Если вы привыкли писать обычные электронные письма друзьям, родственникам и знакомым, возможно, у вас возникли проблемы с тем, как правильно написать официальное электронное письмо. Однако если вы придерживаетесь установленной структуры, правильного этикета деловой электронной почты и практических образцов официальных писем, написание официального электронного письма может стать быстрой и простой процедурой.
В этой статье представлена структура официального электронного письма и представлены 12 образцов официальных писем. Вы сможете написать официальное электронное письмо в любую организацию и получить ожидаемый ответ.
Что такое официальная электронная почта?
Официальное электронное письмо — это тип официального электронного письма, которое рассылается представителям власти или организациям для ведения официального или профессионального общения. Официальные электронные письма обычно используются на рабочих местах, в учебных заведениях, государственных организациях и в профессиональной среде.
Примерами получателей, которым вы можете адресовать официальное электронное письмо, являются ваш менеджер, профессор, государственный чиновник, клиент, коллега или деловой партнер.
Когда следует писать официальное электронное письмо?
Вы можете использовать официальные электронные письма для всех типов ситуаций, требующих формального общения. Отправляете ли вы официальные объявления, делаете запросы по бизнесу или обращаетесь к незнакомому человеку.
Вот несколько распространенных сценариев, когда вам следует подумать о написании официального электронного письма:
1. Заявления о приеме на работу . При подаче заявления на работу отправка официального электронного письма помогает создать профессиональное впечатление и позволяет рекрутеру легко просмотреть материалы вашего заявления.
2. Деловые запросы . Отправка официального электронного письма уместна, если вам нужна деловая информация от ваших коллег, клиентов или другой компании. Это помогает поддерживать эффективный разговор.
3. Ответ на жалобы. Возможно, вам придется отправить электронное письмо с извинениями в вашей профессиональной карьере или образовательном процессе в ответ на проблему.
4. Официальные объявления. При распространении важной информации, например при официальном представлении кого-либо или общекорпоративных объявлениях, официальное электронное письмо гарантирует, что сообщение будет сохранять профессиональный тон.
5. Координация проекта . При работе над проектом с несколькими членами команды официальные электронные письма повышают ясность и помогают всем участникам.
12 образцов официальных писем
Примеры официальных писем, приведенные ниже, созданы с использованием реальных примеров. Однако образцы являются общими, поэтому будьте внимательны при их редактировании и адаптации в соответствии с вашими требованиями и традициями любой компании, отрасли или культуры.
Образец официального письма для официального представления
Во многих случаях вам необходимо отправить официальные ознакомительные электронные письма , представляющие клиента, делового партнера или нового сотрудника кому-то, кого вы уже знаете. В следующем образце официального вводного письма вы пишете всему отделу продаж, чтобы сообщить им, что к команде присоединился новый участник.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я хотел бы сообщить вам, что к нашей команде продаж присоединился новый член. Пожалуйста, поприветствуйте [ Имя нового участника ] , который будет тесно сотрудничать со всеми нами для достижения целей нашей команды.
[ Имя нового участника ] принесет [ его/ее ] обширный опыт в [ упомянуть соответствующий опыт или навыки ] . [ Он/она ] рад внести свой вклад в команду и помочь нам добиться еще большего успеха.
Пожалуйста, присоединяйтесь ко мне и тепло приветствуйте [ Имя нового участника ] . Я уверен, что [ он/она ] станет ценным дополнением к нашей команде.
Если у вас возникнут какие-либо вопросы или вам понадобится дополнительная информация, свяжитесь напрямую с [ Имя нового участника ] . [ Его/ее ] адрес электронной почты: [ Адрес электронной почты нового участника ] .
Спасибо за внимание и сотрудничество.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец электронного письма с официальным объявлением
Официальные электронные письма с объявлениями обычно рассылаются внутри организации или группе людей. Они обычно используются для объявления об изменениях в политике, обновлениях проектов, важных событиях в бизнесе и других важных событиях. В официальном электронном письме ниже вы делитесь со всей компанией хорошей новостью о том, что флагманский продукт компании получил крупную награду за дизайн.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я рад сообщить, что флагманский продукт нашей компании [ Название продукта ] получил престижную награду за дизайн! Это достижение является свидетельством усердной работы и самоотверженности всей нашей команды.
