Jeśli jesteś przyzwyczajony do pisania zwykłych e-maili do przyjaciół, rodziny i znajomych, możesz mieć trudności z prawidłowym napisaniem oficjalnego e-maila. Jeśli jednak będziesz trzymać się ustalonej struktury, właściwej etykiety biznesowej poczty e-mail i praktycznych przykładów oficjalnych wiadomości e-mail, napisanie formalnego e-maila może być szybką i łatwą procedurą.
W tym artykule omówiono strukturę oficjalnego e-maila i przedstawiono 12 oficjalnych próbek e-maili. Będziesz mógł napisać oficjalny e-mail do dowolnej organizacji i uzyskać oczekiwaną odpowiedź.
Co to jest oficjalny e-mail?
Oficjalna wiadomość e-mail to rodzaj formalnej wiadomości e-mail wysyłanej do osób sprawujących władzę lub organizacji w celu prowadzenia oficjalnej lub zawodowej komunikacji. Oficjalne adresy e-mail są powszechnie używane w miejscu pracy, instytucjach edukacyjnych, organizacjach rządowych i środowiskach zawodowych.
Przykładowymi odbiorcami, do których możesz kierować oficjalny e-mail, są: Twój menadżer, profesor, urzędnik publiczny, klient, współpracownik lub partner biznesowy.
Kiedy należy napisać oficjalny e-mail?
Oficjalnych e-maili możesz używać we wszystkich sytuacjach wymagających formalnej komunikacji. Niezależnie od tego, czy wysyłasz oficjalne ogłoszenia, składasz prośby związane z biznesem, czy kontaktujesz się z nieznaną osobą.
Oto kilka typowych scenariuszy, w których warto rozważyć napisanie oficjalnego e-maila:
1. Podania o pracę : podczas ubiegania się o pracę wysłanie oficjalnego e-maila pomaga stworzyć profesjonalne wrażenie i umożliwia rekruterowi łatwe zapoznanie się z materiałami aplikacyjnymi.
2. Zapytania biznesowe : wysłanie oficjalnego e-maila jest wskazane, gdy potrzebujesz informacji biznesowych od współpracowników, klientów lub innej firmy. Pomaga utrzymać efektywną rozmowę.
3. Odpowiedź na skargę: Być może w związku z zaistniałym problemem konieczne będzie wysłanie e-maila z przeprosinami w związku z karierą zawodową lub procesem edukacyjnym.
4. Oficjalne ogłoszenia: Podczas rozpowszechniania ważnych informacji, takich jak oficjalne przedstawianie kogoś lub ogłoszenia ogólnofirmowe, oficjalny e-mail zapewnia zachowanie profesjonalnego tonu wiadomości.
5. Koordynacja projektu : Podczas pracy nad projektem z wieloma członkami zespołu oficjalne e-maile poprawiają przejrzystość i pomagają wszystkim zaangażowanym.
12 Oficjalnych próbek e-maili
Poniższe oficjalne próbki e-maili zostały utworzone przy użyciu instancji ze świata rzeczywistego. Próbki mają jednak charakter ogólny, dlatego należy pamiętać o ich edytowaniu i dostosowywaniu zgodnie z własnymi wymaganiami oraz konwencjami firmowymi, branżowymi lub kulturowymi.
Oficjalna próbka e-maila do formalnego wprowadzenia
Jest wiele okazji, w których trzeba wysłać formalne e-maile wprowadzające, przedstawiające klienta, partnera biznesowego lub nowego członka personelu osobie, którą już znasz. W poniższym przykładzie oficjalnego e-maila wprowadzającego piszesz do całego zespołu sprzedaży, aby poinformować go, że do zespołu dołączył nowy członek.
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Chciałbym poinformować Państwa, że do naszego zespołu sprzedaży dołączył nowy członek. Powitajcie [ Imię nowego członka ] , który będzie ściśle współpracować z nami wszystkimi, aby osiągnąć cele naszego zespołu.
