Какими бы блестящими ни были ваши идеи и концепции, вам часто приходится представлять их на утверждение своему руководителю.
Чтобы убедить свое начальство, важно подчеркнуть потенциальные преимущества, затраты и риски концепции.
Но как мне убедить своего руководителя, когда я уже пишу электронные письма, можете подумать вы? Что, если мы скажем вам, что вам помогли? Наши простые в использовании утвержденные шаблоны электронных писем помогут вам создать привлекательное электронное письмо за считанные минуты. Наши хорошо написанные шаблоны, разработанные для типичных ситуаций на рабочем месте, позволят вам представить свои аргументы профессионально и вежливо.
Более того, в нашем сопроводительном руководстве содержится подробная информация о том, как создавать убедительные и безупречные электронные письма с запросами на одобрение. Читайте дальше, чтобы узнать, как профессионально писать электронные письма с запросами на одобрение.
Что такое электронное письмо с подтверждением?
Электронное письмо с одобрением — это официальное сообщение, отправленное членом команды или сотрудником своему руководителю, руководителю или работодателю с просьбой дать их согласие на действия, действия или решения, которые они намереваются принять или осуществить.
Электронные письма с запросами на одобрение обычно пишутся сотрудниками на рабочем месте, чтобы получить разрешение от начальника представлять компанию на конференциях, тратить деньги компании, брать отпуск по болезни и т. д. Они должны быть простыми, краткими, понятными и понятными.
Лучше всего сохранить копию этого электронного письма, чтобы использовать ее в случае возникновения споров или недоразумений. Это также может быть полезно для целей аудита и соблюдения требований в некоторых операциях и отраслях.
Готовы отправить это письмо? Ознакомьтесь с некоторыми из наших шаблонов и примеров электронных писем с подтверждением, которые помогут вам приступить к работе.
9 примеров электронных писем с запросом на одобрение
У нас есть различные примеры электронных писем с запросами на одобрение, адаптированные к конкретным и типичным ситуациям из реальной жизни. Они написаны для того, чтобы профессионально передать ваши идеи и представить их максимально убедительно.
Шаблон электронного письма с запросом на одобрение
Официальные электронные письма с запросами на одобрение обычно пишутся формальным языком. Профессиональный тон также может поддерживаться на протяжении всего электронного письма. Это делает это письмо не самым интересным для написания. Но они необходимы в любом случае, особенно если они касаются деятельности, не находящейся под вашим прямым контролем.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы запросить ваше одобрение на [ действие/решение ] . [ Предоставьте краткое объяснение или обоснование запроса ] .
Пожалуйста, просмотрите прилагаемые [ документы/отчеты/информацию ] относящиеся к этому вопросу. Для продолжения работы необходимо ваше одобрение.
Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация. Мы будем очень признательны за ваше оперативное внимание к этому вопросу.
Спасибо за ваше внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Образец запроса на одобрение от работодателя
Иногда вам нужно быть немного более настойчивым, чтобы получить то, что вы хотите. Но нужно быть осторожным, чтобы не переборщить с этим. Этот образец даст вам представление о том, как убедительно донести свои запросы, никого не расстраивая и не оскорбляя.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы получить ваше одобрение на [ конкретный запрос ] . После тщательного рассмотрения я считаю, что это принесет [ пользу или улучшит определенный ] .
Однако я понимаю, что у вас могут возникнуть сомнения или вопросы по этому поводу. Я был бы более чем рад развеять любые сомнения или предоставить дополнительную информацию, которая может вам понадобиться. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-нибудь еще, чтобы принять обоснованное решение.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с просьбой оставить запрос
Несмотря на то, что в соответствии с трудовым законодательством вы имеете право на отпуск, очень важно сообщить об этом своему руководителю, прежде чем принять решение об отсутствии на работе. Попросить отпуск у своего руководителя — это профессиональный способ справиться с планами отпуска или любой деятельностью, которая вас отвлекает. Это обеспечивает плавный переход и демонстрирует ответственность. С помощью этого шаблона вы можете эффективно сообщить о запланированном отгуле, подчеркнув свою приверженность плавной передаче работы.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я хотел бы попросить вашего согласия на мой предстоящий отпуск. Я планировал отсутствовать на работе с [ дата начала ] до [ дата окончания ] по [ причина ] .
Я понимаю, как важно проинформировать вас заранее, чтобы обеспечить плавный переход во время моего отсутствия. Я обязательно выполню все предстоящие задачи и передам свои обязанности коллеге, которому доверяю.
Пожалуйста, дайте мне знать, если есть какие-либо проблемы или дальнейшие шаги, которые мне необходимо предпринять для процесса утверждения отпуска. Ваше руководство по этому вопросу будет высоко оценено.
Спасибо за внимание и понимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с запросом на утверждение претензии по расходам
Были ли у вас какие-либо личные расходы во время последней поездки? Получение возмещения не должно быть проблемой, если вы можете правильно указать эти расходы и предоставить подтверждающую документацию. В этом образце запроса на утверждение требования о расходах показана логика и стиль, необходимые для подхода к ситуации, чтобы получить оплату как можно скорее.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я хотел бы запросить одобрение моего заявления о расходах на недавнюю поездку, которую я совершил.