Получение этой награды не только является признанием выдающегося дизайна и инноваций [ название продукта ] , но также подчеркивает нашу компанию как лидера в промышленность. Мы невероятно гордимся этим достижением и хотели бы поделиться этой новостью со всеми вами.
Эта награда была бы невозможна без неустанных усилий и опыта каждого члена команды, участвовавшего в разработке, проектировании, и маркетинг [ Название продукта ] . Благодарим вас за преданность делу и приверженность.
Мы верим, что это важное событие еще больше повысит репутацию нашего бренда и приведет к еще большему успеху на рынке. Давайте продолжим развивать эту динамику и предоставлять нашим клиентам еще больше исключительных продуктов.
Еще раз поздравляем всю команду с этим заслуженным признанием!
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального письма на больничный
На рабочем месте очень распространено электронное письмо с личной просьбой о помощи или разрешении. Это может быть что угодно: от небольших вопросов до серьезных просьб. В этом официальном образце электронного письма об отпуске по болезни Вы пишете, чтобы тщательно уточнить свою нетрудоспособность. В конце письма не забудьте указать информацию о своих планах на перерыв и ожидаемую дату возвращения на работу.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. С сожалением сообщаю Вам, что чувствую себя плохо и не могу выйти на работу. Я посетил врача, который посоветовал мне взять несколько дней отпуска, чтобы восстановиться.
Приношу извинения за причиненные неудобства и понимаю, что мое отсутствие может повлиять на команду. Будьте уверены, я проинформировал [ имя коллеги ] о своих проектах, и они прикроют меня во время моего отсутствия.
Я планирую вернуться к работе [ ожидаемая дата возвращения ] . Если есть какой-либо срочный вопрос, требующий моего внимания, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте или по телефону.
Спасибо за понимание и поддержку.
С уважением,
/> [ Ваше имя ]
Образец официального электронного письма для приглашения на встречу
При организации встречи с коллегами, клиентами или партнерами вам следует отправить запрос на встречу или приглашение по официальной электронной почте. В примере с официальным приглашением на собрание по электронной почте важно, чтобы все участники имели необходимую информацию о дате, времени, месте и повестке дня собрания.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы подтвердить расписание нашей предстоящей встречи.
Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли вам предложенное расписание.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального электронного письма для заявления о приеме на работу
Официальное электронное письмо для подачи заявления о приеме на работу также распространено. В этом образце официального электронного письма показано, как написать официальное электронное письмо с заявлением о приеме на работу , включающее описание вашего сопроводительного письма, резюме и других необходимых документов.
Уважаемый [ Имя получателя ] ,
Я пишу, чтобы выразить свой интерес к вакансии в вашей компании. Я приложил свое сопроводительное письмо, резюме и другие необходимые документы для вашего рассмотрения.
У меня более 10 лет опыта работы в отрасли, и я считаю, что мои навыки и квалификация делают меня сильным кандидатом на эту должность.
Я уверен в своей способности внести вклад в успех вашей компании.
Спасибо, что рассмотрели мое заявление.
Я с нетерпением жду возможности обсудить эту позицию дальше.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального письма с благодарностью
Еще одна ситуация, когда вам понадобится официальное электронное письмо, — это отправка благодарственного письма. Официальное электронное письмо с благодарностью обычно отправляется после предыдущего общения или когда вы хотите поблагодарить кого-то за выполнение вашего личного запроса. Этот образец письма с благодарностью короткий, прямолинейный и внимательный.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Пишу, чтобы выразить искреннюю признательность за [ выполнение моей личной просьбы/вашу помощь в [ конкретной задаче ] ] .
Ваша [ поддержка/руководство/экспертиза ] была неоценима, и я благодарен за ваше время и усилия в [ оказании помощи/выполнении задания ] .
