Tidak peduli seberapa cemerlang ide dan konsep Anda, seringkali Anda harus menyampaikannya kepada supervisor Anda untuk mendapatkan persetujuan.
Untuk meyakinkan atasan Anda, penting untuk menekankan potensi manfaat, biaya, dan risiko dari konsep tersebut.
Namun bagaimana cara meyakinkan supervisor saya ketika saya sedang menulis email, Anda mungkin berpikir? Bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa Anda mendapat bantuan? Templat email kami yang disetujui dan mudah digunakan dapat membantu Anda mengembangkan email yang menarik dalam hitungan menit. Dirancang untuk mengatasi skenario umum di tempat kerja, templat kami yang ditulis dengan baik memungkinkan Anda menyampaikan argumen secara profesional dan sopan.
Selain itu, panduan terlampir kami memberikan wawasan mendetail tentang cara membuat email permintaan persetujuan yang persuasif dan halus. Baca terus untuk mengetahui cara menulis email permintaan persetujuan dengan ahli.
Apa itu email persetujuan?
Email persetujuan adalah pesan formal yang dikirim oleh anggota tim atau karyawan kepada pemimpin tim, supervisor, atau atasannya, meminta persetujuan mereka atas tindakan, aktivitas, atau keputusan yang ingin mereka buat atau laksanakan.
Email permintaan persetujuan biasanya ditulis oleh karyawan di tempat kerja untuk meminta izin atasan untuk mewakili perusahaan dalam konferensi, membelanjakan uang perusahaan, mengambil cuti sakit, dll. Email harus sederhana, ringkas, jelas dibaca, dan mudah dipahami.
Sebaiknya simpan salinan email ini sebagai referensi jika timbul perselisihan atau kesalahpahaman. Ini mungkin juga berguna untuk tujuan audit dan kepatuhan di beberapa operasi dan industri.
Siap mengirim email itu? Lihatlah beberapa templat dan contoh email persetujuan kami untuk membantu Anda memulai.
9 contoh email permintaan persetujuan
Kami memiliki berbagai contoh email permintaan persetujuan yang disesuaikan dengan situasi kehidupan nyata yang spesifik dan umum. Mereka ditulis untuk menyampaikan ide-ide Anda secara profesional dan menyajikannya dengan cara yang paling meyakinkan
Templat email permintaan persetujuan
Email permintaan persetujuan formal biasanya ditulis dalam bahasa formal. Nada profesional juga dapat dipertahankan di seluruh email. Ini menjadikannya bukan email yang paling menarik untuk ditulis. Namun hal tersebut tetap diperlukan, terutama jika hal tersebut berkaitan dengan aktivitas yang tidak secara langsung berada di bawah kendali Anda.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta persetujuan Anda untuk [ aktivitas/keputusan ] . [ Berikan penjelasan singkat atau alasan permintaan tersebut ] .
Mohon meninjau [ dokumen/laporan/informasi ] terlampir terkait dengan masalah ini. Persetujuan Anda diperlukan untuk melangkah lebih jauh.
Harap beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi tambahan. Perhatian Anda yang cepat terhadap masalah ini akan sangat kami hargai.
Terima kasih atas pertimbangan Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Mencari persetujuan dari template perusahaan
Terkadang, Anda perlu sedikit lebih memaksa untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan. Namun harus berhati-hati agar tidak berlebihan. Contoh ini akan memberi Anda wawasan tentang cara membuat permintaan Anda diketahui dengan cara yang menarik tanpa membuat marah atau menyinggung siapa pun.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk meminta persetujuan Anda atas [ permintaan khusus ] . Setelah mempertimbangkan dengan cermat, saya yakin hal ini akan sangat [ menguntungkan atau meningkatkan aspek tertentu ] .
Namun, saya memahami bahwa Anda mungkin memiliki kekhawatiran atau pertanyaan mengenai masalah ini. Saya akan dengan senang hati menjawab keraguan apa pun atau memberikan informasi tambahan yang mungkin Anda perlukan. Tolong beri tahu saya jika Anda memerlukan hal lain untuk membuat keputusan yang tepat.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Tinggalkan template email permintaan persetujuan
Meskipun Anda berhak mengambil cuti sesuai undang-undang ketenagakerjaan, penting untuk memberi tahu atasan Anda sebelum memilih untuk tidak masuk kerja. Meminta cuti dari supervisor Anda adalah cara profesional untuk menangani rencana liburan atau aktivitas apa pun yang membuat Anda menjauh. Hal ini memastikan transisi yang lancar dan menunjukkan tanggung jawab. Dengan templat ini, Anda dapat mengomunikasikan waktu istirahat yang direncanakan secara efektif, menekankan komitmen Anda terhadap serah terima yang lancar.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya ingin meminta persetujuan Anda untuk cuti saya yang akan datang. Saya telah merencanakan untuk tidak masuk kerja dari [ tanggal mulai ] sampai [ tanggal akhir ] karena [ alasan ] .
