Å sende avslags-e-poster til kandidater er ingen enkel oppgave, er det vel?
Men bør du være stille for å spare dem for skuffelsen? Er stillhet virkelig den beste tilnærmingen? Fortjener ikke kandidater avslutning og klarhet?
Kanskje er det din oppfatning av avvisnings-e-poster som holder deg tilbake. Avhengig av perspektivet ditt, er de ikke akkurat alle undergang og dysterhet. En godt utformet kandidatavvisnings-e-post kan tenne motstandskraft og inspirere kandidater til å oppnå større suksess.
Men du må mestre kunsten å skrive e-poster om kandidatavvisning, ellers kan meldingen din, selv om den er skrevet med gode hensikter, få søkeren til å føle seg motløs.
Denne artikkelen er din guide til å mestre kunsten å skrive avslags-e-poster. Det er en kunst som blander empati, medfølelse, framsyn og konstruktiv kritikk. Våre maler er der for deg hvis du føler deg litt lat med å skrive en ny.
Hva er e-poster om kandidatavvisning?
En jobbavvisnings-e-post er en melding skrevet for å informere søkere som ikke vil gå videre til neste runde med intervjuer eller bli ansatt.
Når en stilling er besatt, er det viktig å gi beskjed til andre søkere. Formatet til en e-post med kandidatavvisning er ikke støpt i stein. Enkelte elementer må imidlertid være til stede. Disse er vist i følgende maler.
Maler som hjelper deg med å skrive e-poster om kandidatavvisning bedre
Her er en liste over noen e-postmaler for jobbavvisning som du enkelt kan tilpasse.
Kort mal for avslag på jobb
E-posten bør være kort, enkel og konsis hvis du aldri har møtt søkeren eller bare har utvekslet noen få e-poster. E-posten din skal imidlertid ikke virke frekk. Introduser litt høflighet, høflighet og empati i skrivingen din. Denne malen hjelper allerede med det. E-posten begynner med å takke dem for søknaden og fortelle dem at de ikke kom til neste søknadsrunde. Til slutt, oppmuntre dem til å fortsette å søke.
Detaljert mal for avvisnings-e-post
Men hva om søkeren var nesten perfekt for jobben, og du ser for deg å jobbe med dem i fremtiden? E-posten med avslag skal ikke være for formell eller vag. Selv om det anbefales at e-poster med avslag har en lignende tone, bør årsakene til avvisningen forklares. Søkeren bør også oppfordres til å søke på nytt. En smart kandidat som har blitt avvist vil bruke tilbakemeldingene til å forbedre pitch neste gang de søker. Denne e-posten er lengre enn den forrige, og den er gjort for å hjelpe den ansatte til å vite at de har en god profil og bare ikke kunne klare seg fordi det var så mange kvalifiserte kandidater å velge mellom.
Kjære [ søkerens navn ]
Takk for at du tok deg tid til å søke på [ Stilling ] med [ Firmanavn ] . Det var tydelig fra søknaden din at du har en sterk bakgrunn og kompetanse som kan være til nytte for teamet vårt.
Etter nøye vurdering har vi dessverre besluttet å ikke gå videre med søknaden din på nåværende tidspunkt. Mens du var en sterk kandidat, hadde vi en vanskelig avgjørelse å ta på grunn av det høye antallet kvalifiserte søkere.
Vi oppfordrer deg til å fortsette å forfølge muligheter med selskapet vårt i fremtiden. Vi tror at med litt videre erfaring og kompetanseutvikling kan du bli et enestående tillegg til teamet vårt.
Vi setter pris på din interesse for [ Company Name ] og ønsker deg lykke til i jobbsøkingen. Takk for at du vurderer oss som en potensiell arbeidsgiver.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-postmal for avvisning av uenighet ved beslutning
Har du noen gang vært en del av et ansettelsesutvalg? Har du noen gang stukket nakken ut for en søker mens resten av komiteen bare ga dem videre? Det gjør vondt, definitivt! Men du må eie avgjørelsen. Så ikke la deg friste til å overføre ansvaret for avgjørelsen med liners som "Det er bestemt at vi ikke skal forfølge dette" eller "The bigwigs har bestemt seg for å gå i en annen retning." Avvisning på denne måten er ikke mindre smertefullt, og skriften undergraver tilsynelatende beslutningstakingen din.
Du bør eie avslaget. Det er bedre å si ting som: «Etter mye overveielse og frem og tilbake, har vi bestemt oss for X» eller «Det var en veldig vanskelig avgjørelse, men vi bestemte oss til slutt for Y», men pass på å bruke «vi» i stedet for « de."
