إذا كنت معتادًا على كتابة رسائل بريد إلكتروني غير رسمية للأصدقاء والعائلة والمعارف، فقد تواجه صعوبة في كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي بشكل صحيح. ومع ذلك، إذا التزمت بهيكل محدد، وآداب البريد الإلكتروني المناسبة للعمل، وعينات عملية من البريد الإلكتروني الرسمي، فإن كتابة بريد إلكتروني رسمي يمكن أن يكون إجراءً سريعًا وسهلاً.
تشرح هذه المقالة بنية البريد الإلكتروني الرسمي وتزودك بـ 12 نموذجًا للبريد الإلكتروني الرسمي. ستتمكن من كتابة بريد إلكتروني رسمي إلى أي منظمة والحصول على الرد الذي تتوقعه.
ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟
البريد الإلكتروني الرسمي هو نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي يتم إرسالها إلى الأفراد في السلطة أو المنظمات لإجراء اتصالات رسمية أو مهنية. تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بشكل شائع في مكان العمل والمؤسسات التعليمية والمنظمات الحكومية والإعدادات المهنية.
من أمثلة المستلمين الذين قد ترسل إليهم بريدًا إلكترونيًا رسميًا مديرك أو أستاذك أو موظف عام أو عميلك أو زميلك أو شريكك التجاري.
متى يجب عليك كتابة بريد إلكتروني رسمي؟
يمكنك استخدام رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لجميع أنواع المواقف التي تتطلب التواصل الرسمي. سواء كنت ترسل إعلانات رسمية، أو تقدم طلبات متعلقة بالعمل، أو تتواصل مع شخص غير مألوف.
فيما يلي بعض السيناريوهات الشائعة التي يجب أن تفكر فيها في كتابة بريد إلكتروني رسمي:
1. طلبات العمل : عند التقدم للحصول على وظيفة، يساعد إرسال بريد إلكتروني رسمي على خلق انطباع احترافي ويسمح لمسؤول التوظيف بمراجعة مواد طلبك بسهولة.
2. الاستفسارات التجارية : يعد إرسال بريد إلكتروني رسمي أمرًا مناسبًا عندما تحتاج إلى معلومات متعلقة بالعمل من زملائك أو عملائك أو شركة أخرى. يساعد في الحفاظ على محادثة فعالة.
3. الرد على الشكاوى: قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني للاعتذار في حياتك المهنية أو العملية التعليمية ردًا على مشكلة ما.
4. الإعلانات الرسمية: عند نشر معلومات مهمة مثل تقديم شخص ما بشكل رسمي أو إعلانات على مستوى الشركة، يضمن البريد الإلكتروني الرسمي أن الرسالة تحافظ على نبرة احترافية.
5. تنسيق المشروع : عند العمل في مشروع مع العديد من أعضاء الفريق، تعمل رسائل البريد الإلكتروني الرسمية على تحسين الوضوح ومساعدة جميع المشاركين.
12 عينة من البريد الإلكتروني الرسمي
يتم إنشاء نماذج البريد الإلكتروني الرسمية أدناه باستخدام مثيلات حقيقية. ومع ذلك، فإن العينات عامة، لذا كن حريصًا على تعديلها وتكييفها وفقًا لمتطلباتك وأي شركة أو صناعة أو اتفاقيات ثقافية.
نموذج البريد الإلكتروني الرسمي لمقدمة رسمية
هناك العديد من المناسبات التي تحتاج فيها إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني مقدمة رسمية لتعريف عميل أو شريك تجاري أو موظف جديد لشخص تعرفه بالفعل. في نموذج البريد الإلكتروني التقديمي الرسمي التالي، أنت تكتب إلى فريق المبيعات بأكمله لإبلاغهم بانضمام عضو جديد إلى الفريق.
