At sende afvisnings-e-mails til kandidater er ikke nogen nem opgave, er det?
Men skal du tie for at skåne dem for skuffelsen? Er stilhed virkelig den bedste tilgang? Fortjener kandidater ikke afslutning og klarhed?
Måske er det din opfattelse af afvisningsmails, der holder dig tilbage. Afhængigt af dit perspektiv er de ikke præcis alle undergang og dysterhed. En veludformet kandidatafvisnings-e-mail kan antænde modstandskraft og inspirere kandidater til at opnå større succes.
Men du skal mestre kunsten at skrive e-mails med kandidatafvisning, ellers kan din besked, selvom den er skrevet med gode hensigter, få ansøgeren til at føle sig modløs.
Denne artikel er din guide til at mestre kunsten at skrive afvisnings-e-mails. Det er en kunst, der blander empati, medfølelse, fremsyn og konstruktiv kritik. Vores skabeloner er der for dig, hvis du føler dig lidt doven med at skrive en frisk.
Hvad er e-mails med kandidatafvisning?
En jobafvisnings-e-mail er en besked skrevet for at informere ansøgere, som ikke vil gå videre til næste runde af samtaler eller blive ansat.
Når en stilling er besat, er det vigtigt at give andre ansøgere besked. Formatet på en kandidatafvisnings-e-mail er ikke støbt i sten. Visse elementer skal dog være til stede. Disse er vist i følgende skabeloner.
Skabeloner, der hjælper dig med at skrive e-mails om kandidatafvisning bedre
Her er en liste over nogle jobafvisningsskabeloner, du nemt kan tilpasse.
Kort skabelon til jobafvisningsmail
E-mailen skal være kort, enkel og kortfattet, hvis du aldrig har mødt ansøgeren eller kun har udvekslet få e-mails. Din e-mail bør dog ikke virke fræk. Indfør noget høflighed, høflighed og empati i dit forfatterskab. Denne skabelon hjælper allerede med det. E-mailen begynder med at takke dem for deres ansøgning og fortælle dem, at de ikke nåede næste runde af ansøgninger. Til sidst opfordrer du dem til at fortsætte med at søge.
Detaljeret skabelon til afvisningsmail
Men hvad nu hvis ansøgeren var næsten perfekt til jobbet, og du forestiller dig at arbejde med dem i fremtiden? Afvisnings-e-mailen bør ikke være alt for formel eller vag. Selvom det tilrådes, at afvisnings-e-mails har en lignende tone, skal årsagerne til afvisningen forklares. Ansøgeren bør også opfordres til at ansøge igen. En smart kandidat, der er blevet afvist, vil bruge feedbacken til at forbedre deres pitch, næste gang de ansøger. Denne e-mail er længere end den forrige, og den er gjort for at hjælpe medarbejderen til at vide, at de har en god profil og kun ikke kunne klare sig, fordi der var så mange kvalificerede kandidater at vælge imellem.
Kære [ Ansøgers navn ]
Tak, fordi du tog dig tid til at ansøge om [ Jobstilling ] hos [ Virksomhedsnavn ] . Det fremgik af din ansøgning, at du har en stærk baggrund og kompetencer, som kunne gavne vores team.
Efter nøje overvejelse har vi desværre besluttet ikke at gå videre med din ansøgning på nuværende tidspunkt. Selvom du var en stærk kandidat, havde vi en svær beslutning at træffe på grund af det høje antal kvalificerede ansøgere.
Vi opfordrer dig til at fortsætte med at forfølge muligheder med vores virksomhed i fremtiden. Vi tror på, at med yderligere erfaring og kompetenceudvikling kan du blive en fremragende tilføjelse til vores team.
