Das Versenden von Ablehnungs-E-Mails an Kandidaten ist keine leichte Aufgabe, oder?
Aber sollten Sie schweigen, um ihnen die Enttäuschung zu ersparen? Ist Schweigen wirklich der beste Ansatz? Verdienen Kandidaten keinen Abschluss und Klarheit?
Vielleicht ist es Ihre Wahrnehmung von Ablehnungs-E-Mails, die Sie zurückhält. Abhängig von Ihrer Perspektive sind sie nicht unbedingt Untergangsstimmung. Eine gut formulierte E-Mail zur Ablehnung eines Kandidaten kann die Widerstandsfähigkeit stärken und Kandidaten zu größerem Erfolg inspirieren.
Aber Sie müssen die Kunst beherrschen, E-Mails zur Ablehnung von Bewerbern zu verfassen, sonst könnte Ihre Nachricht, selbst wenn sie mit guter Absicht verfasst wurde, den Bewerber entmutigen.
Dieser Artikel ist Ihr Leitfaden für die Beherrschung der Kunst, Ablehnungs-E-Mails zu schreiben. Es ist eine Kunst, die Empathie, Mitgefühl, Weitsicht und konstruktive Kritik vereint. Unsere Vorlagen sind für Sie da, wenn Sie beim Schreiben einer neuen Vorlage etwas faul sind.
Was sind E-Mails zur Ablehnung von Kandidaten?
Eine E-Mail zur Ablehnung einer Stelle ist eine Nachricht, die geschrieben wird, um Bewerber zu informieren, die nicht an der nächsten Runde von Vorstellungsgesprächen teilnehmen oder eingestellt werden.
Sobald eine Stelle besetzt ist, ist es wichtig, andere Bewerber darüber zu informieren. Das Format einer E-Mail zur Ablehnung eines Kandidaten ist nicht in Stein gemeißelt. Allerdings müssen bestimmte Elemente vorhanden sein. Diese werden in den folgenden Vorlagen dargestellt.
Vorlagen, die Ihnen helfen, E-Mails zur Ablehnung von Kandidaten besser zu verfassen
Hier finden Sie eine Liste einiger E-Mail-Vorlagen für die Ablehnung von Jobs, die Sie ganz einfach anpassen können.
E-Mail-Vorlage für eine kurze Job-Ablehnung
Die E-Mail sollte kurz, einfach und prägnant sein, wenn Sie den Bewerber noch nie getroffen oder nur wenige E-Mails ausgetauscht haben. Ihre E-Mail sollte jedoch nicht aufdringlich wirken. Bringen Sie etwas Höflichkeit, Höflichkeit und Einfühlungsvermögen in Ihr Schreiben ein. Dabei hilft bereits diese Vorlage. Die E-Mail beginnt mit einem Dank für die Bewerbung und der Mitteilung, dass sie es nicht in die nächste Bewerbungsrunde geschafft haben. Ermutigen Sie sie schließlich, weiter zu suchen.
Detaillierte E-Mail-Vorlage für die Ablehnung
Aber was wäre, wenn der Bewerber nahezu perfekt für die Stelle wäre und Sie sich vorstellen, in Zukunft mit ihm zusammenzuarbeiten? Die Ablehnungs-E-Mail sollte nicht zu formell oder vage sein. Es wird zwar empfohlen, dass Ablehnungs-E-Mails einen ähnlichen Ton haben, die Gründe für die Ablehnung sollten jedoch erläutert werden. Der Antragsteller sollte auch ermutigt werden, sich erneut zu bewerben. Ein kluger Kandidat, der abgelehnt wurde, wird das Feedback nutzen, um seinen Pitch bei der nächsten Bewerbung zu verbessern. Diese E-Mail ist länger als die vorherige und soll dem Mitarbeiter zeigen, dass er ein gutes Profil hat und es nur deshalb nicht geschafft hat, sich durchzusetzen, weil so viele qualifizierte Kandidaten zur Auswahl standen.
Sehr geehrter [ Name des Bewerbers ] ,
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich für [ Position ] bei [ Name des Unternehmens ] zu bewerben. Aus Ihrer Bewerbung ging hervor, dass Sie über einen starken Hintergrund und Fähigkeiten verfügen, von denen unser Team profitieren könnte.
Nach sorgfältiger Prüfung haben wir uns leider entschieden, Ihre Bewerbung zum jetzigen Zeitpunkt nicht weiterzuverfolgen. Obwohl Sie ein guter Kandidat waren, mussten wir aufgrund der großen Anzahl qualifizierter Bewerber eine schwierige Entscheidung treffen.