Я оплатил определенные расходы во время поездки и приложил всю необходимую подтверждающую документацию. В эти расходы входят транспорт, проживание и питание.
Я прошу вас проанализировать расходы и рассмотреть возможность утверждения моего требования, чтобы мне можно было как можно скорее возместить расходы. Если есть какие-либо сомнения или вопросы относительно расходов, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Благодарим за внимание и оперативные действия по данному вопросу.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с запросом на утверждение изменения смены
Иногда нам нужна гибкость, чтобы правильно совмещать нашу профессиональную и личную жизнь. Вы можете запросить изменения в своем рабочем графике или поменяться сменами с коллегами, чтобы освободить время для других занятий. Но вам может потребоваться сначала отправить электронное письмо с подтверждением запроса. Хороший работодатель тоже заинтересован в вашем благополучии. Если у вас есть такая смена, честно скажите, почему вам нужна смена, и вас могут одобрить.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я пишу с просьбой о смене на [ дата(ы) ] по [ причина ] . [ Кратко объясните причину ] . Я понимаю, что этот запрос может вызвать неудобства, и приношу извинения за возможные неудобства. Однако [ укажите действительную причину запроса ] . Я считаю, что, поменяв местами смены с [ имя коллеги ] , мы сможем эффективно согласовать оба наших графика.
Я уже обсуждал это с [ имя коллеги ] , и мы оба согласны на такую договоренность. [ Имя коллеги ] любезно согласился взять на себя мою смену [ дата/время ] в обмен на то, что я буду прикрывать их смену [ дата/время ] .
Уверяю вас, что выполню все необходимые задачи, прежде чем передать свои обязанности [ имя коллеги ] . Смена смены не повлияет на общую продуктивность команды.
Благодарим вас за понимание и внимание. Я с нетерпением жду вашего положительного ответа.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с запросом на утверждение изменения политики найма
Вы менеджер по найму? Считаете ли вы политику компании по найму устаревшей и не соответствующей современной практике? Вы можете предложить изменение, отправив электронное письмо с запросом на одобрение. Эти электронные письма объясняют причину предлагаемого изменения. Вы также можете приложить проверенную политику и запросить рассмотрение и одобрение на внесение изменений.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы попросить вашего одобрения на изменение нашей политики найма. Проведя тщательный анализ, я определил некоторые области, которые требуют изменений, чтобы привести их в соответствие с современной практикой.
Я приложил рассмотренный политический документ на ваше рассмотрение. Целью предлагаемых изменений является обеспечение того, чтобы наши процедуры найма были более эффективными, инклюзивными и соответствовали отраслевым стандартам.
Пожалуйста, ознакомьтесь с предлагаемыми изменениями и рассмотрите возможность предоставления одобрения на внедрение этих изменений. Мы очень ценим вашу поддержку в этом вопросе.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон напоминания по электронной почте о запросе на одобрение
Вы отправили электронное письмо с запросом на одобрение, с нетерпением ожидая ответа, но были встречены молчанием? Руководители нередко перегружаются рабочей нагрузкой, из-за чего ваша электронная почта случайно ускользает из виду. Не унывать; вся надежда не потеряна! Вы можете предложить им ответить на ваш первоначальный запрос на одобрение, отправив мягкое напоминание.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы напомнить вам об электронном письме с запросом на одобрение, которое я отправил вам [ дата ] . Я понимаю, что вы можете быть заняты другими задачами и обязанностями, но я хотел убедиться, что моя просьба не останется без внимания.
Был бы очень признателен, если бы вы нашли время просмотреть мое первое письмо и ответить на него при первой же возможности. Ваше одобрение имеет решающее значение по [ причина одобрения ] , и я с нетерпением жду вашего быстрого ответа.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с запросом на закупку
Простые действия, такие как приобретение новых канцелярских товаров, инструментов и оборудования, могут оказаться всем, что вам нужно, чтобы избавиться от разочарований и повысить свою продуктивность. Но для этого вам нужно одобрение вашего начальника, не так ли? С помощью этого убедительного шаблона электронного письма вы сможете четко сформулировать свои потребности, подчеркнув преимущества этих покупок. Это увеличивает ваши шансы на одобрение.
Дорогой [ имя руководителя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я хотел бы запросить ваше одобрение на закупку новых канцелярских товаров, инструментов и оборудования. Эти покупки будут в значительной степени способствовать повышению нашей производительности и предотвращению любых разочарований, вызванных устаревшими или недостаточными ресурсами.
Инвестируя в эти необходимые предметы, мы можем гарантировать, что у нашей команды есть соответствующие инструменты для эффективного выполнения своих обязанностей, что приведет к улучшению результатов работы. Кроме того, предоставление нашим сотрудникам обновленного оборудования демонстрирует нашу приверженность их успеху и удовлетворению.
