كيفية كتابة رسائل اعتذار عبر البريد الإلكتروني (5 أمثلة للاعتذارات الصادقة)

كلمة آسف هي أصعب كلمة يمكن قولها (شكرًا، إلتون جون). ولكن إذا ارتكبت خطأ ما في العمل، فإن الاعتذار هو الطريقة الوحيدة لتصحيح الأمر. من الأفضل دائمًا الاعتذار شخصيًا، ولكن إذا لم تتمكن (أو لم ترغب في ذلك)، فلا بأس بإرسال اعتذار احترافي عبر البريد الإلكتروني.

ولكن ماذا تقول وكيف تقول ذلك؟ سنعرض لك 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني آسفًا في مكان العمل، والتي تغطي:

• الاعتذار للعميل/العميل
• اعتذر عن نسيان إرسال شيء ما
• نعتذر عن عدم دفع الفاتورة
• اعتذر عن تفويت الاجتماع
• نعتذر عن التسليم المتأخر

بالطبع، لن تغطي أمثلة الاعتذار الصادق هذه كل المواقف أو الظروف، لذلك سنقوم ببناء نموذج استجابة يمكنك تخصيصه.

في النهاية، ستصبح محترفًا في تقديم الاعتذارات عبر البريد الإلكتروني (على الرغم من أننا نأمل ألا تضطر أبدًا إلى إرسال واحدة!).

ما هي رسائل البريد الإلكتروني الاعتذارية (ولماذا نرسلها)؟

أوه لا. لقد ارتكبت خطأ. هل تتجاهلها وتأمل ألا يلاحظها أحد أو يتعامل معها؟

الخيار الثاني واضح (لهذا السبب أنت هنا!).

تدور رسائل الاعتذار عبر البريد الإلكتروني حول تسهيل الأمور والحفاظ على العلاقات. في الواقع، الاعتذار بصدق وفي وقت مبكر بما فيه الكفاية يمكن أن يحسن الأمور بينكما. لماذا؟ لأنك تقبل المسؤولية وتعترف بها وتضع خطة لحل المشكلة.

إذا كنا صادقين، فلا أحد منا يحب الاعتراف بخطئه والاعتذار. لكن في بعض الأحيان، يكون هذا خيارًا أفضل من تجاهل المشكلة والأمل في زوالها.

هل تشعر بالقلق بشأن ما إذا كان يجب عليك إرسال بريد إلكتروني أو الاعتذار شخصيًا؟ إذا كانت مشكلة بسيطة (مثل التأخر في تسليم المنتج أو التأخير في إرسال التقرير)، فلا بأس بإرسال بريد إلكتروني. إذا كانت هناك مشكلة كبيرة سيكون لها تأثير كبير على العمليات أو العلاقات (مثل حرق المبنى الخاص بك!)، فاعتذر شخصيًا.

أنت وحدك من يمكنه اتخاذ القرار، ولكن إذا اخترت إرسال بريد إلكتروني، فابدأ بمراجعة أمثلة الاعتذار الصادق لدينا.

5 أمثلة للاعتذار الصادق

إن الاعتذار أصبح أسهل مع HIX.AI سنساعدك في العثور على الكلمات التي تحتاجها للاعتذار عن العديد من المواقف الشائعة التي قد تواجهك. هل تحتاج إلى الاعتذار للعميل؟ نستطيع المساعدة. المنتج متأخر؟ لا مشكلة.

استخدم عيناتنا لترى كيف يعتذر المحترفون. لا تقم بنسخها ولصقها، بل استخدمها كمصدر إلهام لرسائلك لأن الاعتذار لا يعني شيئًا إلا إذا كان صادقًا.

كيفية الاعتذار بشكل احترافي في البريد الإلكتروني

يمكننا جميعا أن نقول آسف. من السهل. ولكن هل تقصد ذلك فعلا؟ غالبًا ما تطلب منك أدلة البريد الإلكتروني المخصصة للاعتذار التخلص من المشاعر والالتزام بالحقائق. المشكلة هي أن إزالة الشخصية تجعل الاعتذارات غير شخصية - وهذا أمر سيء.

