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如何写道歉邮件(5个真诚的道歉例子)

抱歉确实是最难说的词(谢谢,埃尔顿·约翰)。但如果你在工作中做错了事,道歉是纠正错误的唯一方法。亲自道歉总是最好的,但如果您不能(或不愿意),那么发送专业的电子邮件道歉也可以。

但你说什么,怎么说呢?我们将向您展示 5 封工作场所抱歉电子邮件示例,涵盖:

  • 向客户/顾客道歉
  • 为忘记寄东西而道歉
  • 为未支付发票而道歉
  • 因缺席会议而致歉
  • 对于延迟交货表示歉意

当然,这些真诚的道歉示例并不能涵盖所有情况或情况,因此我们将构建一个您可以自定义的模板响应。

到最后,您将成为一名电子邮件道歉专家(尽管我们希望您永远不必发送电子邮件!)。

什么是道歉电子邮件(以及为什么发送它们)?

不好了。你犯了一个错误。您是否忽略它并希望没有人注意到或处理它?

显然是第二个选择(这就是你在这里的原因!)。

道歉电子邮件的目的是缓和事情并维持关系。事实上,尽早诚实地道歉可以改善你们之间的关系。为什么?因为你正在接受责任,承认这一点,并制定解决问题的计划。

如果我们诚实的话,没有人愿意承认自己错了并道歉。但有时,这比忽略问题并希望它消失更好。

担心是否应该发送电子邮件或亲自道歉?如果这是一个小问题(例如产品交付延迟或发送报告延迟),那么电子邮件就可以了。如果这是一个将对运营或关系产生重大影响的重大问题(例如烧毁您的建筑物!),请亲自道歉。

只有您可以做出决定,但如果您确实选择发送电子邮件,请首先查看我们真诚的道歉示例。

5个真诚的道歉例子

有了HIX.AI说对不起变得更容易。我们将帮助您找到针对您可能遇到的几种常见情况道歉所需的词语。需要向顾客道歉吗?我们可以提供帮助。产品迟到?没问题。

使用我们的示例来了解专业人士如何道歉。不要复制和粘贴它们,而是用它们作为你的信息的灵感,因为道歉只有在诚实的情况下才有意义。

向客户/顾客道歉

再说一次,如果你做了一些非常糟糕的事情,那么打电话给客户或客户,但如果这是一个小问题,一封电子邮件就可以了!这封给客户或顾客的道歉电子邮件遵循格式(稍后会详细介绍),并清楚、简洁地表达歉意。

亲爱的[收件人姓名] ,

对于在[具体问题]方面发生的错误,我深表歉意。我想向您保证,我们正在立即采取行动纠正这种情况,并防止今后再次发生这种情况。我们无意让这种情况发生,对于由此给您带来的任何不便,我们深表歉意。

请放心,我们重视您的业务,并致力于为您提供最高水平的服务。如果我们还有什么可以做的,请随时告知我们。

感谢您在此事上的理解和耐心。

谨致问候,
[你的名字]

为忘记寄东西而道歉

忘记给你的老板或同事发送重要的东西?是时候道歉了。这是一个很常见的道歉理由,所以请将此示例放在方便的地方!如果您确实犯了此类错误,请务必在您的电子邮件中附上附件!

亲爱的[收件人姓名] ,
希望您能收到这封电子邮件。我写信是为了我的疏忽而道歉。不幸的是,我忘记向您发送本应与我上一封电子邮件一起提供的重要文档。
请查找所附的相关文档。对于这一疏忽造成的任何不便,我深表歉意,并向您保证,这是无意的。请放心,我将确保今后不再发生此类错误。
感谢您的理解,如果我可以采取其他措施来纠正这种情况,请告诉我。
< p>谨致问候,
[您的名字]

为未支付发票而道歉

不支付发票是一个严重的问题,应立即处理。在这封发票道歉电子邮件中,我们承认所发生的事情及其潜在影响 - 并解释该发票将被支付(我们希望立即!)。

尊敬的[收件人姓名] ,

对于发票[发票号码]付款的延迟,我深表歉意。我了解履行财务义务的重要性,并对由此造成的任何不便表示歉意。请放心,未付金额将立即结清。

感谢您对此事的理解和耐心。

此致,
[您的名字]

因缺席会议而致歉

日记冲突、生病或简单地将日期和时间搞混都可能导致您错过会议。如果发生这种情况,请道歉并承诺赶上(通过另一次会议或电话)。

亲爱的[收件人姓名] ,

对于错过我们预定的会议,我深表歉意。不幸的是,由于不可预见的情况,我遇到了日记冲突,无法参加。我理解这次会议的重要性以及由此带来的不便。

我想建议将会议重新安排在我们双方都方便的时间。请告知我您的空闲时间,我将确保及时重新安排会议。

对于给您带来的任何不便,我再次表示歉意,并感谢您的理解。我期待尽快与您联系。

此致,
[您的名字]

对于延迟交货表示歉意

快递公司在世界各地运送货物是一项艰巨的工作,有时也会出错。如果交货延迟,您需要接受它,解释发生的情况,并提出解决方案。

亲爱的[收件人姓名] ,

对于延迟递送您的包裹,我深表歉意。不幸的是,我们遇到了意外情况,导致了延误。请放心,我们正在努力纠正这种情况并确保及时交货。

为了弥补您的不足,我愿意为您的下一次发货提供折扣或加快您当前包裹的交货速度,无论你喜欢哪个。请告知我们您的偏好,我们将立即采取相应行动。

我们重视您的业务,对于由此带来的不便,我们深表歉意。感谢您的理解和耐心。

谨致问候,
[您的名字]

