«Извини», действительно, труднее всего сказать (спасибо, Элтон Джон). Но если вы сделали что-то не так на работе, извиниться — единственный способ исправить ситуацию. Всегда лучше извиниться лично, но если вы не можете (или не хотите), можно отправить профессиональное извинение по электронной почте.
Но что вы говорите и как вы это говорите? Мы собираемся показать вам 5 образцов электронных писем с извинениями на рабочем месте, охватывающих:
- Извиниться перед клиентом/заказчиком
- Извините, что забыл что-то отправить
- Извинитесь за неоплату счета
- Извинитесь за пропуск встречи
- Приносим извинения за позднюю доставку
Конечно, эти примеры искренних извинений не охватывают каждую ситуацию или обстоятельство, поэтому мы собираемся разработать шаблонный ответ, который вы сможете настроить.
К концу вы станете профессиональным извиняющимся по электронной почте (хотя мы надеемся, что вам никогда не придется их отправлять!).
Что такое электронные письма с извинениями (и зачем их отправлять)?
О, нет. Вы допустили ошибку. Вы игнорируете это и надеетесь, что никто не заметит и не разберется с этим?
Второй вариант, очевидно (вот почему вы здесь!).
Письма с извинениями призваны сгладить ситуацию и сохранить отношения. На самом деле, честное и своевременное извинение может улучшить отношения между вами. Почему? Потому что вы принимаете на себя ответственность, признаете ее и составляете план решения проблемы.
Честно говоря, никто из нас не любит признавать свою неправоту и извиняться. Но иногда это лучший вариант, чем игнорировать проблему и надеяться, что она исчезнет.
Беспокоитесь о том, следует ли вам отправить электронное письмо или извиниться лично? Если это незначительная проблема (например, задержка доставки товара или задержка отправки отчета), то можно отправить электронное письмо. Если это серьезная проблема, которая окажет существенное влияние на деятельность или отношения (например, сожжение вашего здания!), Извинитесь лично.
Только вы можете принять решение, но если вы все же решите отправить электронное письмо, начните с рассмотрения наших примеров искренних извинений.
5 примеров искренних извинений
С HIX.AI извиниться стало проще. Мы собираемся помочь вам найти слова, которые вам нужны, чтобы извиниться за несколько распространенных ситуаций, с которыми вы можете столкнуться. Хотите извиниться перед клиентом? Мы можем помочь. Товар опоздал? Без проблем.
Используйте наши примеры, чтобы увидеть, как извиняются профессионалы. Не копируйте и не вставляйте их, а используйте их как вдохновение для своих сообщений, потому что извинения что-то значат только в том случае, если они честны.
Извиниться перед клиентом/заказчиком
Опять же, если вы сделали что-то действительно плохое, позвоните покупателю или клиенту, но если это незначительная проблема, можно написать по электронной почте! Это электронное письмо с извинениями, адресованное клиенту, придерживается определенного формата (подробнее об этом позже) и излагает извинения ясно и кратко.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Приносим извинения за ошибку, допущенную относительно [ конкретной проблемы ] . Хочу заверить вас, что мы принимаем незамедлительные меры, чтобы исправить ситуацию и не допустить ее повторения в будущем. Мы никогда не планировали, чтобы это произошло, и мы глубоко сожалеем о любых неудобствах, которые это могло причинить вам.
Пожалуйста, будьте уверены, что мы ценим ваш бизнес и стремимся предоставить вам сервис высочайшего уровня. Если мы можем что-то еще сделать, чтобы исправить ситуацию, пожалуйста, дайте нам знать.
Спасибо за ваше понимание и терпение в этом вопросе.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Извините, что забыл что-то отправить
Забыли отправить начальнику или коллеге что-то важное? Пришло время извиниться. Это довольно распространенная причина извиниться, поэтому держите этот образец где-нибудь под рукой! Если вы допустили подобную ошибку, обязательно прикрепите вложение к своему электронному письму!
Извинитесь за неоплату счета
Неоплата счета является серьезной проблемой, и ее следует решать немедленно. В этом электронном письме с извинениями по счету мы признаем, что произошло, и возможные последствия – и объясняем, что этот счет будет оплачен (мы надеемся, немедленно!).
