Hvis dit kontor er noget som vores, glemmer folk hele tiden at sende dokumenter, afskrive orlov eller indsende timesedler. Når dette sker, kræves der en venlig påmindelse for at få tingene tilbage på sporet.
Kan du lide at modtage påmindelsesmails? Det gør vi ikke. Hemmeligheden er at presse personen til at gøre noget (muligvis noget de ikke vil) på en meget høflig måde. Hvordan? Vi viser dig.
Du kan slappe af nu, når vi fortæller dig, at påmindelses-e-mails er nemme at skrive, hvis du forstår det korrekte format, og hvordan du pitcher det professionelt. Vi gennemgår processen trin for trin, hvilket gør det så enkelt som muligt at skrive påmindelsesmails, der giver resultater. Lad os gøre det.
Hvad er påmindelsesmails?
Påmindelsesmails er simple beskeder, du sender, når du har brug for, at nogen gør noget. Har du ikke modtaget en faktura? Send en venlig påmindelse. Har du ikke modtaget en rapport? Send en venlig påmindelse. Venter du på dine penge? SEND EN VENLIG PÅMINKELSE.
De kan have glemt at sende et dokument, betale en faktura eller bekræfte din jobansøgning.
Du vil ofte sende blide påmindelsesmails, mens du venter på, at nogen gør noget for dig. Det er nemt at blive frustreret i disse tilfælde, men du bør altid stræbe efter at være så professionel som muligt.
Hvordan kan du gøre det? Start med at gennemgå vores 5 blide påmindelsesmail-prøver!
5 venlige påmindelsesmail-prøver
Det er nemmere at vise dig, hvordan du gør dette, så det gør vi. Her er 5 påmindelses-e-mail-eksempler for at komme i gang med at skrive din egen. Læs e-mails, gennemgå formatet, og forstå, hvordan du bygger din egen!
Venlig påmindelse om at sende noget
Hvis en kollega, kunde, entreprenør, familiemedlem eller ven har glemt at sende noget, er denne påmindelsesmail til dig. I den byder vi på en varm hilsen og forklaring om, hvad vi ønsker, hvornår og hvorfor. Glem ikke detaljerne, ellers kan din e-mail blive ignoreret (det er sket for os).
I dette professionelle påmindelsesmail-eksempel forsøger vi ikke at være nøjeregnende. Ingen kan lide at blive mobbet til at svare, så tjek dit tonefald, før du skriver en besked.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg ville gerne kontakte dig og minde dig om [ emnet/begivenheden/opgaven ] , som vi diskuterede tidligere.
Vi har stadig brug for [ emnet/begivenheden/opgaven ] og ville sætte stor pris på det, hvis du kan sende det til os hurtigst muligt. [ Angiv eventuelle yderligere detaljer eller instruktioner, hvis det er nødvendigt ]
Tak for din opmærksomhed på denne sag, og vi ser frem til at modtage [ emnet/begivenheden/opgaven ] fra dig.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Venlig påmindelsesmail for ubetalt faktura
Vis mig pengene! Ubetalte fakturaer er frustrerende og foruroligende, men der kan være en grund til, at betalingen er forsinket, så lad være med at gå i skyerne. Mind i stedet personen om beløbet, alle fakturaoplysninger, og hvordan betalingen nu forfalder.
I dette eksempel forbliver vi rolige og fornem, men hævder trygt, hvad vi vil have (dine penge) og hvornår (umiddelbart!).
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Dette er en venlig påmindelse om en ubetalt faktura.
Fakturaoplysningerne er som følger:
Fakturanummer: [ Fakturanummer ]
Fakturadato: [ Faktura Dato ]
Beløb: [ Beløb ]
Bemærk venligst, at betaling for denne faktura nu er forsinket. Sørg for betalingen hurtigst muligt.
Hvis du har spørgsmål eller ønsker yderligere afklaring, så tøv ikke med at kontakte mig.
Tak for din opmærksomhed på dette sag.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Blid påmindelsesmail om en jobansøgning
Hvis du har brugt tid på at indsende en jobansøgning, men ikke har modtaget noget svar, er denne e-mail-eksempel ideel. Der er sandsynligvis en rimelig grund til, at en ansøgning ikke er blevet godkendt, så i denne prøve er vi høflige, giver alle detaljer og presser på for et svar. Fortune favoriserer de modige!
