วิธีเขียนอีเมลขอโทษ (ตัวอย่างคำขอโทษอย่างจริงใจ 5 ตัวอย่าง)

ขอโทษจริงๆ เป็นคำที่พูดยากที่สุด (ขอบคุณ เอลตัน จอห์น) แต่ถ้าคุณทำอะไรผิดในที่ทำงาน การขอโทษเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้มันถูกต้อง วิธีที่ดีที่สุดเสมอในการขอโทษต่อหน้า แต่ถ้าคุณทำไม่ได้ (หรือไม่ทำ) การส่งอีเมลคำขอโทษแบบมืออาชีพก็เป็นเรื่องปกติ

แต่คุณจะพูดอะไรและคุณจะพูดอย่างไร? เราจะแสดงตัวอย่างอีเมลขอโทษเกี่ยวกับที่ทำงาน 5 รายการให้คุณดู ครอบคลุมถึง:

• ขอโทษลูกค้า/ลูกค้า
• ขอโทษที่ลืมส่งอะไรบางอย่าง
• ขอโทษที่ไม่ได้จ่ายบิล
• ขออภัยที่ขาดการประชุม
• ขออภัยที่ส่งล่าช้า

แน่นอนว่าตัวอย่างคำขอโทษที่จริงใจเหล่านี้ไม่ได้ครอบคลุมทุกสถานการณ์หรือสถานการณ์ ดังนั้น เราจะสร้างเทมเพลตการตอบกลับที่คุณสามารถปรับแต่งได้

ในตอนท้าย คุณจะเป็นมืออาชีพในการขอโทษทางอีเมล (แม้ว่าเราหวังว่าคุณจะไม่ต้องส่งอีเมลเลยก็ตาม!)

อีเมลขอโทษคืออะไร (และทำไมต้องส่ง)

ไม่นะ. คุณได้ทำผิดพลาด คุณเพิกเฉยและหวังว่าจะไม่มีใครสังเกตเห็นหรือจัดการกับมันหรือไม่?

ตัวเลือกที่สองอย่างเห็นได้ชัด (นั่นคือเหตุผลที่คุณมาที่นี่!)

อีเมลขอโทษ เป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำให้ทุกอย่างราบรื่นและรักษาความสัมพันธ์ การขอโทษอย่างจริงใจและเร็วเพียงพอสามารถปรับปรุงเรื่องระหว่างคุณได้ ทำไม เพราะคุณยอมรับความรับผิดชอบ ยอมรับมัน และวางแผนแก้ไขปัญหา

หากเราพูดตามตรง ไม่มีใครชอบยอมรับว่าเราผิดและขอโทษ แต่บางครั้งก็เป็นทางเลือกที่ดีกว่าการเพิกเฉยต่อปัญหาและหวังว่าปัญหาจะหายไป

กังวลว่าคุณควรส่งอีเมลหรือขอโทษต่อหน้าหรือไม่? หากเป็นปัญหาเล็กน้อย (เช่น การส่งมอบผลิตภัณฑ์ล่าช้าหรือความล่าช้าในการส่งรายงาน) แสดงว่าส่งอีเมลได้ หากเป็นปัญหาสำคัญที่จะส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการดำเนินงานหรือความสัมพันธ์ (เช่น ไฟไหม้อาคารของคุณ!) โปรดขออภัยด้วยตนเอง

มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถตัดสินใจได้ แต่ถ้าคุณเลือกที่จะส่งอีเมล ให้เริ่มต้นด้วยการทบทวนตัวอย่างคำขอโทษอย่างจริงใจของเรา

5 ตัวอย่างคำขอโทษอย่างจริงใจ

การกล่าวคำขอโทษง่ายขึ้นด้วย HIX.AI เราจะช่วยคุณค้นหาคำพูดที่คุณต้องขอโทษในสถานการณ์ทั่วไปหลายประการที่คุณอาจประสบ จำเป็นต้องขอโทษลูกค้าหรือไม่? เราสามารถช่วย. สินค้าล่าช้า? ไม่มีปัญหา.

ใช้ตัวอย่างของเราเพื่อดูว่าผู้เชี่ยวชาญขออภัยอย่างไร อย่าคัดลอกและวาง แต่ใช้เป็นแรงบันดาลใจสำหรับข้อความของคุณ เพราะคำขอโทษจะมีความหมายบางอย่างหากเป็นการแสดงความจริงใจเท่านั้น

วิธีขอโทษอย่างมืออาชีพทางอีเมล

เราทุกคนสามารถพูดขอโทษได้ มันเป็นเรื่องง่าย. แต่คุณหมายถึงมันจริงๆเหรอ? คู่มืออีเมลคำขอโทษจากมืออาชีพมักจะบอกให้คุณระบายอารมณ์และยึดถือข้อเท็จจริง ปัญหาคือการถอดบุคลิกภาพออกทำให้การขอโทษไม่มีตัวตน และนั่นเป็นสิ่งที่ไม่ดี