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального ответа по электронной почте
Одно из правил этикета деловой электронной почты — отвечать на каждое полученное письмо. Чтобы ускорить ответы по электронной почте, вы можете использовать образец официального ответного письма ниже. Начните с подтверждения того, что вы получили сообщение, а затем объясните, что вы сделаете, чтобы осуществить намерение отправителя.
Уважаемый [ Имя получателя ]
Я подтверждаю получение вашего электронного письма и ценю предоставленную информацию. Я предприму необходимые шаги для выполнения ваших указаний и обеспечения достижения запланированного результата.
Если у меня возникнут какие-либо вопросы или потребуются дополнительные разъяснения, я незамедлительно свяжусь с вами.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального последующего электронного письма
В отличие от первого контактного электронного письма, при написании электронного письма с напоминанием или последующего электронного письма вам не нужно предоставлять широкий контекст, но оно все равно должно соответствовать профессиональной структуре и тону. В этом образце последующего электронного письма кратко упоминается предыстория этого сообщения и мягко призывает получателя принять меры.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы подтвердить расписание нашей предстоящей встречи.
Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли вам предложенное расписание.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального письма для ответа на жалобу
Люди, подающие жалобы, уже разочарованы, поэтому непрофессиональный ответ, например использование ненормативной лексики или небрежность, может разжечь огонь и привести к серьезным последствиям для бизнеса. Вот почему вам следует отправить официальное электронное письмо, как в этом примере, чтобы извиниться и продемонстрировать варианты решения.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я пишу по поводу недавно отправленной вами жалобы. Я понимаю ваше разочарование и приношу извинения за причиненные неудобства. Мы ценим ваши отзывы и стремимся оперативно решить ваши проблемы.
После изучения проблемы мы определили основную причину и работаем над ее решением. Для того, чтобы исправить ситуацию, мы предлагаем Вам два решения:
1. [ Решение 1 ]
2. [ Решение 2 ]
Сообщите нам, какой вариант вы предпочитаете, или если у вас есть дополнительные предложения. Мы сделаем все, что в наших силах, чтобы вы остались довольны.
Еще раз приношу извинения за причиненные неудобства и ценю ваше терпение, пока мы решаем этот вопрос.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального письма для обмена статусом проекта
Официальные электронные письма с обновлениями о работе имеют решающее значение для того, чтобы все были в курсе всего процесса сотрудничества по проекту, особенно при работе с несколькими компаниями. В этом образце официального электронного письма вы можете узнать, как четко указывать назначения задач, обновления проекта, ожидания и другую важную информацию о проекте с помощью пунктов списка.
Уважаемый [ Имя получателя ] ,
Я хотел предоставить вам обновленную информацию о состоянии проекта. Вот ключевые моменты:
- Первая фаза проекта успешно завершена.
- В настоящее время находится вторая фаза, которая включает в себя анализ данных. >
- Мы планируем завершить анализ к следующей неделе и поделимся с вами результатами.
- После завершения анализа мы приступим к заключительному этапу проекта — реализации.< /li>
- Пожалуйста, ознакомьтесь с приложенным документом для получения подробного описания сроков и результатов проекта.
Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения, дайте мне знать. Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Образец официального заявления об увольнении
Если вы решите покинуть свою нынешнюю должность, вам необходимо написать официальное электронное письмо, чтобы проинформировать работодателя о своем решении. В этом примере вы можете узнать, как написать электронное письмо об увольнении , которое положительно завершит вашу работу, кратко объяснив причину увольнения, поблагодарив работодателя и предложив свою помощь новому сотруднику в процессе перехода.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я пишу, чтобы сообщить Вам о своем решении уйти с моей нынешней должности в [ Название компании ] . После долгих размышлений я решил использовать новые возможности, которые более тесно связаны с моими долгосрочными карьерными целями.
