フォローアップ メールはビジネス コミュニケーション ツールキットの重要な部分であるため、正しく行うことが重要です。この詳細な記事では、正しいフォローアップ メッセージ形式の定義や、 HIX.AI専門家からのいくつかのヒントなど、より適切なフォローアップ メールを作成する方法について説明します。
インスピレーションを探している場合でも心配する必要はありません。次のメールの書き方をカバーする 5 つのフォローアップ メールのサンプルを用意しました。
- 丁寧なフォローメール
- 返答がない場合のフォローアップメール
- 丁寧なフォローメール
- 請求書のリマインダーのフォローアップ
- 会議のフォローアップ
この記事を読み終えるまでに、あらゆる個人的および仕事上の状況に応じて効果的なフォローアップ メールを作成するために必要な洞察が得られるでしょう。
フォローアップメールとは何ですか?
フォローアップ メールはデジタル リマインダーと考えると便利です。おそらく、その人 (または企業) に最初のメールを送信済みだが、まだ応答を受け取っていない可能性があります。したがって、フォローアップ メールはフレンドリーなリマインダーとして機能します。
リマインダーメールを送信する必要がある状況には、誰かが会議出席依頼に応答しなかった場合、請求書を支払わなかった場合、または求人のオファーを受け入れなかった場合などがあります。
フォローアップ メールは長文や詳細である必要はありませんが、元のメッセージをもう一度述べて返信を求めるだけです。
これがフォローアップ メール テンプレートでどのように機能するかを簡単に確認できます。
丁寧なフォローメール
プロフェッショナルなメールを書くときは、礼儀正しくすることが不可欠です。この丁寧なフォローアップ メール テンプレートは簡潔でビジネスライクです。
専門的なフォローアップ メッセージを書く際の鍵は、可能であれば名前を使用して、その人に直接宛てることです。次に、なぜメッセージを送るのか、何をしてもらいたいのかを明確に説明します。
もちろん、返信が欲しいからフォローを送っているわけですが（よね？）、丁寧なフォローでは相手にプレッシャーを与えないようにしましょう。この例のように、形式的で機能的なものにしてください。
親愛なる[受信者の名前]様
このメールがあなたを元気にしてくれると信じています。
[件名/問題]に関する以前のやり取りをフォローアップするためにこのメールをお送りしています。お忙しいとは思いますが、見落としや遅れがある可能性がございます。
新たな展開がある場合、または進捗のためにさらなる情報が必要な場合は、お知らせください。このプロセスを迅速に進めるために、ご質問がございましたら、喜んでサポートまたは明確にさせていただきます。
できるだけ早く実りあるご回答をいただければ幸いです。
ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。
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よろしくお願いします。
[あなたの名前]
返答がない場合のフォローアップメール
誰かがあなたのメールを無視したらどうなりますか?応答がなかった場合のこのフォローアップ メールは、上記の丁寧なメールの例よりも少し強力ですが、内容は同じです。まず、その人に丁寧に対応し、次に状況の概要を説明し、あなたが望んでいる解決策 (ほとんどの場合、答えが得られます!) を説明します。
たとえ誰かがあなたのメールを故意に無視しているのではないかと疑ったとしても、そう言うのはプロフェッショナルではありません。代わりに、フォローアップ メールはできる限りポジティブでフレンドリーなものにしてください。これは、ビジネスでメッセージを送信する場合に最適なアプローチです。なぜ？なぜなら、議論好きで攻撃的な態度よりも、温かくフレンドリーな態度をとったほうが、反応を得る可能性が高いからです。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [日付]に送信した前回のメールのフォローアップのためご連絡させていただきました。私のメッセージがあなたの受信箱で紛失したようです。
念のため、 [メールの件名]に関してご連絡させていただきました。この件に関する最新情報や必要な情報を提供していただければ幸いです。
ご静聴いただきありがとうございます。またご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
丁寧なフォローメール
上の 2 つの例は仕事上のやり取りには最適ですが、友人にメールを送信するとどうなるでしょうか?この優しいフォローアップ メール テンプレートを使用してください。
この優しいフォローアップ メールでは、相手の気持ちを守りたいと考えています。私たちは温かい挨拶から始めて、フレンドリーな口調で話してから、メッセージを送っている本当の理由（応答が欲しいからです！）に取り組みます。フォローアップ メールの最後には、肯定的な最終メッセージと適切な承認を提供します。
[受信者の名前]様、
このメールをお読みいただければ幸いです。
