Beklager er virkelig det vanskeligste ordet å si (takk, Elton John). Men hvis du har gjort noe galt på jobben, er det å be om unnskyldning den eneste måten å rette det på. Det er alltid best å be om unnskyldning personlig, men hvis du ikke kan (eller vil), er det greit å sende en profesjonell e-postbeklagelse.
Men hva sier du, og hvordan sier du det? Vi skal vise deg 5 eksempler på e-postbeklager på arbeidsplassen, som dekker:
- Be om unnskyldning til en klient/kunde
- Beklager at du har glemt å sende noe
- Beklager at du ikke har betalt en faktura
- Beklager at du har gått glipp av et møte
- Beklager sen levering
Disse oppriktige unnskyldningseksemplene dekker selvfølgelig ikke alle situasjoner eller omstendigheter, så vi skal lage en malsvar du kan tilpasse.
Mot slutten vil du være en e-postbeklager (selv om vi håper du aldri trenger å sende en!).
Hva er e-post om unnskyldning (og hvorfor sende dem)?
Å nei. Du har gjort en feil. Ignorerer du det og håper ingen legger merke til det eller takler det?
Det andre alternativet, åpenbart (det er derfor du er her!).
Unnskyldnings-e-poster handler om å jevne ut ting og opprettholde relasjoner. Faktisk kan det å beklage ærlig og tidlig nok forbedre ting mellom dere. Hvorfor? Fordi du tar ansvar, innrømmer det og legger en plan for å løse problemet.
Hvis vi skal være ærlige, liker ingen av oss å innrømme at vi tar feil og be om unnskyldning. Men noen ganger er det et bedre alternativ enn å ignorere et problem og håpe det går over.
Bekymret for om du bør sende e-post eller be om unnskyldning personlig? Hvis det er et mindre problem (som forsinket produktlevering eller en forsinkelse i å sende en rapport), er det greit med en e-post. Hvis det er et stort problem som kommer til å ha en betydelig innvirkning på driften eller relasjonene (som å brenne ned bygningen din!), så be om unnskyldning personlig.
Det er bare du som kan ta avgjørelsen, men hvis du velger å sende en e-post, så start med å gjennomgå våre oppriktige unnskyldningseksempler.
5 oppriktige unnskyldningseksempler
Det ble lettere å si unnskyld med HIX.AI Vi skal hjelpe deg med å finne ordene du trenger for å be om unnskyldning for flere vanlige situasjoner du kan oppleve. Trenger du å be om unnskyldning til en kunde? Vi kan hjelpe. Produkt sent? Ikke noe problem.
Bruk prøvene våre for å se hvordan proffene beklager. Ikke kopier og lim dem inn, men bruk dem som inspirasjon for meldingene dine fordi en unnskyldning bare betyr noe hvis den er ærlig.
Be om unnskyldning til en klient/kunde
Igjen, hvis du har gjort noe virkelig dårlig, ring en kunde eller klient, men hvis det er et mindre problem, er det greit å sende en e-post! Denne unnskyldnings-e-posten til en klient eller kunde holder seg til formatet (mer om dette senere) og sier unnskyld tydelig og kortfattet.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg beklager feilen som oppstod angående [ spesifikt problem ] . Jeg vil forsikre deg om at vi iverksetter umiddelbare tiltak for å rette opp situasjonen og forhindre at det skjer igjen i fremtiden. Det var aldri vår intensjon at dette skulle skje, og vi beklager dypt eventuelle ulemper det kan ha forårsaket deg.
Vær trygg på at vi setter pris på virksomheten din og er forpliktet til å gi deg det høyeste nivået av service. Hvis det er noe annet vi kan gjøre for å gjøre det riktig, ikke nøl med å gi oss beskjed.
Takk for din forståelse og tålmodighet i denne saken.
Vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Beklager at du har glemt å sende noe
Glemt å sende sjefen eller en kollega noe viktig? Det er på tide å be om unnskyldning. Dette er en ganske vanlig grunn til å si unnskyld, så oppbevar denne prøven et sted hendig! Hvis du gjør en feil som denne, sørg for å inkludere vedlegget med e-posten din!
Beklager at du ikke har betalt en faktura
Å ikke betale en faktura er en alvorlig sak og bør behandles umiddelbart. I denne e-posten om unnskyldning av fakturaer erkjenner vi hva som har skjedd og den potensielle konsekvensen – og forklarer at denne fakturaen vil bli betalt (umiddelbart, håper vi!).
