Adaylara ret e-postaları göndermek kolay bir iş değil, değil mi?
Ama onları hayal kırıklığına uğratmamak için sessiz mi kalmalısınız? Sessizlik gerçekten en iyi yaklaşım mıdır? Adaylar kapanışı ve netliği hak etmiyor mu?
Belki de sizi geride tutan, reddedilen e-postalara ilişkin algınızdır. Bakış açınıza bağlı olarak, bunların hepsi tam olarak felaket ve kasvet değildir. İyi hazırlanmış bir aday reddi e-postası, dayanıklılığı ateşleyebilir ve adaylara daha büyük başarıya ulaşmaları için ilham verebilir.
Ancak aday ret e-postaları yazma sanatında ustalaşmalısınız, aksi takdirde mesajınız iyi niyetle yazılmış olsa bile adayın cesaretinin kırılmasına neden olabilir.
Bu makale, reddedilen e-postaları yazma sanatında ustalaşmanız için rehberinizdir. Empatiyi, şefkati, öngörüyü ve yapıcı eleştiriyi harmanlayan bir sanattır. Yeni bir tane yazma konusunda kendinizi biraz tembel hissediyorsanız şablonlarımız yanınızda.
Aday ret e-postaları nedir?
İş reddi e-postası, bir sonraki mülakat turuna geçmeyecek veya işe alınmayacak başvuru sahiplerini bilgilendirmek için yazılan bir mesajdır.
Bir iş pozisyonu doldurulduğunda, diğer başvuru sahiplerine bilgi verilmesi önemlidir. Aday ret e-postasının formatı kesin değildir. Ancak bazı unsurların mevcut olması gerekir. Bunlar aşağıdaki şablonlarda gösterilmektedir.
Aday ret e-postalarını daha iyi yazmanıza yardımcı olacak şablonlar
Kolayca özelleştirebileceğiniz bazı iş reddi e-posta şablonlarının bir listesini burada bulabilirsiniz.
Kısa iş reddi e-posta şablonu
Başvuru sahibiyle hiç tanışmadıysanız veya yalnızca birkaç e-posta alışverişinde bulunduysanız, e-posta kısa, basit ve özlü olmalıdır. Ancak e-postanız küstah görünmemelidir. Yazınıza biraz nezaket, nezaket ve empati katın. Bu şablon zaten buna yardımcı oluyor. E-posta, başvurdukları için teşekkür ederek ve bir sonraki başvuru turuna katılamayacaklarını bildirerek başlar. Son olarak onları aramaya devam etmeye teşvik edin.
Ayrıntılı ret e-posta şablonu
Peki ya başvuru sahibi iş için neredeyse mükemmelse ve gelecekte onunla çalışmayı hayal ediyorsanız? Reddetme e-postası aşırı resmi veya belirsiz olmamalıdır. Reddedilen e-postaların da benzer üslupta olması tavsiye edilirken, ret gerekçelerinin de açıklanması gerekmektedir. Başvuru sahibinin yeniden başvurması da teşvik edilmelidir. Reddedilen akıllı bir aday, bir sonraki başvuruda sunumunu geliştirmek için geri bildirimlerden yararlanacaktır. Bu e-posta öncekinden daha uzundur ve çalışanın iyi bir profile sahip olduğunu ve aralarından seçim yapabileceği çok sayıda nitelikli aday olduğu için seçim yapamayacağını bilmesine yardımcı olmak için yapılmıştır.
Sayın [ Başvuru Sahibinin Adı ] ,
[ Şirket Adı ] ile [ İş Pozisyonu ] başvurusuna zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Başvurunuzdan, ekibimize fayda sağlayabilecek güçlü bir geçmişe ve becerilere sahip olduğunuz açıkça görülüyordu.
Dikkatlice değerlendirdikten sonra maalesef başvurunuzu şu anda işleme koymamaya karar verdik. Siz güçlü bir adayken, nitelikli başvuru sayısının fazla olması nedeniyle zor bir karar vermek zorunda kaldık.
Gelecekte şirketimizle ilgili fırsatları takip etmeye devam etmenizi öneririz. Biraz daha deneyim ve beceri gelişimi ile ekibimize olağanüstü bir katkı sağlayabileceğinize inanıyoruz.
