Hvis du er vant til å skrive tilfeldige e-poster til venner, familie og bekjente, kan det hende du sliter med hvordan du skal skrive en offisiell e-post. Men hvis du holder deg til en fast struktur, riktig forretningsetikett for e-post og praktiske offisielle e-postprøver, kan det å skrive en formell e-post være en rask og enkel prosedyre.
Denne artikkelen bryter ned strukturen til en offisiell e-post og gir deg 12 offisielle e-posteksempler. Du vil kunne skrive en offisiell e-post til enhver organisasjon og få svaret du forventer.
Hva er en offisiell e-post?
En offisiell e-post er en type formell e-post som sendes til enkeltpersoner i myndighet eller organisasjoner for å utføre offisiell eller profesjonell kommunikasjon. Offisielle e-poster brukes ofte på arbeidsplassen, utdanningsinstitusjoner, offentlige organisasjoner og profesjonelle miljøer.
Eksempler på mottakere du kan adressere en offisiell e-post til inkluderer din leder, professor, offentlig tjenestemann, kunde, kollega eller forretningsforbindelse.
Når bør du skrive en offisiell e-post?
Du kan bruke offisielle e-poster for alle typer situasjoner som krever formell kommunikasjon. Enten du sender formelle kunngjøringer, kommer med forretningsrelaterte forespørsler eller kontakter en ukjent person.
Her er noen vanlige scenarier når du bør vurdere å skrive en offisiell e-post:
1. Jobbsøknader : Når du søker på en jobb, hjelper det å sende en offisiell e-post å skape et profesjonelt inntrykk og lar rekruttereren enkelt gjennomgå søknadsmaterialet ditt.
2. Bedriftsforespørsler : Det er hensiktsmessig å sende en offisiell e-post når du trenger forretningsrelatert informasjon fra dine kolleger, klienter eller et annet selskap. Det bidrar til å opprettholde en effektiv samtale.
3. Klagesvar: Du må kanskje sende ut en unnskyldning på e-post i din profesjonelle karriere eller utdanningsprosess som svar på et problem.
4. Offisielle kunngjøringer: Når du sprer viktig informasjon, for eksempel å introdusere noen formelle eller kunngjøringer for hele selskapet, sikrer en offisiell e-post at meldingen holder en profesjonell tone.
5. Prosjektkoordinering : Når du jobber med et prosjekt med flere teammedlemmer, forbedrer offisielle e-poster klarheten og hjelper alle involverte.
12 offisielle e-postprøver
De offisielle e-posteksemplene nedenfor er laget ved hjelp av virkelige forekomster. Eksempler er imidlertid generiske, så vær oppmerksom på å redigere og tilpasse dem etter dine krav og enhver bedrift, bransje eller kulturelle konvensjoner.
Offisiell e-postprøve for en formell introduksjon
Det er mange anledninger der du trenger å sende ut formelle introduksjons-e-poster som introduserer en kunde, forretningspartner eller en ny medarbeider til noen du allerede kjenner. I følgende offisielle e-posteksempel for introduksjon, skriver du til hele salgsteamet for å informere dem om at et nytt medlem har sluttet seg til teamet.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg vil gjerne informere deg om at vi har et nytt medlem som slutter seg til vårt salgsteam. Velkommen til [ New Member's Name ] som vil jobbe tett med oss alle for å nå teamets mål.
[ New Member's Name ] bringer [ hans/hennes ] omfattende erfaring innen [ nevn relevant erfaring eller ferdigheter ] . [ Han/Hun ] er glade for å bidra til teamet og hjelpe oss med å oppnå enda større suksess.
Vennligst bli med meg og ønske [ Nytt medlems navn ] hjertelig velkommen. Jeg er sikker på at [ han/hun ] vil være et verdifullt tillegg til teamet vårt.
Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere informasjon, kan du gjerne kontakte [ Nytt medlems navn ] direkte . [ Hans/Hennes ] e-postadresse er [ Nytt medlems e-postadresse ] .
Takk for oppmerksomheten og samarbeidet.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Eksempel på offisiell kunngjøring via e-post
Offisielle kunngjøringer sendes vanligvis innenfor en organisasjon eller til en gruppe mennesker. De brukes ofte til å kunngjøre endringer i retningslinjene, prosjektoppdateringer, forretningsmilepæler og andre viktige hendelser. I den offisielle e-posten nedenfor deler du den gode nyheten med hele selskapet om at selskapets flaggskipprodukt har mottatt en stor designpris.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg er glad for å kunngjøre at selskapets flaggskipprodukt, [ produktnavn ] , har mottatt en prestisjefylt designpris! Denne prestasjonen er et vitnesbyrd om det harde arbeidet og engasjementet til hele teamet vårt.
