候補者に不採用メールを送信するのは簡単なことではありません。
しかし、彼らを失望させないために沈黙していたほうがよいでしょうか？本当に沈黙が最善のアプローチなのでしょうか？候補者には結論を出し、明確にする価値があるのではないでしょうか?
おそらく、拒否メールに対するあなたの認識があなたを引き留めているのかもしれません。見方によっては、必ずしもすべてが絶望的で暗いというわけではありません。適切に作成された候補者不採用メールは、立候補者の回復力に火をつけ、より大きな成功を収める意欲を候補者に与えることができます。
ただし、候補者の辞退メールの書き方を習得する必要があります。そうしないと、たとえ善意で書かれたメッセージであっても、応募者が落胆してしまう可能性があります。
この記事は、お断りメールの書き方をマスターするためのガイドです。それは共感、同情、先見の明、そして建設的な批評を融合させた芸術です。新しいテンプレートを書くのが少し面倒だと感じる場合は、私たちのテンプレートが役に立ちます。
候補者不採用メールとは何ですか?
不採用メールとは、次の面接に進めない、または採用されない応募者に通知するために書かれるメッセージです。
求人が埋まったら、他の応募者に知らせることが重要です。候補者の辞退メールの形式は決まっていません。ただし、特定の要素が存在する必要があります。これらは次のテンプレートに示されています。
候補者の辞退メールをより適切に作成するのに役立つテンプレート
ここでは、簡単にカスタマイズできるいくつかの求人拒否メール テンプレートのリストを示します。
短い仕事拒否メールのテンプレート
応募者に会ったことがない場合、または数回メールを交換しただけの場合、メールは短く、シンプルで、簡潔である必要があります。ただし、電子メールが生意気であるように見えるべきではありません。文章に礼儀正しさ、礼儀正しさ、共感を取り入れましょう。このテンプレートはすでにそれをサポートしています。このメールは、応募に対する感謝の気持ちと、次の応募ができなかったことを伝えることから始まります。最後に、検索を続けるよう勧めます。
詳細な拒否メール テンプレート
しかし、応募者がその仕事にほぼ完璧で、将来一緒に働くことを想像しているとしたらどうでしょうか?拒否メールは形式的すぎたり、曖昧なものであってはなりません。拒否メールも同様の論調であることをお勧めしますが、拒否の理由を説明する必要があります。申請者にも再申請を奨励する必要があります。不採用となった賢明な候補者は、次回応募するときにフィードバックを活用して売り込みを改善します。このメールは前のメールよりも長く、自分には優れたプロフィールがあるが、適格な候補者が多数いたため選ばれなかったということを従業員に知らせるために行われています。
[申請者の名前]様
[会社名]の[求人]にご応募いただきありがとうございます。あなたの応募内容から、あなたが私たちのチームに利益をもたらす強力な経歴とスキルセットを持っていることは明らかでした。
慎重に検討した結果、残念ながら現時点ではあなたの申請を進めないことを決定しました。あなたは強力な候補者でしたが、資格のある応募者の数が多かったため、難しい決定を下す必要がありました。
今後も当社との機会を追求し続けることをお勧めします。さらなる経験とスキルの向上により、あなたも私たちのチームに傑出した人材になれると信じています。
[会社名]にご興味をお持ちいただきありがとうございます。就職活動がうまくいくことを願っています。弊社を雇用主として検討していただきありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
決定不一致の拒否メール テンプレート
採用委員会に参加したことがありますか?委員会の他のメンバーがただ申請者を通過させている間、あなたは申請者のために首をひねったことがありますか?痛いですよ、確かに！しかし、決断はあなた自身が行う必要があります。したがって、「私たちはこれを追求しないことが決定しました」または「大物たちは別の方向に進むことを決定しました」などのライナーで決定に対する責任を転嫁する誘惑に駆られないでください。このように拒否されることは同様に苦痛であり、その文章は一見あなたの意思決定を損なうように思えます。
拒否の責任はあなたにあるはずです。 「何度も検討した結果、X に決定しました」または「非常に難しい決断でしたが、最終的に Y に決定しました」のように言う方が良いですが、「」ではなく「私たち」を必ず使用してください。彼らは。"
交渉失敗拒否メールテンプレート
多くの雇用主は、内定者との関係を良好にするために多大な時間とエネルギーを投資してきたのに、それをやめると言うのに苦労しています。これはあなたに似ていますか？彼らを説得するのにどれだけの時間を費やしたかに関係なく、次のステップに進む時期が来たのかもしれません。あなたの決定を候補者に伝えるのに電話と電子メールのどちらが最適な方法であるかを判断してください。ただし、電子メールを送信する必要がある場合は、短くしてください。おそらくお二人とも、これまでに当面の問題についてじっくり話し合ったことがあるでしょう。したがって、簡潔かつシンプルにしてください。
