Undskyld er virkelig det sværeste ord at sige (tak, Elton John). Men hvis du har gjort noget forkert på arbejdet, er undskyldning den eneste måde at rette op på. Det er altid bedst at undskylde personligt, men hvis du ikke kan (eller vil), så er det OK at sende en professionel e-mail undskyldning.
Men hvad siger man, og hvordan siger man det? Vi vil vise dig 5 eksempler på e-mail-eksempler på arbejdspladsen, der dækker:
- Undskyld til en klient/kunde
- Undskyld for at have glemt at sende noget
- Undskyld for ikke at betale en faktura
- Undskyld for at gå glip af et møde
- Undskyld for en sen levering
Disse oprigtige undskyldningseksempler dækker naturligvis ikke enhver situation eller omstændighed, så vi vil lave en skabelonsvar, som du kan tilpasse.
Ved udgangen vil du være en e-mail undskyldning pro (selvom vi håber, du aldrig behøver at sende en!).
Hvad er undskyldnings-e-mails (og hvorfor sende dem)?
Åh nej. Du har lavet en fejl. Ignorerer du det og håber, at ingen lægger mærke til det eller håndterer det?
Den anden mulighed, naturligvis (det er derfor, du er her!).
Undskyldnings-e-mails handler om at udjævne tingene og vedligeholde relationer. Faktisk kan det forbedre tingene mellem jer at undskylde ærligt og tidligt nok. Hvorfor? Fordi du påtager dig ansvar, indrømmer det og laver en plan for at løse problemet.
Hvis vi er ærlige, er der ingen af os, der kan lide at indrømme, at vi tager fejl og undskylde. Men nogle gange er det en bedre mulighed end at ignorere et problem og håbe på, at det forsvinder.
Er du bekymret for, om du skal e-maile eller undskylde personligt? Hvis det er et mindre problem (som forsinket produktlevering eller en forsinkelse i afsendelsen af en rapport), er en e-mail i orden. Hvis det er et stort problem, der vil have en væsentlig indvirkning på driften eller relationerne (som at brænde din bygning ned!), så undskyld personligt.
Det er kun dig, der kan træffe beslutningen, men hvis du vælger at sende en e-mail, så start med at gennemgå vores oprigtige undskyldningseksempler.
5 oprigtige undskyldningseksempler
Det er lige blevet nemmere at sige undskyld med HIX.AI Vi vil hjælpe dig med at finde de ord, du har brug for for at undskylde for adskillige almindelige situationer, du kan opleve. Har du brug for at undskylde til en kunde? Vi kan hjælpe. Produkt sent? Intet problem.
Brug vores prøver til at se, hvordan professionelle undskylder. Lad være med at kopiere og indsætte dem, men brug dem som inspiration til dine beskeder, fordi en undskyldning kun betyder noget, hvis den er ærlig.
Undskyld til en klient/kunde
Igen, hvis du har gjort noget virkelig dårligt, så ring til en kunde eller klient, men hvis det er et mindre problem, er en e-mail i orden! Denne undskyldnings-e-mail til en klient eller kunde holder sig til formatet (mere om dette senere) og siger undskyld klart og kortfattet.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg beklager fejlen, der opstod vedrørende [ specifikt problem ] . Jeg vil gerne forsikre dig om, at vi straks tager skridt til at rette op på situationen og forhindre, at det sker igen i fremtiden. Det har aldrig været vores hensigt, at dette skulle ske, og vi beklager dybt enhver ulejlighed, det måtte have forårsaget dig.
Vær forvisset om, at vi værdsætter din virksomhed og er forpligtet til at give dig det højeste serviceniveau. Hvis der er andet, vi kan gøre for at gøre det rigtigt, så tøv ikke med at give os besked.
Tak for din forståelse og tålmodighed i denne sag.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Undskyld for at have glemt at sende noget
Glemt at sende din chef eller en kollega noget vigtigt? Det er tid til at undskylde. Dette er en ret almindelig grund til at sige undskyld, så hold denne prøve et sted ved hånden! Hvis du laver en fejl som denne, skal du sørge for at inkludere den vedhæftede fil med din e-mail!
Undskyld for ikke at betale en faktura
Ikke at betale en faktura er en alvorlig sag og bør behandles med det samme. I denne e-mail med fakturabeklager anerkender vi, hvad der er sket, og den potentielle påvirkning – og forklarer, at denne faktura vil blive betalt (forhåbentlig straks!).