大変お忙しいとは思いますが、最後に送信したメールについてフォローアップしたいと思いました。 [件名/問題]について一週間話し、私の提案/要求を検討する機会があったかどうかを尋ねます。日々の業務のプレッシャーで物事を見逃してしまいがちであることは理解しています。簡単なリマインダーが役に立つかもしれないと思いました。
意思決定を促進するためにさらに詳しい情報が必要な場合、または質問や懸念事項がある場合は、 、ぜひ教えてください。追加のサポートを提供したり、ご質問がございましたら、喜んで対応させていただきます。
ご連絡をお待ちしております。
お時間をいただき、ご清聴いただきありがとうございました。
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よろしくお願いします。
[あなたの名前]
請求書リマインダーのフォローアップメール
まだお金を待っていますか？次に、この請求書リマインダー フォローアップ メール テンプレートを使用して、支払いを確実に受け取ることができます。
請求書リマインダーのフォローアップでは、未払い金額に関するすべてを含める必要があります。請求書番号、最初のメールを送信した日、支払い予定日、未払いの日数について話します。
大変なことのように聞こえるかもしれませんが、請求書のフォローアップ メールが誤解されたり無視されたりすることがないようにする必要があります。それがどのように機能するかを確認するには、テンプレートをチェックしてください…
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。これは、 [請求日] 日付の請求書[請求書番号]に対する[請求金額]の支払いをまだ受け取っていないこと]お知らせするものです。請求書に記載されている期日はすでに過ぎておりますので、できるだけ早く未払い残高をお支払いいただきますようお願いいたします。
迷惑やトラブルを避けるため、添付の請求書をもう一度ご確認いただき、お支払い手続きをお願いいたします。さらなるフォローアップ。すでに支払いを済ませている場合は、このリマインダーは無視してください。混乱を招くことについては申し訳ございません。
請求書または支払いのプロセスに関してご質問がある場合、またはサポートが必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。私たちに連絡してください。この件については迅速な対応をしていただき、ありがとうございます。
ご協力いただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
会議のフォローアップメール
会議はビジネスの世界において不可欠な通貨であるため、会議のフォローアップ メールを大量に送信することになります。当社のテンプレートを使用すれば、確実に最高の印象を与えることができます。
最初に行うことは、電子メールの宛先を会議の出席者全員に指定することです。次に、前向きな紹介と、話し合った内容の簡単な要約を提供します。次に、さらなる会議の手配や取引の締結など、次のステップの詳細を入力します。
会議では常に明確かつ自信を持って話し、フォローアップのメールをリクエストし、ビジネスにとって最善のことを実行してください。
親愛なる[受信者の名前]様
このメールであなたがご健康でご機嫌でいらっしゃることを信じております。
私は[メンション ] に開催された生産的な会議の後、連絡先へ手紙を書いています。会議の日付]について[会話の一般的な主題について言及] 。 [あなたが話し合った特定のトピックについて言及する]に関する私たちの議論は特に啓発的であり、私たちの会議に大きな価値をもたらしました。
今後の作業を進めるにあたり、私たちが合意した行動のポイントを要約したいと思いました。 [議論された点、下された決定、割り当てられたタスクの簡単な要約を提供します。 ]
これらの点を進めるために、 [フォローアップ会議のスケジュールや実行する必要のある特定のタスクなどの次のステップについて言及します] 。
必要な場合はさらに詳しい内容や、議論された事項に関してご質問やご懸念がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
ご協力いただきありがとうございました。この事業における継続的な協力と進歩を楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
フォローアップメールの書き方は？
フォローアップ メールを書くのは簡単です。以下に説明する構造に従えば、簡単です。効果的なフォローアップ メールには、件名、本文、承認/次のステップという 3 つの部分があります。
フォローアップ メールの書き方を基本的な手順に分けて、これらを詳しく見ていきましょう。
フォローアップメールの件名
フォローアップメールの件名は、メッセージの雰囲気を決定します。読者は受信トレイであなたのメッセージを見つけて、そのメッセージの内容を即座に理解できる必要があります。
良いフォローアップメールの件名を説明するのに何年も費やすこともできますが、それを示す方が簡単です。
- 私のメールのフォローアップ – 読みましたか?
