Email tindak lanjut adalah bagian penting dari perangkat komunikasi bisnis Anda, jadi penting bagi Anda untuk melakukannya dengan benar. Artikel mendalam ini menjelaskan cara menulis email tindak lanjut yang lebih baik, termasuk menentukan format pesan tindak lanjut yang benar serta beberapa petunjuk dan tip dari pakar HIX.AI
Jangan khawatir jika Anda sedang mencari inspirasi; kami telah menyediakan 5 contoh email tindak lanjut yang mencakup cara menulis:
- Email tindak lanjut yang sopan
- Email tindak lanjut setelah tidak ada tanggapan
- Email tindak lanjut yang lembut
- Tindak lanjut pengingat faktur
- Tindak lanjut pertemuan
Di akhir artikel ini, Anda akan mendapatkan wawasan yang Anda perlukan untuk membuat email tindak lanjut yang efektif untuk setiap situasi pribadi dan profesional.
Apa itu email tindak lanjut ?
Sangat membantu jika menganggap email tindak lanjut sebagai pengingat digital. Kemungkinan Anda sudah mengirimkan email awal kepada orang (atau bisnis) namun belum menerima tanggapan. Jadi email tindak lanjut Anda bertindak sebagai pengingat .
Beberapa situasi yang mungkin Anda perlukan untuk mengirim email pengingat termasuk jika seseorang belum menanggapi permintaan pertemuan, membayar faktur, atau menerima tawaran pekerjaan.
Email tindak lanjut tidak perlu panjang atau mendetail, cukup nyatakan kembali pesan aslinya dan mintalah tanggapan.
Sangat mudah untuk melihat cara kerjanya dengan templat email tindak lanjut kami.
Email tindak lanjut yang sopan
Saat menulis email profesional, penting untuk bersikap sopan! Templat email tindak lanjut yang sopan ini singkat dan bersifat bisnis.
Kunci untuk menulis pesan tindak lanjut yang profesional adalah menyapa orang tersebut secara langsung, menggunakan nama depannya jika memungkinkan. Selanjutnya, jelaskan dengan jelas alasan Anda mengirim pesan dan apa yang Anda ingin mereka lakukan.
Tentu saja, Anda mengirimkan tindak lanjut karena Anda menginginkan tanggapan (kan?), namun dalam tindak lanjut yang sopan, jangan mencoba memberikan tekanan pada orang tersebut. Jaga agar tetap formal dan fungsional, seperti yang kita lakukan dalam contoh ini!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya yakin email ini dapat menemukan Anda dengan baik.
Saya menulis surat ini untuk menindaklanjuti komunikasi kita sebelumnya mengenai [ subjek/masalah ] . Saya memahami bahwa Anda sibuk, dan mungkin ada kelalaian atau penundaan.
Jika ada perkembangan baru atau informasi lebih lanjut diperlukan untuk kemajuan, harap beri tahu saya. Saya sangat ingin membantu atau mengklarifikasi pertanyaan apa pun untuk mempercepat proses ini.
Saya menantikan tanggapan bermanfaat Anda sesegera mungkin.
Pemahaman dan kerja sama Anda sangat kami hargai.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email tindak lanjut setelah tidak ada tanggapan
Apa yang terjadi jika seseorang mengabaikan email Anda? Email tindak lanjut setelah tidak ada tanggapan ini sedikit lebih kuat daripada contoh email sopan di atas – tetapi fungsinya sama. Pertama, kita menyapa orang tersebut dengan sopan, lalu menguraikan situasinya dan menjelaskan solusi yang Anda inginkan (dalam banyak kasus, jawabannya!)
