Wysyłanie e-maili z odmową do kandydatów nie jest łatwym zadaniem, prawda?
Ale czy powinieneś milczeć, aby oszczędzić im rozczarowania? Czy cisza jest naprawdę najlepszym rozwiązaniem? Czy kandydaci nie zasługują na zamknięcie i przejrzystość?
Być może powstrzymuje Cię sposób postrzegania odrzuconych wiadomości e-mail. W zależności od punktu widzenia nie są to wyłącznie zagłada i mrok. Dobrze przygotowany e-mail z odmową kandydata może pobudzić odporność i zainspirować kandydatów do osiągnięcia większego sukcesu.
Musisz jednak opanować sztukę pisania e-maili z odmową kandydata, w przeciwnym razie Twoja wiadomość, nawet napisana w dobrych intencjach, może zniechęcić kandydata.
Ten artykuł jest przewodnikiem po opanowaniu sztuki pisania e-maili z odmową. To sztuka, która łączy w sobie empatię, współczucie, przewidywanie i konstruktywną krytykę. Nasze szablony są dla Ciebie, jeśli czujesz się trochę leniwy, aby napisać nowy.
Czym są e-maile z odrzuceniem kandydata?
Wiadomość e-mail z odmową pracy to wiadomość napisana w celu poinformowania kandydatów, którzy nie przystąpią do następnej rundy rozmów kwalifikacyjnych lub nie zostaną zatrudnieni.
Po obsadzeniu stanowiska ważne jest, aby poinformować o tym innych kandydatów. Format wiadomości e-mail o odrzuceniu kandydata nie jest ustalony. Jednak pewne elementy muszą być obecne. Są one pokazane w poniższych szablonach.
Szablony, które pomogą Ci lepiej pisać e-maile z odmową kandydatów
Oto lista niektórych szablonów wiadomości e-mail z odrzuceniem oferty pracy, które można łatwo dostosować.
Krótki szablon wiadomości e-mail z odrzuceniem oferty pracy
Jeśli nigdy nie spotkałeś się z wnioskodawcą lub wymieniłeś tylko kilka e-maili, e-mail powinien być krótki, prosty i zwięzły. Jednak Twój e-mail nie powinien wyglądać na zuchwałego. Wprowadź do swojego tekstu odrobinę uprzejmości, uprzejmości i empatii. Ten szablon już w tym pomaga. Wiadomość e-mail zaczyna się od podziękowania im za złożenie wniosku i poinformowania, że nie dostali się do kolejnej tury zgłoszeń. Na koniec zachęć ich do kontynuowania poszukiwań.
Szczegółowy szablon wiadomości e-mail z odrzuceniem
Ale co, jeśli kandydat był prawie idealny na to stanowisko, a Ty przewidujesz współpracę z nim w przyszłości? E-mail z odmową nie powinien być zbyt formalny ani niejasny. Chociaż zaleca się, aby wiadomości e-mail z odmową miały podobny ton, należy wyjaśnić przyczyny odrzucenia. Należy także zachęcać wnioskodawcę do ponownego złożenia wniosku. Inteligentny kandydat, który został odrzucony, wykorzysta informacje zwrotne, aby ulepszyć swoją ofertę przy następnym aplikowaniu. Ten e-mail jest dłuższy niż poprzedni i ma na celu uświadomienie pracownikowi, że ma dobry profil i nie mógł się zakwalifikować, ponieważ było tak wielu wykwalifikowanych kandydatów do wyboru.
Szanowny Panie [ imię i nazwisko wnioskodawcy ] ,
Dziękujemy za poświęcenie czasu na złożenie aplikacji na [ stanowisko pracy ] w firmie [ nazwa firmy ] . Z Twojej aplikacji jasno wynikało, że masz solidne doświadczenie i zestaw umiejętności, które mogą przynieść korzyści naszemu zespołowi.
Po dokładnym rozważeniu niestety zdecydowaliśmy, że na tym etapie nie będziemy kontynuować rozpatrywania Twojego wniosku. Chociaż byłeś mocnym kandydatem, musieliśmy podjąć trudną decyzję ze względu na dużą liczbę wykwalifikowanych kandydatów.
Zachęcamy Cię do dalszego poszukiwania możliwości związanych z naszą firmą w przyszłości. Wierzymy, że dzięki dalszemu doświadczeniu i rozwojowi umiejętności możesz stać się wyjątkowym członkiem naszego zespołu.
