„Przepraszam” to naprawdę najtrudniejsze słowo do powiedzenia (dzięki, Elton John). Ale jeśli zrobiłeś coś złego w pracy, przeprosiny to jedyny sposób, aby to naprawić. Zawsze najlepiej jest przeprosić osobiście, ale jeśli nie możesz (lub nie chcesz), wysłanie profesjonalnego e-maila z przeprosinami jest OK.
Ale co powiesz i jak to powiesz? Pokażemy Ci 5 próbek e-maili z przeprosinami w miejscu pracy, obejmujących:
- Przeproś klienta/klienta
- Przeproś, że zapomniałeś czegoś wysłać
- Przeprosić za niezapłacenie faktury
- Przeproś za opuszczenie spotkania
- Przeproś za opóźnioną dostawę
Oczywiście te przykłady szczerych przeprosin nie obejmą wszystkich sytuacji i okoliczności, dlatego stworzymy szablon odpowiedzi, który możesz dostosować.
Na koniec będziesz profesjonalistą w wysyłaniu przeprosin e-mailem (choć mamy nadzieję, że nigdy nie będziesz musiał ich wysyłać!).
Co to są e-maile z przeprosinami (i po co je wysyłać)?
O nie. Popełniłeś błąd. Czy ignorujesz to i masz nadzieję, że nikt tego nie zauważy i się tym nie zajmie?
Oczywiście druga opcja (po to tu jesteś!).
E-maile z przeprosinami mają na celu załagodzenie sytuacji i utrzymanie relacji. Tak naprawdę, szczere i odpowiednio wczesne przeprosiny mogą poprawić sytuację między wami. Dlaczego? Ponieważ przyjmujesz odpowiedzialność, przyznajesz się do niej i planujesz rozwiązanie problemu.
Jeśli mamy być szczerzy, nikt z nas nie lubi przyznawać się do błędu i przepraszać. Czasami jednak jest to lepsza opcja niż ignorowanie problemu i nadzieja, że sam zniknie.
Martwisz się, czy powinieneś wysłać e-mail, czy przeprosić osobiście? Jeśli jest to drobny problem (np. spóźniona dostawa produktu lub opóźnienie w wysłaniu raportu), wystarczy wysłać e-mail. Jeśli jest to poważny problem, który będzie miał znaczący wpływ na działalność operacyjną lub relacje (np. spalenie budynku!), przeproś osobiście.
Tylko Ty możesz podjąć decyzję, ale jeśli zdecydujesz się wysłać e-mail, zacznij od przejrzenia naszych przykładów szczerych przeprosin.
5 przykładów szczerych przeprosin
Przepraszanie stało się teraz łatwiejsze dzięki HIX.AI Pomożemy Ci znaleźć słowa, którymi musisz przeprosić za kilka typowych sytuacji, których możesz doświadczyć. Chcesz przeprosić klienta? Możemy pomóc. Produkt spóźniony? Bez problemu.
Skorzystaj z naszych próbek, aby zobaczyć, jak profesjonaliści przepraszają. Nie kopiuj ich i nie wklejaj, ale wykorzystuj je jako inspirację do swoich wiadomości, ponieważ przeprosiny coś znaczą tylko wtedy, gdy są szczere.
Przeproś klienta/klienta
Ponownie, jeśli zrobiłeś coś naprawdę złego, zadzwoń do klienta lub klienta, ale jeśli jest to drobny problem, wystarczy e-mail! Ten e-mail z przeprosinami skierowany do klienta lub klienta jest zgodny z formatem (więcej na ten temat później) i zawiera jasne i zwięzłe przeprosiny.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Przepraszam za pomyłkę, która wystąpiła w związku z [ konkretnym problemem ] . Pragnę zapewnić, że podejmujemy natychmiastowe działania, aby naprawić tę sytuację i zapobiec jej powtórzeniu się w przyszłości. Nigdy nie było to naszym zamiarem i głęboko żałujemy wszelkich niedogodności, jakie mogło to dla Ciebie spowodować.
Proszę mieć pewność, że cenimy Twoją firmę i zobowiązujemy się do zapewnienia najwyższego poziomu usług. Jeśli możemy jeszcze coś zrobić, aby to naprawić, nie wahaj się nas o tym poinformować.
Dziękujemy za zrozumienie i cierpliwość w tej sprawie.
Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Przeproś, że zapomniałeś czegoś wysłać
Zapomniałeś wysłać swojemu szefowi lub współpracownikowi coś ważnego? Czas przeprosić. Jest to dość częsty powód, aby przeprosić, więc przechowuj tę próbkę w odpowiednim miejscu! Jeśli popełnisz taki błąd, pamiętaj o dołączeniu załącznika do wiadomości e-mail!
Przeprosić za niezapłacenie faktury
Niezapłacenie faktury jest poważną sprawą i należy ją natychmiast rozwiązać. W e-mailu z przeprosinami za fakturę potwierdzamy, co się wydarzyło i jaki może to mieć wpływ, oraz wyjaśniamy, że faktura zostanie zapłacona (mamy nadzieję, że natychmiast!).
