Hoe briljant uw ideeën en concepten ook zijn, u moet ze vaak ter goedkeuring aan uw leidinggevende voorleggen.
Om uw leidinggevende te overtuigen, is het essentieel om de potentiële voordelen, kosten en risico's van het concept te benadrukken.
Maar hoe overtuig ik mijn leidinggevende als ik bezig ben met het schrijven van e-mails, denk je misschien? Wat als we je vertelden dat je hulp hebt? Onze gebruiksvriendelijke, goedgekeurde e-mailsjablonen kunnen u helpen binnen enkele minuten een boeiende e-mail te ontwikkelen. Onze goedgeschreven sjablonen zijn ontworpen om typische werkplekscenario's aan te pakken en stellen u in staat uw argumenten professioneel en hoffelijk te presenteren.
Bovendien biedt onze begeleidende gids gedetailleerd inzicht in het maken van overtuigende en gepolijste e-mails met goedkeuringsverzoeken. Lees verder om te leren hoe u op deskundige wijze e-mails met goedkeuringsverzoeken kunt schrijven.
Wat is een goedkeurings-e-mail?
Een goedkeuringse-mail is een formeel bericht dat door een teamlid of werknemer naar de teamleider, supervisor of werkgever wordt verzonden, waarin om hun toestemming wordt gevraagd voor een actie, activiteit of beslissing die zij van plan zijn te nemen of uit te voeren.
E-mails met goedkeuringsverzoeken worden gewoonlijk geschreven door werknemers op de werkplek om toestemming te vragen aan een leidinggevende om het bedrijf te vertegenwoordigen op conferenties, bedrijfsgeld uit te geven, ziekteverlof op te nemen, enz. Ze moeten eenvoudig, beknopt, duidelijk te lezen en gemakkelijk te begrijpen zijn.
Het is het beste om een kopie van deze e-mail te bewaren, zodat u een referentiepunt kunt hebben voor het geval er een geschil of misverstand ontstaat. Het kan ook nuttig zijn voor audit- en nalevingsdoeleinden in sommige activiteiten en sectoren.
Klaar om die e-mail te verzenden? Bekijk enkele van onze goedkeurings-e-mailsjablonen en voorbeelden om u op weg te helpen.
9 voorbeelden van e-mails met goedkeuringsverzoeken
We hebben verschillende e-mailvoorbeelden met goedkeuringsverzoeken die zijn afgestemd op specifieke en veel voorkomende praktijksituaties. Ze zijn geschreven om uw ideeën professioneel over te brengen en op de meest overtuigende manier te presenteren
E-mailsjabloon voor verzoek om goedkeuring
E-mails met formele goedkeuringsverzoeken zijn doorgaans in formele taal geschreven. Er kan ook tijdens de hele e-mail een professionele toon worden aangehouden. Deze maken het niet de meest opwindende e-mail om te schrijven. Maar ze zijn hoe dan ook noodzakelijk, vooral als het activiteiten betreft die niet direct onder uw controle vallen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om uw goedkeuring te vragen voor [ activiteit/besluit ] . [ Geef een korte toelichting of motivering van het verzoek ] .
Lees alstublieft de bijgevoegde [ documenten/rapporten/informatie ] met betrekking tot deze kwestie. Uw goedkeuring is nodig om verder te kunnen gaan.
Laat het me weten als u vragen heeft of aanvullende informatie nodig heeft. Uw onmiddellijke aandacht voor deze kwestie wordt zeer op prijs gesteld.
Bedankt voor uw begrip.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Goedkeuring vragen via een werkgeverssjabloon
Soms moet je wat opdringeriger zijn om te krijgen wat je wilt. Maar er moet voor worden gewaakt dat we daarin niet overdrijven. Dit voorbeeld geeft u inzicht in hoe u uw verzoeken op een overtuigende manier kenbaar kunt maken zonder iemand van streek te maken of te beledigen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om uw goedkeuring te vragen voor [ specifiek verzoek ] . Na zorgvuldige afweging ben ik van mening dat dit een bepaald aspect enorm zal [ goede komen of ] .
