudação alegre para definir o tom da mensagem. Mesmo que você esteja pressionando para receber o pagamento de uma fatura, ser amigável é sempre uma boa ideia.
“Espero que você esteja bem e tenha uma ótima semana.”
Após sua recepção calorosa, diga à pessoa o que você deseja dela. Novamente, seja absolutamente claro, como fazemos neste exemplo de acompanhamento de fatura:
"Entrei em contato com você porque ainda estamos aguardando o pagamento da fatura (número). O valor total (£/$/€) era devido em (inserir data). Infelizmente, isso agora está pendente e exigimos o pagamento conforme assim que possível."
Quer adicionar mais detalhes? Não tenha medo de usar marcadores em suas mensagens. Eles são uma ótima maneira de transmitir informações complexas. Eles também são menos propensos a serem ignorados.
Assinatura do e-mail de acompanhamento/próximas etapas
Seja qual for o propósito do seu e-mail de acompanhamento, você desejará descrever as próximas etapas. Em nosso exemplo de fatura, trata-se de receber o pagamento:
"Por favor, informe-me hoje quando podemos esperar o recebimento do pagamento?"
Isto é absolutamente claro e não há espaço para mal-entendidos. Mas mesmo que esteja aguardando o pagamento, você deve tentar encerrar todos os e-mails de forma positiva:
“Trabalhamos juntos há muito tempo e temos um ótimo relacionamento. Estamos entusiasmados em trabalhar com você no futuro.”
Você deve adicionar seus dados de contato, como endereço de e-mail ou número de telefone, para que a pessoa entre em contato, se necessário.
Por último, adicione uma assinatura (obrigado, muito obrigado, cumprimentos, etc.) ao seu e-mail e ele estará pronto para ser enviado!
Masterclass de e-mail de acompanhamento – Conselhos dos especialistas HIX.AI
Escrevemos muitas palavras sobre e-mails de acompanhamento e todos eles são essenciais para ler (como seria de esperar). Depois de ler, escrever e revisar milhares de e-mails de acompanhamento, existem alguns princípios padrão que você pode seguir para obter o resultado desejado (uma resposta, obviamente!).
Aqui estão 5 princípios para um melhor acompanhamento de e-mails dos profissionais:
- Não perca tempo, apenas diga o que deseja com o mínimo de palavras possível.
- Explique suas solicitações em termos simples. Não deixe seu leitor procurar muito pela solicitação.
- Defina um prazo e adicione uma frase de chamariz no final.
- Incentive suas solicitações e explique o que você fará com a resposta (e por que ela é importante).
No final do dia, os e-mails de acompanhamento serão rapidamente esquecidos, por isso não se estresse muito. Na verdade, se você está preocupado em criar e-mails de acompanhamento, por que não deixar a IA fazer o trabalho pesado? HIX.AI tem um assistente de redação de e-mail superpoderoso que pode produzir cópias nítidas que você pode usar para qualquer e-mail de acompanhamento.
Escrevendo para seu chefe? Não tem problema, seu pedido será apresentado corretamente. Ao enviar uma mensagem para um cliente, você receberá uma resposta educada e profissional escrita especialmente para você.
Conclusão
E-mails de acompanhamento não são exatamente divertidos, mas são funcionais. A melhor forma de abordá-los é pensando no resultado final. Então, foque no que você quer: uma resposta! Esperamos que, ao final deste blog (que você adorou ler!), você se beneficie de nossas dicas, sugestões e conselhos de especialistas. A prova acontecerá quando você colocar o dedo na tecla e escrever um e-mail de acompanhamento. Então comece hoje!