[ Imię nowego członka ] wnosi [ swoje ] rozległe doświadczenie w [ wspomnieć o odpowiednim doświadczeniu lub umiejętnościach ] . [ On/Ona ] jest podekscytowany możliwością wniesienia wkładu do zespołu i pomocy nam w osiągnięciu jeszcze większego sukcesu.
Przyłącz się do mnie i serdecznie powitaj [ imię i nazwisko nowego członka ] . Jestem pewien, że [ on/ona ] będzie cennym członkiem naszego zespołu.
Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się bezpośrednio z [ imię i nazwisko nowego członka ] . [ Jego/Jej ] adres e-mail to [ Adres e-mail nowego członka ] .
Dziękujemy za uwagę i współpracę.
Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Próbka oficjalnego e-maila z ogłoszeniem
Oficjalne e-maile z ogłoszeniami są zwykle wysyłane w obrębie organizacji lub do grupy osób. Są powszechnie używane do ogłaszania zmian w zasadach, aktualizacji projektów, kluczowych wydarzeń biznesowych i innych ważnych wydarzeń. W oficjalnym e-mailu poniżej przekazujesz całej firmie dobrą wiadomość, że flagowy produkt firmy otrzymał główną nagrodę za wzornictwo.
Szanowni Państwo, [ Imię odbiorcy ] ,
Z radością ogłaszam, że flagowy produkt naszej firmy, [ Nazwa produktu ] , otrzymał prestiżową nagrodę za wzornictwo! To osiągnięcie jest świadectwem ciężkiej pracy i poświęcenia całego naszego zespołu.
Zdobycie tej nagrody nie tylko stanowi wyraz uznania dla wyjątkowego projektu i innowacyjności [ Nazwa produktu ] , ale także podkreśla naszą firmę jako lidera w branży przemysł. Jesteśmy niesamowicie dumni z tego osiągnięcia i chcieliśmy podzielić się tą wiadomością z wami wszystkimi.
Ta nagroda nie byłaby możliwa bez niestrudzonych wysiłków i wiedzy każdego członka zespołu zaangażowanego w rozwój, projektowanie, i marketing [ Nazwa produktu ] . Dziękujemy za Wasze poświęcenie i zaangażowanie.
Wierzymy, że ten kamień milowy jeszcze bardziej wzmocni reputację naszej marki i zapewni większy sukces na rynku. Wykorzystujmy tę dynamikę i dostarczajmy naszym klientom więcej wyjątkowych produktów.
Jeszcze raz gratulujemy całemu zespołowi tego zasłużonego uznania!
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Oficjalny przykładowy e-mail dotyczący zwolnienia lekarskiego
W miejscu pracy bardzo powszechne jest wysyłanie osobistych e-maili z prośbą o pomoc lub pozwolenie. Może to być wszystko, od drobnych pytań po poważne prośby. W tej oficjalnej próbce e-maila dotyczącego zwolnienia lekarskiego piszesz, aby dokładnie wyjaśnić swoją niezdolność do pracy. Na końcu maila nie zapomnij zawrzeć informacji o swoich planach na przerwę i przewidywanym terminie powrotu do pracy.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Z przykrością zawiadamiam, że źle się czuję i nie mogę przyjechać do pracy. Byłem u lekarza, który poradził mi, żebym wziął kilka dni wolnego na regenerację.
Przepraszam za spowodowane niedogodności i rozumiem, że moja nieobecność może mieć wpływ na zespół. Zapewniam Cię, że poinformowałem [ imię i nazwisko kolegi ] o moich projektach, a oni będą mnie zastępować podczas mojej nieobecności.
Spodziewam się powrotu do pracy w dniu [ oczekiwana data powrotu ] . Jeśli jest jakaś pilna sprawa wymagająca mojej uwagi, nie wahaj się ze mną skontaktować e-mailem lub telefonicznie.
Dziękuję za zrozumienie i wsparcie.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Oficjalny przykładowy e-mail z zaproszeniem na spotkanie
Umawiając się na spotkanie ze współpracownikami, klientami lub partnerami, należy wysłać prośbę o spotkanie lub zaproszenie za pośrednictwem oficjalnego e-maila. W przypadku formalnego e-maila z zaproszeniem na spotkanie istotne jest, aby wszyscy uczestnicy posiadali niezbędne informacje dotyczące daty, godziny, miejsca i programu spotkania.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.