- 電子メールによるフォローアップ – 日付/時刻
- 私の最後のメールを読みましたか？
- 応答が要求されました – (情報を挿入)
- 私の最後のメッセージを確認していただけますか?
フォローアップメールの本文コピー
フォローアップ メールについてまず知っておくべきことは、簡潔に記載できるということです。これはすべて、誰かに何か (未払いの請求書や無視されたメールなど) を思い出させるためのものです。フォローアップ会議でさえ長すぎてはいけません。そうしないと、人々を退屈させる危険が生じる可能性があります (これはビジネスでは決して良いことではありません!)。
名前と職業上の肩書を使用してその人に呼びかけることをお勧めします。これによりつながりが構築され、プロフェッショナルかつ礼儀正しくなります。そして、親愛なる皆さん、心配しないでください。 2023 年は単純な「こんにちは」で十分です。
次に、明るい挨拶を追加して、メッセージの雰囲気を設定します。請求書の支払いを要求している場合でも、フレンドリーであることは常に良い考えです。
「お元気で、素晴らしい一週間をお過ごしください。」
温かく迎え入れたら、相手に何を望んでいるのかを伝えましょう。この請求書のフォローアップの例のように、ここでも明確にしておきます。
「請求書 (番号) の支払いを待っているため、ご連絡しました。合計金額 (£/$/€) は (日付を挿入) に支払う予定でした。残念ながら、現在未払いとなっており、次のとおりお支払いが必要です。」できるだけ早く。"
さらに詳細を追加したいですか?メッセージに箇条書きを使用することを恐れないでください。複雑な情報を伝えるのに最適な方法です。また、無視される可能性も低くなります。
フォローアップメールの承認/次のステップ
フォローアップ メールの目的が何であれ、次のステップの概要を説明する必要があります。請求書の例では、支払いの受け取りに関するものです。
「今日中にいつ支払いを受け取ることができるか教えてください。」
これは完全に明らかであり、誤解の余地はありません。ただし、支払いを待っている場合でも、すべてのメールを積極的に終了するように努める必要があります。
「私たちは長い間一緒に仕事をしており、素晴らしい関係を築いています。将来的にあなたと協力できることを楽しみにしています。」
必要に応じて連絡できるように、電子メール アドレスや電話番号などの連絡先の詳細を追加する必要があります。
最後に、メールにサインオフ (ありがとう、たくさんの感謝、よろしくお願いしますなど) を追加すれば、送信する準備は完了です。
フォローアップ メール マスタークラス – HIX.AI専門家からのアドバイス
私たちはフォローアップ メールについてたくさんの言葉を書きましたが、それらはすべて (ご想像のとおり) 読むことが重要です。何千ものフォローアップ メールを読み、書き、レビューした後、望む結果 (当然のことながら、返信) を得るために従うべき標準原則がいくつかあります。
プロからのより良いフォローアップ メールのための 5 つの原則を次に示します。
- 時間を無駄にせず、必要なことをできるだけ短い言葉で伝えてください。
- あなたの要望を簡単な言葉で表現してください。読者がリクエストを一生懸命検索しないようにしてください。
- 期限を設定し、最後に行動喚起を追加します。
- リクエストを奨励し、返信で何をするか (そしてそれがなぜ重要なのか) を説明します。
結局のところ、フォローアップ メールはすぐに忘れられてしまうので、あまりストレスを感じないようにしてください。実際、フォローアップ メールの作成が心配な場合は、その面倒な作業を AI に任せてみてはいかがでしょうか。 HIX.AIには、フォローアップ メールに使用できる鮮明なコピーを作成できる、非常に強力なメール作成アシスタントが備わっています。
上司に手紙を書きますか？問題ありません。あなたのリクエストを適切に提案します。顧客にメッセージを送信すると、あなた専用に書かれた丁寧でプロフェッショナルな返信が届きます。
結論
フォローアップ メールは楽しいものではありませんが、機能的です。それらにアプローチする最善の方法は、最終結果について考えることです。したがって、あなたが望むもの、つまり応答に焦点を当ててください。このブログの最後では (このブログを愛読していただけました!)、私たちの専門家のヒント、ヒント、アドバイスが役立つことを願っています。その証拠は、キーに指を置いてフォローアップのメールを書くときに起こります。それでは今日から始めましょう！