كيفية كتابة رسالة تذكير ودية ولطيفة عبر البريد الإلكتروني (5 قوالب)

إذا كان مكتبك يشبه مكتبنا، فسينسى الأشخاص إرسال المستندات، أو التوقيع على الإجازة، أو إرسال الجداول الزمنية طوال الوقت. عندما يحدث هذا، يلزم إرسال تذكير ودي لإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح.

هل تحب تلقي رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية؟ نحن لا نفعل ذلك. السر هو دفع الشخص إلى القيام بشيء ما (ربما شيء لا يريد القيام به) بطريقة مهذبة للغاية. كيف؟ سوف نظهر لك.

يمكنك الاسترخاء الآن عندما نخبرك أن رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية من السهل كتابتها إذا فهمت التنسيق الصحيح وكيفية عرضها بشكل احترافي. نحن ننفذ العملية خطوة بخطوة، مما يجعل الأمر بسيطًا قدر الإمكان لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية التي تحصل على النتائج. هيا بنا نقوم بذلك.

ما هي رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية؟

رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية هي رسائل بسيطة ترسلها عندما تحتاج إلى شخص ما للقيام بشيء ما. لم تتلق فاتورة؟ إرسال تذكير ودية. لم تتلق التقرير؟ إرسال تذكير ودية. في انتظار أموالك؟ أرسل رسالة تذكير ودية.

ربما نسوا إرسال مستند أو دفع فاتورة أو الإقرار بطلب الوظيفة الخاص بك.

سترسل غالبًا رسائل تذكير لطيفة عبر البريد الإلكتروني أثناء انتظار شخص ما للقيام بشيء ما من أجلك. من السهل أن تصاب بالإحباط في هذه الحالات، لكن يجب عليك دائمًا أن تسعى جاهدة لتكون محترفًا قدر الإمكان.

كيف يمكنك أن تفعل ذلك؟ ابدأ بمراجعة نماذج البريد الإلكتروني التذكيرية الخمس لدينا!

5 نماذج رسائل تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني

من الأسهل أن نوضح لك كيفية القيام بذلك، لذلك سنفعل ذلك. فيما يلي 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لتبدأ في كتابة رسائلك الخاصة. اقرأ رسائل البريد الإلكتروني، وراجع التنسيق، وافهم كيفية إنشاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك!

كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني تذكير ودية فعالة

قد تكون كتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية أمرًا صعبًا، حيث يتعين عليك اتباع النغمة الصحيحة. بالطبع، تريد أن تكون مسترخيًا ومحترفًا، ولكن يجب أيضًا أن تكون واثقًا وواضحًا أنك تريد حلاً.

توضح النماذج أعلاه كيفية الوصول إلى النغمة الصحيحة، ولكن يجب عليك تكييف رسائل البريد الإلكتروني هذه مع كل موقف.

قبل أن نتناول النصائح الأساسية، دعنا نستكشف كيفية تنظيم رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية.

تشترك جميع رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الموثوقة في نفس التنسيق، والذي يتكون من 3 أجزاء:

1. تذكير سطر موضوع البريد الإلكتروني
2. نسخة الجسم جريئة وحازمة
3. تسجيل الخروج والخطوات التالية

يمكننا مراجعة هذه الأمور لمساعدتك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني تذكيرية للحصول على النتائج.

تذكير سطر موضوع البريد الإلكتروني

يجب أن يخبر سطر الموضوع الشخص بالتحديد عن سبب مراسلتك. لا تخف من إضافة كلمات مثل "تذكير" أو "لاهتمامك" أو "عاجل" إلى رؤوس عناوينك.

فكر في من تراسله عبر البريد الإلكتروني وما الذي قد يجذب انتباهه. مهما فعلت، لا تغضب أو عدوانية في سطور موضوعك.

فيما يلي بعض نماذج سطور موضوعات البريد الإلكتروني للتذكير لتوفير بعض الإلهام.

• تذكير: من فضلك هل يمكنك…
• تذكير: الفاتورة معلقة
• تذكير بالإجازة: هل يمكنك الرد؟
• الموعد النهائي العاجل: (أدخل التاريخ)
• هل قمت بمراجعة طلب العمل الخاص بي؟

نسخة نصية للبريد الإلكتروني للتذكير

النسخة الأساسية للبريد الإلكتروني التذكيري هي المكان الذي تبني فيه قضيتك، وتحدد شروطك، وتحدد مطالبك. يبدو الأمر جديًا، لكننا نبدأ بشكل إيجابي بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" واسم الشخص.

لنفترض أن شخصًا ما نسي أن يرسل لنا مستندًا مهمًا. ابدأ بذكر الغرض من رسالتك.

"أتواصل معك لأن الوثيقة التي طلبتها لم تصل. الموعد النهائي كان (أدخل التاريخ)."