Прошу Вас рассмотреть и одобрить данный запрос на закупку. Благодарим Вас за внимание к этому вопросу.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Утверждение шаблона электронного письма о сверхурочных часах
Работа в нерабочее время может повлечь за собой дополнительную оплату. Это включает в себя работу в нерабочие часы, в выходные или праздничные дни. Но вы должны сообщить своему работодателю, сколько дополнительных часов вам пришлось потратить, чтобы добиться цели. Идеальный способ сделать это — отправить электронное письмо с просьбой о сверхурочной работе. Вы можете изменить этот шаблон в соответствии с вашей конкретной ситуацией и отправить его сразу.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы запросить разрешение на сверхурочные часы, которые я недавно работал.
По [ конкретной причине ] мне пришлось работать сверх обычного рабочего времени, чтобы выполнить [ конкретную задачу или проект ] . В общей сложности я отработал [ количество дополнительных часов ] дополнительных часов.
Я понимаю, что работа в нерабочее время может повлечь за собой дополнительную оплату, и я хотел бы сообщить вам о дополнительном времени, которое я потратил на выполнение задач. Прошу вашего согласия на эти сверхурочные часы.
Благодарим Вас за внимание к этому вопросу.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Формат электронного письма с подтверждением
Просматривая наши шаблоны, вы обнаружите, что они состоят из трех основных частей: мощная тема, привлекательная основная часть и простое подписание. Стандартное электронное письмо с запросом на одобрение должно эффективно включать эти элементы. Давайте углубимся в каждую часть, предлагая примеры, которые помогут вам составить электронные письма с нуля. К концу вы будете оснащены инструментами для создания четких, кратких и убедительных запросов по электронной почте.
Тема электронного письма с подтверждением
В каждом руководстве по написанию электронных писем вы найдете советы о важности привлекательной темы письма. Однако не менее важно, чтобы оно было простым и кратким. Почему? Потому что, хотя интересная строка темы вызывает любопытство и заставляет получателя уделять первоочередное внимание открытию вашего электронного письма, ее краткость обеспечивает предварительный просмотр содержимого электронного письма.
Честно говоря о своей цели, вы не введете получателя в заблуждение, когда он его откроет. Давайте рассмотрим, как сочетание привлечения внимания, прямоты и краткости в теме письма обеспечивает ясность и эффективность общения.
Некоторые предложения по теме письма с запросом на одобрение включают в себя:
- Запрос на утверждение сверхурочной работы: (Диапазон дат/времени)
- Требуется одобрение для заявления о возмещении расходов
- Можете ли вы утвердить контракты (подробности)?
- Запрос на утверждение смены: (Дата/время)
- Для отпуска необходимо разрешение: (даты)
- Могу ли я получить ваше одобрение на (Подробности)?
Существует очень тонкая грань между креативностью и неформальным звучанием. Итак, если вы беспокоитесь о том, что в теме письма выбран неправильный тон, придерживайтесь формального и консервативного подхода.
Текст письма с подтверждением
Это главное послание читателю. Начинается оно со вступления типа:
"Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы запросить ваше одобрение на этот проект (включая детали проекта). И последующий запрос типа:
- «Ваше руководство и разрешение необходимы для начала этого проекта и обеспечения его успешного завершения».
- «Наша команда понесла некоторые дополнительные расходы во время нашего визита. Копию претензии к расходам я прилагаю. Можете ли вы просмотреть и одобрить?»
- «Я проверил общий календарь отдела и вижу, что отдел имеет достаточный охват в следующие даты. Можете ли вы одобрить мой запрос на отпуск на (Дата)?»
Это отличный способ выразить свою великую просьбу; в некоторых случаях вам не нужна дополнительная информация. Однако, если есть необходимость в дополнительных деталях и вспомогательной информации, вы можете включить их позже. Например, если вы отправляете электронное письмо с претензией на возмещение расходов, вы можете предоставить объяснение некоторых расходов, указанных в претензии.
Закрытие письма с подтверждением
Заполните электронное письмо в вежливой форме. Не забудьте включить призыв к действию (CTA), чтобы побудить вашего руководителя действовать в соответствии с содержанием электронного письма.
Пример призыва к действию для электронного письма с запросом на одобрение:
- Можете ли вы подтвердить получение моего электронного письма и одобрение моего запроса?
После этого выразите признательность за чтение вашей электронной почты.
- Спасибо, что прочитали это письмо. Я с нетерпением жду ответа от вас.
- Я был бы признателен, если бы вы нашли время в своем плотном графике, чтобы просмотреть и подписать мое заявление на отпуск на (дата).
Подписи типа «С уважением» и «Большое спасибо» — отличный способ завершить письмо. Ваша подпись и контактные данные должны появиться вскоре после этого.
Заключение
Овладейте искусством написания эффективных электронных писем с запросами на одобрение, чтобы повысить свой профессиональный успех. Ваше электронное письмо должно иметь профессиональный тон и быть максимально убедительным. Наши шаблоны и образцы воплощают это и бесплатны для использования. Вы также можете написать более индивидуальное электронное письмо, используя инструменты для создания электронных писем на базе искусственного интеллекта, такие как HIX.AI