Wir ermutigen Sie, auch in Zukunft Chancen in unserem Unternehmen wahrzunehmen. Wir glauben, dass Sie mit etwas weiterer Erfahrung und Kompetenzentwicklung eine hervorragende Ergänzung unseres Teams werden könnten.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an [ Firmenname ] und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Jobsuche. Vielen Dank, dass Sie uns als potenziellen Arbeitgeber in Betracht gezogen haben.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
E-Mail-Vorlage für die Ablehnung von Entscheidungsverschiedenheiten
Waren Sie schon einmal Mitglied eines Einstellungsausschusses? Haben Sie sich jemals für einen Bewerber stark gemacht, während der Rest des Ausschusses ihn einfach abgelehnt hat? Es tut definitiv weh! Aber Sie müssen die Entscheidung treffen. Lassen Sie sich also nicht dazu verleiten, die Verantwortung für die Entscheidung mit Aussagen wie „Es wurde entschieden, dass wir das nicht weiterverfolgen“ oder „Die Großen haben beschlossen, einen anderen Weg einzuschlagen“ zu übertragen. Eine solche Ablehnung ist nicht weniger schmerzhaft und das Schreiben untergräbt scheinbar Ihre Entscheidungsfindung.
Die Ablehnung sollte Ihnen gehören. Es ist besser, Dinge zu sagen wie: „Nach langem Überlegen und Hin und Her haben wir uns für Sie."
E-Mail-Vorlage für die Ablehnung eines Verhandlungsfehlers
Vielen Arbeitgebern fällt es schwer, mit dem Aufgeben Schluss zu machen, da sie viel Zeit und Energie investiert haben, um die Beziehung zu potenziellen Mitarbeitern zum Funktionieren zu bringen. Klingt das nach Ihnen? Unabhängig davon, wie viel Zeit Sie damit verbracht haben, sie davon zu überzeugen, an Bord zu kommen, ist es möglicherweise an der Zeit, weiterzumachen. Entscheiden Sie, ob ein Anruf oder eine E-Mail der beste Weg ist, Ihre Entscheidung dem Kandidaten mitzuteilen. Wenn Sie jedoch eine E-Mail senden müssen, halten Sie sich kurz. Sie beide haben die anstehenden Themen höchstwahrscheinlich bereits ausführlich besprochen. Halten Sie es also prägnant und einfach.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihr Beschäftigungsverhältnis zum jetzigen Zeitpunkt nicht fortsetzen können. Trotz unserer besten Bemühungen hat sich herausgestellt, dass wir nicht in der Lage sind, eine für beide Seiten akzeptable Vereinbarung zu treffen.
Ich möchte Ihnen für Ihre Zeit und Rücksichtnahme während dieses Prozesses meinen Dank aussprechen. Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen waren beeindruckend und es war eine schwierige Entscheidung.
Nochmals vielen Dank für Ihr Verständnis. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen Unternehmungen.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
E-Mail-Vorlage für die Ablehnung eines Angebots
Möchten Sie einen Vorschlagsantrag ablehnen? Hier erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen. Beginnen Sie damit, dem Antragsteller für seinen Beitrag zu danken. Machen Sie ihnen klar, dass Sie erkennen können, wie viel Arbeit und Mühe in die Anwendung gesteckt wurde. Lassen Sie sie abschließend wissen, dass ihre Ideen zwar preisgekrönt und gut präsentiert sind, eine andere jedoch ausgewählt wurde, weil sie besser zu den Endzielen der Organisation passt. Teilen Sie ihnen vor Ihren Schlussbemerkungen mit, dass Sie für zukünftige Partnerschaften offen sind.
Sehr geehrter [ Name des Bewerbers ] ,
Vielen Dank, dass Sie Ihren Vorschlag an [ Name der Organisation ] übermittelt haben. Wir schätzen die Mühe und das Engagement, die Sie in Ihre Bewerbung gesteckt haben.
Ihre Ideen sind wirklich lobenswert und werden preisgekrönt präsentiert. Nach sorgfältiger Überlegung haben wir jedoch einen anderen Vorschlag ausgewählt, der besser zu den Endzielen unserer Organisation passt.
Wir schätzen Ihre Arbeit und möchten unser Interesse an möglichen zukünftigen Partnerschaften zum Ausdruck bringen. Ihr Fachwissen und Ihre Kreativität werden hoch geschätzt.