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Przepraszamy za opóźnienie w zapłacie faktury [ Numer faktury ] . Rozumiem wagę dotrzymywania naszych zobowiązań finansowych i żałuję wszelkich powstałych niedogodności. Możesz mieć pewność, że pozostała kwota zostanie uregulowana natychmiast.
Dziękujemy za zrozumienie i cierpliwość w tej sprawie.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]
Przeproś za opuszczenie spotkania
Pomyłki w pamiętniku, choroba lub po prostu pomylenie dat i godzin mogą spowodować, że opuścisz spotkanie. Jeśli tak się stanie, przeproś i zobowiąż się do nadrobienia zaległości (w drodze innego spotkania lub rozmowy telefonicznej).
Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,
Szczerze przepraszam za nieobecność na zaplanowanym spotkaniu. Niestety w wyniku nieprzewidzianych okoliczności doszło do kolizji pamiętnika i nie mogłem być obecny. Rozumiem wagę tego spotkania i związane z nim niedogodności.
Proponuję przełożenie spotkania na dogodny dla nas obojga termin. Proszę o informację o swojej dostępności, a postaram się niezwłocznie przełożyć spotkanie na inny termin.
Jeszcze raz przepraszam za wszelkie niedogodności i dziękuję za zrozumienie. Mam nadzieję, że wkrótce się z Tobą skontaktuję.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]
Przeproś za opóźnioną dostawę
Firmy kurierskie wykonują ciężką pracę polegającą na transporcie towarów na całym świecie i czasami popełniają błędy. Jeśli dostawa się spóźnia, musisz ją zaakceptować, wyjaśnić, co się stanie i zaproponować rozwiązanie.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Przepraszam za opóźnienie w dostarczeniu paczki. Niestety napotkaliśmy nieoczekiwane okoliczności, które spowodowały opóźnienie. Możesz mieć pewność, że pilnie pracujemy, aby naprawić sytuację i zapewnić szybką dostawę.
Aby Ci to wynagrodzić, chciałbym zaoferować zniżkę na następną przesyłkę lub przyspieszyć dostawę Twojej obecnej paczki, którykolwiek wolisz. Podaj nam swoje preferencje, a my podejmiemy natychmiastowe działania.
Cenimy Twoją firmę i przepraszamy za tę niedogodność. Dziękujemy za zrozumienie i cierpliwość.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]
Jak profesjonalnie przeprosić e-mailem
Wszyscy możemy powiedzieć „przepraszam”. To jest łatwe. Ale czy naprawdę to masz na myśli? Profesjonalne przewodniki e-mailowe z przeprosinami często radzą, abyś wyzbył się emocji i trzymał się faktów. Problem w tym, że usunięcie osobowości sprawia, że przeprosiny są bezosobowe – a to jest złe.
Dlaczego? Ponieważ najlepsze i najskuteczniejsze e-maile z przeprosinami są szczere i wciągające. Koncentrują się także na przyszłości i szukają sposobu na rozwój waszego związku.
Brzmi to skomplikowanie, ale elementy e-maili z przeprosinami są łatwe do zrozumienia.
- Zapewnij pozytywne wprowadzenie
- Wyjaśnij, na czym polega problem i przeproś
- Zaproponuj rozwiązanie
- Wyraź wdzięczność za ich cierpliwość i zrozumienie
- Wyznacz kolejne kroki na przyszłość
Teraz będziemy przeglądać tę listę i wspólnie tworzyć szablon. Aby było jeszcze łatwiej, podzieliliśmy go na 3 sekcje:
- Temat e-maila z przeprosinami
- Kopia ciała
- Wyloguj się/dalsze kroki
Zaczynamy od tematu wiadomości e-mail z przeprosinami.
Temat e-maila z przeprosinami
Napisanie wiersza tematu jest piekielnie skomplikowane, ale jego przeczytanie zajmuje mniej niż sekundę. Dlaczego są twarde? Jeśli chodzi o temat przeprosin, chodzi o przekazywanie złych wiadomości, a nikt z nas tak naprawdę nie lubi tego robić.
Ale kiedy masz zamiar przeprosić, zrób to od razu – a to oznacza, że w temacie przeprosisz (lub jego odmianę).
Oto kilka przykładowych tematów obejmujących niektóre sytuacje opisane powyżej:
- przepraszam za wszelkie niedogodności
- Przepraszamy za opuszczenie naszego spotkania
- Dostawa opóźniona – proszę przyjąć moje przeprosiny
- Opóźnienie w płatności – przepraszamy za niedogodności
- Dokument w załączeniu – przepraszamy za opóźnienie
- Przeprosiny za słabą obsługę
- Przepraszamy za niedogodności
- Przyjmij nasze przeprosiny za (za co przepraszasz!)
- Przepraszamy za nasze ostatnie problemy
W każdym z tych tematów wyraźnie widać, że przepraszamy. Zrób to dobrze, a będziesz miał świetny start.
Kopia treści e-maila z przeprosinami
Powyżej naszkicowaliśmy strukturę profesjonalnego e-maila z przeprosinami, ale przyjrzyjmy się bliżej szczegółom. Przepraszając, musisz dokładnie wyjaśnić, co się stało i zaakceptować wpływ.