Meskipun Anda mencurigai seseorang sengaja mengabaikan email Anda, tidaklah profesional untuk mengatakannya. Sebaliknya, jagalah email tindak lanjut Anda sepositif dan ramah. Ini adalah pendekatan terbaik saat mengirim pesan untuk bisnis. Mengapa? Karena kemungkinan besar Anda akan mendapat respons jika bersikap hangat dan ramah dibandingkan argumentatif dan agresif, maka Anda akan mendapat respons.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menghubungi untuk menindaklanjuti email saya sebelumnya yang dikirim pada [ tanggal ] . Tampaknya pesan saya hilang di kotak masuk Anda.
Sebagai pengingat, saya menghubungi Anda mengenai [ subjek email ] . Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberi saya pembaruan atau informasi penting apa pun terkait masalah ini.
Terima kasih atas perhatian Anda dan saya menantikan kabar dari Anda segera.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email tindak lanjut yang lembut
Dua contoh di atas sempurna untuk korespondensi profesional, tetapi apa yang terjadi jika Anda mengirim email ke teman? Gunakan templat email tindak lanjut yang lembut ini!
Dalam email tindak lanjut yang lembut ini, kami bertujuan melindungi perasaan orang tersebut. Kami memulai dengan sapaan hangat dan memberikan nada suara yang ramah sebelum membahas alasan sebenarnya kami mengirim pesan (karena kami menginginkan tanggapan!). Di akhir email tindak lanjut, kami memberikan pesan akhir yang positif dan persetujuan yang sesuai.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik.
Saya tahu Anda sangat sibuk, namun saya ingin menindaklanjuti email yang saya kirimkan terakhir minggu tentang [ subjek/masalah ] dan tanyakan apakah Anda memiliki kesempatan untuk mempertimbangkan proposal/permintaan saya. Saya memahami betapa mudahnya membiarkan segala sesuatunya terlepas dari tekanan tugas sehari-hari, dan menurut saya pengingat singkat mungkin bisa membantu.
Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut untuk memfasilitasi keputusan Anda atau memiliki pertanyaan atau kekhawatiran , Mohon beritahu saya. Saya dengan senang hati akan menawarkan dukungan tambahan atau menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki.
Menantikan tanggapan Anda.
Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email tindak lanjut pengingat faktur
Apakah Anda masih menunggu uang Anda? Kemudian gunakan templat email tindak lanjut pengingat faktur ini untuk memastikan Anda dibayar.
Dalam tindak lanjut pengingat faktur, Anda harus menyertakan segala sesuatu tentang jumlah terutang. Kita berbicara tentang nomor faktur, tanggal Anda mengirim email pertama, perkiraan tanggal pembayaran, dan berapa hari pembayaran belum dibayar.
Ini mungkin terdengar berlebihan, namun Anda sebaiknya memastikan email tindak lanjut faktur Anda tidak akan disalahpahami atau diabaikan. Lihat template kami untuk melihat cara kerjanya…
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Sekadar mengingatkan bahwa kami belum menerima pembayaran untuk invoice [ Nomor Faktur ] bertanggal [ Tanggal Faktur ] sebesar [ Jumlah Faktur ] . Tanggal jatuh tempo telah berlalu seperti yang ditunjukkan pada faktur, dan kami dengan hormat meminta Anda melunasi saldo terutang sesegera mungkin.
Harap tinjau kembali faktur terlampir dan proses pembayaran untuk menghindari ketidaknyamanan atau tindak lanjut lebih lanjut. Jika Anda sudah melakukan pembayaran, harap abaikan pengingat ini dan mohon maaf atas kebingungan yang terjadi.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan terkait faktur atau proses pembayaran, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami menghargai perhatian cepat Anda terhadap masalah ini.
Terima kasih atas kerja sama Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email tindak lanjut pertemuan
Rapat adalah mata uang penting dalam dunia bisnis, jadi Anda akan mengirimkan banyak email tindak lanjut rapat. Dengan menggunakan template kami, Anda pasti akan mendapatkan kesan terbaik.
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mengirimkan email tersebut kepada siapa pun yang hadir dalam rapat. Selanjutnya, berikan intro positif dan rekap singkat dari semua yang Anda diskusikan. Sekarang, berikan rincian langkah selanjutnya – seperti mengatur pertemuan lebih lanjut atau mencapai kesepakatan.