Dziękujemy za zainteresowanie firmą [ Nazwa firmy ] i życzymy powodzenia w poszukiwaniu pracy. Dziękujemy za uznanie nas jako potencjalnego pracodawcy.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail dotyczącej odrzucenia decyzji w sprawie braku porozumienia
Czy byłeś kiedyś członkiem komisji rekrutacyjnej? Czy kiedykolwiek nadstawiałeś karku za kandydatem, podczas gdy reszta komisji po prostu go odrzuciła? To boli, zdecydowanie! Ale musisz podjąć decyzję. Nie ulegaj więc pokusie przeniesienia odpowiedzialności za decyzję za pomocą sformułowań typu „Zdecydowano, że nie będziemy tego kontynuować” lub „Wielcy gracze zdecydowali się pójść w innym kierunku”. Odrzucenie w ten sposób jest nie mniej bolesne, a pisanie pozornie podważa proces podejmowania decyzji.
Powinieneś zaakceptować odmowę. Lepiej powiedzieć na przykład: „Po długich naradach i w kółko zdecydowaliśmy X” lub „To była naprawdę trudna decyzja, ale ostatecznie zdecydowaliśmy się na Y”, ale pamiętaj, aby użyć słowa „my” zamiast „ Oni."
Szablon wiadomości e-mail o odrzuceniu niepowodzenia negocjacji
Wielu pracodawców ma trudności z odejściem, po zainwestowaniu znacznej ilości czasu i energii w budowanie relacji z potencjalnym pracownikiem. Czy to brzmi jak ty? Niezależnie od tego, ile czasu spędziłeś, próbując przekonać ich, aby dołączyli do zespołu, być może nadszedł czas, aby ruszyć dalej. Zdecyduj, czy najlepszym sposobem przekazania swojej decyzji kandydatowi będzie rozmowa telefoniczna lub e-mail. Jeśli jednak musisz wysłać wiadomość e-mail, pamiętaj, aby była ona krótka. Najprawdopodobniej oboje już szczegółowo omawialiście omawiane kwestie. Zachowaj więc zwięzłość i prostotę.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Z przykrością zawiadamiam, że w chwili obecnej nie będziemy mogli kontynuować Pana zatrudnienia. Pomimo naszych największych wysiłków stało się jasne, że nie jesteśmy w stanie osiągnąć wzajemnie akceptowalnych warunków.
Chcę wyrazić moją wdzięczność za poświęcony czas i uwagę podczas całego procesu. Twoje umiejętności i kwalifikacje były imponujące i trudno było podjąć decyzję.
Jeszcze raz dziękuję za zrozumienie. Życzymy wszystkiego najlepszego w przyszłych przedsięwzięciach.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail z odrzuceniem przesłania propozycji
Chcesz odrzucić wniosek dotyczący propozycji? Oto jak się do tego zabrać. Zacznij od podziękowania wnioskodawcy za jego wkład. Niech zrozumieją, że potrafisz stwierdzić, ile pracy i wysiłku włożono w aplikację. Następnie zakończ, informując ich, że chociaż ich pomysły są wielokrotnie nagradzane i dobrze zaprezentowane, wybrano inny, ponieważ lepiej pasował do końcowych celów organizacji. Zanim wygłosisz uwagi końcowe, daj im znać, że jesteś otwarty na współpracę w przyszłości.
Szanowny Panie [ imię i nazwisko wnioskodawcy ] ,
Dziękujemy za przesłanie propozycji do [ Nazwa organizacji ] . Doceniamy wysiłek i zaangażowanie, jakie włożyłeś w swoją aplikację.
Twoje pomysły są naprawdę godne pochwały i przedstawione w nagradzany sposób. Jednakże po dokładnym rozważeniu wybraliśmy inną propozycję, która lepiej odpowiada końcowym celom naszej organizacji.
Cenimy Twoją pracę i chcielibyśmy wyrazić nasze zainteresowanie potencjalnymi partnerstwami w przyszłości. Twoja wiedza i kreatywność są wysoko cenione.