بعد ذلك، قم بتوفير بعض السياق لطلبك والآثار المترتبة على تأخر الاستجابة.

"كنت أتمنى استخدام الوثيقة كجزء من العرض التقديمي الذي قدمته في (أدخل التاريخ)."

الآن، دعنا ننتقل إلى الطلب (أو الطلب، إذا كنت تريد وضعه بهذه الطريقة).

"هل يمكنك تأكيد أنك تلقيت طلبي الأصلي وأنه يمكنك إرسال المستند لي اليوم؟"

هذا يكفي، ولكن يمكنك إضافة تفاصيل أخرى إذا كنت ترغب في ذلك.

"الموعد النهائي لاستلام المستند هو (أدخل التاريخ). لذلك إذا لم أستلمه بحلول ذلك الوقت، فلن أتمكن من استخدامه في العرض التقديمي الخاص بي، الأمر الذي سيكون مخيبًا للآمال للغاية."

يجب أن تقوم رسالة التذكير الإلكترونية هذه بالمهمة. إنه دقيق وحازم، لكنك لا توجه أصابع الاتهام أو تلقي اللوم. بدلاً من ذلك، أنت تقدم حلاً، وهذا مهم.

تذكير بتسجيل الخروج/الخطوات التالية عبر البريد الإلكتروني

الرسالة أعلاه رائعة في جذب الانتباه وشرح ما تريد ولماذا. سترغب في الانتهاء بشكل إيجابي ولكن عليك الضغط من أجل الرد.

"آمل أن نتمكن من إصلاح هذا اليوم. مساعدتك موضع تقدير كبير في إيجاد حل."

كل هذا يبدو رائعا. بعد ذلك، قم بإضافة تفاصيل الاتصال الخاصة بك وأي معلومات أخرى.

"يمكنك الاتصال بي في أي وقت لمناقشة هذا الأمر على (أدخل التفاصيل).

وأخيرًا، قم بإضافة تسجيل الخروج (شكرًا، مع أطيب التحيات، شكرًا جزيلاً، وما إلى ذلك)، واسمك، وتوقيع بريدك الإلكتروني المهني، ويصبح جاهزًا للبدء.

ولكن قبل إرسالها، تأكد من قراءة قائمة التحقق الخاصة بنا لكتابة رسائل بريد إلكتروني تذكيرية أفضل.

قائمة التحقق من البريد الإلكتروني للتذكير (لا تفعل هذا)

سوف نتفق معك: نحن نكره تلقي رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن تظهر على أنها سلبية وحاسمة ومواجهة. هذه هي كل الأشياء التي تريد تجنب القيام بها في رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية.

فيما يلي بعض الأشياء التي لا تفعلها في رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية. (في الأساس، افعل العكس).

• لا تخاطب الشخص بطريقة رسمية حقًا. استخدم الاسم الأول وقدم تحية مهذبة.
• لا تكن وقحًا أو عدوانيًا. كن إيجابيا.
• لا تتوقع أن يكون طلبك أولوية. لا تعترف بأنه قد تكون هناك أسباب لعدم تمكنهم من الرد.
• لا تترك تفاصيلنا. هل تقدم كل شيء في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
• لا تنس الموعد النهائي وCTA. أخبر الشخص بما تريد أن يفعله ومتى.
• لا تفوت تضمين أي مرفقات أو روابط. قم بالتحقق مرة أخرى من كل شيء في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
• لا تشدد على كتابة رسائل البريد الإلكتروني. جرب أداة كتابة البريد الإلكتروني الخاصة بـ HIX.AI
• لا ترسل دون التدقيق اللغوي. قم بالتدقيق اللغوي (من الواضح).
• لا تنس جدولة المتابعة. قم بإضافة التفاصيل إلى يومياتك.
• لا تكن الشخص الذي ينسخ الجميع في البريد الإلكتروني. تعامل مع الشخص قليلًا من الاحترام واسمح له بحل المشكلة.

بعض هذه النصائح تدور حول كيفية التصرف وكذلك كيفية الكتابة. لكن الأمر كله يتعلق بكيفية النظرة إليك في العمل وسمعتك المهنية.

خاتمة

هذا تذكير بأنه يجب عليك قراءة كل شيء وتعلمه. إذا لم ترجع إلى البداية وتبدأ من جديد!

على الرغم من ذلك، نعلم جميعًا على محمل الجد أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية ليس بالأمر السهل حيث يتعين عليك عرضها بشكل احترافي ولكن عليك الضغط من أجل الحصول على نتيجة. ومع ذلك، ثق بنا، يصبح الأمر أسهل مع الممارسة (ثق بنا)، ولكن التزم بالتنسيق أو انسخ عيناتنا، وستكون الأمور على ما يرام. ركز على المستقبل وادفع لتحقيق نتيجة بدلاً من محاولة إلقاء اللوم على أي شخص.

إنه عمل، وليس شخصي، بعد كل شيء.