Selalu jelas dan percaya diri dalam rapat Anda, minta email tindak lanjut, dan lakukan yang terbaik untuk bisnis Anda.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya yakin email ini akan memberikan Anda kesehatan yang baik dan semangat yang tinggi.
Saya menulis surat ini untuk menyampaikan pesan setelah pertemuan produktif kita yang diadakan pada [ sebutkan tanggal rapat ] mengenai [ sebutkan pokok pembicaraan secara umum ] . Diskusi kami mengenai [ sebutkan topik spesifik yang Anda diskusikan ] sangat mencerahkan dan memberikan nilai tambah yang besar pada pertemuan kami.
Seiring dengan langkah kami ke depan, saya ingin merangkum poin-poin tindakan yang telah kita sepakati. [ Berikan rekap singkat tentang poin-poin yang dibahas, keputusan yang diambil, dan tugas yang diberikan. ]
Untuk mencapai kemajuan dalam poin-poin ini, [ sebutkan langkah selanjutnya seperti menjadwalkan pertemuan tindak lanjut atau beberapa tugas khusus yang perlu diselesaikan ] .
Jika Anda memerlukannya lebih banyak konteks atau memiliki pertanyaan atau kekhawatiran mengenai masalah yang dibahas, jangan ragu untuk menghubungi kami kapan saja.
Terima kasih atas waktu dan kontribusi Anda. Saya menantikan kelanjutan kolaborasi dan kemajuan kita dalam usaha ini.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Bagaimana cara menulis email tindak lanjut?
Menulis email tindak lanjut itu sederhana – jika Anda tetap berpegang pada struktur yang akan kami uraikan di bawah. Ada tiga bagian dari email tindak lanjut yang efektif, baris subjek, body copy, dan langkah penandatanganan/selanjutnya.
Mari kita jelajahi ini lebih detail, dengan menguraikan cara menulis email tindak lanjut ke dalam langkah-langkah dasar:
Baris subjek email tindak lanjut
Baris subjek email tindak lanjut menentukan nada pesan Anda. Pembaca harus dapat melihat pesan Anda di kotak masuk mereka dan langsung memahami isi pesan tersebut.
Kami mungkin menghabiskan waktu lama untuk menguraikan apa yang membuat baris subjek email tindak lanjut bagus, namun lebih mudah untuk menunjukkannya kepada Anda.
- Menindaklanjuti email saya – sudahkah Anda membacanya?
- Tindak lanjut email – Tanggal/waktu
- Sudahkah Anda membaca email terakhir saya?
- Respons diminta – (Masukkan info)
- Apakah Anda dapat meninjau pesan terakhir saya?
Salinan isi email tindak lanjut
Hal pertama yang perlu diketahui tentang email tindak lanjut adalah Anda bisa menjelaskannya secara singkat. Ini semua tentang mengingatkan seseorang tentang sesuatu (faktur yang belum dibayar atau email yang diabaikan). Bahkan pertemuan tindak lanjut tidak boleh terlalu lama, atau Anda dapat mengambil risiko membuat orang bosan (yang tidak baik dalam bisnis!).
Anda sebaiknya menyapa orang tersebut menggunakan nama depan dan gelar profesionalnya. Ini membangun koneksi dan profesional serta sopan. Dan jangan khawatir sayang; ucapan 'Hai' yang sederhana tidak masalah di tahun 2023.
Selanjutnya, tambahkan sapaan ceria untuk mengatur suasana pesan. Bahkan jika Anda memaksakan diri untuk dibayar untuk sebuah faktur, bersikap ramah selalu merupakan ide yang bagus.
“Saya harap Anda baik-baik saja dan mengalami minggu yang menyenangkan.”