[受取人の名前]様
残念ですが、現時点ではあなたの雇用を進めることができません。私たちの最善の努力にもかかわらず、相互に合意できる条件に達することができないことが明らかになりました。
このプロセスを通じてお時間と配慮をしていただいたことに感謝の意を表したいと思います。あなたのスキルと資格は素晴らしいものでしたが、難しい決断でした。
ご理解を賜りますよう重ねてお願い申し上げます。皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
提案提出拒否メールのテンプレート
提案の申請を拒否したいですか?その方法は次のとおりです。まずは応募者の貢献に感謝の意を表します。アプリケーションにどれだけの労力と労力が費やされたかが分かることを理解してもらいましょう。次に、彼らのアイデアは受賞歴もあり、よく提示されているが、組織の最終目標によりよく合致するため、別のアイデアが選ばれたことを伝えて終了します。最後の挨拶の前に、将来のパートナーシップに前向きであることを伝えてください。
[申請者の名前]様
[組織名]に提案を提出していただきありがとうございます。ご応募にあたりご尽力いただきましたことに感謝いたします。
あなたのアイデアは本当に賞賛に値し、受賞歴のある方法で発表されています。ただし、慎重に検討した結果、組織の最終目標により合致する別の提案を選択しました。
私たちはあなたの仕事を高く評価しており、将来の潜在的なパートナーシップに関心を示したいと考えています。あなたの専門知識と創造性は高く評価されています。
皆様のご貢献に改めて感謝するとともに、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
奨学金辞退メールテンプレート
奨学金申請拒否メールは、申請者に奨学金の対象に選ばれなかったことを通知するために作成されます。この電子メールは、候補者の応募と努力を即座に認識し、評価します。次に、候補者は奨学金の要件をすべて満たしていたが、助成金は書類上より適格な人物に与えられたと説明します。申請者には時間を割いていただいたことに感謝するとともに、他の資金源や今後の奨学金のオファーを探すことをお勧めします。この拒否メール テンプレートは、ニュースを丁寧に伝え、決定が下された理由を説明し、受信者に将来の野心を追求するよう促すことを目的としています。
[受取人の名前]様
[奨学金名]にご応募いただきありがとうございます。ご応募に多大な時間と労力を費やしていただき、ありがとうございました。
慎重に検討した結果、残念ではありますが、今回の奨学金への応募は不採択となりましたことをお知らせいたします。皆さんは奨学金の要件をすべて満たしていましたが、非常に多くの優秀な応募者があったため、選考委員会は最終的に私たちの基準によりよく適合する別の候補者を選びました。
引き続き教育目標を追求し、他の資金源や奨学金の機会を模索することをお勧めします。私たちはあなたの可能性を信じており、今後のさらなるご活躍をお祈りしております。
[奨学金名]にご興味をお持ちいただきまして、誠にありがとうございます。さらに質問がある場合、または学業上のサポートが必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いします、
[君の名は]
メンターシップ/インターンシップ申し込み拒否メール テンプレート
毎年、何百件もの応募がありますが、それを上回る応募は限られていますよね。選ばれなかったインターンにあなたの決定を知らせてください。メールには、応募者への感謝の気持ちが伝わるはずです。ただし、前述した他の人たちと同様に、応募プロセスは非常に競争が激しく、代わりに他の人が採用されたことを知らせる必要があります。そして、彼らが将来同様の機会を求めて幸運を祈る。このメール テンプレートは、他の候補者と協力するというあなたの決定と、将来何らかの形で協力する意欲を確認します。
[受取人の名前]様
弊社のメンターシップ/インターンシップ プログラムにご応募いただきありがとうございます。ご応募に多大な時間と労力を費やしていただき、ありがとうございました。
誠に残念ではございますが、慎重に検討した結果、他の候補者を採用させていただきましたことをお知らせいたします。申請プロセスは非常に競争が激しく、私たちは難しい決断を下さなければなりませんでした。
ただし、私たちはあなたの可能性を信じていることを表明し、同様の機会を追求し続けることをお勧めします。皆様の熱意と資質により、私たちにとっては苦渋の決断となりましたが、皆様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