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg ønskede at følge op på den jobansøgning, jeg indsendte den [ dato ] . Jeg forstår, at du skal modtage mange ansøgninger, og at det tager tid at gennemgå dem alle. Jeg er dog meget interesseret i [ jobstillingen ] og ville sætte pris på en opdatering om status for min ansøgning.
Jeg har vedhæftet mit CV og følgebrev igen for nemheds skyld. Jeg tror på, at mine kompetencer og erfaring gør mig til en stærk kandidat til denne rolle. Jeg er overbevist om, at jeg kan bidrage positivt til dit team.
Jeg beder venligst om, at du kan give mig en opdatering om status for min ansøgning. Jeg vil være taknemmelig for enhver feedback eller information, du måtte have. Tak for din opmærksomhed på denne sag.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Blid påmindelsesmail for ferieanmodning
Alle elsker ferie, men du kan ikke booke før din orlov er aftalt! Hvis din chef endnu ikke har accepteret din ferieanmodning, så send denne eksempel-e-mail. Igen, der er sandsynligvis en rimelig grund til ikke at modtage et svar, så i dette eksempel forklarer vi, hvorfor vi har brug for et svar, og giver en deadline.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at minde dig om min ferieanmodning, som jeg indsendte den [ dato ] . Som jeg nævnte før, søger jeg at tage lidt fri fra [ startdato ] til [ slutdato ] for at genoplade og tilbringe kvalitetstid med min familie.
Det er vigtigt for mig at modtage din godkendelse så hurtigt som muligt som muligt, så jeg kan gå videre med de nødvendige arrangementer. Jeg forstår, at du kan have travlt, men jeg beder dig venligst gennemgå min anmodning og give mig et svar inden [ deadline ] . Dette vil give mig tid nok til at træffe de nødvendige arrangementer og sikre en smidig overgang af mine opgaver til en kollega, hvis det er nødvendigt.
Tak for din opmærksomhed på denne sag, og jeg ser frem til at høre fra dig snart .
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Blid påmindelsesmail til et medlem af personalet
Hvis et medlem af personalet, du administrerer, ikke har sendt dig noget, kan du være en smule kraftfuld og anmode om et svar. Denne påmindelsesmail til personalet er en perfekt skabelon til at bygge dine egne påmindelsesmails. Tilpas det til din situation og skrivestil.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg stoler på, at denne e-mail finder dig ved godt helbred. Jeg skriver for at minde dig om, at jeg endnu ikke har modtaget [ dokumentet/rapporterne/oplysningerne ] , som jeg anmodede om fra dig [ på den angivne dato/hvornår det var forfaldent ] . Det er vigtigt for os at [ færdiggøre/analysere/diskutere ] denne [ opgave/projekt/problemstilling ] rettidigt.
Jeg beder dig venligst prioritere denne sag og give mig [ dokumentet/rapporterne /information ] så hurtigt som muligt. Hvis du har brug for hjælp eller har nogen bekymringer, så tøv ikke med at kontakte mig.
Tak for din opmærksomhed på denne sag.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Sådan skriver du effektive venlige påmindelsesmails
Det kan være vanskeligt at skrive påmindelsesmails, da du skal slå den rigtige tone an. Du vil selvfølgelig gerne være afslappet og professionel, men du skal også være sikker og tydelig på, at du vil have en løsning.
Eksemplerne ovenfor viser, hvordan du slår den rigtige tone, men du skal tilpasse disse e-mails til hver situation.
Før vi kommer ind på de væsentlige tips, lad os undersøge, hvordan du strukturerer dine påmindelsesmails.
Pålidelige påmindelsesmails har alle det samme format, som har 3 dele:
- Påmindelsesmailens emnelinje
- Fed og selvsikker kropstekst
- Afmelding og næste skridt
Vi kan gennemgå disse for at hjælpe dig med at oprette påmindelsesmails, der giver resultater.
Påmindelsesmailens emnelinje
Din emnelinje skal fortælle personen præcis, hvorfor du sender beskeder. Vær ikke bange for at tilføje ord som "påmindelse", "til din opmærksomhed" eller "haster" til dine overskrifter.
Tænk over, hvem du e-mailer, og hvad der ville fange deres opmærksomhed. Uanset hvad du gør, så bliv ikke vred eller aggressiv i dine emnelinjer.
Her er nogle eksempler på påmindelses-emnelinjer for e-mail for at give lidt inspiration.
- Påmindelse: Kan du venligst...
- Påmindelse: Udestående faktura
- Feriepåmindelse: Kan du svare?
- Hastedeadline: (indsæt dato)
- Har du gennemgået min jobansøgning?