Jak możesz to robić? Jedna ze sztuczek e-mailowych, których używamy, polega na empatii. Oznacza to myślenie o problemie z perspektywy drugiej osoby. Jeśli opuściłeś spotkanie, osoba ta może być osobiście zdenerwowana i zaniepokojona postępem ważnego projektu. Niezapłacenie faktury jest denerwujące i może mieć na przykład znaczne skutki finansowe.
Kiedy pomyślisz o tym w ten sposób, nabierzesz odpowiedniego nastawienia i napiszesz e-mail z przeprosinami, który będzie znaczący. W tym przykładzie będziemy budować razem, przepraszając klienta za otrzymanie produktów niskiej jakości. Gotowy?
Zacznij od spersonalizowanego powitania z użyciem imienia i nazwiska osoby:
„Cześć (imię osoby)”
- Zapewnij pozytywne wprowadzenie
„Mam nadzieję, że masz się dobrze i cieszysz się latem. Odwiedziłem Twoją stronę internetową i widzę, że rozszerzyłeś swój asortyment produktów. Ekscytujące czasy!”
- Wyjaśnij, na czym polega problem i przeproś
„Poinformowano nas, że niektórzy z naszych klientów mają problemy z naszą najnowszą partią produktów. Niektóre z problemów obejmują (wstaw problemy). Chciałem się z Tobą skontaktować i przeprosić, jeśli miało to wpływ na którykolwiek z dostarczonych przez nas produktów .”
- Zaproponuj rozwiązanie
„Jesteśmy w 100% zaangażowani w zapewnianie najlepszej obsługi i chcemy wymienić wadliwe produkty tak szybko, jak to możliwe. Czy możesz mi powiedzieć, jakie produkty zamówiłeś i wymagają wymiany?”
- Wyraź wdzięczność za ich cierpliwość i zrozumienie
„Jesteś bardzo cenionym klientem i chcę podziękować za cierpliwość i zrozumienie, gdy zajmujemy się tym problemem”.
Podpisanie e-maila z przeprosinami/dalsze kroki
E-mail z przeprosinami został napisany, przeprosiłeś i podałeś rozwiązanie. Co dalej?
- Wyznacz kolejne kroki na przyszłość
„Po otrzymaniu Twojej odpowiedzi zorganizuję dostawę artykułów zastępczych. Jeśli masz jakiekolwiek problemy, możesz skontaktować się ze mną w dowolnym momencie pod adresem (wstaw szczegóły)”.
A teraz zakończ pozytywnym zakończeniem.
„Mamy nadzieję kontynuować nasze pozytywne relacje. Wielkie dzięki (Twoje imię).”
Możesz zakończyć swoim imieniem i nazwiskiem, podpisem i danymi kontaktowymi.
Przeprosiny już zakończone. Przejdźmy dalej!
5 sposobów na ulepszenie e-maili z przeprosinami
Podzieliliśmy format e-maila z przeprosinami i udostępniliśmy podstawowe elementy. Oto 5 profesjonalnych wskazówek:
- Przeproś z góry – jeśli popełniłeś błąd, przyznaj się do tego. O wiele łatwiej jest przeprosić tak wcześnie, jak to możliwe, niż zostawiać to na ostatnią chwilę.
- Nigdy nie szukaj wymówek – obwinianie kogoś innego to wyjście dla tchórza. Po prostu przyznaj się do problemu, uznaj wpływ, zapewnij rozwiązanie i przejdź dalej.
- Bądź optymistyczny! – Brzmi to szalenie, ale optymistyczne i pozytywne przeprosiny mają znacznie większą szansę na kontynuację sprawy. Nie przepraszaj. Błędy się zdarzają, więc nie rozpamiętuj ich.
- Skoncentruj się na przyszłości – e-maile z przeprosinami dotyczą czegoś, co wydarzyło się w przeszłości. Zmień wszystko i skup się na przyszłości. Zasugeruj, jak naprawić sytuację i skoncentruj się na pozytywnych wcześniejszych doświadczeniach.
- Skorzystaj z technologii — jeśli e-maile z przeprosinami nie trafiają w sedno, wypróbuj generator wiadomości e-mail HIX.AI Ten asystent pisania e-maili oparty na sztucznej inteligencji może pomóc Ci w pisaniu znaczących i skutecznych e-maili z przeprosinami, tworząc odpowiedzi ekspertów w ciągu kilku sekund. Wypróbuj już dziś!
Wniosek
Gotowy, żeby przeprosić? Pisanie e-maili z przeprosinami nie jest zabawne, ale trzymaj się ich struktury, a dzięki temu przepraszanie stanie się prostsze. Zawsze skupiaj się na przyszłości i proponuj rozwiązania, które naprawią sytuację. Wszyscy czasami coś psujemy; liczy się sposób, w jaki sobie z tym radzisz. Skorzystaj z naszego przewodnika po e-mailach z przeprosinami, aby zachować i poprawić swoją reputację niezależnie od tego, co się stanie.