[ Şirket Adı ] 'na gösterdiğiniz ilgiden dolayı teşekkür ediyor ve iş arayışınızda başarılar diliyoruz. Bizi potansiyel bir işveren olarak gördüğünüz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Karar anlaşmazlığı ret e-posta şablonu
Hiç işe alım komitesinin bir parçası oldunuz mu? Komitenin geri kalanı onu görmezden gelirken hiç bir başvuru sahibi için boynunuzu uzattınız mı? Kesinlikle acıyor! Ama kararın sahibi olmak zorundasınız. Bu nedenle, "Bunu takip etmememize karar verildi" veya "Kodamanlar farklı bir yöne gitmeye karar verdi" gibi sözlerle kararın sorumluluğunu başkalarına devretme eğilimine kapılmayın. Bu şekilde reddedilmek de daha az acı verici değildir ve yazı, görünüşe göre karar vermenizi baltalamaktadır.
Reddedilmeyi sahiplenmelisin. "Uzun müzakerelerden sonra X'e karar verdik" veya "Gerçekten zor bir karardı ama sonunda Y'ye karar verdik" gibi şeyler söylemek daha iyidir, ancak "" yerine "biz" kullandığınızdan emin olun. Onlar."
Müzakere başarısızlığı reddi e-posta şablonu
Pek çok işveren, potansiyel çalışanlarıyla ilişkinin işe yaraması için önemli miktarda zaman ve enerji harcadıktan sonra bunu bırakmakta zorlanıyor. Bu sana benziyor mu? Onları katılmaya ikna etmek için ne kadar zaman harcarsanız harcayın, artık yola devam etme zamanı gelmiş olabilir. Kararınızı adayla ilişkilendirmenin en iyi yolunun telefon görüşmesi mi yoksa e-posta mı olduğuna karar verin. Ancak e-posta göndermeniz gerekiyorsa kısa tutun. Her ikiniz de büyük olasılıkla şu ana kadar mevcut sorunları uzun uzadıya tartıştınız. Bu yüzden kısa ve basit tutun.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Şu anda işinize devam edemeyeceğimizi üzülerek bildiririm. Tüm çabalarımıza rağmen, karşılıklı olarak kabul edilebilir şartlara ulaşamadığımız ortaya çıktı.
Bu süreç boyunca ayırdığınız zaman ve düşünceniz için şükranlarımı sunmak isterim. Becerileriniz ve nitelikleriniz etkileyiciydi ve verilmesi zor bir karardı.
Anlayışınız için tekrar teşekkür ederiz. Gelecekteki çalışmalarınızda size en iyisini diliyoruz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Teklif gönderimi reddi e-posta şablonu
Bir teklif başvurusunu reddetmek mi istiyorsunuz? İşte bunu nasıl yapacağınız. Başvuru sahibine katkılarından dolayı teşekkür ederek başlayın. Uygulamaya ne kadar emek ve çaba harcandığını anlayabileceğinizi anlamalarını sağlayın. Daha sonra, fikirlerinin ödüllü olmasına ve iyi sunulmasına rağmen, bir başkasının kuruluşun nihai hedeflerine daha iyi uyduğu için seçildiğini onlara bildirerek işi bitirin. Kapanış konuşmanızdan önce onlara gelecekte ortaklıklara açık olduğunuzu bildirin.
Sayın [ Başvuru Sahibinin Adı ] ,
Teklifinizi [ Kuruluş Adı ] 'na gönderdiğiniz için teşekkür ederiz. Başvurunuz için gösterdiğiniz çabayı ve özveriyi takdir ediyoruz.
Fikirleriniz gerçekten övgüye değer ve ödüllü bir şekilde sunuluyor. Ancak dikkatli bir incelemenin ardından kuruluşumuzun nihai hedefleriyle daha iyi uyum sağlayan başka bir teklif seçtik.
Çalışmalarınıza değer veriyoruz ve gelecekte potansiyel ortaklıklara olan ilgimizi ifade etmek istiyoruz. Uzmanlığınız ve yaratıcılığınız son derece saygı görüyor.
Katkılarınız için bir kez daha teşekkür eder, bundan sonraki çalışmalarınızda başarılar dileriz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Burs reddi e-posta şablonu
Başvuru sahibine, finansman için seçilmediğini bildirmek için bir burs başvurusu reddi e-postası yazılır. E-posta, adayın başvurusunu ve sıkı çalışmasını anında tanır ve takdir eder. Daha sonra, adayın tüm burs koşullarını karşılamasına rağmen hibenin kağıt üzerinde daha nitelikli birine verildiğini açıklıyor. Başvuru sahibine ayırdığı zaman için teşekkür edilir ve diğer fon kaynaklarını ve gelecekteki burs tekliflerini araştırması teşvik edilir. Bu ret e-posta şablonu, haberi kibar bir şekilde iletmeyi, kararın neden verildiğini açıklamayı ve alıcıyı gelecekte hırslarının peşinden gitmeye teşvik etmeyi amaçlamaktadır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
[ Burs Adı ] başvurunuz için teşekkür ederiz. Başvurunuza ayırdığınız zaman ve çabayı takdir ediyoruz.
