Apakah Anda punya sesuatu yang penting untuk didiskusikan di tempat kerja? Kemudian atur pertemuan! Jika Anda mengatur pertemuan untuk diri sendiri, atas nama atasan atau bisnis Anda, Anda harus mengirimkan permintaan.
Permintaan rapat merupakan bagian standar korespondensi profesional, artinya permintaan tersebut sesuai dengan aturan dan etiket email formal . Jika Anda tidak tahu apa itu, jangan khawatir – kami akan menguraikannya untuk Anda di kelas master email permintaan pertemuan ini.
Kami akan menjelaskan apa itu permintaan rapat, kapan mengirimkannya, dan cara menulisnya. Anda juga akan melihat 5 contoh permintaan email pertemuan yang meliputi:
- Email permintaan rapat internal
- Email permintaan pertemuan eksternal
- Email permintaan pertemuan tatap muka
- Email permintaan rapat melalui telepon/Zoom
- Email permintaan pertemuan informal
Dengan bantuan kami, Anda tidak akan pernah lagi menatap layar kosong atau ruang rapat!
Apa itu email permintaan pertemuan?
Email permintaan rapat adalah pesan untuk mengatur pertemuan antara dua (atau lebih) orang. Email permintaan bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan menghasilkan tanggapan. Sederhananya, Anda mendorong balasan (ya, tahu, atau mungkin!).
Email permintaan pertemuan harus mencakup beberapa hal:
- Detail tentang apa pertemuan itu
- Mengapa itu perlu
- Siapa yang datang ke pertemuan dan berbicara/presentasi
- Hasil yang diharapkan
- Detail pertemuan penting (tanggal, waktu, lokasi)
- Informasi tambahan (parkir, detail login, dll.)
Permintaan pertemuan adalah untuk mengkonfirmasi apakah seseorang dapat hadir atau ingin bertemu dengan kita. Kami selalu dapat menindaklanjuti email lebih lanjut di masa mendatang.
Kedengarannya informasinya banyak, namun bukan berarti email permintaan pertemuan harus panjang. Lebih mudah untuk menunjukkan cara kerjanya dalam praktik, yang akan kita lakukan di bagian selanjutnya!
5 contoh email permintaan pertemuan
Untuk membantu Anda memahami apa itu permintaan rapat dan format yang harus Anda ikuti, berikut adalah 5 contoh email permintaan rapat yang dibuat oleh para profesional di HIX.AI
Email permintaan rapat internal
Permintaan email internal dikirim antara rekan kerja yang bekerja bersama (Anda pasti berharap!) dan memiliki hubungan yang sudah ada. Oleh karena itu, kami dapat menghilangkan beberapa detail dan fokus pada inti pertemuan serta hasil yang diharapkan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap pesan ini membuat Anda bersemangat. Saya menulis surat ini untuk meminta pertemuan untuk membahas [ topik pertemuan ] . Saya percaya bahwa percakapan terbuka di antara kita akan membantu mendorong kemajuan dan menyelaraskan tujuan kita secara efektif.
Poin-poin inti yang akan dibahas meliputi:
[ Poin 1 ]
[ Poin 2 ]
[ Poin 3 ]
Saya mengusulkan diadakannya pertemuan ini pada [ tanggal dan waktu yang diusulkan ] . Tolong beritahu saya jika Anda tersedia selama waktu ini. Jika tidak, saya terbuka terhadap saran slot alternatif yang nyaman. Tujuan kami adalah memastikan setiap orang memiliki pemahaman yang jelas tentang [ topik pertemuan ] dan mendiskusikan langkah ke depannya.
Saya memperkirakan pertemuan ini akan berlangsung kira-kira selama [ durasi ] , dan bertujuan untuk mengatasi semua masalah yang terkait dengan materi pelajaran secara efisien dan tepat waktu.
Harap konfirmasi ketersediaan Anda agar kami dapat menyelesaikan detail pertemuan.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email permintaan pertemuan eksternal
Permintaan pertemuan eksternal harus bersifat formal, profesional, dan personal – seperti yang kami tunjukkan dalam contoh ini. Fokusnya di sini adalah mendapatkan perhatian dan memastikan kehadiran. Minimalkan detailnya dan fokuslah pada tanggal!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Nama saya [ Nama Anda ] dan saya [ Posisi Anda ] di [ Perusahaan Anda ] . Saya menulis surat ini untuk meminta pertemuan guna membahas potensi peluang kolaborasi antara perusahaan kami.