Jeszcze raz dziękujemy za Twój wkład i życzymy wszystkiego najlepszego w przyszłych przedsięwzięciach.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail o odrzuceniu stypendium
Wiadomość e-mail z odrzuceniem wniosku o stypendium jest wysyłana w celu poinformowania wnioskodawcy, że nie został wybrany do finansowania. Wiadomość e-mail natychmiast rozpoznaje i docenia aplikację i ciężką pracę kandydata. Następnie wyjaśnia, że choć kandydat spełnił wszystkie wymogi stypendialne, stypendium trafiło do osoby lepiej wykwalifikowanej na papierze. Składa się podziękowania za poświęcony czas i zachęca się do poszukiwania innych źródeł finansowania i przyszłych ofert stypendialnych. Celem tego szablonu wiadomości e-mail z odmową jest uprzejme przekazanie wiadomości, wyjaśnienie powodów podjęcia decyzji i nakłonienie odbiorcy, aby w przyszłości realizował swoje ambicje.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za złożenie wniosku o stypendium [ Nazwa stypendium ] . Doceniamy czas i wysiłek włożony w złożenie wniosku.
Po dokładnym rozpatrzeniu z przykrością informujemy, że tym razem Twój wniosek o stypendium nie został pozytywnie rozpatrzony. Chociaż spełniłeś wszystkie wymagania stypendialne, otrzymaliśmy znaczną liczbę wysoko wykwalifikowanych kandydatów, a komisja selekcyjna ostatecznie wybrała innego kandydata, który lepiej spełniał nasze kryteria.
Zachęcamy Cię do dalszego realizowania celów edukacyjnych i odkrywania innych źródeł finansowania i możliwości stypendiów. Wierzymy w Twój potencjał i życzymy wszystkiego najlepszego w przyszłych przedsięwzięciach.
Jeszcze raz dziękujemy za zainteresowanie [ Nazwa stypendium ] . Jeśli masz dalsze pytania lub potrzebujesz wsparcia w swojej drodze akademickiej, nie wahaj się z nami skontaktować.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail z odrzuceniem wniosku o mentoring/staż
Rok po roku otrzymujesz setki aplikacji, ale jest ich tylko tyle, ile możesz przekroczyć, prawda? Poinformuj niewybranych stażystów o swojej decyzji. Twój e-mail powinien pokazać Ci, jak bardzo doceniasz ich aplikowanie. Jednakże, podobnie jak w przypadku innych osób omówionych wcześniej, musisz poinformować ich, że proces aplikacyjny był bardzo konkurencyjny i zamiast tego zatrudniono inne osoby. Następnie życz im powodzenia w poszukiwaniu podobnych możliwości w przyszłości. Ten szablon wiadomości e-mail potwierdza Twoją decyzję o współpracy z innymi kandydatami i chęć współpracy z nimi w przyszłości w pewnym charakterze.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za zgłoszenie do naszego programu mentoringowego/stażowego. Doceniamy czas i wysiłek włożony w złożenie wniosku.
Z przykrością zawiadamiam, że po dokładnym namyśle wybraliśmy kolejnych kandydatów na wolne stanowiska. Proces aplikacyjny był bardzo konkurencyjny i musieliśmy podejmować trudne decyzje.
Chcemy jednak wyrazić naszą wiarę w Twój potencjał i zachęcić Cię do dalszego poszukiwania podobnych możliwości. Wasz entuzjazm i kwalifikacje sprawiły, że była to dla nas trudna decyzja i szczerze życzymy powodzenia w przyszłych przedsięwzięciach.
Chociaż nie zostałeś wybrany do obecnego programu, chętnie rozważymy Twoją aplikację pod kątem przyszłych możliwości. Podziwiamy Twoją pasję i chętnie nawiążemy z Tobą współpracę w przyszłości.
Jeszcze raz dziękujemy za zainteresowanie naszym programem. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dodatkowej opinii, nie wahaj się z nami skontaktować.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szablon wiadomości e-mail z odmową przyjęcia na uniwersytet/uczelnię
Tego przykładowego szablonu wiadomości e-mail można użyć do delikatnego odrzucenia prośby kandydata o przyjęcie do college'u lub instytucji. E-mail zaczyna się od podziękowania studentowi za zainteresowanie instytucją. Należy również podkreślić, jak konkurencyjny jest proces rekrutacji. Na koniec należy życzyć im powodzenia w realizacji przyszłych aspiracji i zalecić rozważenie innych możliwości uczenia się.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy za zainteresowanie [ nazwa uczelni/instytucji ] . Doceniamy czas i wysiłek włożony w złożenie wniosku. Z przykrością jednak informuję, że w tej chwili nie jesteśmy w stanie zaoferować Państwu wstępu.
Proces rekrutacji do [ nazwa uczelni/instytucji ] jest bardzo konkurencyjny i otrzymujemy dużą liczbę wyjątkowych aplikacji. Niestety, mamy ograniczoną liczbę miejsc i musieliśmy podjąć trudne decyzje.