Setelah sambutan hangat Anda, beri tahu orang tersebut apa yang Anda inginkan darinya. Sekali lagi, jelaskan dengan jelas, seperti yang kita lakukan dalam contoh tindak lanjut faktur ini:
"Saya menghubungi Anda karena kami masih menunggu pembayaran faktur (nomor). Jumlah total (£/$/€) telah jatuh tempo pada (masukkan tanggal). Sayangnya, ini sekarang belum terbayar, dan kami memerlukan pembayaran sebagai secepatnya."
Ingin menambahkan detail lebih lanjut? Jangan takut untuk menggunakan poin-poin penting dalam pesan Anda. Itu adalah cara yang bagus untuk menyampaikan informasi yang kompleks. Mereka juga cenderung tidak diabaikan.
Penandatanganan email tindak lanjut/langkah selanjutnya
Apa pun tujuan email tindak lanjut Anda, Anda pasti ingin menjelaskan langkah selanjutnya. Dalam contoh faktur kami, ini tentang menerima pembayaran:
"Tolong beri tahu saya hari ini kapan kami bisa menerima pembayaran?"
Ini sangat jelas dan tidak ada ruang untuk kesalahpahaman. Namun meskipun Anda sedang menunggu pembayaran, Anda harus mengakhiri semua email secara positif:
“Kami telah bekerja sama sejak lama dan memiliki hubungan yang baik. Kami sangat senang dapat bekerja sama dengan Anda di masa depan.”
Anda harus menambahkan detail kontak Anda, seperti alamat email atau nomor telepon, agar orang tersebut dapat menghubungi Anda jika diperlukan.
Terakhir, tambahkan tanda tangan (terima kasih, terima kasih banyak, salam baik, dll.) ke email Anda, dan email siap dikirim!
Kelas master email tindak lanjut – Saran dari pakar HIX.AI
Kami telah menulis banyak kata tentang email tindak lanjut dan semuanya penting untuk dibaca (seperti yang Anda harapkan). Setelah membaca, menulis, dan meninjau ribuan email tindak lanjut, ada beberapa prinsip standar yang dapat Anda ikuti untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan (tentu saja tanggapannya!).
Berikut adalah 5 prinsip untuk email tindak lanjut yang lebih baik dari para profesional:
- Jangan buang waktu, ucapkan saja apa yang Anda inginkan dengan kata-kata sesedikit mungkin.
- Uraikan permintaan Anda dengan istilah yang sederhana. Jangan biarkan pembaca Anda mencari permintaan tersebut terlalu keras.
- Tetapkan tenggat waktu dan tambahkan ajakan bertindak di akhir.
- Berikan insentif pada permintaan Anda, dan jelaskan apa yang akan Anda lakukan dengan balasan tersebut (dan mengapa itu penting).
Pada akhirnya, email tindak lanjut akan cepat terlupakan, jadi jangan terlalu stres. Faktanya, jika Anda khawatir tentang pembuatan email tindak lanjut, mengapa tidak membiarkan AI yang bekerja keras? HIX.AI memiliki asisten penulisan email super canggih yang dapat menghasilkan salinan jernih yang dapat Anda gunakan untuk email tindak lanjut.
Menulis kepada atasan Anda? Tidak masalah, permintaan Anda akan diajukan dengan tepat. Mengirim pesan kepada pelanggan, Anda akan mendapatkan balasan sopan dan profesional yang ditulis khusus untuk Anda.
Kesimpulan
Email tindak lanjut tidak terlalu menyenangkan, tetapi berfungsi. Cara terbaik untuk mendekatinya adalah dengan memikirkan hasil akhirnya. Jadi, fokuslah pada apa yang Anda inginkan: tanggapan! Mudah-mudahan, di akhir blog ini (yang Anda suka baca!), Anda mendapat manfaat dari petunjuk, tip, dan saran ahli kami. Buktinya akan terjadi ketika Anda meletakkan jari Anda pada kunci dan menulis email tindak lanjut. Jadi mulailah hari ini!