Ik begrijp echter dat u mogelijk zorgen of vragen heeft over deze kwestie. Ik wil graag eventuele twijfels wegnemen of aanvullende informatie verstrekken die u nodig heeft. Laat het me weten als je nog iets nodig hebt om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Laat een e-mailsjabloon voor goedkeuringsaanvraag achter
Hoewel u volgens de arbeidswetgeving recht hebt op verlof, is het van cruciaal belang dat u uw leidinggevende op de hoogte stelt voordat u besluit afwezig te zijn van het werk. Verlof aanvragen bij uw leidinggevende is de professionele manier om met vakantieplannen of andere activiteiten om te gaan die u weghouden. Dit zorgt voor soepele overgangen en toont verantwoordelijkheid. Met deze sjabloon kunt u uw geplande vrije tijd effectief communiceren, waarbij u de nadruk legt op uw inzet voor een soepele overdracht.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik wil graag uw goedkeuring vragen voor mijn aanstaande verlof. Ik ben van plan om van [ begindatum ] tot [ einddatum ] afwezig te zijn op het werk om [ reden ] .
Ik begrijp hoe belangrijk het is om u vooraf te informeren om een soepele overgang tijdens mijn afwezigheid te garanderen. Ik zal ervoor zorgen dat ik alle lopende taken voltooi en mijn verantwoordelijkheden delegeer aan een vertrouwde collega.
Laat het me weten als er problemen zijn of als ik verdere stappen moet nemen voor het verlofgoedkeuringsproces. Uw begeleiding in deze kwestie wordt zeer op prijs gesteld.
Bedankt voor uw aandacht en begrip.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor goedkeuringsverzoek voor onkostendeclaraties
Heeft u tijdens uw laatste reis contante uitgaven gedaan? Een vergoeding krijgen zou geen probleem moeten zijn, zolang u deze kosten maar op de juiste manier kunt benadrukken en ondersteunende documentatie kunt overleggen. Dit voorbeeld van een goedkeuringsaanvraag voor declaraties toont de logica en stijl die u nodig heeft om de situatie te benaderen om snel betaald te krijgen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik wil graag goedkeuring vragen voor mijn declaratie van de recente reis die ik heb gemaakt.
Ik heb tijdens de reis bepaalde contante uitgaven gedaan en alle benodigde bewijsstukken bijgevoegd. Deze kosten omvatten vervoer, accommodatie en maaltijden.
Ik verzoek u vriendelijk de kosten te controleren en te overwegen mijn claim goed te keuren, zodat ik onmiddellijk een vergoeding kan krijgen. Als u zich zorgen maakt of vragen heeft over de kosten, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.
Bedankt voor uw aandacht en snelle actie in deze kwestie.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor wijzigingsgoedkeuringsverzoek
Soms hebben we de flexibiliteit nodig om ons professionele en persoonlijke leven goed met elkaar te combineren. U kunt wijzigingen in uw werkroosters aanvragen of diensten ruilen met collega's, zodat u tijd heeft voor andere activiteiten. Maar het kan zijn dat u eerst een e-mail ter goedkeuring van het verzoek moet sturen. Een goede werkgever is ook geïnteresseerd in uw welzijn. Als je er een hebt, wees dan eerlijk over waarom je een ploegwisseling nodig hebt, en misschien wordt je daarvoor goedgekeurd.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik schrijf om een dienstwijziging aan te vragen voor [ datum(s) ] vanwege [ reden ] . [ Leg de reden kort uit ] . Ik begrijp dat dit verzoek ongemak kan veroorzaken en bied mijn excuses aan voor de eventuele verstoring. Echter, [ geef een geldige reden voor het verzoek ] . Ik geloof dat door het wisselen van diensten met [ naam collega ] , onze beide schema's effectief kunnen worden aangepast.
Ik heb dit al besproken met [ naam collega ] en we spreken beiden af om deze afspraak te maken. [ naam collega ] heeft er zo vriendelijk mee ingestemd mijn dienst op [ datum/tijd ] over te nemen in ruil voor het overnemen van hun dienst op [ datum/tijd ] .
Ik verzeker u dat ik alle noodzakelijke taken zal voltooien voordat ik mijn verantwoordelijkheden overdraag aan [ naam collega ] . Deze ploegwisseling heeft geen invloed op de algehele productiviteit van het team.
Bedankt voor uw begrip en aandacht. Ik kijk uit naar uw positieve reactie.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor goedkeuringsverzoek voor inhuurbeleid
Bent u een personeelsmanager? Vindt u het aanwervingsbeleid van het bedrijf achterhaald en niet in overeenstemming met de moderne praktijken? U kunt een wijziging voorstellen via een e-mail met een goedkeuringsverzoek. In deze e-mails wordt de reden achter de voorgestelde wijziging uitgelegd. U kunt ook het herziene beleid bijvoegen en om overweging en goedkeuring vragen voor het implementeren van de wijzigingen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om uw goedkeuring te vragen voor een wijziging in ons aanwervingsbeleid. Na een grondige evaluatie te hebben uitgevoerd, heb ik een aantal gebieden geïdentificeerd die aanpassing behoeven om aan te sluiten bij de moderne praktijken.
