Bez względu na to, jak genialne są Twoje pomysły i koncepcje, często musisz przedstawić je swojemu przełożonemu do zatwierdzenia.
Aby przekonać przełożonego, należy podkreślić potencjalne korzyści, koszty i ryzyko związane z koncepcją.
Ale jak przekonać przełożonego, kiedy jestem w połowie pisania e-maili, możesz pomyśleć? A gdybyśmy Ci powiedzieli, że masz pomoc? Nasze łatwe w użyciu, zatwierdzone szablony wiadomości e-mail pomogą Ci w przygotowaniu atrakcyjnej wiadomości e-mail w ciągu kilku minut. Zaprojektowane z myślą o typowych scenariuszach w miejscu pracy, nasze dobrze napisane szablony umożliwiają profesjonalne i uprzejme przedstawienie swoich argumentów.
Co więcej, nasz towarzyszący przewodnik zawiera szczegółowe informacje na temat tworzenia przekonujących i dopracowanych wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak fachowo pisać e-maile z prośbą o zatwierdzenie.
Co to jest e-mail z potwierdzeniem?
E-mail zatwierdzający to formalna wiadomość wysyłana przez członka zespołu lub pracownika do lidera zespołu, przełożonego lub pracodawcy z prośbą o zgodę na sposób działania, czynność lub decyzję, którą zamierza podjąć lub przeprowadzić.
E-maile z prośbą o zatwierdzenie są często pisane przez pracowników w miejscu pracy w celu uzyskania pozwolenia od przełożonego na reprezentowanie firmy na konferencjach, wydawanie pieniędzy firmy, korzystanie ze zwolnień lekarskich itp. Powinny być proste, zwięzłe, czytelne i łatwe do zrozumienia.
Najlepiej zachować kopię tej wiadomości e-mail, aby zapewnić punkt odniesienia w przypadku jakichkolwiek sporów lub nieporozumień. Może być również przydatny do celów audytu i zgodności w niektórych operacjach i branżach.
Chcesz wysłać tego e-maila? Zapoznaj się z niektórymi naszymi szablonami wiadomości e-mail z zatwierdzeniem i przykładami, które pomogą Ci zacząć.
9 przykładów e-maili z prośbą o zatwierdzenie
Mamy różne przykłady wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie dostosowane do konkretnych i typowych sytuacji z życia codziennego. Są napisane tak, aby profesjonalnie przekazać Twoje pomysły i przedstawić je w możliwie najbardziej przekonujący sposób
Prośba o zatwierdzenie szablonu wiadomości e-mail
E-maile z prośbą o formalną zgodę są zazwyczaj pisane językiem formalnym. W całym e-mailu można zachować profesjonalny ton. To sprawia, że pisanie e-maili nie jest najbardziej ekscytujące. Jednak mimo wszystko są one konieczne, szczególnie jeśli dotyczą działań, nad którymi nie masz bezpośredniej kontroli.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby poprosić Cię o zatwierdzenie [ działania/decyzji ] . [ Proszę podać krótkie wyjaśnienie lub uzasadnienie wniosku ] .
Prosimy o zapoznanie się z załączonymi [ dokumentami/raportami/informacjami ] związanymi z tą sprawą. Aby móc kontynuować, konieczna jest Twoja zgoda.
Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, daj mi znać. Twoje niezwłoczne zajęcie się tą sprawą będzie dla nas niezwykle cenne.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Uzyskanie zgody od szablonu pracodawcy
Czasami musisz być trochę bardziej natarczywy, aby dostać to, czego chcesz. Trzeba jednak uważać, aby nie przesadzić z tym. Dzięki temu przykładowi dowiesz się, jak przedstawiać swoje prośby w przekonujący sposób, nie denerwując ani nie obrażając nikogo.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby uzyskać Twoją zgodę na [ konkretną prośbę ] . Po dokładnym rozważeniu uważam, że przyniesie to znaczne [ korzyści lub poprawę określonego aspektu ] .
Rozumiem jednak, że możesz mieć wątpliwości lub pytania dotyczące tej kwestii. Chętnie rozwieję wszelkie wątpliwości lub udzielę dodatkowych informacji, których możesz potrzebować. Jeśli potrzebujesz czegoś jeszcze, aby podjąć świadomą decyzję, daj mi znać.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Pozostaw szablon e-maila z prośbą o zatwierdzenie prośby
Chociaż zgodnie z przepisami prawa pracy masz prawo do urlopu, bardzo ważne jest, aby poinformować o tym swojego przełożonego, zanim zdecydujesz się na nieobecność w pracy. Zwrócenie się do przełożonego o urlop to profesjonalny sposób na poradzenie sobie z planami urlopowymi lub wszelkimi zajęciami, które powstrzymują Cię od pracy. Zapewnia to płynne przejścia i świadczy o odpowiedzialności. Dzięki temu szablonowi możesz skutecznie zakomunikować planowany czas wolny, podkreślając swoje zaangażowanie w sprawne przekazanie pracy.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Chciałbym prosić o zgodę na mój nadchodzący urlop. Planuję nieobecność w pracy od [ data rozpoczęcia ] do [ data zakończenia ] z [ powód ] .
