Penelitian menunjukkan bahwa rata-rata karyawan AS menghabiskan sekitar seperempat jam kerja mereka untuk membaca email. Oleh karena itu, mengembangkan keterampilan menulis email bisnis yang profesional dan efektif sangat penting untuk kesuksesan karir seseorang.
Jika Anda ingin menjadi efisien dan mahir dalam komunikasi email, penting untuk membiasakan diri Anda dengan etiket email. Artikel ini menyajikan 29 contoh praktis etiket email , aturan, dan tip yang akan memungkinkan Anda sukses di tempat kerja.
Apa itu etiket email?
Etiket email adalah seperangkat pedoman yang menjelaskan cara menulis dan menanggapi email dengan cara yang profesional dan sopan. Ini mencakup berbagai elemen komunikasi email, seperti bahasa, nada, format, dan perilaku umum. Tergantung pada hubungan Anda dengan penerima, serta industri, organisasi, budaya, dan bahkan usia penerima, Anda mungkin perlu menyesuaikan aturan etiket email yang tepat.
Mengapa etiket email penting?
Perusahaan dan individu bisa mendapatkan keuntungan dari mengikuti aturan etiket email karena alasan ini.
● Menunjukkan profesionalisme . Menggunakan etiket email menunjukkan bahwa Anda menghormati orang lain dan Anda dapat diandalkan serta kompeten di tempat kerja.
● Berkomunikasi secara efektif . Mengikuti etiket email yang tepat membuat komunikasi Anda singkat dan mudah dipahami oleh penerima, meminimalkan kesalahpahaman dan salah tafsir.
● Memelihara hubungan yang positif . Etiket email yang baik dapat meningkatkan reputasi profesional Anda, memfasilitasi kolaborasi dengan kolega, klien, dan mitra bisnis.
● Menghindari kesalahan . Praktik terbaik etiket email mengurangi kemungkinan kesalahan dan kekeliruan dalam email bisnis yang dapat menimbulkan rasa malu atau konsekuensi serius.
29+ Tip dan Aturan Etiket Email untuk Profesional
1. Gunakan format standar
Email bisnis yang informal atau tidak lengkap dianggap sebagai pelanggaran etika email. Format email bisnis standar harus terstruktur dengan baik dengan baris subjek, salam, isi, penutup, penandatanganan, dan tanda tangan.
Pelajari lebih lanjut: Apa format email formal?
2. Gunakan nada profesional dan hormat
Pertahankan nada profesional di seluruh email Anda untuk mencerminkan profesionalisme Anda. Hindari bahasa gaul, jargon, atau ungkapan yang terlalu santai yang dapat merusak kepercayaan di tempat kerja.
3. Email dengan alamat email profesional
Menggunakan alamat email perusahaan Anda menunjukkan etika email tingkat tinggi. Jika Anda harus menggunakan akun email pribadi untuk menangani email terkait pekerjaan, sebaiknya gunakan nama lengkap Anda untuk menunjukkan citra profesional.
4. Blind Carbon Copy (BCC) dengan tepat
Etiket email yang tepat adalah menggunakan BCC saat mengirim email ke sekelompok besar penerima yang tidak mengenal satu sama lain untuk melindungi email mereka agar tidak terekspos ke orang lain.
Pelajari lebih lanjut: Bagaimana cara menggunakan CC dan BCC di email?
5. Buat baris subjek yang jelas dan ringkas
Ikuti etiket email dengan meringkas baris subjek yang deskriptif dan pendek. Hal ini memungkinkan penerima untuk memahami tujuan dan memprioritaskan tanggapan mereka dengan cepat. Tidak ada baris subjek atau baris subjek yang panjang dan tidak jelas akan membuat email Anda terlihat berisi spam dan dibuang ke sampah.
6. Mulailah dengan salam dan sapaan profesional
Mulailah email Anda dengan salam dan sapaan yang sopan dan pantas. Tergantung pada hubungan Anda dengan penerima dan situasi komunikasi, Anda dapat menyesuaikan salam dan sapaan yang sesuai, namun jangan pernah menyapa orang dengan ekspresi yang terlalu santai dan impersonal seperti "Hai ya", "Yo", "Hai teman-teman", dan "Hai teman-teman" ".
