Vervolg-e-mails vormen een essentieel onderdeel van uw zakelijke communicatietoolkit, dus het is van cruciaal belang dat u deze goed aanpakt. In dit diepgaande artikel wordt uitgelegd hoe u betere vervolg-e-mails kunt schrijven, inclusief het definiëren van het juiste vervolgberichtformaat en enkele hints en tips van HIX.AI experts.
Maak je geen zorgen als je op zoek bent naar inspiratie; we hebben vijf vervolg-e-mailvoorbeelden gegeven over hoe u een:
- Beleefde vervolgmail
- Vervolgmail na geen reactie
- Vriendelijke vervolgmail
- Opvolging van factuurherinneringen
- Vervolg van de vergadering
Aan het einde van dit artikel beschikt u over de inzichten die u nodig heeft om effectieve vervolg-e-mails te maken voor elke persoonlijke en professionele situatie.
Wat is een vervolgmail ?
Het is handig om vervolg-e-mails te beschouwen als digitale herinneringen. Het is waarschijnlijk dat u de persoon (of het bedrijf) al een eerste e-mail heeft gestuurd, maar nog geen antwoord heeft ontvangen. Uw vervolgmail fungeert dus als een vriendelijke herinnering .
Sommige situaties waarin u mogelijk een herinneringsmail moet sturen, zijn onder meer als iemand niet heeft gereageerd op een vergaderverzoek, een factuur heeft betaald of een baanaanbieding heeft geaccepteerd.
Vervolg-e-mails hoeven niet lang of gedetailleerd te zijn, maar herhalen eenvoudigweg het oorspronkelijke bericht en vragen om een reactie.
Hoe dit werkt, kunt u gemakkelijk zien met onze vervolg-e-mailsjablonen.
Beleefde vervolgmail
Bij het schrijven van een professionele e-mail is het essentieel om beleefd te zijn! Deze beleefde vervolg-e-mailsjabloon is kort en zakelijk.
De sleutel tot het schrijven van professionele vervolgberichten is om de persoon rechtstreeks aan te spreken, waarbij u indien mogelijk de voornaam gebruikt. Leg vervolgens duidelijk uit waarom u een bericht stuurt en wat u wilt dat ze doen.
Natuurlijk stuur je een vervolgbericht omdat je een reactie wilt (toch?), maar probeer bij een beleefd vervolgbericht geen druk uit te oefenen op de persoon. Houd het formeel en functioneel, zoals we in dit voorbeeld doen!
Beste [ Naam ontvanger ] ,
Ik vertrouw erop dat deze e-mail u goed vindt.
Ik schrijf u om zo vriendelijk mogelijk te reageren op onze eerdere communicatie over [ onderwerp/probleem ] . Ik begrijp dat u het druk heeft en dat er mogelijk sprake is geweest van onoplettendheid of vertraging.
Als er nieuwe ontwikkelingen zijn of als er meer informatie nodig is voor de voortgang, laat het mij dan weten. Ik wil u graag helpen of eventuele vragen verduidelijken om dit proces te versnellen.
Ik kijk uit naar uw vruchtbare reactie zo spoedig mogelijk.
Uw begrip en medewerking worden zeer op prijs gesteld.
p>
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Vervolgmail na geen reactie
Wat gebeurt er als iemand uw e-mail negeert? Deze vervolg-e-mail nadat er geen reactie is ontvangen, is iets sterker dan het beleefde e-mailvoorbeeld hierboven, maar doet dezelfde dingen. Eerst spreken we de persoon beleefd aan, schetsen vervolgens de situatie en beschrijven de gewenste oplossing (in de meeste gevallen een antwoord!)
Zelfs als u vermoedt dat iemand uw e-mail expres negeert, is het niet professioneel om dat te zeggen. Houd in plaats daarvan uw vervolg-e-mails zo veel mogelijk positief en vriendelijk. Dit is de beste aanpak bij zakelijke berichten. Waarom? Omdat de kans groter is dat u een reactie krijgt als u warm en vriendelijk bent, in plaats van argumentatief en agressief, krijgt u een reactie.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik neem contact met u op voor een vervolg op mijn vorige e-mail die op [ datum ] is verzonden. Het lijkt erop dat mijn bericht verloren is gegaan in uw inbox.
Ter herinnering: ik neem contact met u op over [ onderwerp van de e-mail ] . Ik zou het zeer op prijs stellen als u mij een update of noodzakelijke informatie met betrekking tot deze kwestie zou kunnen verstrekken.
Bedankt voor uw aandacht en ik kijk ernaar uit om binnenkort van u te horen.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Vriendelijke vervolgmail
De twee bovenstaande voorbeelden zijn perfect voor professionele correspondentie, maar wat gebeurt er als je een vriend een e-mail stuurt? Gebruik deze vriendelijke vervolg-e-mailsjabloon!
In deze vriendelijke vervolg-e-mail draait het allemaal om het beschermen van de gevoelens van de persoon. We beginnen met een hartelijke begroeting en een vriendelijke toon voordat we de echte reden bespreken waarom we een bericht sturen (omdat we een reactie willen!). Aan het einde van de vervolgmail zorgen we voor een positief slotbericht en een passende aftekening.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt.