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Приносим извинения за задержку оплаты по счету [ Номер счета ] . Я понимаю важность выполнения наших финансовых обязательств и сожалею о любых причиненных неудобствах. Будьте уверены, задолженность будет погашена немедленно.
Спасибо за понимание и терпение в этом вопросе.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Извинитесь за пропуск встречи
Конфликты в дневниках, болезнь или просто перепутанные даты и время могут привести к тому, что вы пропустите встречу. Если это произойдет, принесите извинения и обязуйтесь наверстать упущенное (либо на другой встрече, либо на звонке).
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Приношу искренние извинения за то, что пропустил нашу запланированную встречу. К сожалению, из-за непредвиденных обстоятельств у меня произошел конфликт дневников, и я не смог присутствовать. Я понимаю важность этой встречи и причиненные неудобства.
Я хотел бы предложить перенести встречу на время, удобное для нас обоих. Пожалуйста, сообщите мне о вашей доступности, и я позабочусь о том, чтобы встреча была оперативно перенесена.
Еще раз приношу извинения за причиненные неудобства и ценю ваше понимание. С нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Приносим извинения за позднюю доставку
Курьерские компании выполняют тяжелую работу по транспортировке товаров по всему миру, и иногда они ошибаются. Если доставка задерживается, вам придется принять ее, объяснить, что происходит, и предложить решение.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Приносим извинения за задержку доставки вашей посылки. К сожалению, мы столкнулись с непредвиденными обстоятельствами, которые стали причиной задержки. Будьте уверены, мы прилагаем все усилия, чтобы исправить ситуацию и обеспечить быструю доставку.
Чтобы исправить это, я хотел бы предложить скидку на вашу следующую посылку или ускорить доставку вашей текущей посылки. в зависимости от того, что вы предпочитаете. Сообщите нам о своих предпочтениях, и мы немедленно примем соответствующие меры.
Мы ценим ваш бизнес и приносим извинения за доставленные неудобства. Благодарим вас за понимание и терпение.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Как профессионально извиниться по электронной почте
Мы все можем извиниться. Это просто. Но действительно ли вы это имеете в виду? Профессиональные руководства по электронной почте с извинениями часто советуют вам убрать эмоции и придерживаться фактов. Проблема в том, что удаление личности делает извинения обезличенными – и это плохо.
Почему? Потому что самые лучшие и эффективные электронные письма с извинениями — честные и привлекательные. Они также ориентированы на будущее и стремятся найти путь вперед для ваших отношений.
Это звучит сложно, но строительные блоки электронных писем с извинениями просты для понимания.
- Обеспечьте позитивное представление
- Объясните, в чем проблема, и извинитесь
- Предложить решение
- Выразите благодарность за терпение и понимание
- Наметить следующие шаги на будущее
Теперь мы собираемся проработать этот список и вместе создать шаблон. Чтобы сделать это еще проще, мы разделили его на 3 раздела:
- Тема письма с извинениями
- Основная копия
- Выйти/следующие шаги
Начнем с извинительной темы письма.
Тема письма с извинениями
Строки темы чертовски сложно писать, но их чтение занимает меньше секунды. Почему они жесткие? Когда дело доходит до темы извинений, речь идет о сообщении плохих новостей, и никому из нас это не нравится.
Но когда вы собираетесь извиниться, сделайте это заранее – а это значит, что вы должны извиниться (или изменить это) в теме письма.
Вот несколько примеров тем, охватывающих некоторые ситуации, описанные выше:
- Приносим извинения за неудобства
- Извиняюсь, что пропустил нашу встречу
- Доставка задерживается – примите мои извинения.
- Задержка платежа – извините за неудобства
- Документ прилагается – приносим извинения за задержку.
- Извинения за плохое обслуживание
- Приносим извинения за неудобства
- Пожалуйста, примите наши извинения за (за то, за что вы извиняетесь!)
- Приносим извинения за недавние проблемы
В каждой из этих тем ясно, что мы приносим извинения. Сделайте это правильно, и у вас будет отличное начало.
Текст письма с извинениями
Выше мы набросали структуру профессионального извинения по электронной почте, но давайте углубимся в детали. Извиняясь, вы должны точно объяснить, что произошло, и признать последствия.