Å vinne denne prisen anerkjenner ikke bare den enestående designen og innovasjonen til [ Product Name ] , men fremhever også selskapet vårt som ledende innen industri. Vi er utrolig stolte av denne prestasjonen og ønsket å dele denne nyheten med dere alle.
Denne prisen hadde ikke vært mulig uten den utrettelige innsatsen og ekspertisen til hvert teammedlem som er involvert i utvikling, design, og markedsføring av [ Produktnavn ] . Takk for ditt engasjement og engasjement.
Vi tror at denne milepælen ytterligere vil øke merkevarens omdømme og drive større suksess i markedet. La oss fortsette å bygge på dette momentumet og levere flere eksepsjonelle produkter til kundene våre.
Nok en gang, gratulerer til hele teamet for denne velfortjente anerkjennelsen!
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisiell e-postprøve for sykefravær
På arbeidsplassen er en personlig forespørsel-e-post som ber om hjelp eller tillatelse svært vanlig. Det kan være alt fra små spørsmål til store forespørsler. I denne offisielle e-postprøven for sykefravær, skriver du for nøye å avklare din manglende evne til å jobbe. På slutten av e-posten, ikke glem å inkludere informasjon om planene dine i pausen og forventet returdato for å jobbe.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg beklager å måtte informere deg om at jeg føler meg uvel og ikke kan komme på jobb. Jeg har oppsøkt en lege som råder meg til å ta noen dager fri for å bli frisk.
Jeg beklager ulempen det har medført, og jeg forstår at fraværet mitt kan påvirke teamet. Vær trygg, jeg har informert [ kollegas navn ] om prosjektene mine, og de vil dekke for meg under mitt fravær.
Jeg forventer å komme tilbake på jobb på [ forventet returdato ] . Hvis det er noe presserende spørsmål som krever min oppmerksomhet, ikke nøl med å kontakte meg via e-post eller telefon.
Takk for forståelsen og din støtte.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisiell e-posteksempel for en møteinvitasjon
Når du arrangerer et møte med kolleger, kunder eller partnere, bør du sende en møteforespørsel eller invitasjon via en offisiell e-post. I et eksempel på en formell møteinvitasjon på e-post er det viktig at alle deltakere har nødvendig informasjon om møtedato, klokkeslett, sted og agenda.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å bekrefte planleggingen av vårt kommende møte.
Vennligst gi meg beskjed om den foreslåtte timeplanen fungerer for deg.
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisiell e-posteksempel for en jobbsøknad
En offisiell e-post for å nå ut for å søke på en stilling er også vanlig. Dette offisielle e-posteksemplet viser hvordan du skriver en offisiell jobbsøknads-e-post som inkluderer en beskrivelse av følgebrevet, CV-en og andre nødvendige dokumenter.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg skriver for å uttrykke min interesse for stillingen i din bedrift. Jeg har lagt ved følgebrev, CV og andre nødvendige dokumenter for din vurdering.
Jeg har mer enn 10 års erfaring i bransjen og tror at mine ferdigheter og kvalifikasjoner gjør meg til en sterk kandidat for denne stillingen.
Jeg er trygg på min evne til å bidra til suksessen til din bedrift.
Takk for at du vurderer søknaden min.
Jeg ser frem til muligheten til å diskutere denne stillingen videre.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisielt takkeeksempel på e-post
En annen situasjon der du trenger en offisiell e-post er å sende et takknemlighetsbrev. En offisiell takke-e-post sendes vanligvis etter tidligere kommunikasjon eller når du vil takke noen for å oppfylle din personlige forespørsel. Dette takkeeksemplet på e-post er kort, rett på sak og hensynsfullt.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å uttrykke min oppriktige takknemlighet for å [ oppfylle min personlige forespørsel / din assistanse i [ spesifikk oppgave ] ] .
Din [ støtte / veiledning / ekspertise ] har vært uvurderlig, og jeg er takknemlig for din tid og innsats for å [ gi assistanse / fullføre oppgaven ] .