Saya memahami pentingnya memberi tahu Anda terlebih dahulu untuk memastikan kelancaran transisi selama saya tidak ada. Saya akan memastikan untuk menyelesaikan semua tugas yang tertunda dan mendelegasikan tanggung jawab saya kepada rekan kerja yang dapat dipercaya.
Tolong beri tahu saya jika ada kekhawatiran atau langkah lebih lanjut yang perlu saya ambil untuk proses persetujuan cuti. Bimbingan Anda mengenai masalah ini akan sangat dihargai.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email permintaan persetujuan klaim biaya
Apakah Anda mengeluarkan biaya sendiri pada perjalanan terakhir Anda? Mendapatkan penggantian biaya seharusnya tidak menjadi masalah selama Anda dapat menyoroti pengeluaran ini dengan benar dan memberikan dokumentasi pendukung. Contoh permintaan persetujuan klaim pengeluaran ini menunjukkan logika dan gaya yang Anda perlukan dalam menghadapi situasi agar dapat menerima pembayaran dengan segera.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya ingin meminta persetujuan atas klaim pengeluaran saya untuk perjalanan yang saya lakukan baru-baru ini.
Saya telah mengeluarkan biaya tertentu selama perjalanan dan telah melampirkan semua dokumentasi pendukung yang diperlukan. Pengeluaran ini termasuk transportasi, akomodasi, dan makan.
Saya dengan hormat meminta Anda untuk meninjau biayanya dan mempertimbangkan untuk menyetujui klaim saya sehingga saya dapat segera mendapatkan penggantian. Jika ada kekhawatiran atau pertanyaan mengenai biayanya, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Terima kasih atas perhatian dan tindakan cepat Anda mengenai masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Pergeseran template email permintaan persetujuan perubahan
Terkadang, kita membutuhkan fleksibilitas untuk mengatur kehidupan profesional dan pribadi kita dengan baik. Anda dapat meminta perubahan jadwal kerja atau bertukar shift dengan rekan kerja untuk memberi Anda waktu untuk aktivitas lain. Namun Anda mungkin perlu mengirim email permintaan persetujuan terlebih dahulu. Majikan yang baik juga tertarik pada kesejahteraan Anda. Jika Anda memilikinya, jujurlah mengapa Anda memerlukan perubahan shift, dan Anda mungkin disetujui untuk melakukannya.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk meminta perubahan shift untuk [ tanggal ] karena [ alasan ] . [ Jelaskan alasannya secara singkat ] . Saya memahami bahwa permintaan ini dapat menimbulkan ketidaknyamanan dan saya mohon maaf atas gangguan apa pun yang ditimbulkannya. Namun, [ berikan alasan yang sah atas permintaan tersebut ] . Saya yakin dengan menukar shift dengan [ nama rekan kerja ] , kedua jadwal kami dapat diakomodasi secara efektif.
Saya sudah membicarakan hal ini dengan [ nama kolega ] , dan kami berdua sepakat untuk membuat perjanjian ini. [ Nama rekan kerja ] telah dengan baik hati menyetujui untuk mengambil giliran kerja saya pada [ tanggal/waktu ] dengan imbalan saya menanggung giliran kerja mereka pada [ tanggal/waktu ] .
Saya meyakinkan Anda bahwa saya akan menyelesaikan semua tugas yang diperlukan sebelum menyerahkan tanggung jawab saya kepada [ nama rekan kerja ] . Pergantian shift ini tidak akan mempengaruhi produktivitas tim secara keseluruhan.
Terima kasih atas pengertian dan pertimbangan Anda. Saya menantikan tanggapan positif Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email permintaan persetujuan perubahan kebijakan perekrutan
Apakah Anda seorang manajer perekrutan? Apakah Anda menganggap kebijakan perekrutan perusahaan sudah ketinggalan zaman dan tidak sesuai dengan praktik modern? Anda dapat menyarankan perubahan menggunakan email permintaan persetujuan. Email ini menjelaskan alasan di balik usulan modifikasi. Anda juga dapat melampirkan kebijakan yang telah ditinjau dan meminta pertimbangan serta persetujuan untuk menerapkan perubahan tersebut.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk meminta persetujuan Anda atas perubahan kebijakan perekrutan kami. Setelah melakukan tinjauan menyeluruh, saya telah mengidentifikasi beberapa area yang memerlukan modifikasi agar selaras dengan praktik modern.