Nochmals vielen Dank für Ihren Beitrag und wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen Unternehmungen.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
E-Mail-Vorlage für die Ablehnung eines Stipendiums
Es wird eine E-Mail mit der Ablehnung eines Stipendienantrags verfasst, um den Antragsteller darüber zu informieren, dass er nicht für eine Förderung ausgewählt wurde. In der E-Mail werden die Bewerbung und die harte Arbeit des Kandidaten sofort anerkannt und gewürdigt. Anschließend erklärt er, dass der Kandidat zwar alle Stipendienvoraussetzungen erfüllte, das Stipendium jedoch an jemanden ging, der auf dem Papier besser qualifiziert war. Dem Bewerber wird für seine Zeit gedankt und er wird ermutigt, nach anderen Finanzierungsquellen und zukünftigen Stipendienangeboten zu suchen. Ziel dieser E-Mail-Vorlage für eine Ablehnung ist es, die Neuigkeiten höflich zu übermitteln, zu erklären, warum die Entscheidung getroffen wurde, und den Empfänger zu drängen, seine Ambitionen in Zukunft zu verfolgen.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Vielen Dank für Ihre Bewerbung für den [ Stipendienname ] . Wir wissen die Zeit und Mühe zu schätzen, die Sie in Ihre Bewerbung gesteckt haben.
Nach sorgfältiger Prüfung müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass Ihre Bewerbung für das Stipendium dieses Mal nicht erfolgreich war. Obwohl Sie alle Stipendienvoraussetzungen erfüllten, erhielten wir eine beträchtliche Anzahl hochqualifizierter Bewerber, und das Auswahlkomitee wählte schließlich einen anderen Kandidaten aus, der unseren Kriterien besser entsprach.
Wir ermutigen Sie, Ihre Bildungsziele weiter zu verfolgen und andere Finanzierungsquellen und Stipendienmöglichkeiten zu erkunden. Wir glauben an Ihr Potenzial und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen Unternehmungen.
Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse am [ Name des Stipendiums ] . Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung auf Ihrem akademischen Weg benötigen.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
E-Mail-Vorlage für die Ablehnung einer Mentoring-/Praktikumsbewerbung
Jahr für Jahr erhalten Sie Hunderte von Bewerbungen, aber es gibt nur eine begrenzte Anzahl, die Sie erhöhen können, nicht wahr? Informieren Sie die nicht ausgewählten Praktikanten über Ihre Entscheidung. Ihre E-Mail sollte Ihnen zeigen, wie sehr Sie die Bewerbung schätzen. Sie müssen ihnen jedoch, wie bereits erwähnt, mitteilen, dass der Bewerbungsprozess sehr wettbewerbsintensiv war und stattdessen andere eingestellt wurden. Dann wünschen Sie ihnen viel Glück bei der Suche nach ähnlichen Möglichkeiten in der Zukunft. Diese E-Mail-Vorlage bestätigt Ihre Entscheidung, sich anderen Kandidaten anzuschließen, und Ihre Bereitschaft, in Zukunft in irgendeiner Form mit ihnen zusammenzuarbeiten.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Vielen Dank für Ihre Bewerbung für unser Mentoring-/Praktikumsprogramm. Wir wissen die Zeit und Mühe zu schätzen, die Sie in Ihre Bewerbung gesteckt haben.
Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir nach sorgfältiger Prüfung andere Kandidaten für die verfügbaren Stellen ausgewählt haben. Der Bewerbungsprozess war hart umkämpft und wir mussten schwierige Entscheidungen treffen.
Wir möchten jedoch unseren Glauben an Ihr Potenzial zum Ausdruck bringen und Sie ermutigen, weiterhin ähnliche Möglichkeiten zu verfolgen. Ihr Enthusiasmus und Ihre Qualifikationen haben uns die Entscheidung schwer gemacht, und wir wünschen Ihnen aufrichtig viel Glück bei Ihren zukünftigen Unternehmungen.
Obwohl Sie für das aktuelle Programm nicht ausgewählt wurden, würden wir Ihre Bewerbung gerne für zukünftige Stellen berücksichtigen. Wir bewundern Ihre Leidenschaft und würden uns freuen, in Zukunft mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Programm. Wenn Sie Fragen haben oder weiteres Feedback benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
E-Mail-Vorlage für die Ablehnung der Universitäts-/Hochschulzulassung
Diese Beispiel-E-Mail-Vorlage kann verwendet werden, um den Zulassungsantrag eines Bewerbers an einer Hochschule oder Institution sanft abzulehnen. Die E-Mail beginnt damit, dem Studenten für sein Interesse an der Einrichtung zu danken. Es sollte auch hervorheben, wie wettbewerbsfähig das Zulassungsverfahren ist. Abschließend sollten Sie ihnen alles Gute für ihre zukünftigen Ziele wünschen und empfehlen, sich nach anderen Lernmöglichkeiten umzusehen.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Vielen Dank für Ihr Interesse an [ Name der Hochschule/Institution ] . Wir wissen die Zeit und Mühe zu schätzen, die Sie in Ihre Bewerbung gesteckt haben. Allerdings muss ich Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt keinen Eintritt anbieten können.
Das Zulassungsverfahren an [ Name der Hochschule/Institution ] ist hart umkämpft und wir erhalten eine große Anzahl außergewöhnlicher Bewerbungen. Leider sind die Plätze begrenzt und wir mussten schwierige Entscheidungen treffen.