Daj mi znać, czy proponowany harmonogram Ci odpowiada.
Dziękujemy za uwagę.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Oficjalny przykładowy e-mail dotyczący podania o pracę
Oficjalny e-mail umożliwiający skontaktowanie się z firmą w celu ubiegania się o stanowisko jest również powszechny. Ten przykładowy oficjalny e-mail pokazuje, jak napisać oficjalny e-mail z podaniem o pracę , który zawiera opis listu motywacyjnego, CV i innych niezbędnych dokumentów.
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Piszę, aby wyrazić moje zainteresowanie stanowiskiem pracy w Państwa firmie. Załączam list motywacyjny, życiorys i inne wymagane dokumenty do wglądu.
Mam ponad 10-letnie doświadczenie w branży i uważam, że moje umiejętności i kwalifikacje czynią mnie mocnym kandydatem na to stanowisko.
Mam pewność, że mogę przyczynić się do sukcesu Twojej firmy.
Dziękuję za rozpatrzenie mojego wniosku.
Z niecierpliwością czekam na możliwość dalszego omówienia tego stanowiska.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Oficjalna próbka e-maila z podziękowaniami
Inną sytuacją, w której będziesz potrzebować oficjalnego e-maila, jest wysłanie listu z podziękowaniami. Oficjalny e-mail z podziękowaniami jest zwykle wysyłany po wcześniejszej komunikacji lub gdy chcesz komuś podziękować za spełnienie Twojej osobistej prośby. Ten przykładowy e-mail z podziękowaniami jest krótki, konkretny i przemyślany.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby wyrazić moje szczere uznanie za [ spełnienie mojej osobistej prośby / pomoc w [ konkretnym zadaniu ] ] .
Twoje [ wsparcie / wskazówki / wiedza specjalistyczna ] było nieocenione i jestem wdzięczny za poświęcony czas i wysiłek włożony w [ udzielenie pomocy/wykonanie zadania ] .
Dziękuję za uwagę.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Oficjalna próbka odpowiedzi na e-mail
Jedną z zasad etykiety biznesowej poczty elektronicznej jest odpowiadanie na każdą otrzymaną wiadomość e-mail. Aby przyspieszyć odpowiedzi na e-maile, możesz skorzystać z poniższego przykładowego oficjalnego e-maila z odpowiedzią. Zacznij od potwierdzenia, że otrzymałeś wiadomość, a następnie wyjaśnij, co zrobisz, aby zrealizować intencję nadawcy.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Potwierdzam otrzymanie Państwa wiadomości e-mail i jestem wdzięczny za przekazane informacje. Podejmę niezbędne kroki, aby wykonać Twoje instrukcje i zapewnić osiągnięcie zamierzonego rezultatu.
Jeśli będę miał jakieś pytania lub będę potrzebował dalszych wyjaśnień, niezwłocznie się z Tobą skontaktuję.
Dziękuję za uwagę.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Oficjalna próbka e-maila uzupełniającego
W przeciwieństwie do pierwszego e-maila kontaktowego, pisząc e-mail z przypomnieniem lub e-mail uzupełniający , nie musisz podawać szerokiego kontekstu, ale nadal musi on mieć profesjonalną strukturę i ton. Ten przykład kolejnego e-maila krótko opisuje tło tej komunikacji i delikatnie zachęca odbiorcę do podjęcia działań.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.
Daj mi znać, czy proponowany harmonogram Ci odpowiada.
Dziękujemy za uwagę.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Oficjalny przykład e-maila w odpowiedzi na skargę
Osoby składające skargi są już sfrustrowane, więc nieprofesjonalna reakcja – na przykład użycie niewłaściwego języka lub zabrzmi nieostrożnie – może podsycić ogień i spowodować poważne konsekwencje biznesowe. Dlatego powinieneś wysłać oficjalny e-mail, taki jak ten przykładowy, z przeprosinami i przedstawieniem opcji rozwiązania.