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg beklager forsinkelsen i betalingen for fakturaen [ Fakturanummer ] . Jeg forstår viktigheten av å overholde våre økonomiske forpliktelser og beklager eventuelle ulemper dette måtte medføre. Vær trygg, det utestående beløpet vil bli gjort opp umiddelbart.
Takk for din forståelse og tålmodighet angående denne saken.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Beklager at du har gått glipp av et møte
Dagboksammenstøt, sykdom eller bare å blande sammen datoer og tider kan føre til at du går glipp av et møte. Hvis det skjer, gi en unnskyldning og forplikt deg til å ta igjen (enten med et nytt møte eller en samtale).
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg beklager på det sterkeste at jeg gikk glipp av det planlagte møtet. Dessverre, på grunn av uforutsette omstendigheter, opplevde jeg en dagbokkollisjon og kunne ikke delta. Jeg forstår viktigheten av dette møtet og ulempen det medfører.
Jeg vil foreslå å ombestille møtet på et tidspunkt som passer for oss begge. Gi meg beskjed om tilgjengeligheten din, så skal jeg sørge for at møtet omgående blir utsatt.
Nok en gang beklager jeg eventuelle ulemper dette har medført, og setter pris på forståelsen din. Jeg ser frem til å møte deg snart.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Beklager sen levering
Budfirmaer gjør en tøff jobb med å frakte varer rundt i verden, og noen ganger tar de feil. Hvis en levering er forsinket, må du godta den, forklare hva som skjer og foreslå en løsning.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg beklager forsinkelsen i leveringen av pakken din. Dessverre møtte vi uventede omstendigheter som forårsaket forsinkelsen. Vær trygg, vi jobber iherdig for å rette opp situasjonen og sikre rask levering.
For å gjøre det opp til deg, vil jeg gjerne tilby rabatt på din neste forsendelse eller fremskynde leveringen av din nåværende pakke, hva du enn foretrekker. Gi oss beskjed om hva du foretrekker, så vil vi iverksette tiltak umiddelbart.
Vi setter pris på virksomheten din, og vi beklager ulempen dette har medført. Takk for din forståelse og tålmodighet.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Hvordan be om unnskyldning profesjonelt i en e-post
Vi kan alle si unnskyld. Det er lett. Men mener du det egentlig? Profesjonelle unnskyldningsguider på e-post forteller deg ofte å ta ut følelsene og holde deg til fakta. Problemet er at å fjerne personligheten gjør unnskyldninger upersonlige – og det er en dårlig ting.
Hvorfor? Fordi de beste og mest effektive unnskyldnings-e-postene er ærlige og engasjerende. De er også fremtidsfokuserte og ser etter en vei videre for forholdet ditt.
Dette høres komplisert ut, men unnskyldningse-postenes byggeklosser er enkle å forstå.
- Gi en positiv introduksjon
- Forklar hva problemet er – og be om unnskyldning
- Foreslå en løsning
- Uttrykke takknemlighet for deres tålmodighet og forståelse
- Sett de neste trinnene for fremtiden
Vi skal nå jobbe gjennom denne listen og bygge en mal sammen. For å gjøre det enda enklere har vi delt det inn i 3 seksjoner:
- Emnelinje på e-post om unnskyldning
- Brødtekst
- Logg av/neste trinn
Vi begynner med emnelinjen for beklager e-post.
Emnelinje på e-post om unnskyldning
Emnelinjer er djevelsk kompliserte å skrive, men det tar mindre enn et sekund å lese. Hvorfor er de tøffe? Når det kommer til faglinjer om unnskyldning, handler det om å bringe dårlige nyheter, og ingen av oss liker egentlig å gjøre dette.
Men når du skal be om unnskyldning, gjør det på forhånd – og det betyr å si unnskyld (eller en variant av det) i emnefeltet.
Her er noen eksempler på emnelinjer som dekker noen av situasjonene som er skissert ovenfor:
- Beklager eventuelle ulemper dette medfører
- Beklager at jeg gikk glipp av møtet vårt
- Levering forsinket - vennligst godta mine unnskyldninger
- Forsinket betaling – beklager ulempen
- Vedlagt dokument – beklager forsinkelsen
- Beklager dårlig service
- Vi beklager ulempene dette medfører
- Godta våre unnskyldninger for (det du ber om unnskyldning for!)
- Vi beklager de siste problemene
I hver av disse emnelinjene er det tydelig at vi beklager. Gjør det riktig, og du får en god start.
