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首页 > 电子邮件 > 如何撰写会议请求电子邮件(5 个示例和模板)

如何撰写会议请求电子邮件(5 个示例和模板)

你们在工作中有什么重要的事情要讨论吗?那就安排见面吧!如果您代表老板或企业为自己安排会议,则必须发送请求。

会议请求是标准的专业信函,这意味着它们符合规则和正式的电子邮件礼仪。如果您不知道那是什么,请不要担心 - 我们将在本次会议请求电子邮件大师班中为您详细介绍。

我们将解释什么是会议请求、何时发送以及如何编写它们。您还可以查看 5 个会议电子邮件请求示例,涵盖:

  • 内部会议请求电子邮件
  • 外部会议请求电子邮件
  • 面对面会议请求电子邮件
  • 电话/Zoom 会议请求电子邮件
  • 非正式会议请求电子邮件

在我们的帮助下,您将永远不会再盯着空屏幕或会议室!

什么是会议请求电子邮件?

会议请求电子邮件是组织两个(或更多)人之间会议的消息。请求电子邮件旨在提高认识并生成响应。简而言之,您正在寻求答复(是的,知道,或者也许!)。

会议请求电子邮件必须包含以下几项内容:

  • 会议内容的详细信息
  • 为什么有必要
  • 谁将出席会议并发言/演示
  • 预期成果
  • 基本会议详细信息(日期、时间、地点)
  • 补充信息(停车、登录详细信息等)

会议请求是为了确认是否有人可以参加或想与我们会面。将来我们随时可以通过进一步的电子邮件进行跟进。

听起来信息量很大,但这并不意味着会议请求电子邮件需要很长。向您展示其在实践中的工作原理会更容易,我们将在下一节中进行!

5 个会议请求电子邮件示例

为了帮助您了解什么是会议请求以及应遵循的格式,以下是由HIX.AI的专业人员创建的 5 个会议请求电子邮件示例。

内部会议请求电子邮件

内部电子邮件请求是在一起工作的同事之间发送的(您希望如此!)并且具有现有的关系。因此,我们可以剔除一些细节,专注于会议的核心和预期成果。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望这封邮件能让您心情愉快。我写信请求召开一次会议来讨论[会议主题] 。我相信我们之间的公开对话将有助于推动进展并有效地调整我们的目标。

要讨论的核心点包括:
[第 1 点]
[第 2 点]
[第3点]


我建议在[建议的日期和时间]举行本次会议。请告诉我您在此期间是否有空。如果没有,我愿意接受关于方便的替代插槽的建议。我们的目标是确保每个人都清楚地了解[会议主题]并讨论前进的道路。

我预计会议将持续大约[持续时间] ,旨在解决与会议主题相关的所有问题有效、及时地处理主题。

请确认您是否有空,以便我们最终确定会议详细信息。

感谢您的关注。

谨致问候,
[您的名字]

外部会议请求电子邮件

外部会议请求必须是正式的、专业的和个性化的——正如我们在这个例子中所展示的那样。这里的重点是引起注意并确认出席。尽量减少细节并关注日期!

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我的名字是[您的姓名] ,我是[您的公司]的[您的职位] 。我写信请求召开一次会议,讨论我们公司之间潜在的合作机会。

我们[贵公司]有机会了解贵团队在行业内取得的出色工作。我们相信,这次会议将为我们提供一个绝佳的平台,让我们探索能够使我们的服务与贵公司的目标保持一致并建立互惠互利的合作伙伴关系的领域。

我建议我们在[建议日期举行会议]在[建议时间] 。或者,如果这个时间对您来说不方便,我可以根据您的时间灵活调整。会议持续时间大约为[会议持续时间] ,确保我们能够有效地涵盖潜在的合作途径并解决您可能提出的任何疑问。