لماذا؟ لأن أفضل رسائل البريد الإلكتروني الاعتذارية وأكثرها فاعلية تكون صادقة وجذابة. إنهم أيضًا يركزون على المستقبل ويتطلعون إلى إيجاد طريقة للمضي قدمًا في علاقتك.

قد يبدو هذا معقدًا، لكن العناصر الأساسية لرسائل الاعتذار عبر البريد الإلكتروني سهلة الفهم.

• تقديم مقدمة إيجابية
• اشرح ما هي المشكلة - واعتذر
• اقتراح حل
• التعبير عن الامتنان لصبرهم وتفهمهم
• حدد الخطوات التالية للمستقبل

سنعمل الآن على هذه القائمة ونبني نموذجًا معًا. ولتسهيل الأمر قمنا بتقسيمه إلى 3 أقسام:

1. اعتذار سطر موضوع البريد الإلكتروني
2. نسخة الجسم
3. تسجيل الخروج/الخطوات التالية

نبدأ بسطر موضوع البريد الإلكتروني آسف.

اعتذار سطر موضوع البريد الإلكتروني

إن كتابة سطور الموضوع معقدة للغاية ولكن قراءتها تستغرق أقل من ثانية. لماذا هم صعبة؟ عندما يتعلق الأمر بموضوع الاعتذار، فهو يتعلق بأخبار سيئة عاجلة، ولا أحد منا يحب فعل ذلك حقًا.

ولكن عندما تريد الاعتذار، افعل ذلك مقدمًا - وهذا يعني قول آسف (أو أي شيء آخر) في سطر الموضوع.

فيما يلي بعض نماذج سطور المواضيع التي تغطي بعض المواقف الموضحة أعلاه:

• الاعتذار عن اي ازعاج
• نعتذر عن تفويت اجتماعنا
• تأخر التسليم - يرجى قبول اعتذاري
• تأخير الدفع - آسف على الإزعاج
• الوثيقة مرفقة – نعتذر عن التأخير
• الاعتذار عن الخدمة السيئة
• نأسف على الإزعاج
• يرجى قبول اعتذارنا عن (ما تعتذر عنه!)
• نأسف لمشاكلنا الأخيرة

في كل سطر من هذه المواضيع، من الواضح أننا نعتذر. احصل على هذا الحق، وسوف تكون بداية رائعة.

نسخة نصية من البريد الإلكتروني للاعتذار

لقد قمنا برسم هيكل الاعتذار الاحترافي عبر البريد الإلكتروني أعلاه، ولكن دعونا نتناول المزيد من التفاصيل. عند الاعتذار، عليك أن تشرح بالضبط ما حدث وتعترف بالتأثير.

كيف يمكنك أن تفعل هذا؟ إحدى حيل البريد الإلكتروني التي نستخدمها تتعلق بالتعاطف. وهذا يعني التفكير في القضية من وجهة نظر الشخص الآخر. إذا فاتك اجتماع، فقد يكون منزعجًا شخصيًا وقلقًا بشأن التقدم المحرز في مشروع مهم. يعد عدم دفع الفاتورة أمرًا مزعجًا ويمكن أن يكون له تأثير مالي كبير، على سبيل المثال.

عندما تفكر في الأمور بهذه الطريقة، ستكتسب العقلية الصحيحة لكتابة اعتذارات ذات معنى عبر البريد الإلكتروني. في هذا المثال، سنقوم بالبناء معًا، ونعتذر للعميل عن تلقي منتجات ذات جودة رديئة. مستعد؟

ابدأ بتحية شخصية باستخدام اسم الشخص:

"مرحبًا (اسم الشخص)"

• تقديم مقدمة إيجابية

"أتمنى أن تكون بصحة جيدة وتستمتع بالصيف. لقد قمت بمراجعة موقع الويب الخاص بك، وأرى أنك قمت بتوسيع نطاق منتجاتك. أوقات مثيرة!"