Pamiętaj, że ta decyzja nie odzwierciedla Twoich możliwości i potencjału. Zachęcamy Cię do zbadania innych możliwości edukacyjnych, które są zgodne z Twoimi celami i aspiracjami. Istnieje wiele doskonałych instytucji, które mogą być dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.
Życzymy Ci wielu sukcesów w przyszłych przedsięwzięciach i ufamy, że odniesiesz sukces, niezależnie od tego, gdzie zdecydujesz się kontynuować swoją podróż akademicką.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Jak napisać wiadomość e-mail z odmową do kandydatów
Nie ulegaj pokusie, aby po prostu napisać o czymkolwiek do nieudanego kandydata. Pamiętaj, że jakość i profesjonalizm Twojego tekstu, dobry czy inny, przemawia w Twoim imieniu i może wpłynąć na ogólne postrzeganie Twojej marki. Dlatego zalecamy, aby poświęcić wystarczająco dużo czasu na pisanie.
Całkowite odrzucenie nigdy nie jest dobrym pomysłem. Kandydat może nie najlepiej pasować do stanowiska, które pełnisz obecnie, ale może mieć wystarczające kwalifikacje, aby obsadzić inne stanowisko w przyszłości. Po co zniechęcać ich do przyszłej współpracy za pomocą bezczelnych e-maili? Twój e-mail powinien zawierać konstruktywną informację zwrotną i pokazywać chęć współpracy z nimi w przyszłości.
Oto jak napisać od podstaw wiadomość e-mail, jeśli potrzebujesz takiej wiadomości poza zakresem objętym naszym szablonem wiadomości e-mail z odrzuceniem:
Pierwsza część
W pierwszym akapicie maila powinieneś podziękować kandydatowi za poświęcony czas i zainteresowanie stanowiskiem. Możesz delikatnie przekazać tę wiadomość, dodając komplement w rodzaju „chociaż Twoje kwalifikacje są imponujące…” w pierwszej części wiadomości e-mail z odmową pracy.
Druga część (opcjonalnie)
Następnie następuje treść wiadomości e-mail. To, co napiszesz, zależy od tego, jak daleko kandydat przeszedł przez proces selekcji i od Twoich wcześniejszych interakcji z nim.
Jeśli na przykład po pierwszej turze rozmów kwalifikacyjnych zdecydujesz się nie nawiązywać dalszego kontaktu z kandydatem, możesz pominąć ten krok i przejść bezpośrednio do trzeciej. Jeśli natomiast kandydat przejdzie do rundy finałowej, powinieneś podać ważniejszy powód swojej decyzji o odrzuceniu go.
Jeśli chcesz ich zachwycić, daj znać, co wyróżnia ich aplikację. Na przykład zdanie „nasz zespół był pod szczególnym wrażeniem Twoich umiejętności pisania” pomoże im zrozumieć, że pisanie to ich najmniejsze zmartwienie. Następnie przekaż szczerą opinię, podkreślając konkretne obszary rozwoju i zalecenia dotyczące ulepszeń.
Krytykując ich wniosek, wskaż, gdzie spełniły się. Tekst typu „W tej chwili szukamy kandydatów, którzy mają głębszą wiedzę na temat tworzenia stron internetowych…” byłby w sam raz.
Jeśli kandydat zrobił na Tobie wrażenie i uważasz, że może pasować do Twojej organizacji, poinformuj go, że dodasz go do swojej bazy danych kontaktów i ponownie go rozważysz.
Trzecia część
Na koniec powinieneś przekazać kandydatowi najlepsze życzenia w dalszym poszukiwaniu pracy.
Wniosek
Chociaż e-maile z odrzuceniem kandydata mają charakter profesjonalny, możesz wyróżnić swoją markę, pisząc z odrobiną ludzkiego dotyku. Zrób trochę miejsca, aby docenić wysiłki kandydata, starannie przygotowując e-mail, który wyraża wdzięczność, a jednocześnie jest prosty. Aby mieć pewność, że tak się stanie, możesz skorzystać z naszych szablonów. Istnieje również kilka narzędzi do tworzenia e-maili opartych na sztucznej inteligencji, takich jak HIX.AI , których możesz użyć, jeśli chcesz, aby wiadomość e-mail z odrzuceniem kandydata była bardziej dostosowana do Twoich konkretnych potrzeb.