Kami di [ Perusahaan Anda ] berkesempatan untuk mempelajari tentang pekerjaan luar biasa yang telah dicapai tim Anda dalam industri ini. Kami percaya bahwa pertemuan akan memberikan platform yang sangat baik bagi kami untuk mengeksplorasi area di mana kami mungkin dapat menyelaraskan layanan kami dengan tujuan perusahaan Anda dan menciptakan kemitraan yang saling menguntungkan.
Saya mengusulkan agar kita bertemu pada [ tanggal yang diusulkan ] pada [ waktu yang diusulkan ] . Alternatifnya, jika waktu ini tidak nyaman bagi Anda, saya fleksibel untuk menyesuaikannya sesuai ketersediaan Anda. Durasi pertemuan kira-kira [ durasi pertemuan ] , memastikan kami dapat secara efektif mencakup potensi kolaborasi dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki.
Saya menghargai waktu dan dedikasi yang diperlukan untuk urusan semacam ini, dan saya jamin Anda bahwa kami berkomitmen penuh untuk menjadikan pertemuan ini produktif dan bermanfaat.
Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan sesuai dengan keinginan Anda atau jika Anda lebih memilih tanggal dan waktu lain. Saya menantikan kemungkinan untuk mengadakan pertemuan ini dan potensi peluang yang dapat dihasilkan oleh kolaborasi ini bagi kedua tim kami.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Email permintaan pertemuan tatap muka
Saat ini sebagian besar pertemuan dilakukan secara online (lihat contoh di bawah!), namun pertemuan tatap muka masih populer. Saat mengatur pertemuan tatap muka, ada lebih banyak pertimbangan, seperti lokasi, waktu, dll. Email permintaan pertemuan tatap muka ini mencoba menemukan konsensus mengenai detail ini.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi penjadwalan pertemuan kita yang akan datang.
Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan cocok untuk Anda. Kami telah menetapkan pertemuan untuk [ Tanggal ] pada [ Waktu ] , dan tempatnya adalah [ Lokasi ] . Jika ada konflik atau kekhawatiran, mohon informasikan kepada saya, dan kita dapat mendiskusikan pengaturan alternatif.
Terima kasih atas perhatian Anda, dan saya berharap dapat bertemu langsung dengan Anda.
Best. salam,
[ Nama Anda ]
Email permintaan rapat melalui telepon/Zoom
Rapat online di Zoom, Teams, atau Skype (ingat?) mudah diatur jika Anda mengetahui peserta Anda ada. Email permintaan pertemuan ini berfokus pada menemukan tanggal yang tepat bagi semua orang.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Mengingat keadaan saat ini, saya mengusulkan agar kita mengadakan pertemuan [ Zoom/Teams/Skype ] untuk membahas [ Topik Rapat ] . Saya yakin melakukan hal ini akan menghemat banyak waktu kita sekaligus menjaga komunikasi yang efektif. Harap sarankan tanggal dan waktu yang paling sesuai untuk Anda dalam minggu mendatang.
Menantikan tanggapan Anda.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Email permintaan pertemuan informal
Jika Anda mengirim pesan kepada teman (atau kolega atau pelanggan jangka panjang), Anda dapat menggunakan permintaan pertemuan informal. Anda mungkin ingin mengundang mereka untuk makan, minum, atau berjalan-jalan. Apa pun yang ingin Anda lakukan, templat permintaan pertemuan informal ini adalah permulaan yang bagus.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menghubungi Anda untuk mengetahui apakah Anda tertarik untuk makan bersama dalam waktu dekat. Saya sangat ingin mengobrol dan berpikir akan menyenangkan jika bisa menikmati makanan lezat.
Tolong beri tahu saya jika Anda bisa hadir dan apakah ada tanggal atau waktu tertentu yang paling sesuai untukmu. Saya cukup fleksibel dan dapat mengatur jadwal saya sesuai dengan itu.