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg beklager forsinkelsen i betalingen af fakturaen [ Fakturanummer ] . Jeg forstår vigtigheden af at overholde vores økonomiske forpligtelser og beklager ulejligheden. Vær sikker på, det udestående beløb vil blive udlignet med det samme.
Tak for din forståelse og tålmodighed i denne sag.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Undskyld for at gå glip af et møde
Dagbogssammenstød, sygdom eller blot at få dine datoer og tidspunkter blandet sammen kan føre til, at du går glip af et møde. Hvis det sker, skal du give en undskyldning og forpligte dig til at indhente det (enten med et andet møde eller et opkald).
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg undskylder oprigtigt, at jeg gik glip af vores planlagte møde. På grund af uforudsete omstændigheder oplevede jeg desværre et dagbogssammenstød og kunne ikke deltage. Jeg forstår vigtigheden af dette møde og besværet.
Jeg vil gerne foreslå, at mødet flyttes på et tidspunkt, der er bekvemt for os begge. Fortæl mig venligst din tilgængelighed, og jeg vil sikre, at mødet omgående bliver omlagt.
Igen beklager jeg ulejligheden og sætter pris på din forståelse. Jeg ser frem til at møde dig snart.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Undskyld for en sen levering
Kurerfirmaer gør et hårdt stykke arbejde med at transportere varer rundt i verden, og nogle gange tager de fejl. Hvis en levering er forsinket, skal du acceptere den, forklare, hvad der sker, og foreslå en løsning.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg beklager forsinkelsen i leveringen af din pakke. Desværre stødte vi på uventede omstændigheder, der forårsagede forsinkelsen. Vær sikker på, vi arbejder ihærdigt på at rette op på situationen og sikre hurtig levering.
For at gøre det op til dig, vil jeg gerne tilbyde rabat på din næste forsendelse eller fremskynde leveringen af din nuværende pakke, hvad end du foretrækker. Fortæl os, hvad du foretrækker, og vi vil straks træffe foranstaltninger i overensstemmelse hermed.
Vi værdsætter din virksomhed, og vi beklager ulejligheden. Tak for din forståelse og tålmodighed.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Sådan undskylder du professionelt i en e-mail
Vi kan alle sige undskyld. Det er nemt. Men mener du det egentlig? Professionelle e-mail-guider om undskyldning fortæller dig ofte, at du skal fjerne følelserne og holde dig til fakta. Problemet er, at fjernelse af personligheden gør undskyldninger upersonlige – og det er en dårlig ting.
Hvorfor? Fordi de bedste og mest effektive undskyldnings-e-mails er ærlige og engagerende. De er også fremtidsfokuserede og ser efter at finde en vej frem for jeres forhold.
Det lyder kompliceret, men undskyldnings-e-mails byggesten er enkle at forstå.
- Giv en positiv introduktion
- Forklar, hvad problemet er - og undskyld
- Foreslå en løsning
- Udtryk taknemmelighed for deres tålmodighed og forståelse
- Fastlæg de næste skridt for fremtiden
Vi skal nu gennemgå denne liste og bygge en skabelon sammen. For at gøre det endnu nemmere har vi delt det op i 3 sektioner:
- Emnelinje på mail med undskyldning
- Brødtekst
- Afmeld/næste trin
Vi begynder med den beklagede e-mail-emnelinje.
Emnelinje på mail med undskyldning
Emnelinjer er djævelsk komplicerede at skrive, men det tager mindre end et sekund at læse. Hvorfor er de hårde? Når det kommer til emnelinjer om undskyldning, handler det om at bringe dårlige nyheder, og ingen af os kan rigtig godt lide at gøre dette.
Men når du vil undskylde, så gør det på forhånd – og det betyder, at du siger undskyld (eller en variation af det) i emnelinjen.
Her er nogle eksempler på emnelinjer, der dækker nogle af de situationer, der er skitseret ovenfor:
- Beklager ulejligheden
- Undskyld for at gå glip af vores møde
- Levering forsinket - accepter venligst min undskyldning
- Betalingsforsinkelse - beklager ulejligheden
- Vedhæftet dokument - undskyld forsinkelsen
- Undskyld for den dårlige service
- Vi beklager ulejligheden
- Accepter venligst vores undskyldninger for (det du undskylder for!)
- Vi beklager vores seneste problemer
I hver af disse emnelinjer er det tydeligt, at vi siger undskyld. Gør det rigtigt, og du kommer godt fra start.