Pelajari lebih lanjut: Bagaimana cara memulai email?
7. Perkenalkan diri Anda dengan jelas
Aturan etiket email lainnya adalah memberikan pengenalan singkat tentang diri Anda dan perusahaan Anda untuk menetapkan konteks saat berkorespondensi dengan orang baru atau mengirimkan tindak lanjut.
Pelajari lebih lanjut: Bagaimana cara memperkenalkan diri Anda melalui email?
8. Berhati-hatilah dengan humor dan emoji
Di tempat kerja, berhati-hatilah dengan humor, sarkasme, emoji, emotikon , dan meme saat menulis email etiket bisnis. Hal ini dapat disalahartikan dalam komunikasi tertulis dan menjadi gangguan besar.
9. Jaga keamanan informasi rahasia
Berhati-hatilah saat mengkomunikasikan informasi sensitif atau rahasia melalui email. Pedoman yang baik untuk etiket email bisnis adalah menjauhi pesan tertulis dan mempertimbangkan enkripsi.
10. Jaga agar email Anda tetap ringkas dan to the point
Perhatikan panjang email Anda. Email yang panjang dan bertele-tele bisa sangat membebani dan mengakibatkan informasi penting terabaikan. Anda menunjukkan rasa hormat Anda terhadap waktu penerima dengan langsung pada intinya.
11. Jangan menggunakan tanda seru
Dalam email etiket bisnis, Anda tidak boleh menggunakan tanda seru lebih dari satu kali untuk menyampaikan kegembiraan. Pesan Anda akan terkesan agresif, marah, dan tidak profesional jika Anda menggunakan terlalu banyak tanda seru dalam satu email.
12. Jangan gunakan huruf besar semua
Penggunaan huruf besar yang sesuai untuk penekanan dapat diterima jika diperlukan. Namun, penggunaan huruf kapital semua dapat menyebabkan orang lain salah menafsirkan pesan dan maksud Anda.
13. Jaga agar font Anda tetap klasik
Email Anda akan sulit dibaca dengan font yang aneh, warna yang liar, dan ukuran yang tidak biasa. Patuhi norma email standar untuk menggunakan font klasik dan konsisten di seluruh konten email: Warna: Hitam
Ukuran: 10 atau 12 poin
Font: Arial, Calibri, Helvetica, atau Times New Roman
14. Latih tata bahasa dan ejaan yang baik
Email yang ditulis dengan buruk dapat berdampak negatif pada karier Anda karena menunjukkan bahwa Anda tidak memperhatikan detail. Sebagai seorang profesional, Anda harus tahu cara menggunakan alat tata bahasa dan ejaan untuk menghindari kesalahan.
15. Bagikan tautan dengan benar
Bukanlah etiket email yang tepat untuk menempelkan seluruh URL ke email Anda. Sebaliknya, berikan hyperlink atau URL yang dipersingkat agar email Anda lebih mudah dibuka oleh penerima.
16. Hindari penggunaan singkatan dan akronim yang berlebihan
Meskipun Anda dapat menggunakan singkatan dan akronim khusus industri yang dapat dipahami oleh Anda dan penerimanya, jangan gunakan secara berlebihan untuk menghindari kebingungan.
17. Membalas email dalam waktu 24 jam
Meskipun Anda tidak dapat membalas semua email dengan segera, Anda dapat menjelajahi kotak masuk dan memprioritaskan tanggapan Anda. Upayakan untuk membalas email dengan segera, idealnya dalam waktu 24 jam.
18. Berpikirlah dua kali sebelum meneruskan
Jangan pernah meneruskan email berantai atau pesan tidak relevan yang dapat mengacaukan kotak masuk penerima. Penting untuk merangkum diskusi di thread email. Jangan meneruskan email yang tidak dimaksudkan untuk diteruskan.