我很感激此类事务需要大量的时间和奉献精神,并且我保证我们完全致力于使这次可能的会议尽可能富有成果。

如果您同意提议的时间表或者您更喜欢其他日期和时间,请告诉我。我期待着举行这次会议的可能性,以及这种合作可以为我们两个团队带来的潜在机会。

此致,
[您的名字]

面对面会议请求电子邮件

现在大多数会议都是在线的(请参见下面的示例!),但面对面的会议仍然很受欢迎。在安排面对面会议时,有更多的考虑因素,例如地点、时间等。这封面对面会议请求电子邮件试图就这些细节达成共识。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写这封信是为了确认我们即将举行的会议的安排。

请告诉我提议的日程安排是否适合您。我们已将会议定在[日期] [时间] ,地点为[地点] 。如果有任何冲突或疑虑,请通知我,我们可以讨论替代安排。

感谢您的关注,我期待与您见面。

最好问候,
[你的名字]

电话/Zoom 会议请求电子邮件

当您知道参与者有空时,可以轻松安排 Zoom、Teams 或 Skype(还记得吗?)上的在线会议。这封会议请求电子邮件的重点是为每个人找到一个方便的日期。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。鉴于目前的情况,我建议我们召开一次[ Zoom/Teams/Skype ]会议来讨论[会议主题] 。我相信这样做可以节省我们所有人大量的时间,同时保持有效的沟通。请建议下周内最适合您的日期和时间。

期待您的回复。

此致,
[您的名字]

非正式会议请求电子邮件

如果您要向朋友(或长期同事或客户)发送消息,则可以使用非正式会议请求。您可能想邀请他们吃饭、喝酒或散步。无论您想做什么,这个非正式会议请求模板都是一个很好的开始。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我正在联系您,看看您是否有兴趣尽快一起吃顿饭。我一直渴望进行一些愉快的交谈,并且认为能一起吃一顿美味的饭菜真是太棒了。

请告诉我您是否有空以及是否有最合适的特定日期或时间为你。我非常灵活,可以相应地安排我的日程安排。

感谢您的关注,我期待收到您的来信。

最诚挚的问候,
[你的名字]

如何撰写会议请求电子邮件

会议请求电子邮件是专业消息,旨在建立联系并确认细节。请记住,您的会议请求是为了在日记中确定日期。当您发送约会时,您可能会提供更多信息(例如议程、演讲者名单、演示文稿等)。

以下是您应在每封会议请求电子邮件中包含的一些内容:

  • 日期和时间:提议时间(或可能的时间)
  • 持续时间:表示预计的会议持续时间
  • 地点或会议平台:指定是实体会议还是虚拟会议
  • 议程:概述您将讨论的主题以及您想要的结果
  • 参加者:明确说明必需和可选的参加者
  • 准备:提及所需的任何文件或信息
  • 确认:请求出席确认或建议替代时间

听起来好像很多,所以我们把它分成三个部分:

  • 主题行
  • 正文
  • 签字/后续步骤

我们可以从主题行开始。

会议请求电子邮件主题行

会议请求消息的主题行必须概括内容。不要浪费言语;假设您正在组织一个会议。请查看下面我们的 25 次会议请求电子邮件示例以开始使用!

内部会议请求电子邮件:

  • 邀请:让我们讨论 Alpha 项目的进展
  • 要求团队聚会讨论季度目标
  • 团队头脑风暴会议:您的存在很有价值
  • 部门审查会议的拟议日期
  • 召开会议:让我们加强合作

外部会议请求电子邮件:

  • 探索合作机会:拟议会议
  • 邀请讨论可能的合作策略
  • 寻求您的空闲时间:产品审查会议
  • 有机会讨论共同的业务目标
  • 会议要求:让我们讨论未来的前景

面对面会议请求电子邮件:

  • 建议举行面对面会议以加深了解
  • 邀请:加入我们进行面对面的策略讨论
  • 寻求您是否有时间进行现场项目审查
  • 要求举行个人会面,讨论即将采取的举措
  • 让我们面对面交流:项目合作讨论