Saya telah melampirkan dokumen kebijakan yang telah ditinjau untuk pertimbangan Anda. Alasan di balik usulan perubahan ini adalah untuk memastikan prosedur perekrutan kami lebih efisien, inklusif, dan sejalan dengan standar industri.
Mohon meninjau usulan modifikasi dan mempertimbangkan pemberian persetujuan untuk penerapan perubahan ini. Dukungan Anda dalam hal ini sangat kami hargai.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat pengingat email permintaan persetujuan
Sudahkah Anda mengirimkan email permintaan persetujuan, dengan tidak sabar menunggu tanggapan, hanya untuk ditanggapi dengan diam? Bukan hal yang aneh bagi supervisor untuk kewalahan dengan beban kerja, sehingga secara tidak sengaja menyebabkan email Anda lolos. Semangat; semua harapan tidak hilang! Anda dapat meminta mereka untuk menjawab permintaan persetujuan awal Anda dengan mengirimkan pengingat lembut.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis ini untuk mengingatkan Anda dengan lembut tentang email permintaan persetujuan yang saya kirimkan kepada Anda pada [ tanggal ] . Saya memahami bahwa Anda mungkin sibuk dengan tugas dan tanggung jawab lain, namun saya ingin memastikan bahwa permintaan saya tidak diabaikan.
Akan sangat kami hargai jika Anda dapat meluangkan waktu untuk meninjau dan membalas email awal saya sesegera mungkin. Persetujuan Anda sangat penting untuk [ alasan persetujuan ] dan saya berharap dapat menerima tanggapan Anda segera.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email permintaan pengadaan
Tindakan sederhana seperti membeli perlengkapan, peralatan, dan perlengkapan kantor baru mungkin merupakan satu-satunya hal yang Anda perlukan untuk menghilangkan rasa frustrasi dan meningkatkan produktivitas Anda. Tapi Anda memerlukan persetujuan atasan Anda untuk itu, bukan? Dengan template email persuasif ini, Anda dapat mengartikulasikan kebutuhan Anda dengan jelas, menekankan manfaat pembelian ini saat melakukannya. Ini meningkatkan peluang Anda untuk disetujui.
Yang terhormat [ Nama Supervisor ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya ingin meminta persetujuan Anda untuk pengadaan perlengkapan, peralatan, dan perlengkapan kantor baru. Pembelian ini akan memberikan kontribusi besar terhadap peningkatan produktivitas kita dan menghilangkan rasa frustrasi yang disebabkan oleh sumber daya yang ketinggalan jaman atau tidak mencukupi.
Dengan berinvestasi pada hal-hal penting ini, kami dapat memastikan bahwa tim kami memiliki alat yang tepat untuk menjalankan tugas mereka secara efisien, sehingga menghasilkan hasil kerja yang lebih baik. Selain itu, menyediakan peralatan terkini kepada staf kami menunjukkan komitmen kami terhadap kesuksesan dan kepuasan mereka.
Saya mohon pertimbangan dan persetujuannya atas permintaan pengadaan ini. Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Persetujuan untuk templat email jam lembur
Bekerja di luar jam kerja normal dapat menarik bayaran tambahan. Ini termasuk bekerja di luar jam kontrak Anda, pada akhir pekan atau hari libur. Namun Anda harus memberi tahu atasan Anda tentang berapa jam ekstra yang harus Anda habiskan untuk menyelesaikan sesuatu. Cara sempurna untuk melakukannya adalah dengan mengirim email permintaan lembur. Anda dapat memodifikasi template ini agar sesuai dengan situasi spesifik Anda dan mengirimkannya sekaligus.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk meminta persetujuan atas jam lembur yang saya kerjakan akhir-akhir ini.
Karena [ alasan tertentu ] , saya harus bekerja di luar jam kerja reguler saya untuk menyelesaikan [ tugas atau proyek tertentu ] . Secara total, saya telah bekerja [ jumlah jam ekstra ] jam ekstra.