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisielt svareksempel på e-post
En av retningslinjene for forretningsetikett for e-post er å svare på hver e-post du mottar. For å få raskere svar på e-post, kan du bruke det offisielle svar-e-posteksemplet nedenfor. Start med å bekrefte at du har mottatt kommunikasjonen, forklar deretter hva du vil gjøre for å gjennomføre avsenderens intensjon.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg bekrefter mottak av e-posten din og setter pris på informasjonen som er gitt. Jeg vil ta de nødvendige skritt for å utføre instruksjonene dine og sikre at det tiltenkte resultatet oppnås.
Hvis jeg har spørsmål eller trenger ytterligere avklaring, vil jeg kontakte deg umiddelbart.
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisielt oppfølgingseksempel på e-post
I motsetning til den første kontakt-e-posten, når du skriver en påminnelses-e-post eller oppfølgings-e-post , trenger du ikke å gi bred kontekst, men den må fortsatt følge en profesjonell struktur og tone. Denne prøven av en oppfølgings-e-post nevner kort bakgrunnen for denne kommunikasjonen og oppfordrer mottakeren til å ta affære.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å bekrefte planleggingen av vårt kommende møte.
Vennligst gi meg beskjed om den foreslåtte timeplanen fungerer for deg.
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisiell e-posteksempel for svar på en klage
Folk som kommer med klager er allerede frustrerte, så en uprofesjonell reaksjon - som å bruke upassende språk eller høres uforsiktig ut - kan brenne brannen og forårsake alvorlige forretningsmessige konsekvenser. Det er derfor du bør sende en offisiell e-post, som denne prøven, for å be om unnskyldning og demonstrere løsningsalternativer.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg skriver angående klagen du nylig sendte inn. Jeg forstår frustrasjonen din, og jeg beklager eventuelle ulemper dette måtte medføre. Vi setter pris på tilbakemeldingen din og er forpliktet til å løse bekymringene dine så raskt som mulig.
Etter å ha undersøkt problemet, har vi identifisert årsaken og jobber mot en løsning. For å rette opp situasjonen tilbyr vi deg to løsninger:
1. [ Løsning 1 ]
2. [ Løsning 2 ]
Vennligst gi oss beskjed om hvilket alternativ du foretrekker, eller hvis du har flere forslag. Vi vil gjøre alt i vår makt for å sikre at du er fornøyd.
Nok en gang beklager jeg eventuelle ulemper dette har medført, og setter pris på tålmodigheten din mens vi løser saken.
Vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Offisiell e-posteksempel for å dele statusen til et prosjekt
Offisielle e-poster med arbeidsoppdateringer er avgjørende for å holde alle på samme side under prosjektsamarbeidsprosessen, spesielt når du jobber med flere selskaper. I dette offisielle e-posteksemplet kan du lære hvordan du tydelig oppgir oppgaveoppdrag, prosjektoppdateringer, forventninger og annen viktig informasjon om et prosjekt med punktpunkter.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg ønsket å gi deg en oppdatering om statusen til prosjektet. Her er hovedpunktene:
- Den første fasen av prosjektet er fullført.
- Den andre fasen, som involverer dataanalyse, er for tiden i gang.
- Vi forventer å fullføre analysen innen neste uke og vil dele resultatene med deg.
- Når analysen er fullført, går vi videre til sluttfasen av prosjektet, som er implementering.< /li>
- Se gjennom vedlagte dokument for en detaljert oversikt over prosjektets tidslinje og leveranser.
Hvis du har spørsmål eller bekymringer, vennligst gi meg beskjed. Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisiell oppsigelsesprøve på e-post
Hvis du bestemmer deg for å forlate din nåværende stilling, må du skrive en offisiell e-post for å informere arbeidsgiveren din om avgjørelsen din. I dette eksemplet kan du lære hvordan du skriver en oppsigelses-e-post som avslutter ansettelsesforholdet ditt positivt ved å kort forklare grunnen til å slutte, takke arbeidsgiveren din og tilby din hjelp til en ny rekruttering med overgangsprosessen.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg skriver for å informere deg om min beslutning om å si opp min nåværende stilling i [ firmanavn ] . Etter mye overveielse har jeg bestemt meg for å satse på nye muligheter som er mer i tråd med mine langsiktige karrieremål.
