Inviare email di rifiuto ai candidati non è un compito facile, vero?
Ma dovresti rimanere in silenzio per risparmiare loro la delusione? Il silenzio è davvero l’approccio migliore? I candidati non meritano chiusura e chiarezza?
Forse è la tua percezione delle e-mail di rifiuto che ti trattiene. A seconda del punto di vista, non sono proprio tutte sventure e tenebre. Un'e-mail di rifiuto del candidato ben realizzata può aumentare la resilienza e ispirare i candidati a raggiungere un maggiore successo.
Ma devi padroneggiare l'arte di scrivere e-mail di rifiuto del candidato, altrimenti il tuo messaggio, anche se scritto con buone intenzioni, potrebbe scoraggiare il candidato.
Questo articolo è la tua guida per padroneggiare l'arte di scrivere e-mail di rifiuto. È un'arte che fonde empatia, compassione, lungimiranza e critica costruttiva. I nostri modelli sono a tua disposizione se ti senti un po' pigro nel scriverne uno nuovo.
Cosa sono le email di rifiuto del candidato?
Un'e-mail di rifiuto del lavoro è un messaggio scritto per informare i candidati che non procederanno al successivo ciclo di colloqui o non saranno assunti.
Una volta occupata una posizione lavorativa, è importante comunicarlo agli altri candidati. Il formato dell'e-mail di rifiuto del candidato non è scolpito nella pietra. Tuttavia, alcuni elementi devono essere presenti. Questi sono mostrati nei seguenti modelli.
Modelli che ti aiutano a scrivere meglio le email di rifiuto dei candidati
Ecco un elenco di alcuni modelli di email di rifiuto del lavoro che puoi personalizzare facilmente.
Modello email di rifiuto di un lavoro breve
L'e-mail dovrebbe essere breve, semplice e concisa se non hai mai incontrato il richiedente o se hai scambiato solo poche e-mail. Tuttavia, la tua email non dovrebbe apparire sfacciata. Introduci un po' di cortesia, gentilezza ed empatia nella tua scrittura. Questo modello aiuta già in questo. L'e-mail inizia ringraziandoli per aver presentato domanda e informandoli che non hanno presentato la successiva tornata di domande. Infine, incoraggiali a continuare la ricerca.
Modello dettagliato di email di rifiuto
Ma cosa succederebbe se il candidato fosse quasi perfetto per il lavoro e prevedi di lavorare con lui in futuro? L'e-mail di rifiuto non deve essere eccessivamente formale o vaga. Sebbene sia consigliabile che le e-mail di rifiuto abbiano un tono simile, è necessario spiegare le ragioni del rifiuto. Il richiedente dovrebbe inoltre essere incoraggiato a presentare nuovamente domanda. Un candidato intelligente che è stato rifiutato utilizzerà il feedback per migliorare la propria presentazione la prossima volta che farà domanda. Questa email è più lunga della precedente e viene fatta per aiutare il dipendente a sapere che ha un buon profilo e che non è riuscito a farcela perché c'erano così tanti candidati qualificati tra cui scegliere.
Gentile [ nome del richiedente ] ,
Grazie per aver dedicato del tempo a candidarsi per [ Posizione lavorativa ] con [ Nome azienda ] . Dalla tua candidatura era evidente che possiedi un forte background e competenze che potrebbero avvantaggiare il nostro team.
Dopo un'attenta valutazione, purtroppo abbiamo deciso di non procedere con la tua richiesta in questo momento. Anche se eri un candidato valido, abbiamo dovuto prendere una decisione difficile a causa dell'elevato numero di candidati qualificati.
Ti invitiamo a continuare a perseguire opportunità con la nostra azienda in futuro. Crediamo che con ulteriore esperienza e sviluppo delle competenze, potresti diventare un'aggiunta eccezionale al nostro team.