Dikkatli bir değerlendirmenin ardından, burs başvurunuzun bu kez başarılı olmadığını üzülerek bildiririz. Siz tüm burs koşullarını karşılamış olsanız da, önemli sayıda yüksek vasıflı başvuru aldık ve seçim komitesi sonuçta kriterlerimize daha iyi uyan başka bir adayı seçti.
Eğitim hedeflerinizi takip etmeye devam etmenizi ve diğer fon kaynaklarını ve burs fırsatlarını keşfetmenizi teşvik ediyoruz. Potansiyelinize inanıyoruz ve gelecekteki çalışmalarınızda size en iyisini diliyoruz.
[ Burs Adı ] na gösterdiğiniz ilgi için tekrar teşekkür ederiz. Başka sorularınız varsa veya akademik yolculuğunuzda desteğe ihtiyacınız varsa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Mentorluk/staj başvurusu reddi e-posta şablonu
Her yıl yüzlerce başvuru alıyorsunuz, ancak daha yükseğe çıkabileceğiniz kadar çok sayıda başvuru var, değil mi? Seçilmeyen stajyerlere kararınızı bildirin. E-postanız, başvuruda bulunmalarını ne kadar takdir ettiğinizi göstermelidir. Ancak, daha önce tartışılan diğerlerinde olduğu gibi, başvuru sürecinin oldukça rekabetçi olduğunu ve onların yerine başkalarının işe alındığını onlara bildirmelisiniz. Daha sonra gelecekte benzer fırsatları aramalarında onlara iyi şanslar dileyin. Bu e-posta şablonu, diğer adaylarla birlikte gitme kararınızı ve gelecekte onlarla belirli bir düzeyde işbirliği yapma isteğinizi doğrular.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Mentorluk/staj programımıza başvurduğunuz için teşekkür ederiz. Başvurunuza ayırdığınız zaman ve çabayı takdir ediyoruz.
Üzülerek belirtmek isterim ki, dikkatlice değerlendirdikten sonra mevcut pozisyonlar için başka adayları da seçtik. Başvuru süreci oldukça rekabetçiydi ve zor kararlar vermek zorunda kaldık.
Ancak potansiyelinize olan inancımızı ifade etmek ve sizi benzer fırsatları takip etmeye teşvik etmek istiyoruz. Coşkunuz ve nitelikleriniz bunu bizim için zor bir karar haline getirdi ve size gelecekteki çalışmalarınızda en iyi şansları içtenlikle diliyoruz.
Mevcut program için seçilmemiş olsanız da gelecekteki fırsatlar için başvurunuzu değerlendirmekten memnuniyet duyarız. Tutkunuza hayranız ve ileride sizinle bir miktar işbirliği yapmaktan memnuniyet duyarız.
Programımıza gösterdiğiniz ilgi için tekrar teşekkür ederiz. Sorularınız varsa veya daha fazla geri bildirime ihtiyacınız varsa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Üniversite/kolej kabul reddi e-posta şablonu
Bu örnek e-posta şablonu, başvuru sahibinin bir kolej veya kuruma kabul talebini nazikçe reddetmek için kullanılabilir. E-posta, öğrenciye kuruma gösterdiği ilgiden dolayı teşekkür ederek başlar. Ayrıca kabul sürecinin ne kadar rekabetçi olduğunu da vurgulamalıdır. Son olarak, onlara gelecekteki hayallerinde başarılar dilemeli ve diğer öğrenme olanaklarını incelemelerini tavsiye etmelisiniz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
[ Kolej/Kurum Adı ] na gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz. Başvurunuza ayırdığınız zaman ve çabayı takdir ediyoruz. Ancak, şu anda size giriş imkanı sunamadığımızı üzülerek belirtmek isterim.
[ Kolej/Kurum Adı ] 'na kabul süreci oldukça rekabetçidir ve çok sayıda istisnai başvuru alıyoruz. Ne yazık ki sınırlı kontenjanımız var ve zor kararlar vermek zorunda kaldık.
