Los correos electrónicos de seguimiento son una parte esencial de su conjunto de herramientas de comunicación empresarial, por lo que es fundamental hacerlo bien. Este artículo detallado explica cómo redactar mejores correos electrónicos de seguimiento, incluida la definición del formato correcto del mensaje de seguimiento y algunos consejos y sugerencias de los expertos HIX.AI
No te preocupes si estás buscando inspiración; Hemos proporcionado 5 ejemplos de correos electrónicos de seguimiento que cubren cómo escribir un:
- Correo electrónico de seguimiento cortés
- Correo electrónico de seguimiento después de no haber respuesta
- Correo electrónico de seguimiento amable
- Seguimiento de recordatorios de facturas
- Seguimiento de la reunión
Al final de este artículo, tendrá la información que necesita para crear correos electrónicos de seguimiento eficaces para cada situación personal y profesional.
¿Qué es un correo electrónico de seguimiento ?
Es útil pensar en los correos electrónicos de seguimiento como recordatorios digitales. Es probable que ya haya enviado a la persona (o empresa) un correo electrónico inicial pero aún no haya recibido una respuesta. De modo que su correo electrónico de seguimiento actúa como un recordatorio amistoso .
Algunas situaciones en las que es posible que deba enviar un correo electrónico de recordatorio incluyen si alguien no respondió a una solicitud de reunión, pagó una factura o aceptó una oferta de trabajo.
Los correos electrónicos de seguimiento no necesitan ser largos ni detallados, simplemente repiten el mensaje original y solicitan una respuesta.
Es fácil ver cómo funciona esto con nuestras plantillas de correo electrónico de seguimiento.
Correo electrónico de seguimiento cortés
Al escribir un correo electrónico profesional, ¡es esencial ser educado! Esta cortés plantilla de correo electrónico de seguimiento es breve y profesional.
La clave para escribir mensajes de seguimiento profesionales es dirigirse a la persona directamente, utilizando su nombre si es posible. A continuación, explique claramente por qué envía mensajes y qué quiere que hagan.
Por supuesto, estás enviando un seguimiento porque quieres una respuesta (¿verdad?), pero en un seguimiento cortés, no intentes presionar a la persona. ¡Mantenlo formal y funcional, como lo hacemos nosotros en este ejemplo!
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Confío en que este correo electrónico lo encuentre bien.
Le escribo para darle seguimiento a nuestra comunicación anterior sobre [ asunto/problema ] . Entiendo que está ocupado y que puede haber habido supervisión o retraso.
Si hay nuevos desarrollos o se necesita más información para avanzar, infórmeme. Estoy ansioso por ayudar o aclarar cualquier consulta para acelerar este proceso.
Espero su fructífera respuesta lo antes posible.
Agradecemos enormemente su comprensión y cooperación.
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Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Correo electrónico de seguimiento después de no haber respuesta
¿Qué pasa si alguien ignora tu correo electrónico? Este correo electrónico de seguimiento después de no haber respuesta es un poco más potente que el ejemplo de correo electrónico cortés anterior, pero hace lo mismo. Primero, nos dirigimos cortésmente a la persona, luego describimos la situación y describimos la solución que desea (¡una respuesta en la mayoría de los casos!)
Incluso si sospecha que alguien está ignorando su correo electrónico a propósito, no es profesional decirlo. En su lugar, mantenga sus correos electrónicos de seguimiento positivos y amigables en la medida de lo posible. Este es el mejor enfoque a la hora de enviar mensajes para empresas. ¿Por qué? Debido a que es más probable que obtenga una respuesta si es cálido y amigable en lugar de discutidor y agresivo, obtendrá una respuesta.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Me comunico con usted para dar seguimiento a mi correo electrónico anterior enviado el [ fecha ] . Parece que es posible que mi mensaje se haya perdido en su bandeja de entrada.
Como recordatorio, me comunico con usted en relación con [ asunto del correo electrónico ] . Le agradecería mucho si pudiera proporcionarme una actualización o cualquier información necesaria relacionada con este asunto.
Gracias por su atención y espero tener noticias suyas pronto.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Correo electrónico de seguimiento amable
Los dos ejemplos anteriores son perfectos para la correspondencia profesional, pero ¿qué sucede si le envías un correo electrónico a un amigo? ¡Utilice esta suave plantilla de correo electrónico de seguimiento!
En este amable correo electrónico de seguimiento, nuestro objetivo es proteger los sentimientos de la persona. Comenzamos con un saludo cálido y adoptamos un tono de voz amigable antes de abordar la verdadera razón por la que enviamos mensajes (¡porque queremos una respuesta!). Al final del correo electrónico de seguimiento, proporcionamos un mensaje final positivo y una despedida adecuada.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien.