Vi sætter pris på din interesse for [ Firmanavn ] og ønsker dig held og lykke med din jobsøgning. Tak fordi du overvejer os som en potentiel arbejdsgiver.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
E-mailskabelon til afvisning af uenighed om beslutning
Har du nogensinde været en del af et ansættelsesudvalg? Har du nogensinde stukket nakken ud for en ansøger, mens resten af udvalget lige har givet dem videre? Det gør ondt, bestemt! Men du må eje beslutningen. Så bliv ikke fristet til at overføre ansvaret for beslutningen med liners som "Det er blevet besluttet, at vi ikke vil forfølge dette" eller "The bigwigs har besluttet at gå i en anden retning." Afvisning på denne måde er ikke mindre smertefuldt, og skriften underminerer tilsyneladende din beslutningstagning.
Du burde eje afslaget. Det er bedre at sige ting som: "Efter mange overvejelser og frem og tilbage har vi besluttet X," eller "Det var en virkelig svær beslutning, men vi besluttede os til sidst Y," men sørg for at bruge "vi" i stedet for " de."
E-mailskabelon til afvisning af forhandlingsfejl
Mange arbejdsgivere kæmper for at holde op med at have investeret betydelig tid og energi for at få forholdet til en potentiel medarbejder til at fungere. Lyder det som dig? Uanset hvor meget tid du har brugt på at overbevise dem om at komme om bord, kan det være tid til at komme videre. Beslut om et telefonopkald eller e-mail er den bedste måde at relatere din beslutning til kandidaten. Men hvis du skal sende en e-mail, skal du holde den kort. Begge af jer har højst sandsynligt diskuteret de aktuelle spørgsmål udførligt før nu. Så hold det kortfattet og enkelt.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg må desværre meddele dig, at vi ikke kan fortsætte med din ansættelse på nuværende tidspunkt. På trods af vores bedste indsats er det blevet tydeligt, at vi ikke er i stand til at nå frem til gensidigt acceptable vilkår.
Jeg vil gerne udtrykke min taknemmelighed for din tid og omtanke gennem hele denne proces. Dine færdigheder og kvalifikationer var imponerende, og det var en svær beslutning at træffe.
Tak igen for din forståelse. Vi ønsker dig alt det bedste i dine fremtidige bestræbelser.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
E-mailskabelon til afvisning af indsendelse af forslag
Vil du afvise en ansøgning? Sådan gør du det. Begynd med at takke ansøgeren for deres bidrag. Lad dem forstå, at du kan se, hvor meget arbejde og kræfter der er lagt i ansøgningen. Afslut det derefter med at fortælle dem, at selvom deres ideer er prisvindende og godt præsenteret, blev en anden valgt, fordi den passede bedre til organisationens slutmål. Inden dine afsluttende bemærkninger, lad dem vide, at du er åben for partnerskaber i fremtiden.
Kære [ Ansøgers navn ]
Tak, fordi du indsendte dit forslag til [ Organisationens navn ] . Vi sætter pris på den indsats og dedikation, du har lagt i din ansøgning.
Dine ideer er virkelig prisværdige og præsenteret på en prisvindende måde. Men efter nøje overvejelse har vi udvalgt et andet forslag, der passer bedre til vores organisations slutmål.
Vi værdsætter dit arbejde og vil gerne udtrykke vores interesse for potentielle partnerskaber i fremtiden. Din ekspertise og kreativitet er højt værdsat.
Endnu en gang tak for dit bidrag, og vi ønsker dig alt det bedste i dine fremtidige bestræbelser.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
E-mail-skabelon til afvisning af stipendier
En e-mail med afvisning af stipendieansøgning er skrevet for at informere ansøgeren om, at de ikke er blevet udvalgt til finansiering. E-mailen genkender og værdsætter øjeblikkeligt kandidatens ansøgning og hårde arbejde. Fortsætter derefter med at forklare, at selvom kandidaten opfyldte alle stipendiekravene, gik legatet til en på papiret bedre kvalificeret. Ansøgeren takkes for deres tid og opfordres til at søge efter andre finansieringskilder og fremtidige stipendietilbud. Denne afvisnings-e-mail-skabelon har til formål at formidle nyhederne høfligt, forklare, hvorfor beslutningen blev truffet, og opfordre modtageren til at forfølge deres ambitioner i fremtiden.