ทำไม เพราะอีเมลขอโทษที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพที่สุดนั้นมีความจริงใจและมีส่วนร่วม พวกเขายังมุ่งเน้นไปที่อนาคตและมองหาหนทางข้างหน้าสำหรับความสัมพันธ์ของคุณ

ฟังดูซับซ้อน แต่โครงสร้างของอีเมลคำขอโทษนั้นง่ายต่อการเข้าใจ

• ให้การแนะนำเชิงบวก
• อธิบายว่าปัญหาคืออะไร – และขออภัย
• เสนอวิธีแก้ปัญหา
• แสดงความขอบคุณสำหรับความอดทนและความเข้าใจของพวกเขา
• กำหนดขั้นตอนต่อไปสำหรับอนาคต

ตอนนี้เราจะดำเนินการตามรายการนี้และสร้างเทมเพลตร่วมกัน เพื่อให้ง่ายยิ่งขึ้น เราได้แบ่งออกเป็น 3 ส่วน:

1. หัวเรื่องอีเมลขอโทษ
2. สำเนาร่างกาย
3. ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป

เราเริ่มต้นด้วยหัวเรื่องอีเมลขออภัย

หัวเรื่องอีเมลขอโทษ

หัวเรื่องมีความซับซ้อนในการเขียนอย่างดุร้าย แต่ใช้เวลาอ่านไม่ถึงหนึ่งวินาที ทำไมพวกเขาถึงแข็งแกร่ง? เมื่อพูดถึงหัวข้อการขอโทษ มันเป็นเรื่องของการบอกข่าวร้าย และไม่มีใครชอบทำแบบนี้จริงๆ

แต่เมื่อคุณจะขอโทษ ให้ทำล่วงหน้า และนั่นหมายถึงการกล่าวขอโทษ (หรือรูปแบบอื่น) ในหัวเรื่อง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวเรื่องบางส่วนที่ครอบคลุมสถานการณ์บางส่วนที่อธิบายไว้ข้างต้น:

• ขออภัยในความไม่สะดวก
• ขออภัยที่พลาดการประชุมของเรา
• การจัดส่งล่าช้า - โปรดยอมรับคำขอโทษของฉัน
• การชำระเงินล่าช้า – ขออภัยในความไม่สะดวก
• เอกสารแนบ – ขออภัยในความล่าช้า
• ขออภัยสำหรับการบริการที่ไม่ดี
• ขออภัยในความไม่สะดวก
• โปรดยอมรับคำขอโทษของเราสำหรับ (สิ่งที่คุณขอโทษ!)
• ขออภัยสำหรับปัญหาล่าสุดของเรา

ในแต่ละหัวเรื่องเหล่านี้ เห็นได้ชัดเจนว่าเรากำลังกล่าวคำขอโทษ ทำสิ่งที่ถูกต้องแล้วคุณจะเริ่มต้นได้อย่างสวยงาม

ขออภัยสำเนาเนื้อหาอีเมล

เราได้ร่างโครงสร้างของการขอโทษทางอีเมลแบบมืออาชีพไว้ข้างต้นแล้ว แต่มาดูรายละเอียดเพิ่มเติมอีกสักหน่อย เมื่อขอโทษ คุณต้องอธิบายให้ชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้นและรับทราบถึงผลกระทบ

คุณจะทำเช่นนี้ได้อย่างไร? เคล็ดลับอีเมลประการหนึ่งที่เราใช้คือการมีความเห็นอกเห็นใจ นั่นหมายถึงการคิดเกี่ยวกับปัญหาจากมุมมองของบุคคลอื่น หากคุณพลาดการประชุม พวกเขาอาจจะรู้สึกไม่พอใจและกังวลเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการสำคัญเป็นการส่วนตัว การไม่ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดและอาจมีผลกระทบทางการเงินที่สำคัญ เป็นต้น

เมื่อคุณพิจารณาสิ่งต่างๆ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีทัศนคติที่ถูกต้องในการเขียนคำขอโทษทางอีเมลที่มีความหมาย ในตัวอย่างนี้ เราจะร่วมกันสร้าง เราขออภัยลูกค้าที่ได้รับผลิตภัณฑ์คุณภาพต่ำ พร้อม?

เริ่มต้นด้วยคำทักทายส่วนตัวโดยใช้ชื่อของบุคคลนั้น:

“สวัสดี (ชื่อบุคคล)”

• ให้การแนะนำเชิงบวก

"ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีและเพลิดเพลินกับช่วงฤดูร้อนนี้ ฉันได้ตรวจสอบเว็บไซต์ของคุณแล้ว และเห็นว่าคุณได้ขยายกลุ่มผลิตภัณฑ์ของคุณ ช่วงเวลาที่น่าตื่นเต้น!"