19. Gunakan "Balas Semua" dengan hemat
Fungsi "Balas Semua" berguna namun terkadang dapat menyebabkan kesalahan etiket email bisnis yang serius. Sebelum menekan tombol "Balas Semua", pastikan tanggapan Anda relevan dan diperlukan untuk semua orang.
20. Waspadai keterikatan
Melampirkan dokumen pendukung di email bisnis Anda adalah etiket email yang baik. Kompres file besar dan beri tahu penerima tentang lampiran apa pun.
21. Tetapkan balasan informatif di luar kantor
Bila Anda tidak dapat merespons dengan segera karena Anda tidak bekerja, siapkan balasan otomatis di luar kantor untuk memberi tahu orang lain tentang ketidakhadiran Anda dan berikan kontak alternatif jika terjadi keadaan darurat.
22. Menyadari perbedaan budaya
Sangat disarankan agar Anda mempelajari latar belakang budaya dan tabu bahasa rekan bisnis Anda sebelum terlibat dalam komunikasi bisnis internasional apa pun.
23. Periksa kembali alamat email penerima
Sebelum mengirim email, verifikasi alamat email penerima sudah benar. Ini akan membantu Anda menghindari pengiriman file rahasia atau email yang tidak diperlukan ke pihak yang salah secara tidak sengaja.
24. Koreksi sebelum dikirim
Salah satu etiket email yang paling penting adalah mengoreksi email Anda sebelum menekan tombol Kirim. Ini membantu menemukan kesalahan dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
25. Pilih tanda tangan dengan hemat
Anda harus menjaga etiket email agar kesan yang mendalam sampai akhir email Anda dengan menggunakan tanda tangan yang profesional dan sesuai, seperti "Hormat kami", "Sangat Hormat", atau "Salam".
Pelajari lebih lanjut: Bagaimana cara mengakhiri email?
26. Sertakan tanda tangan email profesional
Buat tanda tangan profesional dan izinkan perangkat lunak klien email Anda menambahkannya ke email secara otomatis. Tanda tangan email seperti bisnis harus berisi nama lengkap Anda, jabatan, nama perusahaan, informasi kontak, dan tautan apa pun yang relevan.
27. Masukkan ajakan bertindak
Adalah efektif untuk menempatkan ajakan bertindak Anda di dekat bagian akhir badan email Anda sehingga penerima akan memahami apa yang harus dilakukan dan segera mengambil tindakan.
28. Lacak pembukaan email dan rasio klik-tayang
Jika Anda memiliki milis, gunakan alat pelacak email untuk mengetahui siapa yang tidak membuka email sebelumnya. Anda dapat memutuskan kapan dan kepada siapa pengingat akan dikirim. Rasio klik-tayang dapat digunakan untuk mengubah baris subjek surat Anda berikutnya.
29. Buat pesan ramah seluler
Lebih dari sepertiga profesional bisnis membuka email mereka di perangkat seluler, jadi ini adalah bagian dari etiket email untuk memastikan email Anda mudah dibaca di ponsel atau tablet.
Gunakan generator email AI untuk membantu etiket email bisnis Anda
HIX.AI dapat menjadi asisten email pribadi Anda. Ia memiliki penulis email AI yang dapat menulis ulang atau menghasilkan pesan email dengan etiket email yang tepat. Anda dapat menggunakannya untuk membuat email bisnis untuk penjangkauan, tanggapan, dan tindak lanjut .
- Gunakan algoritme kecerdasan buatan yang didukung ChatGPT untuk meningkatkan dan membuat email selaras dengan praktik etiket email terbaik
- Pastikan nada yang konsisten dan profesional dalam email Anda
Kesimpulan
Keterampilan komunikasi Anda menggambarkan kepribadian dan kemampuan profesional Anda. Dengan berpegang pada etika email dalam bisnis, Anda dapat menciptakan kesan positif dan membuka peluang untuk kemajuan karir. Ikuti tip etiket email bisnis di artikel atau gunakan penulis email efektif yang didukung AI untuk menghasilkan pesan email berkualitas tinggi.