Apprezziamo il tuo interesse per [ Nome azienda ] e ti auguriamo il meglio per la tua ricerca di lavoro. Grazie per averci considerato come potenziale datore di lavoro.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di email per il rifiuto del disaccordo sulla decisione
Hai mai fatto parte di un comitato di assunzione? Ti è mai capitato di rischiare la pelle per un candidato mentre il resto della commissione lo respingeva? Fa male, sicuramente! Ma devi possedere la decisione. Quindi non abbiate la tentazione di trasferire la responsabilità della decisione con battute del tipo “È stato deciso che non perseguiremo questo obiettivo” o “I pezzi grossi hanno deciso di andare in una direzione diversa”. Un rifiuto in questo modo non è meno doloroso e la scrittura sembra minare il tuo processo decisionale.
Dovresti possedere il rifiuto. È meglio dire cose del tipo: "Dopo molte discussioni e avanti e indietro, abbiamo deciso X" o "È stata una decisione davvero difficile, ma alla fine abbiamo deciso Y", ma assicurati di usare "noi" anziché " Essi."
Modello e-mail di rifiuto della mancata negoziazione
Molti datori di lavoro faticano a farla finita dopo aver investito molto tempo ed energie per far funzionare il rapporto con il potenziale dipendente. Ti sembra questo? Indipendentemente da quanto tempo hai speso cercando di convincerli a salire a bordo, potrebbe essere il momento di voltare pagina. Decidi se una telefonata o un'e-mail è il modo migliore per collegare la tua decisione al candidato. Tuttavia, se devi inviare un'e-mail, mantienila breve. Molto probabilmente entrambi avete discusso a lungo le questioni in questione prima d'ora. Quindi mantienilo conciso e semplice.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Sono spiacente di informarti che al momento non saremo in grado di procedere con la tua assunzione. Nonostante i nostri migliori sforzi, è diventato evidente che non siamo in grado di raggiungere termini reciprocamente accettabili.
Desidero esprimere la mia gratitudine per il tempo e la considerazione che mi avete dedicato durante tutto questo processo. Le tue capacità e qualifiche erano impressionanti ed è stata una decisione difficile da prendere.
Grazie ancora per la comprensione. Ti auguriamo il meglio per i tuoi impegni futuri.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di email per il rifiuto dell'invio della proposta
Vuoi rifiutare una richiesta di proposta? Ecco come procedere. Inizia ringraziando il richiedente per il suo contributo. Fai loro capire che puoi capire quanto lavoro e impegno sono stati investiti nell'applicazione. Quindi concludi facendo loro sapere che, sebbene le loro idee siano pluripremiate e ben presentate, ne è stata selezionata un'altra perché corrispondeva meglio agli obiettivi finali dell'organizzazione. Prima delle tue osservazioni conclusive, fagli sapere che sei aperto a collaborazioni future.
Gentile [ nome del richiedente ] ,
Grazie per aver inviato la tua proposta a [ Nome organizzazione ] . Apprezziamo lo sforzo e la dedizione che hai dedicato alla tua candidatura.
Le tue idee sono davvero encomiabili e presentate in modo pluripremiato. Tuttavia, dopo un'attenta considerazione, abbiamo selezionato un'altra proposta che si allinea meglio agli obiettivi finali della nostra organizzazione.
Apprezziamo il vostro lavoro e vorremmo esprimere il nostro interesse per potenziali partnership in futuro. La tua competenza e creatività sono molto apprezzate.
Grazie ancora per il tuo contributo e ti auguriamo il meglio per i tuoi impegni futuri.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di email per il rifiuto della borsa di studio
Viene scritta un'e-mail di rifiuto della domanda di borsa di studio per informare il richiedente che non è stato selezionato per il finanziamento. L'e-mail riconosce e apprezza immediatamente la candidatura e il duro lavoro del candidato. Poi prosegue spiegando che, sebbene il candidato soddisfacesse tutti i requisiti per la borsa di studio, la borsa di studio è andata a qualcuno sulla carta più qualificato. Il richiedente viene ringraziato per il tempo dedicato e incoraggiato a cercare altre fonti di finanziamento e future offerte di borse di studio. Questo modello di email di rifiuto ha lo scopo di trasmettere la notizia in modo educato, spiegare il motivo per cui è stata presa la decisione e incoraggiare il destinatario a perseguire le proprie ambizioni in futuro.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Grazie per la tua domanda per [ Nome borsa di studio ] . Apprezziamo il tempo e l'impegno che dedichi alla tua candidatura.