Terima kasih atas perhatian Anda, dan saya menantikan kabar dari Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Cara menulis email untuk permintaan pertemuan
Email permintaan rapat adalah pesan profesional yang bertujuan untuk menjalin koneksi dan mengonfirmasi detail. Ingat, permintaan pertemuan Anda adalah tentang memasukkan tanggal ke dalam buku harian. Anda cenderung memberikan lebih banyak informasi (seperti agenda, daftar pembicara, presentasi, dll.) saat Anda mengirimkan janji temu.
Berikut beberapa hal yang harus Anda sertakan dalam setiap email permintaan rapat:
- Tanggal dan waktu: Usulkan waktu (atau kemungkinan waktu)
- Durasi: Tunjukkan durasi pertemuan yang diharapkan
- Lokasi atau platform pertemuan: Tentukan apakah pertemuan fisik atau virtual
- Agenda: Berikan ikhtisar topik yang akan Anda diskusikan dan hasil yang Anda inginkan
- Peserta: Nyatakan dengan jelas peserta wajib dan opsional
- Persiapan: Sebutkan dokumen atau informasi apa saja yang diperlukan
- Konfirmasi: Minta konfirmasi kehadiran atau sarankan waktu alternatif
Kedengarannya banyak sekali, jadi mari kita bagi menjadi 3 bagian:
- Garis subjek
- Salinan badan
- Sign-off/langkah selanjutnya
Kita bisa mulai dengan baris subjek.
Baris subjek email permintaan rapat
Baris subjek pesan permintaan pertemuan Anda harus merangkum isinya. Jangan buang kata-kata; katakanlah Anda sedang mengadakan rapat. Lihat 25 contoh email permintaan pertemuan kami di bawah ini untuk memulai!
Email permintaan rapat internal:
- Undangan: Mari kita bahas kemajuan Project Alpha
- Permintaan pertemuan tim untuk membahas tujuan triwulanan
- Sesi brainstorming tim: Kehadiran Anda dihargai
- Tanggal yang diusulkan untuk rapat peninjauan departemen
- Panggilan untuk bertemu: Mari kita tingkatkan upaya kolaboratif kita
Email permintaan pertemuan eksternal:
- Menjajaki peluang kemitraan: Usulan pertemuan
- Undangan untuk mendiskusikan kemungkinan strategi kolaboratif
- Mencari ketersediaan Anda: Rapat tinjauan produk
- Kesempatan untuk mendiskusikan tujuan bisnis bersama
- Permintaan pertemuan: Mari kita bahas prospek masa depan
Email permintaan pertemuan tatap muka:
- Usulan pertemuan tatap muka untuk memperdalam pemahaman kita
- Undangan: Bergabunglah dengan kami untuk diskusi strategi secara langsung
- Mencari ketersediaan Anda untuk tinjauan proyek di tempat
- Minta pertemuan pribadi untuk membahas inisiatif yang akan datang
- Mari terhubung secara langsung: Diskusi kolaborasi proyek
Email permintaan rapat melalui Telepon/Zoom:
- Permintaan pertemuan virtual: Membahas strategi pemasaran baru
- Kehadiran Anda diminta: Zoom panggilan pada pembaruan proyek
- Undangan untuk mengikuti pertemuan telepon tentang perkembangan terkini
- Tanggal yang diusulkan untuk diskusi melalui telepon mengenai sasaran kuartal
- Mencari ketersediaan Anda untuk sesi curah pendapat virtual
Email permintaan pertemuan informal:
- Berbincang sambil minum kopi: Mari kita diskusikan beberapa ide
- Permintaan pertemuan ramah untuk mendiskusikan minat kita bersama
- Pertemuan santai untuk bertukar pikiran tentang Proyek X
- Undangan makan siang tim dan belajar
- Mari terhubung: Diskusi informal mengenai peningkatan di tempat kerja
Salinan isi email permintaan rapat
Body copy adalah tempat kami menguraikan pertemuan, tujuan, waktu, lokasi, dan hasil. Kami mulai dengan panggilan yang dipersonalisasi menggunakan nama depan orang tersebut: "Hai (nama depan)".
Sekarang, mulailah email dengan sambutan hangat dan tujuan pesan Anda. Dalam contoh ini, kami ingin meninjau angka penjualan.
"Saya harap Anda baik-baik saja. Saya menghubungi Anda untuk menanyakan apakah Anda bersedia menghadiri pertemuan Zoom untuk membahas angka penjualan kuartal ini?"