电话/Zoom 会议请求电子邮件:

  • 虚拟会议请求:讨论新的营销策略
  • 要求您出席:关于项目更新的 Zoom 电话会议
  • 邀请参加有关最新进展的电话会议
  • 关于季度目标的电话讨论的拟议日期
  • 寻求您是否有时间参加虚拟头脑风暴会议

非正式会议请求电子邮件:

  • 喝咖啡聊聊:让我们讨论一些想法
  • 友好会面请求讨论我们的共同兴趣
  • 休闲聚会,交流有关 Project X 的想法
  • 邀请参加团队午餐和学习
  • 让我们联系起来:关于改善工作场所的非正式讨论

会议请求电子邮件正文

正文是我们列出会议、目的、时间、地点和结果的地方。我们首先使用该人的名字进行个性化获取:“嗨(名字)”。

现在,以热烈的欢迎和邮件的目的开始电子邮件。在此示例中,我们要查看销售数据。

“希望你一切都好。我联系你是想问问你是否可以参加 Zoom 会议来讨论本季度的销售数据?”

为了帮助他们,请提供一些详细信息。使用要点使其尽可能简单。

详情如下:

  • 约会时间
  • 目的:讨论本季度的销售数据并评估绩效
  • 参加者:
  • 结构:(添加一些细节)

好吧,这很短——但要点使我们能够快速传达大量信息。让我们进入最后阶段......

会议请求电子邮件签署/后续步骤

我们已经解释了会议的内容以及为什么需要召开会议,现在让我们确认一下时间。

“您能否确认您可以参加并且日期和时间适合您?如果可以,我会尽快与您分享登录详细信息。”

您可以要求他们提出替代方案。

“如果这个日期或时间行不通,请随时提出一些替代方案。”

以积极的结局结束。 “我期待着您的回音”是合适的。

现在,添加您的姓名、联系方式或签名以及任何其他信息,然后就可以开始本次会议了!

基本清单:撰写会议请求电子邮件的 10 条原则

以下是一些针对HIX.AI专业人士的会议请求撰写有效电子邮件的黄金技巧。

  1. 指定日期、时间和地点:始终明确说明会议提议的日期、时间和地点。这是第一要素(但人们仍然忘记了它)。
  2. 尽早说明会议的目的:所以您想要召开会议。伟大的!请务必尽快说明会议的内容以及为什么要安排会议。
  3. 使用项目符号:项目符号是以易于理解的方式列出大量细节的好方法。
  4. 保持简短:会议请求是开始——所以不要让读者负担过多的信息。保存会议的详细信息。
  5. 正确称呼对方:始终直呼对方的名字。这可以建立关系,并且是礼貌的做法。
  6. 以号召性用语结束:告诉人们您希望他们做什么! CTA 可让您尽可能轻松地获得回复。
  7. 表达价值:会议没有太多乐趣,因此请解释该人将从会议中获得什么。表达价值对于获得您想要的结果至关重要。
  8. 要有礼貌和专业:这听起来很明显,但即使您认识这个人,在通过电子邮件发送会议请求时也要保持专业。
  9. 使主题行简单:您应该在主题行中总结您的会议请求。保持简短、简单且易于理解,以获得最佳结果。
  10. 使用HIX.AI电子邮件生成器当然,您可能会花费数小时为会议请求编写电子邮件,但是当HIX.AI电子邮件生成器可以为您做到这一点时,为什么还要费心呢?这款令人惊叹的人工智能电子邮件生成器可以在几秒钟内创建有效的会议请求消息。为什么不今天就尝试一下呢?

结论

您现在对通过电子邮件请求会议请求有何看法?我们希望您清楚会议请求电子邮件是什么、要遵循的标准格式以及要包含的内容。如果您找不到灵感或需要更多信息,请查看我们的提示并复制我们的示例。对于最简单的解决方案,利用技术的力量,让HIX.AI编写您的会议请求电子邮件。