Bu kararın yeteneklerinizi veya potansiyelinizi yansıtmadığını lütfen unutmayın. Hedeflerinize ve isteklerinize uygun diğer eğitim fırsatlarını keşfetmenizi teşvik ediyoruz. Size mükemmel uyum sağlayabilecek birçok mükemmel kurum var.
Gelecekteki çabalarınızda size büyük başarılar diliyoruz ve akademik yolculuğunuza devam etmeyi seçtiğiniz her yerde başarılı olacağınıza güveniyoruz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Adaylara Red E-postası Nasıl Yazılır?
Başarısız olan bir başvuru sahibine herhangi bir şey hakkında yazmanın cazibesine kapılmayın. Yazınızdaki kalite ve profesyonelliğin, iyi ya da kötü, sizin adınıza konuştuğunu ve markanızın genel algısını etkileyebileceğini unutmayın. Bu nedenle, yazınıza yeterince düşünmenizi öneririz.
Doğrudan reddetmek asla iyi bir fikir değildir. Başvuru sahibi şu anda doldurduğunuz pozisyona en uygun kişi olmayabilir ancak gelecekte başka bir pozisyon için yeterince yetenekli olabilir. Neden onları şımarık e-postalarla gelecekteki işbirliklerinden caydırasınız ki? E-postanız yapıcı geri bildirimler içermeli ve gelecekte onlarla işbirliği yapma isteğinizi göstermelidir.
Reddetme e-postası şablonumuzun kapsamı dışında bir e-postaya ihtiyacınız olması durumunda sıfırdan bir e-postayı nasıl yazacağınız aşağıda açıklanmıştır:
İlk kısım
E-postanızın ilk paragrafında, adaya zaman ayırdığı ve pozisyona gösterdiği ilgi için teşekkür etmelisiniz. İş reddi e-postasının ilk bölümüne "nitelikleriniz oldukça etkileyiciyken..." gibi bir iltifat ekleyerek haberi nazikçe verebilirsiniz.
İkinci bölüm (İsteğe bağlı)
Daha sonra e-postanın gövdesi gelir. Ne yazacağınız, başvuru sahibinin seçim sürecinde ne kadar ilerlediğine ve onlarla daha önceki etkileşimlerinize bağlıdır.
Örneğin, ilk görüşme turundan sonra bir adayı daha fazla takip etmemeye karar verirseniz, bu adımı atlayıp doğrudan üçüncü aşamaya geçebilirsiniz. Öte yandan, başvuru sahibi final turuna çıkarsa, onu reddetme kararınız için daha büyük bir neden sunmalısınız.
Onları şaşırtmak istiyorsanız, başvurularında neyin öne çıktığını onlara bildirin. Örneğin, "Ekibimiz özellikle yazma becerilerinizden etkilendi" gibi bir satır eklemek, yazmanın en az endişe duydukları şey olduğunu anlamalarına yardımcı olur. Daha sonra belirli gelişim alanlarını ve iyileştirme önerilerini vurgulayan dürüst geri bildirim sağlayın.
Başvurularını eleştirirken nerede yetersiz kaldıklarını belirtin. "Şu anda web geliştirme konusunda daha derin bir anlayışa sahip adaylar arıyoruz..." gibi bir cümle işe yarayacaktır.
Başvuru sahibi sizi etkilediyse ve kuruluşunuz için iyi bir eşleşme olabileceğine inanıyorsanız, onu iletişim veritabanınıza ekleyeceğinizi ve tekrar değerlendireceğinizi ona bildirin.
Üçüncü bölüm
Son olarak, başvuru sahibine, ileriye dönük iş arayışında en iyi dileklerinizi iletmelisiniz.
Çözüm
Aday reddi e-postalarının profesyonel olması amaçlanmış olsa da, küçük bir insani dokunuşla yazarak markanızın öne çıkmasını sağlayabilirsiniz. Basit olmakla birlikte şükran ifade eden bir e-postayı dikkatli bir şekilde hazırlayarak adayın çabalarını takdir etmek için biraz yer açın. Bunun olacağını garanti etmek için şablonlarımızı kullanabilirsiniz. Ayrıca, özel ihtiyaçlarınıza daha uygun bir aday ret e-postası istiyorsanız kullanabileceğiniz HIX.AI gibi yapay zeka destekli çeşitli e-posta taslak hazırlama araçları da vardır.