Untuk membantu mereka, berikan beberapa detail. Gunakan poin-poin untuk membuatnya semudah mungkin.
Detailnya ada di bawah ini:
- Tanggal Waktu
- Tujuan: Untuk membahas angka penjualan kuartal ini dan menilai kinerjanya
- Peserta:
- Struktur: (tambahkan beberapa detail)
Baiklah, ini singkat – tetapi poin-poin penting memungkinkan kami menyampaikan banyak informasi dengan cepat. Mari kita lanjutkan ke tahap akhir...
Penandatanganan email permintaan rapat/langkah selanjutnya
Kita sudah jelaskan apa itu rapat, dan kenapa perlu, sekarang mari kita pastikan waktunya.
"Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa Anda dapat hadir dan tanggal serta waktunya sesuai untuk Anda? Jika demikian, saya akan membagikan detail login kepada Anda secepatnya."
Anda dapat meminta mereka untuk menyarankan alternatif.
"Jika tanggal atau waktu ini tidak berhasil, silakan menyarankan beberapa alternatif."
Akhiri dengan akhir yang positif. "Saya menantikan kabar dari Anda" cocok.
Sekarang, tambahkan nama Anda, detail kontak atau tanda tangan, dan informasi lainnya, dan Anda siap untuk memulai rapat ini!
Daftar periksa penting: 10 prinsip untuk menulis email permintaan pertemuan
Berikut adalah beberapa tip terbaik untuk menulis email yang efektif untuk permintaan pertemuan dari para profesional di HIX.AI
- Tentukan tanggal, waktu, dan tempat : Selalu nyatakan dengan jelas usulan tanggal, waktu, dan tempat pertemuan. Ini nomor 1 yang penting (tapi masih banyak orang yang melupakannya).
- Nyatakan tujuan pertemuan Anda lebih awal : Jadi, Anda ingin ada pertemuan. Besar! Pastikan untuk menyatakan tentang pertemuan tersebut dan mengapa Anda mengaturnya sesegera mungkin.
- Gunakan poin-poin : Poin-poin adalah cara yang bagus untuk mencantumkan banyak detail dengan cara yang mudah dimengerti.
- Singkat saja : Permintaan rapat adalah permulaan – jadi jangan membebani pembaca dengan terlalu banyak informasi. Simpan detail rapat.
- Sapa orang tersebut dengan benar: Selalu sapa orang tersebut (atau beberapa orang) dengan nama depannya. Ini membangun hubungan dan merupakan hal yang sopan untuk dilakukan.
- Akhiri dengan CTA : Beri tahu orang tersebut apa yang Anda ingin mereka lakukan! CTA memudahkan Anda mendapatkan balasan.
- Nilai ekspres : Rapat tidak terlalu menyenangkan, jadi jelaskan apa yang akan didapat orang tersebut dari rapat tersebut. Mengekspresikan nilai sangat penting untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
- Bersikap sopan dan profesional : Kedengarannya jelas, tetapi meskipun Anda mengenal orang tersebut, selalu bersikap profesional saat mengirimkan permintaan rapat melalui email.
- Buat baris subjek menjadi sederhana: Anda harus merangkum permintaan pertemuan Anda di baris subjek. Buatlah singkat, sederhana, dan mudah dipahami untuk hasil terbaik.
- Gunakan pembuat email HIX.AI Tentu saja, Anda dapat menghabiskan waktu berjam-jam menulis email untuk permintaan rapat, namun mengapa repot-repot jika pembuat email HIX.AI dapat melakukannya untuk Anda? Generator email bertenaga AI yang luar biasa ini dapat membuat pesan permintaan rapat yang efektif dalam hitungan detik. Mengapa tidak mencobanya hari ini?
Kesimpulan
Bagaimana perasaan Anda tentang mengirim email untuk permintaan pertemuan sekarang? Kami harap Anda memahami dengan jelas apa itu email permintaan rapat, format standar yang harus diikuti, dan apa yang harus disertakan. Jika Anda kekurangan inspirasi atau memerlukan informasi lebih lanjut, lihat tips kami dan salin contoh kami. Untuk solusi paling sederhana, manfaatkan kekuatan teknologi dan biarkan HIX.AI menulis email permintaan rapat Anda.