Kære [ modtagerens navn ]
Tak for din ansøgning om [ stipendiets navn ] . Vi sætter pris på den tid og indsats, du har lagt i din ansøgning.
Efter nøje overvejelse beklager vi at meddele dig, at din ansøgning om stipendiet ikke er lykkedes denne gang. Mens du opfyldte alle stipendiekravene, modtog vi et betydeligt antal højt kvalificerede ansøgere, og udvælgelseskomiteen valgte i sidste ende en anden kandidat, som bedre matchede vores kriterier.
Vi opfordrer dig til at fortsætte med at forfølge dine uddannelsesmål og til at udforske andre finansieringskilder og stipendiemuligheder. Vi tror på dit potentiale og ønsker dig alt det bedste i dine fremtidige bestræbelser.
Endnu en gang tak for din interesse for [ stipendiets navn ] . Tøv ikke med at kontakte os, hvis du har yderligere spørgsmål eller har brug for støtte i din akademiske rejse.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Skabelon til afslag på e-mail til mentorskab/praktikansøgning
År ud, år ind får du hundredvis af ansøgninger, men der er kun så mange, du kan øge, er det ikke? Informer de uvalgte praktikanter om din beslutning. Din e-mail skal vise dig, hvor meget du sætter pris på, at de ansøger. Men som med andre tidligere diskuteret, skal du fortælle dem, at ansøgningsprocessen var meget konkurrencedygtig, og at andre er blevet ansat i stedet. Ønsk dem så held og lykke med at søge lignende muligheder i fremtiden. Denne e-mailskabelon bekræfter din beslutning om at gå sammen med andre kandidater og din vilje til at samarbejde med dem i fremtiden i en vis kapacitet.
Kære [ modtagerens navn ]
Tak for din ansøgning til vores mentor-/praktikprogram. Vi sætter pris på den tid og indsats, du har lagt i din ansøgning.
Jeg må desværre meddele dig, at vi efter nøje overvejelse har udvalgt andre kandidater til de ledige stillinger. Ansøgningsprocessen var meget konkurrencepræget, og vi skulle træffe svære beslutninger.
Vi vil dog gerne udtrykke vores tro på dit potentiale og opfordre dig til at blive ved med at forfølge lignende muligheder. Din entusiasme og dine kvalifikationer gjorde det til en svær beslutning for os, og vi ønsker dig oprigtigt held og lykke i dine fremtidige bestræbelser.
Selvom du ikke blev udvalgt til det nuværende program, vil vi med glæde overveje din ansøgning for fremtidige muligheder. Vi beundrer din passion og ville være glade for at samarbejde med dig på en eller anden måde.
Tak igen for din interesse for vores program. Hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere feedback, så tøv ikke med at kontakte os.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
E-mailskabelon til afvisning af optagelse på universitet/højskole
Denne prøve-e-mail-skabelon kan bruges til forsigtigt at afvise en ansøgers anmodning om optagelse til et college eller en institution. Mailen starter med at takke den studerende for interessen for institutionen. Det bør også fremhæve, hvor konkurrencedygtig optagelsesprocessen er. Endelig bør du ønske dem held og lykke med deres fremtidige ambitioner og anbefale at se nærmere på andre læringsmuligheder.
Kære [ modtagerens navn ]
Tak for din interesse i [ College/Institution Name ] . Vi sætter pris på den tid og indsats, du har lagt i din ansøgning. Jeg må dog desværre meddele dig, at vi ikke kan tilbyde dig optagelse på nuværende tidspunkt.