Ik weet dat u het ongelooflijk druk heeft, maar ik wilde graag een vervolg geven aan de e-mail die ik laatst heb verzonden week over [ onderwerp/probleem ] en vraag of u de kans heeft gehad om mijn voorstel/verzoek in overweging te nemen. Ik begrijp hoe gemakkelijk het kan zijn om dingen te laten ontglippen onder de druk van dagelijkse taken, en ik dacht dat een snelle herinnering nuttig zou kunnen zijn.
Als u meer informatie nodig heeft om uw beslissing te vergemakkelijken of als u vragen of opmerkingen heeft , laat het me alsjeblieft weten. Ik ben meer dan blij om aanvullende ondersteuning te bieden of eventuele vragen te beantwoorden.
Ik kijk ernaar uit om van u te horen.
Bedankt voor uw tijd en aandacht.
p>
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Vervolgmail voor factuurherinnering
Wacht u nog steeds op uw geld? Gebruik dan dit vervolg-e-mailsjabloon voor factuurherinneringen om ervoor te zorgen dat u betaald krijgt.
Bij de opvolging van factuurherinneringen moet u alles vermelden over de openstaande bedragen. We hebben het over het factuurnummer, de datum waarop u de eerste e-mail heeft verzonden, de verwachte betalingsdatum en hoeveel dagen de factuur open heeft gestaan.
Dit klinkt misschien veel, maar u moet er zeker van zijn dat uw vervolg-e-mail voor facturen op geen enkele manier verkeerd kan worden begrepen of genegeerd. Bekijk onze sjabloon om te zien hoe dat werkt...
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Dit is een vriendelijke herinnering dat we nog geen betaling hebben ontvangen voor factuur [ Factuurnummer ] gedateerd [ Factuurdatum ] ten bedrage van [ Factuurbedrag ] . De vervaldatum zoals aangegeven op de factuur is al verstreken en wij verzoeken u vriendelijk het openstaande saldo zo snel mogelijk te voldoen.
Bekijk de bijgevoegde factuur nogmaals en voer de betaling uit om eventuele ongemakken of problemen te voorkomen. verdere vervolgacties. Als u de betaling al heeft gedaan, negeert u deze herinnering en aanvaardt u onze excuses voor eventuele verwarring.
Als u vragen heeft of hulp nodig heeft met betrekking tot de factuur of het betalingsproces, aarzel dan niet om neem contact met ons op. Wij stellen uw snelle aandacht voor deze kwestie op prijs.
Bedankt voor uw medewerking.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Vervolgmail voor de vergadering
Vergaderingen zijn de essentiële valuta van de zakenwereld, dus u zult veel vervolg-e-mails voor vergaderingen sturen. Als u ons sjabloon gebruikt, weet u zeker dat u de beste indruk maakt.
Het eerste dat u moet doen, is de e-mail aan iedereen op de vergadering richten. Geef vervolgens een positieve inleiding en een korte samenvatting van alles wat u hebt besproken. Geef nu details over de volgende stappen, zoals het regelen van een volgende bijeenkomst of het sluiten van een deal.
Wees altijd duidelijk en zelfverzekerd tijdens uw vergadering, vraag vervolgmails aan en doe wat het beste is voor uw bedrijf.
Beste [ Naam ontvanger ] ,
Ik vertrouw erop dat u met deze e-mail in goede gezondheid en opgewekt bent.
Ik schrijf u naar aanleiding van onze productieve bijeenkomst op [ vermelden de datum van de vergadering ] betreffende [ vermeld het algemene onderwerp van het gesprek ] . Onze discussie over [ noem een specifiek onderwerp dat u hebt besproken ] was bijzonder verhelderend en voegde een grote waarde toe aan onze bijeenkomst.
Terwijl we verder gingen, wilde ik de actiepunten samenvatten waarover we het eens waren geworden. [ Geef een korte samenvatting van de besproken punten, de genomen beslissingen en de toegewezen taken. ]
Om verder te komen op deze punten, [ vermeld de volgende stappen, zoals het plannen van een vervolggesprek of een aantal specifieke taken die moeten worden uitgevoerd ] .
Mocht u dit nodig hebben meer context of als u vragen of opmerkingen heeft over de besproken zaken, kunt u altijd contact met ons opnemen.
Bedankt voor uw tijd en bijdragen. Ik kijk uit naar onze voortdurende samenwerking en vooruitgang in deze onderneming.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Hoe schrijf je een vervolg-e-mail?
Het schrijven van vervolg-e-mails is eenvoudig – als u zich aan de structuur houdt die we hieronder zullen schetsen. Een effectieve vervolg-e-mail bestaat uit drie delen: een onderwerpregel, een hoofdtekst en een afmelding/volgende stappen.
Laten we deze in meer detail onderzoeken, waarbij we in de basisstappen uiteenzetten hoe u vervolg-e-mails schrijft:
Onderwerpregel voor vervolgmail
De onderwerpregel van de vervolgmail bepaalt de toon van uw bericht. De lezer moet uw bericht in zijn of haar inbox kunnen herkennen en meteen begrijpen waar het bericht over gaat.