Påmindelse e-mail brødtekst
Din påmindelse e-mail brødtekst er der, hvor du bygger din sag, angiver dine vilkår og stiller dine krav. Det lyder seriøst, men vi starter positivt med et behageligt "Hej" eller "Hej" og personens navn.
Lad os sige, at nogen har glemt at sende os et vigtigt dokument. Start med at angive formålet med din besked.
"Jeg kontakter dig, da det dokument, jeg anmodede om, ikke er ankommet. Deadlinedatoen var (indsæt dato)."
Giv derefter en vis kontekst for din anmodning og konsekvenserne af et forsinket svar.
"Jeg håbede at bruge dokumentet som en del af en præsentation, jeg holdt på (indsæt dato)."
Lad os nu komme til anmodningen (eller kravet, hvis du vil sige det på denne måde).
"Kan du bekræfte, at du har modtaget min oprindelige anmodning, og at du kan sende mig dokumentet i dag?"
Dette er nok, men du kan tilføje andre detaljer, hvis du vil.
"Skæringsdatoen for, at jeg modtager dokumentet er (indsæt dato). Så hvis jeg ikke modtager det inden da, vil jeg ikke kunne bruge det i min præsentation, hvilket ville være meget skuffende."
Denne påmindelsesmail burde gøre det trick. Det er præcist og selvsikkert, men du peger ikke fingre eller finder skylden. I stedet præsenterer du en løsning, og det er vigtigt.
Påmindelse e-mail sign-off/næste trin
Ovenstående besked er fantastisk til at fange opmærksomhed og forklare, hvad du vil have og hvorfor. Du vil gerne afslutte positivt, men skub på for et svar.
"Jeg håber, at vi kan løse dette i dag. Din hjælp er meget værdsat til at finde en løsning."
Det hele lyder fantastisk. Tilføj derefter dine kontaktoplysninger og andre oplysninger.
"Du kan kontakte mig på ethvert tidspunkt for at diskutere dette på (indsæt detaljer).
Tilføj endelig en sign-off (tak, venlig hilsen, mange tak osv.), dit navn og din professionelle e-mail-signatur, og den er klar til at gå.
Men før du sender det, skal du sørge for at læse vores tjekliste igennem for at skrive bedre påmindelsesmails.
Tjekliste for e-mail-påmindelser (gør ikke dette)
Vi kommer på niveau med dig: Vi hader at modtage påmindelsesmails. De kan fremstå som negative, kritiske og konfronterende. Det er alle de ting, du vil undgå at gøre i dine påmindelsesmails.
Her er nogle af de ting, du ikke gør i påmindelsesmails. (Gør stort set det modsatte).
- Tiltal ikke personen på en rigtig formel måde. Brug deres fornavn og giv en høflig hilsen.
- Vær ikke uhøflig eller aggressiv. Vær positiv.
- Forvent ikke, at din anmodning er en prioritet. Erkend, at der kan være grunde til, at de ikke kunne svare.
- Efterlad ikke vores detaljer. Angiv alt i dine e-mails.
- Glem ikke en deadline og en CTA. Fortæl personen, hvad du vil have vedkommende til at gøre og hvornår.
- Gå ikke glip af at inkludere vedhæftede filer eller links. Dobbelttjek alt i dine e-mails.
- Stress ikke med at skrive e-mails. Prøv HIX.AI 's e-mail-skriveværktøj .
- Send ikke uden korrekturlæsning. Lav korrektur (selvfølgelig).
- Glem ikke at planlægge en opfølgning. Tilføj detaljer til din dagbog.
- Vær ikke den person, der kopierer ALLE ind i en e-mail. Behandl personen med en smule respekt og lad dem løse problemet.
Nogle af disse tips handler om, hvordan man handler, samt hvordan man skriver. Men det hele er pakket ind i, hvordan du bliver opfattet på arbejdet og dit professionelle omdømme.
Konklusion
Dette er en påmindelse om, at du bør læse alt og lære det. Hvis du ikke er gået tilbage til begyndelsen og starte igen!
Men seriøst ved vi alle, at det ikke er let at skrive påmindelses-e-mails, da du skal pitche dem professionelt, men presse på for et resultat. Stol dog på os, det bliver absolut nemmere med øvelse (stol på os), men hold dig til formatet eller kopier vores prøver, og du vil være OK. Fokuser på fremtiden og skub for et resultat i stedet for at prøve at bebrejde nogen.
Det er jo forretningsmæssigt, ikke personligt.