نموذج البريد الإلكتروني للإعلان الرسمي
عادةً ما يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإعلان الرسمي داخل مؤسسة أو إلى مجموعة من الأشخاص. يتم استخدامها بشكل شائع للإعلان عن تغييرات السياسة وتحديثات المشروع ومعالم الأعمال والأحداث المهمة الأخرى. في البريد الإلكتروني الرسمي أدناه، أنت تشارك الأخبار السارة مع الشركة بأكملها بأن المنتج الرئيسي للشركة قد حصل على جائزة تصميم كبرى.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
يسعدني أن أعلن أن المنتج الرئيسي لشركتنا، [ اسم المنتج ] ، قد حصل على جائزة تصميم مرموقة! يعد هذا الإنجاز بمثابة شهادة على العمل الجاد والتفاني الذي يبذله فريقنا بأكمله.
إن الفوز بهذه الجائزة لا يعد اعترافًا بالتصميم المتميز والابتكار في [ اسم المنتج ] فحسب، بل يسلط الضوء أيضًا على شركتنا كشركة رائدة في مجال صناعة. نحن فخورون للغاية بهذا الإنجاز وأردنا مشاركة هذه الأخبار معكم جميعًا.
لم تكن هذه الجائزة ممكنة لولا الجهود الدؤوبة والخبرة التي يتمتع بها كل عضو في الفريق المشارك في التطوير والتصميم والتنفيذ. وتسويق [ اسم المنتج ] . نشكرك على تفانيك والتزامك.
نحن نؤمن بأن هذا الإنجاز سيعزز من سمعة علامتنا التجارية ويحقق نجاحًا أكبر في السوق. دعونا نواصل البناء على هذا الزخم وتقديم المزيد من المنتجات الاستثنائية لعملائنا.
مرة أخرى، تهانينا للفريق بأكمله على هذا التقدير المستحق!
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني الرسمي للإجازة المرضية
في مكان العمل، يعد الطلب الشخصي عبر البريد الإلكتروني الذي يطلب المساعدة أو الإذن أمرًا شائعًا جدًا. يمكن أن يكون أي شيء من الأسئلة الصغيرة إلى الطلبات الكبيرة. في نموذج البريد الإلكتروني الرسمي هذا الخاص بالإجازة المرضية، أنت تكتب لتوضيح عدم قدرتك على العمل بعناية. في نهاية البريد الإلكتروني، لا تنس تضمين معلومات حول خططك خلال فترة الاستراحة وتاريخ عودتك المتوقع إلى العمل.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. يؤسفني أن أبلغكم أنني أشعر بتوعك ولا أستطيع القدوم إلى العمل. لقد زرت طبيبًا ينصحني بأخذ إجازة لبضعة أيام للتعافي.
أعتذر عن الإزعاج الذي سببته وأتفهم أن غيابي قد يؤثر على الفريق. كن مطمئنًا، لقد أبلغت [ اسم الزميل ] بمشاريعي وسيقومون بتغطية أعمالي أثناء غيابي.
أتوقع العودة إلى العمل في [ تاريخ العودة المتوقع ] . إذا كان هناك أي أمر عاجل يتطلب اهتمامي، فلا تتردد في الاتصال بي عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.
شكرًا لتفهمك ودعمك.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني الرسمي لدعوة الاجتماع
عند الترتيب لاجتماع مع الزملاء أو العملاء أو الشركاء، يجب عليك إرسال طلب اجتماع أو دعوة عبر البريد الإلكتروني الرسمي. في مثال البريد الإلكتروني لدعوة اجتماع رسمي، من الضروري أن يكون لدى جميع المشاركين المعلومات اللازمة فيما يتعلق بتاريخ الاجتماع ووقته وموقعه وجدول الأعمال.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لتأكيد جدول اجتماعنا القادم.
يُرجى إبلاغي إذا كان الجدول الزمني المقترح مناسبًا لكم.