Dopo un'attenta considerazione, siamo spiacenti di informarti che questa volta la tua richiesta per la borsa di studio non è andata a buon fine. Anche se hai soddisfatto tutti i requisiti della borsa di studio, abbiamo ricevuto un numero significativo di candidati altamente qualificati e il comitato di selezione alla fine ha scelto un altro candidato che corrispondeva meglio ai nostri criteri.
Ti invitiamo a continuare a perseguire i tuoi obiettivi educativi e ad esplorare altre fonti di finanziamento e opportunità di borse di studio. Crediamo nel tuo potenziale e ti auguriamo il meglio per i tuoi impegni futuri.
Grazie ancora per il tuo interesse per [ Nome borsa di studio ] . Non esitare a contattarci se hai ulteriori domande o hai bisogno di supporto nel tuo percorso accademico.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello e-mail di rifiuto della domanda di tutoraggio/tirocinio
Anno dopo anno ricevi centinaia di candidature, ma ce ne sono solo un certo numero che puoi aumentare, non è vero? Informa gli stagisti non selezionati della tua decisione. La tua email dovrebbe mostrarti quanto apprezzi la loro candidatura. Tuttavia, come con altri discussi in precedenza, devi far loro sapere che il processo di candidatura è stato molto competitivo e invece sono stati assunti altri. Quindi augura loro buona fortuna nella ricerca di opportunità simili in futuro. Questo modello di email conferma la tua decisione di andare con altri candidati e la tua volontà di collaborare con loro in futuro in qualche modo.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Grazie per aver presentato domanda al nostro programma di tutoraggio/stage. Apprezziamo il tempo e l'impegno che dedichi alla tua candidatura.
Sono spiacente di informarvi che, dopo un'attenta valutazione, abbiamo selezionato altri candidati per le posizioni disponibili. Il processo di candidatura era altamente competitivo e abbiamo dovuto prendere decisioni difficili.
Tuttavia, desideriamo esprimere la nostra fiducia nel tuo potenziale e incoraggiarti a continuare a perseguire opportunità simili. Il tuo entusiasmo e le tue qualifiche hanno reso per noi una decisione difficile e ti auguriamo sinceramente buona fortuna per i tuoi impegni futuri.
Anche se non sei stato selezionato per il programma attuale, saremo lieti di prendere in considerazione la tua candidatura per opportunità future. Ammiriamo la tua passione e saremmo lieti di collaborare con te in qualche modo nel futuro.
Grazie ancora per il tuo interesse per il nostro programma. Se hai domande o hai bisogno di ulteriore feedback, non esitare a contattarci.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di email per il rifiuto dell'ammissione all'università/college
Questo modello di email di esempio può essere utilizzato per rifiutare gentilmente la richiesta di ammissione di un candidato a un college o istituzione. L'e-mail inizia ringraziando lo studente per il suo interesse per l'istituto. Dovrebbe anche evidenziare quanto sia competitivo il processo di ammissione. Infine, dovresti augurare loro ogni bene per le loro aspirazioni future e consigliare di esaminare altre possibilità di apprendimento.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Grazie per il tuo interesse per [ Nome college/istituto ] . Apprezziamo il tempo e l'impegno che dedichi alla tua candidatura. Tuttavia, sono spiacente di informarti che al momento non possiamo offrirti l'ingresso.