Optagelsesprocessen på [ College/Institution Name ] er yderst konkurrencedygtig, og vi modtager et stort antal ekstraordinære ansøgninger. Desværre har vi begrænsede ledige pladser, og vi var nødt til at træffe svære beslutninger.
Vær opmærksom på, at denne beslutning ikke afspejler dine evner eller potentiale. Vi opfordrer dig til at udforske andre uddannelsesmuligheder, der stemmer overens med dine mål og ambitioner. Der er mange fremragende institutioner, som kan passe perfekt til dig.
Vi ønsker dig stor succes i dine fremtidige bestræbelser og stoler på, at du vil udmærke dig, uanset hvor du vælger at fortsætte din akademiske rejse.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Sådan skriver du en afvisnings-e-mail til kandidater
Bliv ikke fristet til bare at skrive om hvad som helst til en mislykket ansøger. Husk på, at kvaliteten og professionaliteten i dit forfatterskab, godt eller andet, taler på dine vegne og kan påvirke den generelle opfattelse af dit brand. Derfor anbefaler vi, at du tænker nok over dit forfatterskab.
Rene afvisninger er aldrig en god idé. En ansøger er måske ikke den bedste egnet til en rolle, du udfylder nu, men kan være dygtig nok til en anden i fremtiden. Hvorfor afskrække dem fra fremtidige samarbejder med frække e-mails? Din e-mail skal indeholde konstruktiv feedback og vise din vilje til at samarbejde med dem i fremtiden.
Sådan skriver du en e-mail fra bunden, hvis du har brug for en uden for det, vores skabelon til afvisning af e-mail dækker:
Første del
I første afsnit af din e-mail skal du takke kandidaten for deres tid og interesse for stillingen. Du kan forsigtigt fortælle nyheden ved at inkludere en kompliment såsom "mens dine kvalifikationer er ret imponerende..." i den første del af jobafvisnings-e-mailen.
Anden del (valgfrit)
Så kommer brødteksten i e-mailen. Hvad du skriver afhænger af, hvor langt ansøgeren er kommet gennem udvælgelsesprocessen og dine tidligere interaktioner med dem.
Hvis du for eksempel beslutter dig for ikke at forfølge en kandidat yderligere efter den første runde af samtaler, kan du springe dette trin over og fortsætte direkte til det tredje. Hvis ansøgeren derimod kommer til slutrunden, bør du give en større begrundelse for din beslutning om at afvise dem.
Hvis du vil imponere dem, så lad dem vide, hvad der skilte sig ud ved deres ansøgning. For eksempel, at inkludere en linje som "vores team var særligt imponeret over dine skrivefærdigheder" hjælper dem med at forstå, at skrivning er den mindste bekymring. Giv derefter ærlig feedback, der fremhæver specifikke udviklingsområder og anbefalinger til forbedringer.
Når du kritiserer deres ansøgning, skal du nævne, hvor de kom til kort. En linje som "I øjeblikket leder vi efter kandidater, der har en dybere forståelse af webudvikling..." ville gøre det fint.
Hvis ansøgeren har imponeret dig, og du mener, at de kan være et godt match for din organisation, skal du informere dem om, at du vil tilføje dem til din kontaktdatabase og overveje dem igen.
Tredje del
Endelig bør du give ansøgeren dine bedste ønsker i deres jobsøgning fremadrettet.
Konklusion
Selvom e-mails med kandidatafvisning er beregnet til at være professionelle, kan du få dit brand til at skille sig ud ved at skrive med et lille menneskeligt præg. Giv plads til at værdsætte kandidatens indsats ved omhyggeligt at lave en e-mail, der udtrykker taknemmelighed og samtidig er enkel. Du kan bruge vores skabeloner til at garantere, at dette sker. Der er også flere AI-drevne e-mail-udkastværktøjer, såsom HIX.AI , som du kan bruge, hvis du ønsker en kandidatafvisnings-e-mail, der er mere skræddersyet til dine specifikke behov.