Jeg vil uttrykke min oppriktige takknemlighet til deg og hele teamet hos [ Company Name ] for støtte, veiledning og muligheter jeg har fått i løpet av min periode. Jeg er takknemlig for sjansen til å jobbe sammen med slike talentfulle individer og har fått uvurderlig erfaring som vil være til nytte for meg i mine fremtidige bestrebelser.
For å sikre en jevn overgang for min erstatter, er jeg mer enn villig til å hjelpe på alle mulige måter. Enten det involverer opplæring av en ny rekrutt eller å gi veiledning under overleveringsprosessen, ikke nøl med å kontakte meg.
Nok en gang, takk for mulighetene og opplevelsene jeg har hatt hos [ Firmanavn ] . Jeg ønsker deg og teamet fortsatt suksess i fremtiden.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisiell e-post for forretningsforespørsler
E-post med forretningshenvendelser sendes for å søke informasjon, be om avklaring eller uttrykke interesse for et bestemt produkt, tjeneste eller forretningsmulighet. I dette offisielle e-posteksemplet for forespørsel viser du genuin interesse og gir klare og spesifikke spørsmål.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å be om informasjon angående [ spesifikt produkt/tjeneste/forretningsmulighet ] .
Først vil jeg spørre om prisklassen for [ produkt/tjeneste ] . Kan du gi meg et tilbud eller annen relevant prisinformasjon?
I tillegg er jeg interessert i å lære mer om de spesifikke funksjonene og fordelene ved [ produkt/tjeneste ] . Kan du gi meg en detaljert beskrivelse eller tilgjengelige brosjyrer/dokumentasjon?
Til slutt setter jeg pris på all informasjon angående tidslinjen for levering/installasjon og eventuelle tilgjengelige garantialternativer.
Takk for oppmerksomheten på denne saken. Jeg ser frem til å motta den forespurte informasjonen så snart som mulig.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Offisielt e-postformat
Som alle formelle e-poster har offisielle e-poster en bestemt måte de har blitt omstrukturert og levert på. E-postformatet er enkelt hvis du kan mestre de fire nøkkelelementene:
● Emnelinje . Bruk en klar og kortfattet emnelinje som angir formålet med e-posten. I gjennomsnitt åpnes emnelinjer som inneholder syv ord eller færre mer.
● Hilsen og hilsen . Begynn e-posten med en formell hilsen med mottakerens navn og en passende hilsen.
● E-posttekst . I henhold til kommunikasjonen din og dens kontekst, bruk passende åpningslinje. Sørg for at e-postmeldingen er spesifikk og hold brødteksten kort.
● Avslutning og signatur . Bruk en offisiell e-postavslutning, etterfulgt av en formell forretningssignatur, inkludert navn, stillingstittel, firma, kontaktinformasjon og annen informasjon hvis det er aktuelt.
Lær mer om e-postformat her .
Utnytt kraften til AI for å skrive en offisiell e-post
Å skrive en formell e-post tar vanligvis mer tid ettersom du trenger å lage innholdet på en profesjonell og høflig måte og korrekturlese alt før du sender det. Hvorfor ikke vurdere å bruke en AI-e-postskribent for å akselerere prosessen med en offisiell e-postoppretting?
HIX.AI Email Generator kan være det beste alternativet. Den bruker avansert kunstig intelligens-teknologi og naturlige språklæringsalgoritmer for å hjelpe deg med å automatisk generere og forbedre e-postskrivingsoppgavene dine. Du kan bruke den i alle typer situasjoner som krever formell kommunikasjon via e-post.
● Forenkle den offisielle e-postskrivingen med ett klikk
● Oppretthold en profesjonell og høflig tone gjennom en offisiell e-postmelding
● Støtte for å oversette en offisiell e-post til mer enn 50 språk
● Et enormt bibliotek med offisielle e-posteksempler skreddersydd for enhver offisiell e-postgrunn
Bunnlinjen
Å vite hvordan du skriver en offisiell e-post er viktig for å opprettholde profesjonalitet og kommunikasjonseffektivitet når du sender e-post til kunder, kunder, kolleger, leverandører, leverandører eller andre forretningskontakter.
Forhåpentligvis kan denne artikkelen få et forsprang på å skrive en offisiell e-post som leverer intensjonen din og gir deg gode resultater. Hvis du fortsatt synes det er utfordrende og tidkrevende å skrive en offisiell e-post, bruk HIX.AI e-postskriveren til å håndtere det.