We kunnen eeuwen besteden aan het schetsen van wat een goede onderwerpregel voor een vervolg-e-mail is, maar het is gemakkelijker om het u te laten zien.
- Naar aanleiding van mijn e-mail: heb je hem gelezen?
- E-mailopvolging – Datum/tijd
- Heb je mijn laatste e-mail gelezen?
- Reactie gevraagd – (Voeg info in)
- Kunt u mijn laatste bericht bekijken?
Vervolgkopie van de e-mail
Het eerste dat u moet weten over vervolg-e-mails is dat u het kort kunt houden. Het gaat er allemaal om iemand ergens aan te herinneren (een onbetaalde factuur of een genegeerde e-mail). Zelfs de follow-ups van vergaderingen mogen niet te lang duren, anders riskeer je saaie mensen (wat nooit goed is in het bedrijfsleven!).
U wilt de persoon aanspreken met zijn voornaam en beroepstitel. Dit bouwt een verbinding op en is professioneel en beleefd. En maak je geen zorgen over schat; een simpele 'Hoi' is prima in 2023.
Voeg vervolgens een vrolijke begroeting toe om de toon voor het bericht te zetten. Zelfs als u erop aandringt om voor een factuur betaald te worden, is vriendelijkheid altijd een goed idee.
“Ik hoop dat het goed met je gaat en dat je een geweldige week hebt.”
Vertel de persoon na uw warme welkom wat u van hem of haar verwacht. Nogmaals, wees absoluut duidelijk, zoals we doen in dit voorbeeld voor het opvolgen van facturen:
"Ik neem contact met u op omdat we nog steeds wachten op betaling van factuur (nummer). Het totale bedrag (£/$/€) was verschuldigd op (datum invullen). Helaas staat dit nu open en hebben we betaling nodig als snel mogelijk."
Wilt u meer details toevoegen? Wees niet bang om opsommingstekens in uw berichten te gebruiken. Ze zijn een geweldige manier om complexe informatie over te brengen. Ze worden ook minder snel genegeerd.
Vervolgafmelding per e-mail/volgende stappen
Wat het doel van uw vervolg-e-mail ook is, u zult de volgende stappen willen schetsen. In ons factuurvoorbeeld gaat het om betaald krijgen:
"Wilt u mij alstublieft vandaag mededelen wanneer we de betaling kunnen verwachten?"
Dit is volkomen duidelijk en er is geen ruimte voor misverstanden. Maar zelfs als u op betaling wacht, moet u ernaar streven alle e-mails positief te beëindigen:
“We werken al lang samen en hebben een geweldige relatie. We kijken ernaar uit om in de toekomst met u samen te werken.”
Voeg uw contactgegevens toe, zoals een e-mailadres of telefoonnummer, zodat de persoon indien nodig contact met u kan opnemen.
Voeg ten slotte een aftekening (bedankt, hartelijk dank, vriendelijke groeten, etc.) toe aan uw e-mail, en deze is klaar om te verzenden!
Vervolg e-mailmasterclass – Advies van de HIX.AI experts
We hebben veel geschreven over vervolg-e-mails en ze zijn allemaal van cruciaal belang om te lezen (zoals je zou verwachten). Na het lezen, schrijven en beoordelen van duizenden vervolg-e-mails zijn er enkele standaardprincipes die u kunt volgen om het gewenste resultaat te krijgen (uiteraard een reactie!).
Hier zijn 5 principes voor betere vervolg-e-mails van de professionals:
- Verspil geen tijd, zeg gewoon in zo weinig mogelijk woorden wat u wilt.
- Formuleer uw verzoeken in eenvoudige bewoordingen. Laat uw lezer niet te hard zoeken naar het verzoek.
- Stel een deadline in en voeg aan het einde een call-to-action toe.
- Stimuleer uw verzoeken en leg uit wat u met het antwoord gaat doen (en waarom het belangrijk is).
Uiteindelijk zullen vervolg-e-mails snel worden vergeten, dus maak je niet te veel zorgen. Als u zich zorgen maakt over het maken van vervolg-e-mails, waarom laat u AI dan niet het harde werk doen? HIX.AI heeft een superkrachtige e-mailschrijfassistent die een kristalheldere kopie kan produceren die u kunt gebruiken voor eventuele vervolg-e-mails.
Schrijven naar je baas? Geen probleem, het zal uw verzoek precies goed pitchen. Als u een klant een bericht stuurt, ontvangt u een beleefd en professioneel antwoord dat speciaal voor u is geschreven.
Conclusie
Vervolg-e-mails zijn niet bepaald leuk, maar ze zijn functioneel. De beste manier om ze te benaderen is door na te denken over het eindresultaat. Concentreer u dus op wat u wilt: een reactie! Hopelijk profiteer je aan het einde van deze blog (die je met veel plezier hebt gelezen!) van onze deskundige hints, tips en adviezen. Het bewijs gebeurt wanneer u uw vinger op de sleutel legt en een vervolgmail schrijft. Begin dus vandaag nog!