Как вы можете это сделать? Один из трюков с электронной почтой, который мы используем, заключается в сочувствии. Это значит думать о проблеме с точки зрения другого человека. Если вы пропустили встречу, они могут быть лично расстроены и обеспокоены ходом важного проекта. Например, неоплата счета расстраивает и может иметь значительные финансовые последствия.
Если вы посмотрите на вещи таким образом, вы настроитесь на правильное мышление, чтобы написать содержательные извинения по электронной почте. В этом примере мы собираемся строить вместе и приносим извинения клиенту за получение некачественной продукции. Готовый?
Начните с персонализированного приветствия, используя имя человека:
«Привет (имя человека)»
- Обеспечьте позитивное представление
«Надеюсь, у вас все хорошо и вы наслаждаетесь летом. Я заглянул на ваш сайт и вижу, что вы расширили ассортимент своей продукции. Замечательные времена!»
- Объясните, в чем проблема, и извинитесь
«Нам сообщили, что некоторые из наших клиентов испытывают проблемы с нашей последней партией продуктов. Некоторые из проблем включают в себя (вставьте проблемы). Я хотел связаться с вами и извиниться, если это повлияло на какой-либо из продуктов, которые мы вам поставили. ."
- Предложить решение
«Мы на 100% стремимся предоставить лучший сервис и хотим заменить эти неисправные продукты как можно скорее. Можете ли вы сообщить мне, какие продукты вы заказали и требуют замены?»
- Выразите благодарность за терпение и понимание
«Вы очень ценный клиент, и я хочу сказать вам спасибо за ваше терпение и понимание, когда мы решаем этот вопрос».
Подписание электронного письма с извинениями/следующие шаги
Письмо с извинениями написано, вы извинились и изложили решение. Что дальше?
- Наметить следующие шаги на будущее
«Как только я получу ваш ответ, я организую доставку товаров на замену. Если у вас возникнут какие-либо проблемы, вы можете связаться со мной в любой момент (вставьте детали)».
А теперь закончите позитивным финалом.
«Мы надеемся продолжить наши позитивные отношения. Большое спасибо, (Ваше имя)».
В завершение вы можете указать свое имя, подпись и контактные данные.
Извинения уже сделаны. Давайте двигаться дальше!
5 способов улучшить электронные письма с извинениями
Мы разобрали формат электронного письма с извинениями и предоставили основные строительные блоки, а теперь вот 5 профессиональных советов:
- Извинитесь заранее . Если вы допустили ошибку, признайте ее. Гораздо проще извиниться как можно раньше, чем откладывать это на последнюю минуту.
- Никогда не оправдывайтесь . Обвинять кого-то другого — выход для труса. Просто признайте проблему, осознайте ее влияние, предложите решение и двигайтесь дальше.
- Будьте оптимистичны! – Это звучит безумно, но оптимистичные и позитивные извинения с гораздо большей вероятностью помогут делу двигаться вперед. Не извиняйтесь слишком сильно. Ошибки случаются, так что не зацикливайтесь на этом.
- Сосредоточьтесь на будущем . Электронные письма с извинениями предназначены для того, что произошло в прошлом. Измените ситуацию и сосредоточьтесь на будущем. Внесите предложения о том, как исправить ситуацию, и сосредоточьтесь на положительном предыдущем опыте.
- Используйте технологии . Если ваши электронные письма с извинениями не попали в цель, попробуйте генератор электронных писем HIX.AI Этот помощник по написанию электронных писем с искусственным интеллектом может помочь вам написать содержательные и эффективные электронные письма с извинениями, готовя экспертные ответы за считанные секунды. Попробуйте сегодня!
Заключение
Готовы извиниться? Письма с извинениями писать неинтересно, но придерживайтесь структуры, и вам будет проще извиниться. Всегда сосредотачивайтесь на будущем и предлагайте решения, которые помогут исправить ситуацию. Мы все иногда ошибаемся; важно то, как вы с этим справляетесь. Воспользуйтесь нашим руководством по электронным письмам с извинениями, чтобы сохранить и улучшить свою репутацию, что бы ни случилось.