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Piszę w sprawie niedawno złożonej przez Państwa skargi. Rozumiem Twoją frustrację i przepraszam za wszelkie niedogodności. Cenimy Twoją opinię i staramy się niezwłocznie reagować na Twoje wątpliwości.
Po zbadaniu problemu zidentyfikowaliśmy pierwotną przyczynę i pracujemy nad rozwiązaniem. Aby naprawić tę sytuację, oferujemy dwa rozwiązania:
1. [ Rozwiązanie 1 ]
2. [ Rozwiązanie 2 ]
Daj nam znać, którą opcję wolisz lub jeśli masz dalsze sugestie. Zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby zapewnić Ci satysfakcję.
Jeszcze raz przepraszamy za wszelkie niedogodności z tym związane i dziękujemy za cierpliwość podczas rozwiązywania problemu.
Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Oficjalny przykład e-maila do udostępniania statusu projektu
Oficjalne e-maile z aktualizacjami prac są kluczowe, aby wszyscy byli na bieżąco podczas procesu współpracy w ramach projektu, szczególnie podczas pracy z wieloma firmami. W tym oficjalnym przykładzie e-maila możesz dowiedzieć się, jak jasno określić przydział zadań, aktualizacje projektu, oczekiwania i inne ważne informacje na temat projektu za pomocą wypunktowań.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Chciałem poinformować Państwa o aktualnym stanie projektu. Oto najważniejsze punkty:
- Pierwsza faza projektu została pomyślnie zakończona.
- Druga faza, która obejmuje analizę danych, jest obecnie w toku.
- Spodziewamy się zakończenia analizy w przyszłym tygodniu i podzielimy się z Państwem wynikami.
- Po zakończeniu analizy przejdziemy do ostatniej fazy projektu, jaką jest wdrożenie.< /li>
- Przejrzyj załączony dokument, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat harmonogramu projektu i jego rezultatów.
Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, daj mi znać. Dziękuję za uwagę.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Oficjalny przykład e-maila z rezygnacją
Jeśli zdecydujesz się odejść z obecnego stanowiska pracy, musisz napisać oficjalny e-mail, aby poinformować pracodawcę o swojej decyzji. W tym przykładzie możesz dowiedzieć się, jak napisać wiadomość e-mail z rezygnacją , która pozytywnie zakończy Twoje zatrudnienie, krótko wyjaśniając powód odejścia, dziękując pracodawcy i oferując pomoc nowemu rekrutowi w procesie przejściowym.
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Piszę, aby poinformować Państwa o decyzji rezygnacji z mojego obecnego stanowiska w [ Nazwa firmy ] . Po głębokim namyśle zdecydowałem się skorzystać z nowych możliwości, które bardziej odpowiadają moim długoterminowym celom zawodowym.
Chcę wyrazić moją szczerą wdzięczność Tobie i całemu zespołowi [ Nazwa firmy ] za wsparcie, wskazówki i możliwości, jakie otrzymałem podczas mojej kadencji. Jestem wdzięczny za szansę pracy z tak utalentowanymi osobami i zdobyłem bezcenne doświadczenie, które przyda mi się w przyszłych przedsięwzięciach.
Aby zapewnić płynne przejście na moje zastępstwo, jestem więcej niż chętny pomóc w każdy możliwy sposób. Niezależnie od tego, czy wiąże się to ze szkoleniem nowego rekruta, czy zapewnieniem wskazówek podczas procesu przekazania, nie wahaj się ze mną skontaktować.
Jeszcze raz dziękuję za możliwości i doświadczenia, jakie miałem w [ Nazwa firmy ] . Życzę Tobie i zespołowi dalszych sukcesów w przyszłości.
Z pozdrowieniami,
[ Twoje imię ]
Oficjalny e-mail z zapytaniem biznesowym
E-maile z zapytaniami biznesowymi są wysyłane w celu uzyskania informacji, żądania wyjaśnień lub wyrażenia zainteresowania określonym produktem, usługą lub możliwością biznesową. W tym oficjalnym przykładzie e-maila z zapytaniem okazujesz prawdziwe zainteresowanie i zadajesz jasne i konkretne pytania.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby poprosić o informacje dotyczące [ konkretnego produktu/usługi/możliwości biznesowej ] .