Undskyldning e-mail brødtekst
Vi har skitseret strukturen af en professionel e-mail-undskyldning ovenfor, men lad os gå lidt mere i detaljer. Når du undskylder, er du nødt til at forklare præcis, hvad der skete og erkende virkningen.
Hvordan kan du gøre dette? Et e-mail-trick, vi bruger, handler om at have empati. Det betyder at tænke på problemet fra den anden persons perspektiv. Hvis du er gået glip af et møde, kan de være personligt kede af det og bekymrede over et vigtigt projekts fremskridt. At undlade at betale en faktura er irriterende og kan f.eks. have betydelige økonomiske konsekvenser.
Når du overvejer tingene på denne måde, vil du få dig selv i den rigtige tankegang til at skrive e-mail undskyldninger, der er meningsfulde. I dette eksempel skal vi bygge sammen, vi undskylder over for en kunde for at have modtaget produkter af dårlig kvalitet. Parat?
Start med en personlig hilsen med personens navn:
"Hej (personens navn)"
- Giv en positiv introduktion
"Jeg håber, du har det godt og nyder sommeren. Jeg har tjekket din hjemmeside ud, og jeg kan se, at du har udvidet dit produktsortiment. Spændende tider!"
- Forklar hvad problemet er – og undskyld
"Vi er blevet informeret om, at nogle af vores kunder oplever problemer med vores seneste serie af produkter. Nogle af problemerne omfatter (indsæt problemer). Jeg ville gerne kontakte dig og undskylde, hvis dette har påvirket nogle af de produkter, vi har leveret til dig. ."
- Foreslå en løsning
"Vi er 100 % forpligtet til at levere den bedste service og ønsker at erstatte disse defekte produkter så hurtigt som muligt. Kan du fortælle mig, hvilke produkter du har bestilt og skal udskiftes?"
- Udtryk taknemmelighed for deres tålmodighed og forståelse
"Du er en højt værdsat kunde, og jeg vil gerne sige tak for din tålmodighed og forståelse, mens vi behandler dette problem."
Undskyldning e-mail sign-off/næste trin
Undskyldnings-e-mailen er skrevet, du har sagt undskyld og angivet løsningen. Hvad er det næste?
- Fastlæg de næste skridt for fremtiden
"Når jeg har modtaget dit svar, sørger jeg for levering af erstatningsvarerne. Hvis du har problemer, kan du kontakte mig når som helst på (indsæt detaljer)."
Slut nu af med en positiv slutning.
"Vi håber at fortsætte vores positive forhold. Mange tak, (Dit navn)."
Du kan afslutte med dit navn, underskrift og kontaktoplysninger.
Undskyldning er gjort nu. Lad os gå videre!
5 måder at forbedre undskyldnings-e-mails på
Vi har opdelt undskyldnings-e-mail-formatet og givet de grundlæggende byggeklodser, her er nu 5 pro-tip:
- Undskyld på forhånd – hvis du har lavet en fejl, så indrøm det. Det er meget nemmere at sige undskyld så tidligt som muligt i stedet for at lade det være i sidste øjeblik.
- Kom aldrig med undskyldninger – At skyde skylden på en anden er fejgens vej ud. Bare indrøm problemet, anerkend virkningen, giv en løsning og kom videre.
- Vær optimistisk! - Det lyder skørt, men en optimistisk og positiv undskyldning er meget mere tilbøjelig til at holde tingene fremad. Undskyld ikke for meget. Der sker fejl, så dvæle ikke ved det.
- Fokus på fremtiden – Undskyldnings-e-mails er for noget, der er sket tidligere. Skift tingene op og fokuser på fremtiden. Kom med forslag til, hvordan man kan rette op på situationen, og fokuser på positive tidligere erfaringer.
- Brug teknologi – Hvis du undskylder, at e-mails ikke rammer plet, så prøv HIX.AI e-mail-generatoren . Denne AI-skriveassistent til e-mail kan hjælpe dig med at skrive meningsfulde og effektive undskyldnings-e-mails og skabe ekspertsvar på få sekunder. Prøv det i dag!
Konklusion
Klar til at sige undskyld? Undskyldnings-e-mails er ikke sjove at skrive, men hold dig til strukturen, og det vil gøre det nemmere at sige undskyld. Fokuser altid på fremtiden og foreslå en løsning for at gøre tingene rigtigt. Vi roder alle sammen nogle gange; det er, hvordan du håndterer det, der tæller. Brug vores undskyldnings-e-mail-guide til at sikre, at du vedligeholder og forbedrer dit omdømme, uanset hvad der sker.