شكرًا لك على اهتمامك.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني الرسمي لطلب وظيفة
من الشائع أيضًا إرسال بريد إلكتروني رسمي للتواصل للتقدم لوظيفة ما. يوضح نموذج البريد الإلكتروني الرسمي هذا كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لطلب وظيفة يتضمن وصف خطاب التقديم والسيرة الذاتية والمستندات الضرورية الأخرى.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أكتب إليك للتعبير عن اهتمامي بالمنصب الوظيفي في شركتك. لقد أرفقت خطاب التقديم والسيرة الذاتية والمستندات الأخرى المطلوبة لمراجعتك.
لدي أكثر من 10 سنوات من الخبرة في هذا المجال وأعتقد أن مهاراتي ومؤهلاتي تجعلني مرشحًا قويًا لهذا المنصب.
أنا واثق من قدرتي على المساهمة في نجاح شركتكم.
شكرًا لك على النظر في طلبي.
إنني أتطلع إلى الفرصة لمناقشة هذا الموقف بشكل أكبر.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج بريد إلكتروني رسمي للشكر
هناك موقف آخر ستحتاج فيه إلى بريد إلكتروني رسمي وهو إرسال خطاب تقدير. عادةً ما يتم إرسال بريد إلكتروني رسمي للشكر بعد التواصل السابق أو عندما تريد شكر شخص ما على تلبية طلبك الشخصي. نموذج رسالة الشكر هذه قصير ومباشر ومراعي للموضوع.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم للتعبير عن خالص تقديري لـ [ تلبية طلبي الشخصي / مساعدتكم في [ مهمة محددة ] ] .
لقد كان [ دعمكم / توجيهكم / خبرتكم ] لا يقدر بثمن، وأنا ممتن لوقتكم والجهد المبذول في [ تقديم المساعدة / إكمال المهمة ] .
شكرًا لك على اهتمامك.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج الرد الرسمي على البريد الإلكتروني
إحدى إرشادات آداب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي الرد على كل بريد إلكتروني تتلقاه. لتسريع ردود البريد الإلكتروني، يمكنك استخدام نموذج البريد الإلكتروني للرد الرسمي أدناه. ابدأ بالتأكيد على أنك تلقيت الرسالة، ثم اشرح ما ستفعله لتنفيذ نية المرسل.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أقر باستلام بريدك الإلكتروني وأقدر المعلومات المقدمة. سأتخذ الخطوات اللازمة لتنفيذ تعليماتك وضمان تحقيق النتيجة المرجوة.
إذا كانت لدي أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح، فسوف أتواصل معك على الفور.
شكرًا لك على اهتمامك.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
عينة البريد الإلكتروني للمتابعة الرسمية
على عكس البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الأولى، عند كتابة بريد إلكتروني للتذكير أو بريد إلكتروني للمتابعة ، لا تحتاج إلى توفير سياق واسع، ولكن لا يزال يتعين عليك الالتزام بالبنية والنبرة المهنية. تشير هذه العينة من رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة بإيجاز إلى خلفية هذا الاتصال وتحث المستلم بلطف على اتخاذ الإجراء اللازم.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لتأكيد جدول اجتماعنا القادم.
يُرجى إبلاغي إذا كان الجدول الزمني المقترح مناسبًا لكم.
شكرًا لك على اهتمامك.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني الرسمي للرد على شكوى
الأشخاص الذين يقدمون الشكاوى يشعرون بالإحباط بالفعل، لذا فإن الاستجابة غير المهنية - مثل استخدام لغة غير لائقة أو الظهور بمظهر الإهمال - يمكن أن تؤجج النار وتتسبب في عواقب وخيمة على العمل. ولهذا السبب يجب عليك إرسال بريد إلكتروني رسمي، مثل هذه العينة، للاعتذار وتوضيح خيارات الحل.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أكتب إليك بخصوص الشكوى التي أرسلتها مؤخرًا. أتفهم إحباطك وأعتذر عن أي إزعاج سببته لك. نحن نقدر تعليقاتك ونلتزم بمعالجة مخاوفك على الفور.