Saya memahami bahwa bekerja di luar jam kerja normal dapat menarik bayaran tambahan, dan saya ingin memastikan bahwa saya memberi tahu Anda tentang waktu tambahan yang saya luangkan untuk menyelesaikan sesuatu. Saya mohon persetujuan Anda untuk jam lembur ini.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Format email persetujuan
Saat meninjau template kami, Anda akan menemukan bahwa template tersebut terdiri dari tiga bagian penting: baris subjek yang kuat, isi yang menarik, dan penutup yang sederhana. Email permintaan persetujuan standar harus memasukkan elemen-elemen ini secara efektif. Mari selami setiap bagian, berikan contoh untuk membantu Anda menyusun email dari awal. Pada akhirnya, Anda akan dibekali dengan alat untuk membuat permintaan email yang jelas, ringkas, dan persuasif.
Baris subjek email persetujuan
Di setiap panduan menulis email, Anda akan menemukan saran tentang pentingnya baris subjek yang menarik perhatian. Namun, penting juga untuk membuatnya lugas dan ringkas. Mengapa? Karena meskipun baris subjek yang menarik memicu rasa ingin tahu dan memaksa penerima untuk memprioritaskan pembukaan email Anda, keringkasannya memberikan pratinjau konten email.
Dengan berterus terang tentang tujuan Anda, Anda menghindari menyesatkan penerima saat mereka membukanya. Mari kita jelajahi bagaimana menggabungkan baris subjek yang menarik perhatian, terus terang, dan ringkas untuk memastikan kejelasan dan komunikasi yang efektif.
Beberapa saran baris subjek untuk email permintaan persetujuan meliputi:
- Permintaan persetujuan lembur: (Rentang Tanggal/Waktu)
- Persetujuan diperlukan untuk klaim biaya
- Bisakah Anda menyetujui kontrak (detailnya)?
- Permintaan persetujuan shift swap: (Tanggal/Waktu)
- Persetujuan diperlukan untuk cuti: (Tanggal)
- Bisakah saya mendapatkan persetujuan Anda untuk (Rincian)?
Ada garis tipis antara menjadi kreatif dan terdengar informal. Jadi, jika Anda khawatir tidak menggunakan nada yang tepat untuk baris subjek Anda, bersikaplah formal dan konservatif.
Isi email dari email persetujuan
Ini adalah pesan utama kepada pembaca. Itu dimulai dengan perkenalan seperti:
“Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta persetujuan Anda untuk proyek ini (termasuk rincian proyek). Dan permintaan tindak lanjut seperti:
- “Bimbingan dan otorisasi Anda diperlukan dalam memulai proyek ini dan memastikan keberhasilan penyelesaiannya.”
- “Tim kami mengeluarkan sejumlah biaya tambahan pada kunjungan kami ke Saya telah melampirkan salinan klaim pengeluaran saya. Bisakah Anda meninjau dan menyetujuinya?”
- “Saya telah memeriksa kalender departemen bersama dan melihat bahwa departemen tersebut memiliki cakupan yang cukup pada tanggal-tanggal berikutnya. Bisakah Anda menyetujui permintaan cuti saya untuk (Tanggal)?”
Ini adalah cara yang bagus untuk mengajukan permintaan besar Anda; dalam beberapa kasus, Anda tidak memerlukan informasi lebih lanjut. Namun jika ada kebutuhan tambahan detail dan informasi pendukung, Anda dapat menyertakannya setelahnya. Misalnya, jika Anda mengirimkan email klaim pengeluaran, Anda dapat memberikan penjelasan beberapa biaya dalam klaim tersebut.
Menutup email persetujuan
Lengkapi email Anda dengan sopan. Jangan lupa sertakan ajakan bertindak (CTA) untuk meminta supervisor Anda bertindak berdasarkan konten email.
Contoh CTA untuk email permintaan persetujuan adalah
- Bisakah Anda mengonfirmasi penerimaan email saya dan menyetujui permintaan saya?
Tindak lanjuti ini dengan menunjukkan penghargaan karena telah membaca email Anda.
- Terima kasih telah membaca email ini. Saya menantikan untuk menerima tanggapan dari Anda.
- Saya akan sangat menghargai jika Anda dapat meluangkan waktu dari jadwal sibuk Anda untuk meninjau dan menandatangani permintaan cuti saya untuk (tanggal).
Tanda tangan seperti Salam hormat dan Terima kasih banyak adalah cara yang bagus untuk mengakhiri email Anda. Tanda tangan dan detail kontak Anda akan segera menyusul.
Kesimpulan
Kuasai seni menulis email permintaan persetujuan yang efektif untuk meningkatkan kesuksesan profesional Anda. Email Anda harus bernuansa profesional dan semeyakinkan mungkin. Templat dan sampel kami mewujudkan hal ini dan gratis untuk digunakan. Anda juga dapat memilih untuk menulis email yang lebih khusus menggunakan alat penyusunan email yang didukung AI seperti HIX.AI