E-postmal for avvisning av forhandlingsfeil
Mange arbeidsgivere sliter med å slutte å ha investert betydelig tid og energi for å få forholdet til potensielle ansatte til å fungere. Høres dette ut som deg? Uansett hvor mye tid du har brukt på å overbevise dem om å komme om bord, kan det være på tide å gå videre. Bestem om en telefonsamtale eller e-post er den beste måten å relatere din beslutning til kandidaten. Men hvis du må sende en e-post, hold den kort. Dere begge har mest sannsynlig diskutert de aktuelle problemene lenge før nå. Så hold det kortfattet og enkelt.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg beklager å måtte informere deg om at vi ikke vil kunne fortsette med ansettelsesforholdet ditt på dette tidspunktet. Til tross for vår beste innsats, har det vist seg at vi ikke er i stand til å oppnå gjensidig akseptable vilkår.
Jeg vil uttrykke min takknemlighet for din tid og omtanke gjennom denne prosessen. Dine ferdigheter og kvalifikasjoner var imponerende, og det var en vanskelig avgjørelse å ta.
Takk igjen for forståelsen. Vi ønsker deg det beste i dine fremtidige bestrebelser.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-postmal for avvisning av innsending av forslag
Ønsker du å avslå en søknad? Slik går du frem. Begynn med å takke søkeren for deres bidrag. La dem forstå at du kan fortelle hvor mye arbeid og innsats som er lagt ned i søknaden. Avslutt så med å fortelle dem at selv om ideene deres er prisvinnende og godt presentert, ble en annen valgt fordi den samsvarte bedre med organisasjonens sluttmål. Før de avsluttende kommentarene dine, la dem vite at du er åpen for partnerskap i fremtiden.
Kjære [ søkerens navn ]
Takk for at du sendte inn forslaget til [ Organisasjonsnavn ] . Vi setter pris på innsatsen og engasjementet du har lagt ned i søknaden din.
Ideene dine er virkelig prisverdige og presentert på en prisvinnende måte. Etter nøye vurdering har vi imidlertid valgt et annet forslag som passer bedre med organisasjonens sluttmål.
Vi setter pris på arbeidet ditt og vil gjerne uttrykke vår interesse for potensielle partnerskap i fremtiden. Din ekspertise og kreativitet er høyt ansett.
Takk nok en gang for ditt bidrag, og vi ønsker deg lykke til i dine fremtidige bestrebelser.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-postmal for avslag på stipend
En e-post med avslag på stipendsøknader er skrevet for å informere søkeren om at de ikke er valgt ut for finansiering. E-posten gjenkjenner og setter umiddelbart pris på kandidatens søknad og harde arbeid. Fortsetter deretter med å forklare at selv om kandidaten oppfylte alle stipendkravene, gikk stipendet til noen som var bedre kvalifisert på papiret. Søkeren takkes for tiden og oppfordres til å søke etter andre finansieringskilder og fremtidige stipendtilbud. Denne malen for avvisnings-e-post har som mål å formidle nyhetene høflig, forklare hvorfor avgjørelsen ble tatt, og oppfordre mottakeren til å forfølge sine ambisjoner i fremtiden.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for søknaden om [ stipendnavnet ] . Vi setter pris på tiden og innsatsen du legger ned i søknaden din.
Etter nøye vurdering, beklager vi å informere deg om at søknaden din om stipendet ikke har vært vellykket denne gangen. Mens du oppfylte alle stipendkravene, mottok vi et betydelig antall høyt kvalifiserte søkere, og valgkomiteen valgte til slutt en annen kandidat som bedre matchet kriteriene våre.
Vi oppfordrer deg til å fortsette å forfølge dine pedagogiske mål og å utforske andre finansieringskilder og stipendmuligheter. Vi tror på potensialet ditt og ønsker deg det beste i dine fremtidige bestrebelser.
Takk igjen for din interesse for [ stipendnavnet ] . Ikke nøl med å ta kontakt hvis du har flere spørsmål eller trenger støtte i din akademiske reise.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Mal for avslag på e-post for mentorskap/praksissøknad
År ut, år inn får du hundrevis av søknader, men det er bare så mange du kan øke, er det ikke? Informer de uvalgte praktikantene om avgjørelsen din. E-posten din skal vise deg hvor mye du setter pris på at de søker. Men som med andre tidligere diskutert, må du gi dem beskjed om at søknadsprosessen var svært konkurransedyktig og andre har blitt ansatt i stedet. Ønsk dem deretter lykke til med å søke lignende muligheter i fremtiden. Denne e-postmalen bekrefter din beslutning om å gå sammen med andre kandidater og din vilje til å samarbeide med dem i fremtiden på en eller annen måte.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du søkte på vårt mentor-/praksisprogram. Vi setter pris på tiden og innsatsen du legger ned i søknaden din.
Jeg beklager å måtte informere deg om at vi etter nøye vurdering har valgt ut andre kandidater til de ledige stillingene. Søknadsprosessen var svært konkurransedyktig, og vi måtte ta vanskelige avgjørelser.
Vi ønsker imidlertid å uttrykke vår tro på potensialet ditt og oppmuntre deg til å fortsette å forfølge lignende muligheter. Din entusiasme og kvalifikasjoner gjorde det til en vanskelig avgjørelse for oss, og vi ønsker deg oppriktig lykke til i dine fremtidige bestrebelser.