Ik heb het herziene beleidsdocument ter overweging bijgevoegd. De grondgedachte achter de voorgestelde wijzigingen is ervoor te zorgen dat onze wervingsprocedures efficiënter, inclusiever en in lijn met de industrienormen zijn.
Gelieve de voorgestelde wijzigingen door te nemen en te overwegen goedkeuring te verlenen voor de implementatie van deze wijzigingen. Uw steun in deze kwestie wordt zeer op prijs gesteld.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailherinneringssjabloon voor goedkeuringsverzoek
Heeft u een e-mail met een goedkeuringsverzoek verzonden, terwijl u reikhalzend op een reactie wachtte, maar vervolgens met stilte werd ontvangen? Het is niet ongebruikelijk dat supervisors overweldigd raken door de werkdruk, waardoor uw e-mail onbedoeld door de mazen van het net glipt. Kop op; alle hoop is niet verloren! U kunt hen vragen om uw initiële goedkeuringsverzoek te behandelen door een vriendelijke herinnering te sturen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om u vriendelijk te herinneren aan de e-mail met het goedkeuringsverzoek die ik u op [ datum ] heb gestuurd. Ik begrijp dat u het misschien druk heeft met andere taken en verantwoordelijkheden, maar ik wilde ervoor zorgen dat mijn verzoek niet over het hoofd wordt gezien.
Het zou zeer op prijs worden gesteld als u even de tijd zou willen nemen om mijn eerste e-mail zo spoedig mogelijk te bekijken en te beantwoorden. Uw goedkeuring is van cruciaal belang voor [ reden voor goedkeuring ] en ik kijk uit naar uw snelle reactie.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor inkoopverzoeken
Eenvoudige handelingen, zoals het aanschaffen van nieuwe kantoorbenodigdheden, gereedschappen en apparatuur, zijn wellicht alles wat u nodig heeft om frustraties te voorkomen en uw productiviteit te verhogen. Maar daarvoor heb je toch de goedkeuring van je leidinggevende nodig? Met dit overtuigende e-mailsjabloon kunt u uw behoeften duidelijk onder woorden brengen en tegelijkertijd de voordelen van deze aankopen benadrukken. Dit vergroot uw kansen op goedkeuring.
Beste [ naam toezichthouder ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik wil graag uw goedkeuring vragen voor de aanschaf van nieuwe kantoorbenodigdheden, gereedschappen en apparatuur. Deze aankopen zullen in grote mate bijdragen aan het verbeteren van onze productiviteit en het blokkeren van eventuele frustraties veroorzaakt door verouderde of onvoldoende middelen.
Door in deze noodzakelijke items te investeren, kunnen we ervoor zorgen dat ons team over de juiste hulpmiddelen beschikt om hun taken efficiënt uit te voeren, wat resulteert in betere werkresultaten. Bovendien toont het feit dat we ons personeel voorzien van moderne apparatuur, aan dat we ons inzetten voor hun succes en tevredenheid.
Ik vraag u vriendelijk om uw overweging en goedkeuring van dit aanbestedingsverzoek. Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor goedkeuring van overuren
Als u buiten de normale kantooruren werkt, kan dit extra loon opleveren. Denk hierbij aan werken buiten de contracturen, in het weekend of op feestdagen. Maar u moet uw werkgever informeren over hoeveel extra uren u heeft moeten besteden om dingen gedaan te krijgen. De perfecte manier om dit te doen is door een e-mail met een overwerkverzoek te sturen. U kunt dit sjabloon aanpassen aan uw specifieke situatie en direct versturen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf om goedkeuring te vragen voor de overuren die ik onlangs heb gewerkt.
Vanwege [ specifieke reden ] moest ik buiten mijn reguliere contracturen werken om [ specifieke taak of project ] te voltooien. In totaal heb ik [ aantal extra uren ] extra uren gewerkt.
Ik begrijp dat werken buiten de normale kantooruren extra loon kan opleveren, en ik wilde ervoor zorgen dat ik u op de hoogte stel van de extra tijd die ik heb gestoken om dingen voor elkaar te krijgen. Voor deze overuren vraag ik vriendelijk uw toestemming.
Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Formaat van een goedkeurings-e-mail
Wanneer u onze sjablonen bekijkt, zult u merken dat ze uit drie essentiële onderdelen bestaan: een krachtige onderwerpregel, een overtuigende tekst en een eenvoudige aftekening. Een standaard e-mail met een goedkeuringsverzoek moet deze elementen effectief bevatten. Laten we dieper ingaan op elk onderdeel en onderweg voorbeelden geven om u te helpen bij het helemaal opnieuw opstellen van uw e-mails. Aan het einde beschikt u over de tools waarmee u duidelijke, beknopte en overtuigende e-mailverzoeken kunt opstellen.
Onderwerpregel van een goedkeurings-e-mail
In elke handleiding voor het schrijven van e-mails vindt u advies over het belang van een opvallende onderwerpregel. Het is echter net zo belangrijk dat het eenvoudig en beknopt is. Waarom? Want hoewel een interessante onderwerpregel de nieuwsgierigheid wekt en de ontvanger dwingt prioriteit te geven aan het openen van uw e-mail, biedt de beknoptheid ervan een voorproefje van de inhoud van de e-mail.
Door eerlijk te zijn over uw doel, voorkomt u dat u de ontvanger misleidt wanneer deze deze opent. Laten we eens kijken hoe de combinatie van aandachttrekken, rechtlijnigheid en beknoptheid in uw onderwerpregel voor duidelijkheid en effectieve communicatie zorgt.
Enkele onderwerpregelsuggesties voor een e-mail met een goedkeuringsverzoek zijn onder meer:
- Verzoek om goedkeuring van overuren: (datum/tijdbereik)
- Goedkeuring nodig voor onkostendeclaratie
- Kunt u de (details)contracten goedkeuren?
- Goedkeuringsverzoek voor ploegwisseling: (datum/tijd)
- Goedkeuring vereist voor verlof: (data)
- Kan ik uw goedkeuring krijgen voor (Details)?
Er is een heel dunne grens tussen creatief zijn en informeel klinken. Dus als je bang bent dat je niet de juiste toon voor je onderwerpregel gebruikt, ga dan formeel en conservatief.
E-mailtekst van een goedkeurings-e-mail
Dit is de belangrijkste boodschap aan de lezer. Het begint met een inleiding als:
'Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om uw goedkeuring te vragen voor dit project (inclusief projectdetails). En een vervolgverzoek zoals:
- “Uw begeleiding en toestemming zijn nodig om dit project te starten en de succesvolle afronding ervan te garanderen.”
- “Ons team heeft wat extra kosten gemaakt tijdens ons bezoek aan de Ik heb een kopie van mijn declaraties bijgevoegd. Kunt u het beoordelen en goedkeuren?”
- “Ik heb de gedeelde afdelingskalender bekeken en zie dat de afdeling binnen de volgende data voldoende dekking heeft. Kunt u mijn verlofaanvraag voor (Datum) goedkeuren?”
Dit is een geweldige manier om uw geweldige verzoek te doen; in sommige gevallen heeft u geen verdere informatie nodig. Als er echter behoefte is aan aanvullende details en ondersteunende informatie, kunt u deze daarna toevoegen. Als u bijvoorbeeld een e-mail met onkostendeclaraties indient, kunt u een toelichting geven op sommige uitgaven in de declaratie.
Een goedkeurings-e-mail sluiten
Vul uw e-mail op een beleefde manier in. Vergeet niet een call-to-action (CTA) op te nemen om uw supervisor te vragen actie te ondernemen op basis van de e-mailinhoud.
Een voorbeeld van een CTA voor een e-mail met een goedkeuringsverzoek is
- Kunt u de ontvangst van mijn e-mail en de goedkeuring van mijn verzoek bevestigen?
Volg dit op door waardering te tonen voor het lezen van uw e-mail.
- Bedankt voor het lezen van deze e-mail. Ik kijk er naar uit om een reactie van u te ontvangen.
- Ik zou het op prijs stellen als u in uw drukke agenda de tijd zou willen nemen om mijn verlofaanvraag voor (datum) te bekijken en af te tekenen.
Aftekeningen zoals Vriendelijke groeten en Hartelijk dank zijn geweldige manieren om uw e-mail te beëindigen. Uw handtekening en contactgegevens volgen kort daarna.
Conclusie
Beheers de kunst van het schrijven van effectieve e-mails met goedkeuringsverzoeken om uw professionele succes te vergroten. Uw e-mail moet een professionele toon hebben en zo overtuigend mogelijk zijn. Onze sjablonen en voorbeelden belichamen dit en zijn gratis te gebruiken. U kunt er ook voor kiezen om een meer aangepaste e-mail te schrijven met behulp van AI-aangedreven tools voor het opstellen van e-mails, zoals HIX.AI