如何在电子邮件中专业地道歉

我们都可以说对不起。这很容易。但你真的是这个意思吗?专业的道歉电子邮件指南经常告诉您要消除情绪并坚持事实。问题是,消除个性会使道歉变得没有人情味——这是一件坏事。

为什么?因为最好、最有效的道歉电子邮件是诚实且有吸引力的。他们也着眼于未来,希望为你们的关系找到前进的道路。

这听起来很复杂,但道歉电子邮件的组成部分很容易理解。

  • 提供积极的介绍
  • 解释问题所在 – 并道歉
  • 提出解决方案
  • 对他们的耐心和理解表示感谢
  • 制定未来的后续步骤

我们现在将处理这个列表并一起构建一个模板。为了使它更容易,我们将其分为 3 个部分:

  1. 道歉电子邮件主题行
  2. 正文
  3. 注销/后续步骤

我们从抱歉的电子邮件主题行开始。

道歉电子邮件主题行

主题行写起来极其复杂,但读起来只需要不到一秒钟的时间。为什么他们这么强硬?当谈到道歉主题时,它是关于发布坏消息,而我们中没有人真正喜欢这样做。

但是,当你要道歉时,请提前进行——这意味着在主题行中说抱歉(或其他形式)。

以下是一些示例主题行,涵盖了上述一些情况:

  • 对于任何不便,我们深表歉意
  • 抱歉错过了我们的会议
  • 交货延迟 - 请接受我的歉意
  • 付款延迟 – 对于给您带来的不便,我们深表歉意
  • 随附文件 – 对于延迟表示歉意
  • 对糟糕的服务表示歉意
  • 对于给您带来的不便,我们深表歉意
  • 请接受我们的道歉(您所道歉的事情!)
  • 对于最近出现的问题,我们深表歉意

在每个主题行中,很明显我们都在说抱歉。做对了,你就会有一个好的开始。

道歉电子邮件正文

我们在上面概述了专业电子邮件道歉的结构,但让我们更详细地讨论一下。道歉时,你必须准确解释发生的事情并承认影响。

你怎么能这样做呢?我们使用的电子邮件技巧之一是要有同理心。这意味着从对方的角度思考问题。如果您错过了会议,他们可能会感到不安并担心重要项目的进展。例如,未能支付发票会让人感到不安,并可能产生重大的财务影响。

当您以这种方式考虑事情时,您就会以正确的心态写出有意义的道歉电子邮件。在此示例中,我们将共同构建,我们为收到劣质产品而向客户道歉。准备好?

首先使用此人的姓名进行个性化问候:

“嗨(人名)”

  • 提供积极的介绍

“我希望您一切都好,享受夏天。我查看了您的网站,我看到您扩大了产品范围。激动人心的时刻!”

  • 解释问题所在 – 并道歉

“我们被告知,我们的一些客户在使用我们最新批次的产品时遇到了问题。其中一些问题包括(插入问题)。如果这影响了我们向您提供的任何产品,我想与您联系并表示歉意”。

  • 提出解决方案

“我们百分百致力于提供最好的服务,并希望尽快更换这些有缺陷的产品。您能让我知道您订购了哪些产品并需要更换吗?”

  • 对他们的耐心和理解表示感谢

“您是一位非常有价值的客户,我想说感谢您在我们处理这个问题时的耐心和理解。”

道歉电子邮件签署/后续步骤

道歉邮件已经写好了,你已经说了抱歉并列出了解决方案。下一步是什么?

  • 制定未来的后续步骤

“收到您的回复后,我将安排更换物品的交付。如果您有任何问题,可以随时与我联系(插入详细信息)。”

现在以一个积极的结局结束。

“我们希望继续我们积极的关系。非常感谢,(你的名字)。”

您可以输入您的姓名、签名和联系方式。

现在道歉已经完成了。让我们继续前进!

改善道歉电子邮件的 5 种方法

我们已经分解了道歉电子邮件的格式并提供了基本的构建模块,现在这里有 5 个专业提示:

  1. 提前道歉——如果你犯了错误,那就承认吧。尽早说对不起比拖到最后一刻要容易得多。
  2. 永远不要找借口——责怪别人是懦夫的出路。只需承认问题、承认影响、提供解决方案并继续前进。
  3. 乐观点! – 这听起来很疯狂,但乐观和积极的道歉更有可能让事情继续前进。不要过度道歉。错误总会发生,所以不要沉迷其中。
  4. 着眼于未来——道歉电子邮件是针对过去发生的事情。改变现状并着眼于未来。就如何纠正这种情况提出建议,并关注以前的积极经验。
  5. 使用技术– 如果您的道歉电子邮件没有击中要害,请尝试使用HIX.AI电子邮件生成器。这款人工智能电子邮件写作助手可以帮助您撰写有意义且有效的道歉电子邮件,并在几秒钟内做出专家回复。今天就试试吧!

结论

准备好说对不起了吗?道歉电子邮件写起来并不有趣,但坚持结构,它会让说对不起更简单。始终着眼于未来,并提出解决方案以使事情正确。我们有时都会搞砸;重要的是你如何处理它。无论发生什么情况,使用我们的道歉电子邮件指南都可以确保您保持并提高您的声誉。

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