Il processo di ammissione a [ Nome college/istituto ] è altamente competitivo e riceviamo un gran numero di domande eccezionali. Purtroppo i posti disponibili sono limitati e abbiamo dovuto prendere decisioni difficili.
Tieni presente che questa decisione non riflette le tue capacità o il tuo potenziale. Ti invitiamo a esplorare altre opportunità educative in linea con i tuoi obiettivi e aspirazioni. Ci sono molte istituzioni eccellenti che potrebbero essere perfette per te.
Ti auguriamo un grande successo nei tuoi impegni futuri e confidiamo che eccellerai ovunque sceglierai di continuare il tuo percorso accademico.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Come scrivere un'e-mail di rifiuto ai candidati
Non lasciarti tentare di scrivere semplicemente qualsiasi cosa a un candidato respinto. Tieni presente che la qualità e la professionalità nella tua scrittura, buona o meno, parla a tuo nome e può influenzare la percezione generale del tuo marchio. Pertanto, ti consigliamo di riflettere abbastanza sulla tua scrittura.
Il rifiuto totale non è mai una buona idea. Un candidato potrebbe non essere la soluzione più adatta per un ruolo che stai ricoprendo ora, ma potrebbe essere sufficientemente qualificato per un altro in futuro. Perché scoraggiarli da future collaborazioni con email impertinenti? La tua email dovrebbe contenere un feedback costruttivo e mostrare la tua volontà di collaborare con loro in futuro.
Ecco come scrivere un'e-mail da zero nel caso ne avessi bisogno al di fuori di ciò che copre il nostro modello di e-mail di rifiuto:
Prima parte
Nel primo paragrafo della tua email, dovresti ringraziare il candidato per il suo tempo e il suo interesse per la posizione. Potresti dare la notizia con delicatezza includendo un complimento come "anche se le tue qualifiche sono piuttosto impressionanti..." nella prima parte dell'e-mail di rifiuto del lavoro.
Seconda parte (facoltativa)
Poi arriva il corpo dell'e-mail. Ciò che scrivi dipende da quanto lontano è arrivato il candidato attraverso il processo di selezione e dalle tue precedenti interazioni con lui.
Se, ad esempio, decidi di non perseguire ulteriormente un candidato dopo il primo giro di colloqui, puoi saltare questo passaggio e passare direttamente al terzo. Se, d'altra parte, il richiedente arriva alla fase finale, dovresti offrire una motivazione più forte per la tua decisione di respingerlo.
Se vuoi stupirli, fagli sapere cosa ha colpito la loro candidatura. Ad esempio, includere una frase come "il nostro team è rimasto particolarmente colpito dalle tue capacità di scrittura" li aiuta a capire che scrivere è l'ultima delle loro preoccupazioni. Quindi fornisci un feedback onesto evidenziando aree di sviluppo specifiche e raccomandazioni per il miglioramento.
Nel criticare la loro applicazione, menziona dove non sono riusciti. Una frase come "Al momento stiamo cercando candidati che abbiano una comprensione più profonda dello sviluppo web..." andrebbe benissimo.
Se il candidato ti ha impressionato e ritieni che possa essere una buona scelta per la tua organizzazione, informalo che lo aggiungerai al tuo database dei contatti e lo prenderai in considerazione di nuovo.
Terza parte
Infine, dovresti estendere al candidato i tuoi migliori auguri per il futuro della sua ricerca di lavoro.
Conclusione
Sebbene le e-mail di rifiuto dei candidati siano pensate per essere professionali, puoi far risaltare il tuo marchio scrivendo con un tocco umano. Lascia un po' di spazio per apprezzare gli sforzi del candidato creando con cura un'e-mail che esprima gratitudine pur essendo semplice. Puoi utilizzare i nostri modelli per garantire che ciò accada. Inoltre, esistono diversi strumenti di redazione di e-mail basati sull'intelligenza artificiale, come HIX.AI , che puoi utilizzare se desideri un'e-mail di rifiuto del candidato più adatta alle tue esigenze specifiche.