Najpierw chciałbym zapytać o przedział cenowy [ produktu/usługi ] . Czy możesz przesłać mi wycenę lub inne istotne informacje o cenach?
Ponadto chcę dowiedzieć się więcej o konkretnych funkcjach i zaletach [ produktu/usługi ] . Czy mógłbyś udostępnić mi szczegółowy opis lub dostępne broszury/dokumentację?
Na koniec będę wdzięczny za wszelkie informacje dotyczące harmonogramu dostawy/montażu i wszelkich dostępnych opcji gwarancji.
Dziękuję za zwrócenie uwagi na tę kwestię. Z niecierpliwością czekam na otrzymanie żądanych informacji w możliwie najkrótszym czasie.
Z pozdrowieniami,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Oficjalny format wiadomości e-mail
Podobnie jak wszystkie oficjalne e-maile , oficjalne e-maile mają określoną strukturę i sposób dostarczania. Format wiadomości e-mail jest prosty, jeśli opanujesz cztery kluczowe elementy:
● Wiersz tematu . Użyj jasnego i zwięzłego tematu, który wskazuje cel wiadomości e-mail. Średnio tematy zawierające maksymalnie siedem słów są otwierane częściej.
● Pozdrowienia i pozdrowienia . Rozpocznij wiadomość e-mail od formalnego pozdrowienia z imieniem i nazwiskiem odbiorcy i odpowiednim pozdrowieniem.
● Treść e-maila . W zależności od komunikacji i jej kontekstu użyj odpowiedniego wersu otwierającego. Upewnij się, że wiadomość e-mail jest konkretna, a jej treść powinna być krótka.
● Zamknięcie i podpis . Użyj oficjalnego zakończenia wiadomości e-mail, a następnie formalnego podpisu biznesowego, zawierającego imię i nazwisko, stanowisko, firmę, dane kontaktowe i inne informacje, jeśli dotyczy.
Dowiedz się więcej o formacie e-maila tutaj .
Wykorzystaj moc AI do napisania oficjalnego e-maila
Napisanie formalnego e-maila zazwyczaj zajmuje więcej czasu, ponieważ musisz przygotować treść w profesjonalny i uprzejmy sposób oraz sprawdzić wszystko przed wysłaniem. Dlaczego nie rozważyć wykorzystania narzędzia do tworzenia e-maili opartego na sztucznej inteligencji, aby przyspieszyć proces tworzenia oficjalnych wiadomości e-mail?
Generator poczty e-mail HIX.AI może być najlepszym wyborem. Wykorzystuje zaawansowaną technologię sztucznej inteligencji i algorytmy uczenia się języka naturalnego, aby pomóc Ci w automatycznym generowaniu i ulepszaniu zadań związanych z pisaniem e-maili. Można go używać we wszystkich sytuacjach, które wymagają formalnej komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
● Uprość pisanie oficjalnych e-maili jednym kliknięciem
● Zachowuj profesjonalny i uprzejmy ton w oficjalnej wiadomości e-mail
● Wsparcie w tłumaczeniu oficjalnego e-maila na ponad 50 języków
● Ogromna biblioteka oficjalnych próbek e-maili dostosowanych do każdego oficjalnego powodu e-maili
Dolna linia
Umiejętność napisania oficjalnego e-maila jest ważna dla zachowania profesjonalizmu i skuteczności komunikacji podczas wysyłania e-maili do klientów, klientów, współpracowników, dostawców, dostawców lub innych kontaktów biznesowych.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci stworzyć oficjalny e-mail, który wyrazi Twoje intencje i zapewni dobre wyniki. Jeśli nadal uważasz, że pisanie oficjalnego e-maila jest trudne i czasochłonne, użyj narzędzia do tworzenia wiadomości e-mail HIX.AI , aby sobie z tym poradzić.