Bitte beachten Sie, dass diese Entscheidung nicht Ihre Fähigkeiten oder Ihr Potenzial widerspiegelt. Wir ermutigen Sie, andere Bildungsmöglichkeiten zu erkunden, die Ihren Zielen und Wünschen entsprechen. Es gibt viele ausgezeichnete Institutionen, die perfekt zu Ihnen passen könnten.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren zukünftigen Unternehmungen und vertrauen darauf, dass Sie überall dort, wo Sie Ihre akademische Reise fortsetzen möchten, hervorragende Leistungen erbringen werden.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
So schreiben Sie eine Ablehnungs-E-Mail an Kandidaten
Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, einem abgelehnten Bewerber einfach nur über irgendetwas zu schreiben. Denken Sie daran, dass die Qualität und Professionalität Ihres Schreibens, ob gut oder nicht, in Ihrem Namen spricht und die allgemeine Wahrnehmung Ihrer Marke beeinflussen kann. Wir empfehlen daher, sich beim Schreiben ausreichend Gedanken zu machen.
Eine direkte Ablehnung ist nie eine gute Idee. Möglicherweise ist ein Bewerber nicht die beste Besetzung für die Stelle, die Sie jetzt besetzen, aber möglicherweise qualifiziert genug für eine andere Stelle in der Zukunft. Warum sollten Sie sie mit frechen E-Mails von zukünftigen Kooperationen abhalten? Ihre E-Mail sollte konstruktives Feedback enthalten und Ihre Bereitschaft zeigen, in Zukunft mit ihnen zusammenzuarbeiten.
So schreiben Sie eine E-Mail von Grund auf, falls Sie eine benötigen, die über den Bereich unserer Ablehnungs-E-Mail-Vorlage hinausgeht:
Erster Teil
Im ersten Absatz Ihrer E-Mail sollten Sie dem Kandidaten für seine Zeit und sein Interesse an der Stelle danken. Sie könnten die Neuigkeit sanft überbringen, indem Sie in den ersten Teil der E-Mail zur Stellenablehnung ein Kompliment wie „Ihre Qualifikationen sind zwar recht beeindruckend …“ einfügen.
Zweiter Teil (optional)
Dann kommt der Text der E-Mail. Was Sie schreiben, hängt davon ab, wie weit der Bewerber durch den Auswahlprozess gekommen ist und von Ihren bisherigen Kontakten mit ihm.
Wenn Sie beispielsweise nach der ersten Interviewrunde entscheiden, einen Kandidaten nicht weiter zu verfolgen, können Sie diesen Schritt überspringen und direkt mit dem dritten fortfahren. Schafft es der Bewerber hingegen in die Endrunde, sollten Sie Ihre Ablehnungsentscheidung besser begründen.
Wenn Sie sie begeistern möchten, lassen Sie sie wissen, was an ihrer Bewerbung aufgefallen ist. Wenn Sie beispielsweise eine Zeile einfügen wie „Unser Team war besonders von Ihren Schreibfähigkeiten beeindruckt“, verstehen sie, dass das Schreiben ihre geringste Sorge ist. Geben Sie dann ehrliches Feedback, in dem Sie spezifische Entwicklungsbereiche hervorheben und Verbesserungsvorschläge machen.
Erwähnen Sie bei der Kritik Ihrer Bewerbung, wo sie zu kurz gekommen sind. Eine Zeile wie „Derzeit suchen wir Kandidaten, die ein tieferes Verständnis für Webentwicklung haben ...“ würde völlig ausreichen.
Wenn der Bewerber Sie beeindruckt hat und Sie glauben, dass er gut zu Ihrer Organisation passen könnte, teilen Sie ihm mit, dass Sie ihn zu Ihrer Kontaktdatenbank hinzufügen und erneut in Betracht ziehen werden.
Dritter Teil
Abschließend sollten Sie dem Bewerber Ihre besten Wünsche für seine weitere Jobsuche aussprechen.
Abschluss
Obwohl E-Mails zur Ablehnung von Kandidaten professionell sein sollen, können Sie Ihre Marke hervorheben, indem Sie mit ein wenig menschlicher Note schreiben. Schaffen Sie Raum, um die Bemühungen des Kandidaten zu würdigen, indem Sie sorgfältig eine E-Mail verfassen, die Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringt und gleichzeitig einfach ist. Um dies zu gewährleisten, können Sie unsere Vorlagen nutzen. Darüber hinaus gibt es mehrere KI-gestützte E-Mail-Erstellungstools wie HIX.AI , die Sie verwenden können, wenn Sie eine E-Mail zur Ablehnung eines Kandidaten wünschen, die besser auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.