Sé que estás increíblemente ocupado, pero quería hacer un seguimiento del último correo electrónico que envié. semana sobre [ tema/tema ] y pregunte si ha tenido la oportunidad de considerar mi propuesta/solicitud. Entiendo lo fácil que puede ser dejar que las cosas se escapen bajo la presión de las tareas diarias y pensé que un recordatorio rápido podría ser útil.
Si necesita más información para facilitar su decisión o tiene alguna pregunta o inquietud , por favor házmelo saber. Estaré encantado de ofrecerle asistencia adicional o responder cualquier pregunta que pueda tener.
Esperamos tener noticias suyas.
Gracias por su tiempo y atención.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Correo electrónico de seguimiento de recordatorio de factura
¿Sigues esperando tu dinero? Luego utilice esta plantilla de correo electrónico de seguimiento de recordatorio de factura para asegurarse de que le paguen.
En los seguimientos de recordatorios de facturas debes incluir todo lo referente a los importes pendientes. Estamos hablando del número de factura, la fecha en que envió el primer correo electrónico, la fecha prevista de pago y cuántos días lleva pendiente.
Esto puede parecer mucho, pero querrás asegurarte de que no haya forma de que el correo electrónico de seguimiento de tu factura pueda malinterpretarse o ignorarse. Consulte nuestra plantilla para ver cómo funciona...
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Este es un recordatorio amistoso de que aún no hemos recibido el pago de la factura [ Número de factura ] con fecha [ Fecha de factura ] por el monto de [ Monto de factura ] . La fecha de vencimiento ya pasó como se indica en la factura y le solicitamos que liquide el saldo pendiente lo antes posible.
Por favor revise la factura adjunta una vez más y procese el pago para evitar cualquier inconveniente o seguimientos posteriores. Si ya realizó el pago, ignore este recordatorio y acepte nuestras disculpas por cualquier confusión causada.
Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con respecto a la factura o el proceso de pago, no dude en comuníquese con nosotros. Agradecemos su pronta atención a este asunto.
Gracias por su cooperación.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Correo electrónico de seguimiento de la reunión
Las reuniones son la moneda esencial del mundo empresarial, por lo que enviarás muchos correos electrónicos de seguimiento de las reuniones. Usando nuestra plantilla, seguramente causará la mejor impresión.
Lo primero que debe hacer es enviar el correo electrónico a cualquier persona en la reunión. A continuación, proporcione una introducción positiva y un breve resumen de todo lo que discutieron. Ahora proporcione detalles de los próximos pasos, como concertar una nueva reunión o llegar a un acuerdo.
Sea siempre claro y seguro en su reunión, solicite correos electrónicos de seguimiento y haga lo mejor para su negocio.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Confío en que este correo electrónico lo encuentre con buena salud y buen humor.
Le escribo para comunicarnos después de nuestra productiva reunión celebrada el [ mencionar la fecha de la reunión ] relativa a [ mencionar el tema general de la conversación ] . Nuestra discusión sobre [ mencione un tema específico que discutió ] fue particularmente esclarecedora y agregó un gran valor a nuestra reunión.
A medida que avanzamos, quería resumir los puntos de acción que hemos acordado. [ Proporcione un breve resumen de los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas. ]
Para avanzar en estos puntos, [ mencione los próximos pasos como programar una reunión de seguimiento o algunas tareas específicas que deben realizarse ] .
Si lo requiere Para obtener más contexto o tiene alguna pregunta o inquietud sobre los asuntos discutidos, no dude en comunicarse con nosotros en cualquier momento.
Gracias por tu tiempo y aportaciones. Espero que sigamos colaborando y progresando en esta empresa.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
¿Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento?
Escribir correos electrónicos de seguimiento es sencillo: si se ciñe a la estructura que describimos a continuación. Un correo electrónico de seguimiento eficaz consta de tres partes: una línea de asunto, un texto del cuerpo y cierre de sesión/próximos pasos.
Exploremos estos con mayor detalle, desglosando cómo escribir correos electrónicos de seguimiento en los pasos básicos:
Línea de asunto del correo electrónico de seguimiento
La línea de asunto del correo electrónico de seguimiento establece el tono de su mensaje. El lector debería poder detectar su mensaje en su bandeja de entrada y comprender instantáneamente de qué se trata.
Podríamos pasar mucho tiempo describiendo lo que constituye una buena línea de asunto de correo electrónico de seguimiento, pero es más fácil demostrárselo.