Rozumiem, jak ważne jest poinformowanie Cię z wyprzedzeniem, aby zapewnić płynne przejście podczas mojej nieobecności. Zadbam o dokończenie wszystkich zaległych zadań i deleguję swoje obowiązki zaufanemu współpracownikowi.
Proszę dać mi znać, jeśli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości lub dalsze kroki, które muszę podjąć w celu uzyskania zgody na urlop. Twoje wskazówki w tej kwestii będą bardzo cenne.
Dziękuję za uwagę i zrozumienie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie wniosku o zwrot wydatków
Czy podczas ostatniej podróży poniosłeś jakieś dodatkowe wydatki? Uzyskanie zwrotu kosztów nie powinno stanowić problemu, o ile potrafisz odpowiednio wyróżnić te wydatki i dostarczyć odpowiednią dokumentację. Ten przykładowy wniosek o zatwierdzenie wniosku o wydatek pokazuje logikę i styl, jakie należy zastosować w danej sytuacji, aby szybko otrzymać zapłatę.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Chciałbym poprosić o zatwierdzenie mojego wniosku o zwrot kosztów ostatniej podróży.
Podczas podróży poniosłem pewne wydatki z własnej kieszeni i załączyłem całą niezbędną dokumentację potwierdzającą. Wydatki te obejmują transport, zakwaterowanie i wyżywienie.
Uprzejmie proszę o sprawdzenie wydatków i rozważenie zatwierdzenia mojego roszczenia, co umożliwi mi niezwłoczny zwrot kosztów. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania dotyczące wydatków, nie wahaj się ze mną skontaktować.
Dziękuję za uwagę i szybkie podjęcie działań w tej sprawie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie zmiany zmiany
Czasami potrzebujemy elastyczności, aby właściwie pogodzić życie zawodowe i osobiste. Możesz poprosić o zmiany w harmonogramie pracy lub zamienić się zmianami ze współpracownikami, aby mieć czas na inne zajęcia. Jednak może być konieczne wcześniejsze wysłanie wiadomości e-mail z zatwierdzeniem prośby. Dobry pracodawca jest także zainteresowany Twoim dobrem. Jeśli takową posiadasz, powiedz szczerze, dlaczego potrzebujesz zmiany zmiany, a być może zostaniesz na nią zatwierdzony.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Piszę, aby poprosić o zmianę zmiany na [ data(y) ] z powodu [ powód ] . [ Wyjaśnij krótko powód ] . Rozumiem, że ta prośba może powodować niedogodności i przepraszam za wszelkie zakłócenia, jakie może spowodować. Jednakże [ podaj ważny powód żądania ] . Wierzę, że zamieniając zmiany z [ imię i nazwisko kolegi ] , możemy skutecznie dopasować oba nasze harmonogramy.
Rozmawiałem już o tym z [ imię kolegi ] i oboje zgadzamy się na taki układ. [ Imię kolegi ] uprzejmie zgodził się przyjąć moją zmianę w dniu [ data/godzina ] w zamian za to, że przejmę jego zmianę w dniu [ data/godzina ] .
Zapewniam, że przed przekazaniem swoich obowiązków [ imię i nazwisko kolegi ] wykonam wszystkie niezbędne zadania. Ta zmiana zmiany nie będzie miała wpływu na ogólną produktywność zespołu.
Dziękuję za zrozumienie i uwagę. Czekam na Twoją pozytywną odpowiedź.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie zmiany zasad zatrudnienia
Czy jesteś menedżerem ds. rekrutacji? Czy uważasz, że polityka zatrudniania firmy jest przestarzała i niezgodna z nowoczesnymi praktykami? Możesz zasugerować zmianę, wysyłając wiadomość e-mail z prośbą o zatwierdzenie. Te e-maile wyjaśniają uzasadnienie proponowanej modyfikacji. Możesz także załączyć zweryfikowaną politykę i poprosić o rozpatrzenie i zatwierdzenie wprowadzenia zmian.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby poprosić o zgodę na zmianę naszej polityki zatrudnienia. Po przeprowadzeniu dokładnego przeglądu zidentyfikowałem pewne obszary, które wymagają modyfikacji w celu dostosowania do współczesnych praktyk.