بعد التحقيق في المشكلة، حددنا السبب الجذري ونعمل على إيجاد حل. ومن أجل تصحيح الوضع، نقدم لك حلين:
1. [ الحل 1 ]
2. [ الحل 2 ]
يُرجى إخبارنا بالخيار الذي تفضله أو إذا كان لديك أي اقتراحات أخرى. سنبذل كل ما في وسعنا لضمان رضاك.
مرة أخرى، أعتذر عن أي إزعاج سببته لك هذه المشكلة وأقدر سعة صدرك أثناء حل المشكلة.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني الرسمي لمشاركة حالة المشروع
تعد رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لتحديث العمل ضرورية لإبقاء الجميع على نفس الصفحة أثناء عملية التعاون في المشروع، خاصة عند العمل مع شركات متعددة. في نموذج البريد الإلكتروني الرسمي هذا، يمكنك التعرف على كيفية تحديد تعيينات المهام وتحديثات المشروع والتوقعات وغيرها من المعلومات المهمة حول المشروع بوضوح باستخدام نقاط نقطية.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أردت أن أقدم لك تحديثًا عن حالة المشروع. فيما يلي النقاط الأساسية:
- تم الانتهاء من المرحلة الأولى من المشروع بنجاح.
- المرحلة الثانية، والتي تتضمن تحليل البيانات، جارية حاليًا.
- نتوقع الانتهاء من التحليل بحلول الأسبوع المقبل وسنشارككم النتائج.
- بمجرد اكتمال التحليل، سننتقل إلى المرحلة النهائية من المشروع، وهي التنفيذ.< /li>
- يُرجى مراجعة الوثيقة المرفقة للحصول على تفاصيل الجدول الزمني للمشروع والتسليمات.
إذا كانت لديك أية أسئلة أو استفسارات، فيرجى إبلاغي بذلك. شكرًا لك على اهتمامك.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني الرسمي للاستقالة
إذا قررت ترك وظيفتك الحالية، فأنت بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني رسمي لإبلاغ صاحب العمل بقرارك. في هذا المثال، يمكنك معرفة كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للاستقالة تنهي عملك بشكل إيجابي من خلال شرح سبب تركك لفترة وجيزة، وشكر صاحب العمل، وتقديم مساعدتك لموظف جديد في عملية النقل.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
أكتب إليك لإبلاغك بقراري بالاستقالة من منصبي الحالي في [ اسم الشركة ] . بعد الكثير من التفكير، قررت البحث عن فرص جديدة تتوافق بشكل أوثق مع أهدافي المهنية طويلة المدى.
أريد أن أعرب عن خالص امتناني لك ولفريق العمل بأكمله في [ اسم الشركة ] على ما قدموه الدعم والتوجيه والفرص التي تلقيتها خلال فترة ولايتي. أنا ممتن لفرصة العمل جنبًا إلى جنب مع هؤلاء الأفراد الموهوبين واكتسبت خبرة لا تقدر بثمن والتي ستفيدني في مساعي المستقبلية.
من أجل ضمان انتقال سلس لبديلي، أنا على أتم استعداد لـ المساعدة بأي طريقة ممكنة. سواء كان ذلك يتضمن تدريب موظف جديد أو تقديم التوجيه أثناء عملية التسليم، من فضلك لا تتردد في التواصل معي.
مرة أخرى، شكرًا لك على الفرص والخبرات التي حصلت عليها في [ اسم الشركة ] . أتمنى لك وللفريق النجاح المستمر في المستقبل.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني الرسمي للاستفسارات التجارية
يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاستفسارات التجارية للحصول على معلومات أو طلب توضيح أو التعبير عن الاهتمام بمنتج أو خدمة أو فرصة عمل معينة. في نموذج البريد الإلكتروني للاستفسار الرسمي هذا، فإنك تُظهر اهتمامًا حقيقيًا وتقدم أسئلة واضحة ومحددة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ,
آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لطلب بعض المعلومات بخصوص [ منتج/خدمة/فرصة عمل محددة ] .