- Seguimiento de mi correo electrónico: ¿lo has leído?
- Seguimiento de correo electrónico – Fecha/hora
- ¿Has leído mi último correo electrónico?
- Respuesta solicitada – (Insertar información)
- ¿Puedes revisar mi último mensaje?
Texto del cuerpo del correo electrónico de seguimiento
Lo primero que debes saber sobre los correos electrónicos de seguimiento es que puedes ser breve. Se trata de recordarle a alguien algo (una factura impaga o un correo electrónico ignorado). Incluso el seguimiento de las reuniones no debería ser demasiado largo, o podría correr el riesgo de aburrir a la gente (¡lo cual nunca es bueno en los negocios!).
Querrás dirigirte a la persona usando su nombre y título profesional. Esto crea una conexión y es profesional y educado. Y no te preocupes querida; un simple "Hola" está bien en 2023.
A continuación, agregue un saludo alegre para establecer el tono del mensaje. Incluso si estás presionando para que te paguen una factura, ser amigable siempre es una buena idea.
"Espero que estés bien y que tengas una gran semana".
Después de tu cálida bienvenida, dile a la persona lo que quieres de ella. Nuevamente, sea absolutamente claro, como lo hacemos en este ejemplo de seguimiento de factura:
"Me comunico con usted porque todavía estamos esperando el pago de la factura (número). El monto total (£/$/€) vencía el (insertar fecha). Desafortunadamente, esto ahora está pendiente y requerimos el pago como tan pronto como sea posible."
¿Quieres agregar más detalles? No tenga miedo de utilizar viñetas en sus mensajes. Son una excelente manera de transmitir información compleja. También es menos probable que sean ignorados.
Cierre de sesión de correo electrónico de seguimiento/próximos pasos
Cualquiera que sea el propósito de su correo electrónico de seguimiento, querrá describir los siguientes pasos. En nuestro ejemplo de factura, se trata de recibir el pago:
"Por favor, avíseme hoy cuándo podemos esperar recibir el pago".
Esto está absolutamente claro y no hay lugar a malentendidos. Pero incluso si estás esperando el pago, debes intentar terminar todos los correos electrónicos de manera positiva:
“Hemos trabajado juntos durante mucho tiempo y tenemos una excelente relación. Estamos entusiasmados de trabajar con usted en el futuro”.
Debe agregar sus datos de contacto, como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono, para que la persona se ponga en contacto si es necesario.
Por último, agregue una despedida (gracias, muchas gracias, saludos cordiales, etc.) a su correo electrónico y ¡estará listo para enviarse!
Clase magistral de seguimiento por correo electrónico: consejos de los expertos HIX.AI
Hemos escrito muchas palabras sobre los correos electrónicos de seguimiento y es fundamental leerlas todas (como era de esperar). Después de leer, escribir y revisar miles de correos electrónicos de seguimiento, existen algunos principios estándar que puede seguir para obtener el resultado que desea (¡una respuesta, obviamente!).
Aquí hay 5 principios para un mejor seguimiento de los correos electrónicos de los profesionales:
- No pierdas el tiempo, simplemente di lo que quieras en la menor cantidad de palabras posible.
- Explique sus solicitudes en términos simples. No permita que su lector busque demasiado la solicitud.
- Establece una fecha límite y agrega un llamado a la acción al final.
- Incentive sus solicitudes y explique qué hará con la respuesta (y por qué es importante).
Al final del día, los correos electrónicos de seguimiento se olvidarán rápidamente, así que no te estreses demasiado. De hecho, si le preocupa crear correos electrónicos de seguimiento, ¿por qué no dejar que la IA haga el trabajo duro? HIX.AI tiene un asistente de redacción de correo electrónico superpoderoso que puede producir copias nítidas que puede utilizar para cualquier correo electrónico de seguimiento.
¿Escribirle a tu jefe? No hay problema, presentará su solicitud correctamente. Al enviar un mensaje a un cliente, recibirá una respuesta cortés y profesional escrita solo para usted.
Conclusión
Los correos electrónicos de seguimiento no son exactamente divertidos, pero son funcionales. La mejor manera de abordarlos es pensando en el resultado final. Entonces, concéntrate en lo que quieres: ¡una respuesta! Con suerte, al final de este blog (¡que te ha encantado leer!), te beneficiarás de nuestras sugerencias, sugerencias y consejos de expertos. La prueba sucederá cuando pongas el dedo en la tecla y escribas un correo electrónico de seguimiento. ¡Así que empieza hoy!