Załączam sprawdzony dokument dotyczący polityki do rozpatrzenia. Powodem proponowanych zmian jest zapewnienie, że nasze procedury zatrudniania są bardziej efektywne, włączające i zgodne ze standardami branżowymi.
Prosimy o zapoznanie się z proponowanymi zmianami i rozważenie udzielenia zgody na wdrożenie tych zmian. Twoje wsparcie w tej sprawie jest dla nas niezwykle cenne.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon e-maila z przypomnieniem o żądaniu zatwierdzenia
Czy wysłałeś e-mail z prośbą o zatwierdzenie i z niecierpliwością czekałeś na odpowiedź, ale spotkałeś się z ciszą? Nierzadko zdarza się, że przełożeni są przytłoczeni obciążeniem pracą, co nieumyślnie powoduje, że Twoja poczta e-mail przedostaje się przez szczeliny. Rozchmurz się; nie wszystko stracone! Możesz poprosić ich o zajęcie się Twoją wstępną prośbą o zatwierdzenie, wysyłając delikatne przypomnienie.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby delikatnie przypomnieć Ci o e-mailu z prośbą o zatwierdzenie, który wysłałem Ci w dniu [ data ] . Rozumiem, że możesz być zajęty innymi zadaniami i obowiązkami, ale chciałem mieć pewność, że moja prośba nie zostanie przeoczona.
Bylibyśmy bardzo wdzięczni, gdyby zechcieli Państwo poświęcić chwilę na zapoznanie się z moim pierwszym e-mailem i odpowiedzieć na niego w najszybszym możliwym terminie. Twoja zgoda jest kluczowa dla [ powód zatwierdzenia ] i nie mogę się doczekać Twojej szybkiej odpowiedzi.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail z prośbą o zamówienie
Proste kroki, takie jak zakup nowych materiałów biurowych, narzędzi i sprzętu, mogą wystarczyć, aby zablokować frustracje i zwiększyć produktywność. Ale potrzebujesz na to zgody przełożonego, prawda? Dzięki temu przekonującemu szablonowi e-maila możesz jasno wyrazić swoje potrzeby, podkreślając jednocześnie korzyści płynące z tych zakupów. Zwiększa to Twoje szanse na akceptację.
Szanowny [ Imię przełożonego ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Chciałbym poprosić o zgodę na zakup nowych materiałów biurowych, narzędzi i sprzętu. Zakupy te w znacznym stopniu przyczynią się do poprawy naszej produktywności i zapobiegnięcia wszelkim frustracjom spowodowanym przestarzałymi lub niewystarczającymi zasobami.
Inwestując w te niezbędne elementy, możemy zapewnić naszemu zespołowi odpowiednie narzędzia do sprawnego wykonywania swoich obowiązków, co przełoży się na lepsze efekty pracy. Dodatkowo, zapewnienie naszym pracownikom najnowocześniejszego sprzętu pokazuje nasze zaangażowanie w ich sukces i satysfakcję.
Uprzejmie proszę o rozpatrzenie i zatwierdzenie niniejszego wniosku o udzielenie zamówienia. Dziękuję za zwrócenie uwagi na tę kwestię.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Zatwierdzenie szablonu e-maila dotyczącego godzin nadliczbowych
Praca poza normalnymi godzinami pracy może wiązać się z dodatkowym wynagrodzeniem. Obejmuje to pracę poza ustalonymi godzinami pracy, w weekendy i święta. Musisz jednak poinformować pracodawcę o liczbie dodatkowych godzin, które musiałeś przepracować, aby załatwić sprawy. Idealnym sposobem na to jest wysłanie e-maila z prośbą o nadgodziny. Możesz zmodyfikować ten szablon, aby dopasować go do swojej konkretnej sytuacji i wysłać go od razu.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę z prośbą o zatwierdzenie godzin nadliczbowych, które ostatnio przepracowałem.
Z [ konkretnego powodu ] musiałem pracować poza normalnymi godzinami pracy, aby ukończyć [ konkretne zadanie lub projekt ] . W sumie przepracowałem [ liczba dodatkowych godzin ] dodatkowe godziny.
Rozumiem, że praca poza normalnymi godzinami pracy może wiązać się z dodatkowym wynagrodzeniem, dlatego chcę Cię poinformować o dodatkowym czasie, który poświęciłem na załatwienie spraw. Uprzejmie proszę o zgodę na te nadgodziny.
Dziękuję za zwrócenie uwagi na tę kwestię.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Format e-maila zatwierdzającego
Przeglądając nasze szablony, przekonasz się, że składają się one z trzech zasadniczych części: mocnej linii tematu, atrakcyjnej treści i prostego podpisu. Standardowa wiadomość e-mail z prośbą o zatwierdzenie powinna skutecznie uwzględniać te elementy. Przyjrzyjmy się każdej części, podając przykłady, które pomogą Ci w pisaniu wiadomości e-mail od zera. Na koniec będziesz wyposażony w narzędzia umożliwiające tworzenie jasnych, zwięzłych i przekonujących próśb e-mailowych.