أولاً، أود الاستفسار عن النطاق السعري لـ [ منتج/خدمة ] . هل يمكنك من فضلك تزويدي بعرض أسعار أو أي معلومات تسعير ذات صلة؟
بالإضافة إلى ذلك، أنا مهتم بمعرفة المزيد حول الميزات والفوائد المحددة لـ [ المنتج/الخدمة ] . هل يمكنك تزويدي بوصف تفصيلي أو أي كتيبات/وثائق متاحة؟
وأخيرًا، سأكون ممتنًا لأي معلومات بخصوص الجدول الزمني للتسليم/التركيب وأي خيارات ضمان متاحة.
شكرا لاهتمامكم بهذه المسألة. وإنني أتطلع إلى تلقي المعلومات المطلوبة في أقرب وقت ممكن.
مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي
مثل جميع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، تتم إعادة هيكلة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وتسليمها بطريقة معينة. يعد تنسيق البريد الإلكتروني بسيطًا إذا كنت تستطيع إتقان العناصر الأساسية الأربعة:
● سطر الموضوع . استخدم سطر موضوع واضحًا وموجزًا يشير إلى الغرض من البريد الإلكتروني. في المتوسط، يتم فتح سطور الموضوع التي تحتوي على سبع كلمات أو أقل أكثر.
● التحية والتحية . ابدأ البريد الإلكتروني بتحية رسمية باسم المستلم وتحية مناسبة.
● نص البريد الإلكتروني . وفقًا لرسالتك وسياقها، استخدم السطر الافتتاحي المناسب. تأكد من أن رسالة البريد الإلكتروني محددة وأبقي النص قصيرًا.
● الاختتام والتوقيع . استخدم نهاية رسمية للبريد الإلكتروني، متبوعة بتوقيع رسمي للعمل يتضمن اسمك والمسمى الوظيفي والشركة ومعلومات الاتصال والمعلومات الأخرى إن أمكن.
تعرف على المزيد حول تنسيق البريد الإلكتروني هنا .
تسخير قوة الذكاء الاصطناعي لكتابة بريد إلكتروني رسمي
عادةً ما تستغرق كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية وقتًا أطول لأنك تحتاج إلى صياغة المحتوى بطريقة احترافية ومهذبة ومراجعة كل شيء قبل إرساله. لماذا لا تفكر في استخدام كاتب بريد إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي لتسريع عملية إنشاء البريد الإلكتروني الرسمي؟
يمكن أن يكون HIX.AI Email Generator هو أفضل رهان لك. يستخدم تقنية الذكاء الاصطناعي المتقدمة وخوارزميات تعلم اللغة الطبيعية لمساعدتك في إنشاء مهام كتابة البريد الإلكتروني وتحسينها تلقائيًا. يمكنك استخدامه في جميع أنواع المواقف التي تتطلب التواصل الرسمي عبر رسائل البريد الإلكتروني.
● تبسيط كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بنقرة واحدة
● حافظ على نبرة احترافية ومهذبة خلال رسالة البريد الإلكتروني الرسمية
● دعم ترجمة البريد الإلكتروني الرسمي إلى أكثر من 50 لغة
● مكتبة ضخمة من نماذج البريد الإلكتروني الرسمية المصممة خصيصًا لكل سبب من أسباب البريد الإلكتروني الرسمي
الحد الأدنى
تعد معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي أمرًا مهمًا للحفاظ على الاحترافية وفعالية الاتصال عند إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء أو العملاء أو الزملاء أو الموردين أو البائعين أو جهات الاتصال التجارية الأخرى.
نأمل أن تتمكن هذه المقالة من البدء في إنشاء بريد إلكتروني رسمي يحقق نيتك ويحقق لك نتائج جيدة. إذا كنت لا تزال تجد صعوبة في كتابة بريد إلكتروني رسمي وتستغرق وقتًا طويلاً، فاستخدم كاتب البريد الإلكتروني HIX.AI للتعامل معه.