• اشرح ما هي المشكلة - واعتذر

"لقد علمنا أن بعض عملائنا يواجهون مشكلات مع أحدث مجموعة من منتجاتنا. تتضمن بعض المشكلات (إدراج مشكلات). أردت الاتصال بك والاعتذار إذا كان هذا قد أثر على أي من المنتجات التي قدمناها لك ".

• اقتراح حل

"نحن ملتزمون بنسبة 100% بتقديم أفضل خدمة ونريد استبدال هذه المنتجات المعيبة بأسرع ما يمكن. هل يمكنك إخباري بالمنتجات التي طلبتها وتحتاج إلى استبدالها؟"

• التعبير عن الامتنان لصبرهم وتفهمهم

"أنت عميل ذو قيمة عالية، وأريد أن أشكرك على سعة صدرك وتفهمك أثناء تعاملنا مع هذه المشكلة."

اعتذار تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني/الخطوات التالية

تمت كتابة رسالة الاعتذار الإلكترونية، لقد قلت آسف وحددت الحل. ماذا بعد؟

• حدد الخطوات التالية للمستقبل

"بمجرد تلقي ردك، سأقوم بترتيب تسليم العناصر البديلة. إذا كانت لديك أية مشكلات، يمكنك الاتصال بي في أي وقت على (أدخل التفاصيل)."

الآن انتهي بنهاية إيجابية.

"نأمل أن نستمر في علاقتنا الإيجابية. شكرا جزيلا (اسمك)".

يمكنك إنهاء اسمك وتوقيعك وتفاصيل الاتصال بك.

يتم الاعتذار الآن. هيا لنذهب!

5 طرق لتحسين رسائل البريد الإلكتروني الاعتذارية

لقد قمنا بتقسيم تنسيق البريد الإلكتروني للاعتذار وقدمنا العناصر الأساسية، والآن إليك 5 نصائح احترافية:

1. اعتذر مقدمًا – إذا ارتكبت خطأ، فاعترف به. من الأسهل أن تقول آسف في أقرب وقت ممكن بدلاً من ترك الأمر حتى اللحظة الأخيرة.
2. لا تختلق الأعذار أبدًا - إلقاء اللوم على شخص آخر هو مخرج الجبان. ما عليك سوى الاعتراف بالمشكلة، والاعتراف بالتأثير، وتقديم الحل والمضي قدمًا.
3. كن متفائلا! - يبدو الأمر جنونيًا، لكن الاعتذار المتفائل والإيجابي من شأنه أن يدفع الأمور إلى الأمام. لا تبالغ في الاعتذار. الأخطاء تحدث، لذا لا تفكر فيها.
4. التركيز على المستقبل – رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاعتذار مخصصة لشيء حدث في الماضي. غيّر الأمور وركز على المستقبل. تقديم اقتراحات حول كيفية تصحيح الوضع والتركيز على التجارب السابقة الإيجابية.
5. استخدم التكنولوجيا - إذا كنت تعتذر عن عدم وصول رسائل البريد الإلكتروني إلى مكانها الصحيح، فجرّب منشئ البريد الإلكتروني HIX.AI يمكن أن يساعدك مساعد كتابة البريد الإلكتروني المدعم بالذكاء الاصطناعي في كتابة رسائل بريد إلكتروني اعتذارية هادفة وفعالة، وصياغة ردود الخبراء في ثوانٍ. جربه اليوم!

خاتمة

على استعداد ليقول آسف؟ رسائل الاعتذار عبر البريد الإلكتروني ليست ممتعة في الكتابة ولكنها تلتزم بالهيكل، وسوف تجعل الاعتذار أسهل. ركز دائمًا على المستقبل، واقترح حلاً لتصحيح الأمور. كلنا نخطئ في بعض الأحيان؛ إنها الطريقة التي تتعامل بها مع الأمر. استخدم دليل رسائل الاعتذار عبر البريد الإلكتروني لضمان الحفاظ على سمعتك وتحسينها مهما حدث.