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首页 > 电子邮件 > 29 条电子邮件礼仪规则,撰写专业有效的电子邮件

29 条电子邮件礼仪规则,撰写专业有效的电子邮件

研究表明,美国员工平均将大约四分之一的工作时间花在处理电子邮件上。因此,培养撰写专业且有效的商务电子邮件的技能对于一个人的职业成功至关重要。

如果您想高效、熟练地进行电子邮件沟通,熟悉电子邮件礼仪至关重要。本文介绍了29 个实用的电子邮件礼仪示例、规则和技巧,可帮助您在工作场所取得成功。

什么是电子邮件礼仪?

电子邮件礼仪是一组描述如何以专业和礼貌的方式撰写和回复电子邮件的指南。它包括电子邮件通信的各种元素,例如语言、语气、格式和一般行为。根据您与收件人的联系,以及收件人的行业、组织、文化甚至年龄,您可能需要调整适当的电子邮件礼仪规则。

为什么电子邮件礼仪很重要?

由于这些原因,公司和个人可以从遵循电子邮件礼仪规则中受益。

展现专业精神。使用电子邮件礼仪表明您尊重他人,并且您在工作中可靠且有能力。

有效沟通。遵循正确的电子邮件礼仪可以使您的通信简洁且易于收件人理解,从而最大限度地减少误解和曲解。

保持积极的关系。良好的电子邮件礼仪可以提高您的职业声誉,促进与同事、客户和业务合作伙伴的协作。

避免错误。电子邮件礼仪的最佳实践可以减少商务电子邮件中出现错误和错误的可能性,这些错误和错误可能会导致尴尬或严重后果。

29+ 专业人士电子邮件礼仪提示和规则

1. 使用标准格式

非正式或不完整的商务电子邮件被视为违反电子邮件礼仪。标准的商务电子邮件格式应该结构良好,包括主题行、问候语、正文、结束语、签字和签名。

了解更多:正式的电子邮件格式是什么?

2. 使用专业且尊重的语气

在整个电子邮件中保持专业的语气,以体现您的专业精神。避免使用俚语、行话或过于随意的表达方式,否则可能会破坏工作场所的信任。

3. 使用专业的电子邮件地址发送电子邮件

使用您公司的电子邮件地址显示了高水平的电子邮件礼仪。如果您必须使用个人电子邮件帐户来处理与工作相关的电子邮件,那么最好使用您的全名来展示专业形象。

4. 适当密件抄送 (BCC)

在向一大群彼此不认识的收件人发送电子邮件时,使用密件抄送是正确的电子邮件礼仪,以防止他们的电子邮件暴露给其他人。

了解更多:如何在电子邮件中使用抄送和密件抄送?

5. 制定清晰简洁的主题行

通过总结描述性的简短主题行来遵循电子邮件礼仪。它使接收者能够了解目的并快速确定其响应的优先顺序。没有主题行或过长、模糊的主题行会使您的电子邮件看起来像垃圾邮件并被移至垃圾箱。

6. 以专业的称呼和问候开始

以礼貌且适当的称呼和问候开始您的电子邮件。根据与对方的关系和沟通情况,可以相应地调整称呼和问候语,但不要用“Hey ya”、“Yo”、“嗨,朋友们”、“嗨,伙计们”等过于随意和不人性化的表达方式来打招呼。 ”。

了解更多:如何开始发送电子邮件?

7. 清楚地介绍自己

另一条电子邮件礼仪规则是简要介绍您自己和您的公司,以便在与新人通信或发送后续邮件时建立背景。

了解更多:如何在电子邮件中介绍自己?