Я хочу выразить искреннюю благодарность вам и всей команде [ Название компании ] за поддержка, руководство и возможности, которые я получил за время своего пребывания в должности. Я благодарен за возможность работать вместе с такими талантливыми людьми и получил бесценный опыт, который принесет мне пользу в моих будущих начинаниях.
Чтобы обеспечить плавный переход моей замены, я более чем готов помогите любым возможным способом. Независимо от того, включает ли это обучение нового сотрудника или предоставление рекомендаций в процессе передачи, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Еще раз благодарю вас за возможности и опыт, которые я получил в [ Название компании ] . Желаю вам и вашей команде дальнейших успехов.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальная электронная почта для деловых запросов
Электронные письма с деловыми запросами отправляются для поиска информации, запроса разъяснений или выражения заинтересованности в конкретном продукте, услуге или бизнес-возможности. В этом образце электронного письма с официальным запросом вы демонстрируете искренний интерес и задаете четкие и конкретные вопросы.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы запросить некоторую информацию относительно [ конкретного продукта/услуги/бизнес-возможности ] .
Во-первых, я хотел бы узнать диапазон цен на [ продукт/услугу ] . Не могли бы вы предоставить мне ценовое предложение или любую соответствующую информацию о ценах?
Кроме того, мне интересно узнать больше о конкретных функциях и преимуществах [ продукта/услуги ] . Не могли бы вы предоставить мне подробное описание или какие-либо имеющиеся брошюры/документацию?
Наконец, я был бы признателен за любую информацию относительно сроков доставки/установки и любых доступных вариантов гарантии.
Благодарим Вас за внимание к этому вопросу. Я с нетерпением жду получения запрошенной информации при первой возможности.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальный формат электронной почты
Как и все официальные электронные письма , официальные электронные письма определенным образом реструктурируются и доставляются. Формат электронной почты прост, если вы можете освоить четыре ключевых элемента:
● Тема письма . Используйте четкую и краткую тему письма, указывающую цель электронного письма. В среднем темы, содержащие семь слов или меньше, открываются чаще.
● Приветствие и приветствие . Начните электронное письмо с официального приветствия с указанием имени получателя и подходящего приветствия.
● Тело электронного письма . В соответствии с вашим сообщением и его контекстом используйте соответствующую вступительную фразу. Убедитесь, что сообщение электронной почты является конкретным, а тело коротким.
● Закрытие и подпись . Используйте официальное окончание электронного письма, за которым следует официальная деловая подпись, включающая ваше имя, должность, компанию, контактную информацию и другую информацию, если применимо.
Узнайте больше о формате электронной почты здесь .
Использование возможностей ИИ для написания официального электронного письма
Написание официального электронного письма обычно занимает больше времени, поскольку вам необходимо профессионально и вежливо подготовить его содержание и вычитать все перед отправкой. Почему бы не рассмотреть возможность использования ИИ-писателя электронных писем, чтобы ускорить процесс создания официального электронного письма?
Генератор электронной почты HIX.AI может стать вашим лучшим выбором. Он использует передовые технологии искусственного интеллекта и алгоритмы изучения естественного языка, чтобы помочь вам автоматически создавать и улучшать задачи по написанию электронных писем. Вы можете использовать его во всех ситуациях, требующих формального общения по электронной почте.
● Упростите написание официального электронного письма одним щелчком мыши.
● Сохраняйте профессиональный и вежливый тон в официальном сообщении электронной почты.
● Поддержка перевода официального электронного письма на более чем 50 языков.
● Огромная библиотека образцов официальных писем, адаптированных для каждой официальной цели.
Нижняя граница
Знание того, как написать официальное электронное письмо, важно для поддержания профессионализма и эффективности общения при отправке электронных писем клиентам, покупателям, коллегам, поставщикам, продавцам или другим деловым контактам.
Надеемся, что эта статья поможет вам составить официальное электронное письмо, которое будет соответствовать вашим намерениям и принесет хорошие результаты. Если написание официального электронного письма по-прежнему кажется вам сложным и отнимает много времени, воспользуйтесь средством создания электронной почты HIX.AI