Temat wiadomości e-mail z zatwierdzeniem
W każdym przewodniku po pisaniu e-maili znajdziesz porady dotyczące znaczenia przyciągającego uwagę tematu. Równie ważne jest jednak, aby było ono proste i zwięzłe. Dlaczego? Ponieważ choć ciekawy temat wzbudza ciekawość i zmusza odbiorcę do nadania priorytetu otwarciu wiadomości e-mail, jego zwięzłość umożliwia podgląd zawartości wiadomości e-mail.
Mówiąc szczerze o swoim celu, unikasz wprowadzenia odbiorcy w błąd, gdy go otworzy. Przyjrzyjmy się, jak połączenie przyciągania uwagi, prostoty i zwięzłości w temacie zapewnia przejrzystość i skuteczną komunikację.
Oto niektóre sugestie dotyczące tematu wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie:
- Wniosek o zatwierdzenie pracy w godzinach nadliczbowych: (zakres daty/godziny)
- Wymagana zgoda na wniosek o zwrot wydatków
- Czy możecie zatwierdzić (szczegóły) umów?
- Prośba o zatwierdzenie zamiany zmiany biegów: (data/godzina)
- Wymagana zgoda na urlop: (Daty)
- Czy mogę uzyskać Twoją zgodę na (Szczegóły)?
Granica między kreatywnością a nieformalnym brzmieniem jest bardzo cienka. Jeśli więc martwisz się, że nie użyjesz odpowiedniego tonu w temacie, zachowaj formalny i konserwatywny charakter.
Treść wiadomości e-mail z zatwierdzeniem
To jest główne przesłanie dla czytelnika. Zaczyna się od wstępu w stylu:
"Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę z prośbą o zatwierdzenie tego projektu (w tym szczegóły projektu). I prośba uzupełniająca, taka jak:
- „Do rozpoczęcia tego projektu i zapewnienia jego pomyślnego zakończenia potrzebne są Twoje wskazówki i autoryzacja”.
- „Nasz zespół poniósł dodatkowe wydatki podczas naszej wizyty w Załączam kopię moich wniosków o zwrot wydatków. Czy możesz sprawdzić i zatwierdzić?”
- „Sprawdziłem udostępniony kalendarz działu i widzę, że dział ma wystarczającą liczbę zgłoszeń w następujących terminach. Czy możesz zatwierdzić moją prośbę o urlop na (data)?”
To świetny sposób, aby wyrazić swoją wielką prośbę; w niektórych przypadkach nie potrzebujesz więcej informacji. Jeśli jednak zaistnieje potrzeba dodatkowych szczegółów i informacji uzupełniających, można je uwzględnić później. Na przykład, jeśli przesyłasz wiadomość e-mail z wnioskiem o wydatek, możesz podać wyjaśnienia dotyczące niektórych wydatków objętych wnioskiem.
Zamykanie wiadomości e-mail z potwierdzeniem
Wypełnij swój e-mail w uprzejmy sposób. Nie zapomnij o dołączeniu wezwania do działania (CTA), aby skłonić przełożonego do działania w związku z treścią wiadomości e-mail.
Przykładowym wezwaniem do działania w wiadomości e-mail z prośbą o zatwierdzenie jest
- Czy możesz potwierdzić otrzymanie mojego e-maila i zatwierdzenie mojej prośby?
Kontynuuj to, okazując wdzięczność za przeczytanie Twojego e-maila.
- Dziękujemy za przeczytanie tego e-maila. Z niecierpliwością czekam na odpowiedź od Ciebie.
- Byłbym wdzięczny, gdyby zechciał Pan poświęcić trochę czasu w swoim napiętym harmonogramie na zapoznanie się i podpisanie mojego wniosku o urlop na (data).
Podpisy typu „Z pozdrowieniami” i „Wielkie podziękowania” to świetny sposób na zakończenie wiadomości e-mail. Niedługo potem powinien pojawić się Twój podpis i dane kontaktowe.
Wniosek
Opanuj sztukę pisania skutecznych e-maili z prośbą o zgodę, aby zwiększyć swój sukces zawodowy. Twój e-mail powinien mieć profesjonalny ton i być jak najbardziej przekonujący. Ucieleśniają to nasze szablony i próbki, z których można korzystać bezpłatnie. Możesz także napisać bardziej niestandardową wiadomość e-mail, korzystając z narzędzi do tworzenia wiadomości e-mail opartych na sztucznej inteligencji, takich jak HIX.AI