• อธิบายว่าปัญหาคืออะไร – และขออภัย

"เราได้รับคำแนะนำว่าลูกค้าบางรายของเรากำลังประสบปัญหากับผลิตภัณฑ์ชุดล่าสุดของเรา ปัญหาบางประการได้แก่ (ใส่ปัญหา) ฉันต้องการติดต่อคุณและขออภัยหากสิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อผลิตภัณฑ์ใด ๆ ที่เราจัดหาให้กับคุณ ”

• เสนอวิธีแก้ปัญหา

"เรามุ่งมั่น 100% ในการให้บริการที่ดีที่สุด และต้องการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องเหล่านี้โดยเร็วที่สุด คุณช่วยแจ้งให้เราทราบได้ไหมว่าคุณได้สั่งซื้อผลิตภัณฑ์ใดบ้างและจำเป็นต้องเปลี่ยนใหม่"

• แสดงความขอบคุณสำหรับความอดทนและความเข้าใจของพวกเขา

"คุณเป็นลูกค้าที่มีคุณค่าอย่างสูง และฉันอยากจะบอกว่าขอบคุณสำหรับความอดทนและความเข้าใจในขณะที่เราจัดการกับปัญหานี้"

การลงชื่อปิดอีเมลขอโทษ/ขั้นตอนถัดไป

เราได้เขียนอีเมลขอโทษแล้ว คุณได้กล่าวคำขอโทษและเตรียมแนวทางแก้ไขแล้ว อะไรต่อไป?

• กำหนดขั้นตอนต่อไปสำหรับอนาคต

"เมื่อฉันได้รับคำตอบจากคุณ ฉันจะจัดเตรียมการจัดส่งสินค้าทดแทน หากคุณมีปัญหาใดๆ คุณสามารถติดต่อฉันได้ทุกเมื่อ (ใส่รายละเอียด)"

ตอนนี้จบลงด้วยการสิ้นสุดที่เป็นบวก

“เราหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์เชิงบวกของเราต่อไป ขอบคุณมาก (ชื่อของคุณ)”

คุณสามารถลงท้ายด้วยชื่อ ลายเซ็น และรายละเอียดการติดต่อของคุณ

ตอนนี้การขอโทษเสร็จสิ้นแล้ว เดินหน้าต่อไป!

5 วิธีในการปรับปรุงอีเมลขอโทษ

เราได้แจกแจงรูปแบบอีเมลขอโทษและจัดเตรียมองค์ประกอบพื้นฐานแล้ว ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับดีๆ 5 ข้อ:

1. ขอโทษล่วงหน้า - หากคุณทำผิดก็ยอมรับมัน มันง่ายกว่ามากที่จะพูดขอโทษตั้งแต่เนิ่นๆ แทนที่จะปล่อยให้มันเป็นนาทีสุดท้าย
2. อย่าแก้ตัว – การโทษคนอื่นคือทางออกของคนขี้ขลาด เพียงแค่ยอมรับปัญหา รับทราบผลกระทบ เสนอแนวทางแก้ไข และเดินหน้าต่อไป
3. มองโลกในแง่ดี! – มันฟังดูบ้าบอ แต่คำขอโทษเชิงบวกและเชิงบวกมีแนวโน้มที่จะทำให้สิ่งต่างๆ ก้าวไปข้างหน้าได้ดีกว่ามาก อย่าขอโทษมากเกินไป. ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ดังนั้นอย่าไปสนใจมัน
4. มุ่งเน้นไปที่อนาคต – อีเมลขอโทษมีไว้สำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีต เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ และมุ่งเน้นไปที่อนาคต ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขสถานการณ์และมุ่งเน้นไปที่ประสบการณ์เชิงบวกในอดีต
5. ใช้เทคโนโลยี – หากคุณพบว่าอีเมลคำขอโทษไม่ตรงประเด็น ให้ลองใช้ โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI ผู้ช่วยเขียนอีเมล AI นี้สามารถช่วยให้คุณเขียนอีเมลขอโทษที่มีความหมายและมีประสิทธิภาพ สร้างคำตอบจากผู้เชี่ยวชาญได้ภายในไม่กี่วินาที ลองวันนี้!

บทสรุป

พร้อมจะขอโทษแล้วหรือยัง? การเขียนอีเมลขอโทษไม่ใช่เรื่องสนุกแต่ต้องยึดโครงสร้างและมันจะทำให้การขอโทษง่ายขึ้น ให้ความสำคัญกับอนาคตเสมอ และเสนอแนวทางแก้ไขเพื่อทำสิ่งที่ถูกต้อง เราทุกคนทำผิดพลาดในบางครั้ง มันขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดการกับมันที่มีความสำคัญ ใช้คู่มืออีเมลคำขอโทษของเราเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะรักษาและปรับปรุงชื่อเสียงของคุณไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น