あなたは現在のプログラムには選ばれませんでしたが、将来の機会に備えてあなたの応募を喜んで検討させていただきます。私たちはあなたの情熱に敬意を表しており、将来的には何らかの形で喜んで協力したいと考えています。
私たちのプログラムにご興味をお持ちいただきまして、重ねて御礼申し上げます。ご質問がある場合、またはさらにフィードバックが必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いします、
[君の名は]
大学・専門学校の入学辞退メールテンプレート
このサンプル電子メール テンプレートは、大学または教育機関への申請者の入学リクエストをやんわりと拒否するために使用できます。メールは、その教育機関に興味を持ってくれた学生への感謝の言葉から始まります。また、入学プロセスの競争がいかに激しいかを強調する必要もあります。最後に、彼らの将来の夢がうまくいくことを祈り、他の学習の可能性を検討することをお勧めします。
[受取人の名前]様
[大学/機関名]にご興味をお持ちいただきありがとうございます。ご応募に多大な時間と労力を費やしていただき、ありがとうございました。しかしながら、誠に申し訳ございませんが、現時点ではご入場をお断りさせていただいております。
[大学/機関名]の入学プロセスは競争率が高く、非常に多くの例外的な申請を受けています。残念ながら、利用できるスポットは限られており、難しい決断を迫られました。
この決定はあなたの能力や可能性を反映したものではないことをご承知おきください。あなたの目標や願望に沿った他の教育の機会を模索することをお勧めします。あなたにぴったりの素晴らしい教育機関がたくさんあります。
私たちは皆さんの今後の努力が大きな成功を収めることを祈っており、どこに進んで学業を続けても、皆さんが優れた成績を収めることを信じています。
よろしくお願いします、
[君の名は]
候補者への不採用メールの書き方
不合格になった応募者に対して、何でもかんでも書こうと思わないでください。あなたの文章の品質とプロフェッショナリズムは、良いかどうかにかかわらず、あなたを代表して語り、あなたのブランドに対する一般的な認識に影響を与える可能性があることに留意してください。したがって、十分に考えて文章を書くことをお勧めします。
完全な拒否は決して良い考えではありません。応募者は、現在あなたが就いている役割には最適ではないかもしれませんが、将来的には別の役割に十分なスキルを備えている可能性があります。なぜ、生意気なメールを使って今後のコラボレーションを思いとどまらせるのでしょうか?あなたの電子メールには建設的なフィードバックが含まれており、将来的に協力する意欲を示す必要があります。
拒否メール テンプレートの対象外のメールが必要な場合に、最初からメールを作成する方法を次に示します。
前編
メールの最初の段落で、時間を割いてそのポジションに興味を持ってくれた候補者に感謝の気持ちを伝える必要があります。不採用メールの最初の部分に「あなたの資格は非常に優れていますが....」などの褒め言葉を含めることで、穏やかにニュースを伝えることができます。
後半部分 (オプション)
次にメールの本文です。何を書くかは、応募者が選考プロセスをどの程度通過したか、および応募者とのこれまでのやり取りによって異なります。
たとえば、1 回目の面接後に候補者をさらに追求しないことにした場合は、このステップをスキップして、直接 3 回目の面接に進むことができます。一方、応募者が最終審査に残った場合は、拒否する決定を下すより大きな理由を提示する必要があります。
彼らを驚かせたい場合は、アプリケーションの何が際立ったのかを知らせてください。たとえば、「私たちのチームはあなたのライティングスキルに特に感銘を受けました」のような一文を含めると、ライティングは最も心配なことではないと理解してもらうことができます。次に、特定の開発領域と改善のための推奨事項を強調する正直なフィードバックを提供します。
彼らのアプリケーションを批判する際には、どこが足りなかったのかについて言及してください。 「現在、Web 開発をより深く理解している候補者を探しています...」のような行で十分です。
応募者に感銘を受け、あなたの組織に適していると思われる場合は、連絡先データベースに追加して再度検討することを伝えてください。
三分の一
最後に、応募者の今後の求職活動のご多幸をお祈り申し上げます。
結論
候補者の不採用メールはプロフェッショナルであることを目的としていますが、少し人間味を加えて書くことでブランドを際立たせることができます。シンプルでありながら感謝の意を表すメールを丁寧に作成し、候補者の努力に感謝する余地を作りましょう。テンプレートを使用すると、これが確実に発生するようになります。また、 HIX.AIなど、AI を利用した電子メール作成ツールがいくつかあり、特定のニーズに合わせた候補者の拒否メールが必要な場合に使用できます。