8.谨慎使用幽默和表情符号

在工作场所,撰写商务礼仪电子邮件时要小心幽默、讽刺、表情符号表情符号和迷因。它们可能在书面交流中被误解并成为巨大的干扰。

9. 确保机密信息安全

通过电子邮件交流敏感或机密信息时要小心。商务电子邮件礼仪的一个很好的指南是避免书面消息并考虑加密。

10. 保持电子邮件简洁明了

请注意您的电子邮件长度。冗长、杂乱的电子邮件可能会让人不知所措,并可能导致关键信息被忽视。您可以开门见山地表达对收件人时间的尊重。

11. 避免使用感叹号

在商务礼仪电子邮件中,不应多次使用感叹号来表达兴奋。如果您在一封电子邮件中使用太多感叹号,您的邮件会显得咄咄逼人、愤怒且不专业。

12.不要全部大写

必要时使用适当的大写来强调是可以接受的。但是,全部使用大写字母可能会导致其他人误解您的信息和意图。

13.保持你的字体经典

如果您的电子邮件使用奇怪的字体、狂野的颜色和非常规的尺寸,将很难阅读。遵守标准电子邮件规范,在整个电子邮件内容中使用经典且一致的字体:颜色:黑色

尺寸:10 或 12 点

字体:Arial、Calibri、Helvetica 或 Times New Roman

14.练习良好的语法和拼写

写得不好的电子邮件可能会对您的职业生涯产生负面影响,因为它表明您不注重细节。作为专业人士,您应该知道如何使用语法和拼写工具来避免错误。

15.正确分享链接

将整个 URL 粘贴到电子邮件中是不正确的电子邮件礼仪。相反,请提供超链接或缩短的 URL,以使收件人更容易打开您的电子邮件。

16.避免过多的缩写词和首字母缩略词

虽然您可以使用您和您的收件人可以理解的行业特定缩写词和首字母缩略词,但请避免过度使用以避免混淆。

17. 24小时内回复电子邮件

尽管您无法立即回复所有电子邮件,但您可以浏览收件箱并确定回复的优先顺序。努力及时回复电子邮件,最好在 24 小时内回复。

18. 转发前请三思

切勿转发可能使收件人收件箱混乱的连锁电子邮件或不相关的消息。总结电子邮件线程中的讨论非常重要。不要转发不打算转发的电子邮件。

19. 谨慎使用“全部回复”

“全部回复”功能很有用,但有时会导致严重的商务电子邮件礼仪错误。在按“全部回复”按钮之前,请确保您的回复对每个人来说都是相关且必要的。

20. 注意执着

在商务电子邮件中附加支持性文档是良好的电子邮件礼仪。压缩大文件并告知收件人任何附件。

21.设置信息丰富的外出回复

当您因不在工作而无法及时回复时,请设置自动外出回复,以告知其他人您没空,并在紧急情况下提供替代联系方式。

22.注意文化差异

强烈建议您在进行任何国际商务交流之前了解业务伙伴的文化背景和语言禁忌。

23. 仔细检查收件人的电子邮件地址

发送电子邮件之前,请验证收件人的电子邮件地址是否正确。这将帮助您避免意外地将机密文件或不必要的电子邮件发送给坏人。

24.发送前校对

最重要的电子邮件礼仪之一是在点击“发送”按钮之前校对您的电子邮件。它有助于发现任何错误并确定需要改进的领域。

25. 谨慎选择结束方式

您应该使用专业且适当的结束语(例如“真诚地”、“非常尊敬”或“亲切的问候”)来保持电子邮件礼仪,以便在电子邮件结束时给人留下持久的印象。

了解更多:如何结束电子邮件?

26. 包含专业的电子邮件签名

创建专业签名并允许您的电子邮件客户端软件自动将其添加到电子邮件中。商务电子邮件签名应包含您的全名、职位、公司名称、联系信息和任何相关链接。

27. 插入号召性用语

将号召性用语放在电子邮件正文的结尾附近是有效的,这样收件人就会明白必须做什么并立即采取行动。

28. 跟踪电子邮件打开率和点击率

如果您有邮件列表,请使用电子邮件跟踪工具来了解谁没有打开以前的电子邮件。您可以决定何时以及向谁发送提醒。点击率可用于更改您以后邮寄的主题行。

29. 创建适合移动设备的消息

超过三分之一的商务专业人士在移动设备上打开电子邮件,因此确保您的电子邮件易于在手机或平板电脑上阅读是电子邮件礼仪的一部分。

使用人工智能电子邮件生成器帮助您处理商务电子邮件礼仪

HIX.AI可以成为您的个人电子邮件助手。它有一个人工智能电子邮件编写器,可以按照适当的电子邮件礼仪重写或生成电子邮件。您可以使用它创建用于外展、响应和后续跟进的商务电子邮件。

  • 使用ChatGPT支持的人工智能算法来改进和创建符合最佳电子邮件礼仪实践的电子邮件
  • 确保电子邮件的语气一致且专业

结论

您的沟通技巧体现了您的个性和专业能力。通过遵守商务电子邮件礼仪,您可以给人留下积极的印象并开辟职业发展的机会。请遵循文章中的商务电子邮件礼仪提示,或使用有效的人工智能电子邮件编写器来生成高质量的电子邮件。

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