Selv om du ikke ble valgt til det nåværende programmet, vil vi gjerne vurdere søknaden din for fremtidige muligheter. Vi beundrer lidenskapen din og vil gjerne samarbeide med deg på en eller annen måte.
Takk igjen for din interesse for programmet vårt. Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere tilbakemeldinger, ikke nøl med å ta kontakt.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-postmal for avslag på opptak til universitet/høgskole
Denne eksempelmalen for e-post kan brukes til forsiktig å avslå en søkers opptaksforespørsel til en høyskole eller institusjon. E-posten starter med å takke studenten for interessen for institusjonen. Det bør også fremheve hvor konkurransedyktig opptaksprosessen er. Til slutt bør du ønske dem lykke til i deres fremtidige ambisjoner og anbefale å se på andre læringsmuligheter.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for din interesse for [ College/Institution Name ] . Vi setter pris på tiden og innsatsen du legger ned i søknaden din. Jeg beklager imidlertid å informere deg om at vi ikke kan tilby deg opptak på dette tidspunktet.
Opptaksprosessen ved [ College/Institution Name ] er svært konkurransedyktig, og vi mottar et stort antall eksepsjonelle søknader. Dessverre har vi begrenset med ledige plasser, og vi måtte ta vanskelige avgjørelser.
Vær oppmerksom på at denne avgjørelsen ikke gjenspeiler dine evner eller potensiale. Vi oppfordrer deg til å utforske andre utdanningsmuligheter som stemmer overens med dine mål og ambisjoner. Det er mange utmerkede institusjoner som kan passe perfekt for deg.
Vi ønsker deg stor suksess i dine fremtidige bestrebelser og stoler på at du vil utmerke deg uansett hvor du velger å fortsette din akademiske reise.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Hvordan skrive en avvisnings-e-post til kandidater
Ikke la deg friste til å bare skrive om hva som helst til en mislykket søker. Husk at kvaliteten og profesjonaliteten i skrivingen din, god eller annen, taler på dine vegne og kan påvirke den generelle oppfatningen av merkevaren din. Derfor anbefaler vi at du legger nok omtanke i det du skriver.
Direkte avvisninger er aldri en god idé. En søker er kanskje ikke den beste egnet for en rolle du fyller nå, men kan være dyktig nok for en annen i fremtiden. Hvorfor fraråde dem fremtidige samarbeid med frekke e-poster? E-posten din bør inneholde konstruktive tilbakemeldinger og vise din vilje til å samarbeide med dem i fremtiden.
Slik skriver du en e-post fra bunnen av hvis du skulle trenge en utenfor det som vår avvisningsmal dekker:
Første del
I første avsnitt av e-posten din bør du takke kandidaten for deres tid og interesse for stillingen. Du kan formidle nyhetene forsiktig ved å inkludere et kompliment som "mens kvalifikasjonene dine er ganske imponerende ...." i den første delen av jobbavvisnings-e-posten.
Andre del (valgfritt)
Så kommer brødteksten i e-posten. Hva du skriver avhenger av hvor langt søkeren har kommet gjennom utvelgelsesprosessen og dine tidligere interaksjoner med vedkommende.
Hvis du for eksempel bestemmer deg for ikke å forfølge en kandidat videre etter den første intervjurunden, kan du hoppe over dette trinnet og fortsette direkte til det tredje. Hvis søkeren derimot kommer til siste runde, bør du gi en større begrunnelse for din beslutning om å avvise dem.
Hvis du vil imponere dem, la dem få vite hva som skilte seg ut med søknaden deres. For eksempel, å inkludere en linje som "teamet vårt var spesielt imponert over skriveferdighetene dine" hjelper dem å forstå skriving er den minste bekymringen. Gi deretter ærlige tilbakemeldinger som fremhever spesifikke utviklingsområder og anbefalinger for forbedring.
Når du kritiserer søknaden deres, nevner du hvor de kom til kort. En linje som "For øyeblikket ser vi etter kandidater som har en dypere forståelse av nettutvikling..." ville gjøre helt fint.
Hvis søkeren imponerte deg og du tror de kan passe godt for organisasjonen din, informer dem om at du vil legge dem til i kontaktdatabasen din og vurdere dem på nytt.
Tredjepart
Til slutt bør du gi søkeren dine beste ønsker i jobbsøkingen fremover.
Konklusjon
Selv om e-poster om kandidatavvisning er ment å være profesjonelle, kan du få merkevaren din til å skille seg ut ved å skrive med et lite menneskelig preg. Gi litt plass til å sette pris på kandidatens innsats ved å lage en e-post som uttrykker takknemlighet samtidig som den er enkel. Du kan bruke malene våre for å garantere at dette skjer. Det er også flere AI-drevne e-postutkastverktøy, for eksempel HIX.AI , som du kan bruke hvis du vil ha en kandidatavvisnings-e-post som er mer skreddersydd for dine spesifikke behov.