Beklager e-posttekst
Vi har skissert strukturen til en profesjonell e-postbeklagelse ovenfor, men la oss gå litt mer i detalj. Når du ber om unnskyldning, må du forklare nøyaktig hva som skjedde og erkjenne virkningen.
Hvordan kan du gjøre dette? Et e-posttriks vi bruker handler om å ha empati. Det betyr å tenke på saken fra den andre personens perspektiv. Hvis du har gått glipp av et møte, kan de bli personlig opprørt og bekymret for fremdriften til et viktig prosjekt. Å unnlate å betale en faktura er opprørende og kan for eksempel ha betydelige økonomiske konsekvenser.
Når du vurderer ting på denne måten, vil du få deg selv i den rette tankegangen til å skrive e-postbeklager som er meningsfulle. I dette eksemplet skal vi bygge sammen, vi ber en klient om unnskyldning for å ha mottatt produkter av dårlig kvalitet. Klar?
Start med en personlig hilsen ved å bruke personens navn:
"Hei (personens navn)"
- Gi en positiv introduksjon
"Jeg håper du har det bra og nyter sommeren. Jeg har sjekket ut nettsiden din, og jeg ser at du har utvidet produktutvalget. Spennende tider!"
- Forklar hva problemet er – og be om unnskyldning
"Vi har blitt informert om at noen av kundene våre opplever problemer med vår siste serie med produkter. Noen av problemene inkluderer (sett inn problemer). Jeg ønsket å kontakte deg og be om unnskyldning hvis dette har påvirket noen av produktene vi har levert til deg. ."
- Foreslå en løsning
"Vi er 100 % forpliktet til å levere den beste servicen og ønsker å erstatte disse defekte produktene så snart vi kan. Kan du fortelle meg hvilke produkter du har bestilt og må byttes ut?"
- Uttrykke takknemlighet for deres tålmodighet og forståelse
"Du er en høyt verdsatt kunde, og jeg vil takke deg for din tålmodighet og forståelse mens vi håndterer dette problemet."
Unnskyld e-postavmelding/neste trinn
E-posten om unnskyldning er skrevet, du har sagt unnskyld og forklart løsningen. Hva blir det neste?
- Sett de neste trinnene for fremtiden
"Når jeg har mottatt svaret ditt, ordner jeg levering av erstatningsvarene. Hvis du har problemer, kan du kontakte meg når som helst på (sett inn detaljer)."
Avslutt nå med en positiv avslutning.
"Vi håper å fortsette vårt positive forhold. Mange takk, (Ditt navn)."
Du kan avslutte med navn, signatur og kontaktinformasjon.
Beklagelsen er gjort nå. La oss gå videre!
5 måter å forbedre e-post med unnskyldning på
Vi har brutt ned formatet for unnskyldning på e-post og gitt de grunnleggende byggesteinene, nå er her 5 pro-tips:
- Be om unnskyldning på forhånd - Hvis du har gjort en feil, så innrøm det. Det er mye lettere å si unnskyld så tidlig som mulig i stedet for å la det være i siste liten.
- Kom aldri med unnskyldninger – Å skylde på noen andre er den feiges vei ut. Bare innrøm problemet, erkjenne virkningen, gi en løsning og gå videre.
- Vær optimistisk! – Det høres sprøtt ut, men en optimistisk og positiv unnskyldning er mye mer sannsynlig å holde ting i gang. Ikke overbeklage. Feil skjer, så ikke dvel ved det.
- Fokus på fremtiden – Unnskyldnings-e-poster er for noe som har skjedd tidligere. Endre ting og fokus på fremtiden. Kom med forslag til hvordan du kan rette opp situasjonen og fokuser på positive tidligere erfaringer.
- Bruk teknologi – Hvis du beklager at e-postene ikke treffer rett, prøv HIX.AI e-postgeneratoren . Denne AI-skriveassistenten for e-post kan hjelpe deg med å skrive meningsfulle og effektive e-poster om unnskyldning, og lage ekspertsvar på sekunder. Prøv det i dag!
Konklusjon
Klar til å si unnskyld? Unnskyldnings-e-poster er ikke morsomme å skrive, men hold deg til strukturen, og det vil gjøre det enklere å si unnskyld. Fokuser alltid på fremtiden, og foreslå en løsning for å gjøre ting riktig. Vi roter alle sammen noen ganger; det er hvordan du takler det som teller. Bruk vår unnskyldningsguide for e-post for å sikre at du opprettholder og forbedrer omdømmet ditt uansett hva som skjer.