Het sturen van afwijzingsmails naar kandidaten is geen gemakkelijke taak, toch?
Maar moet je zwijgen om hen de teleurstelling te besparen? Is stilte werkelijk de beste aanpak? Verdienen kandidaten geen afsluiting en duidelijkheid?
Misschien is het uw perceptie van afwijzings-e-mails die u tegenhoudt. Afhankelijk van je perspectief zijn het niet allemaal kommer en kwel. Een goed opgestelde afwijzingsmail voor kandidaten kan de veerkracht aanwakkeren en kandidaten inspireren om meer succes te behalen.
Maar u moet de kunst beheersen van het schrijven van afwijzings-e-mails voor kandidaten, anders kan uw bericht, zelfs als het met goede bedoelingen is geschreven, ervoor zorgen dat de sollicitant zich ontmoedigd voelt.
Dit artikel is jouw gids om de kunst van het schrijven van afwijzings-e-mails onder de knie te krijgen. Het is een kunst die empathie, mededogen, vooruitziendheid en opbouwende kritiek combineert. Onze sjablonen zijn er voor u als u zich een beetje lui voelt bij het schrijven van een nieuwe.
Wat zijn e-mails over afwijzing van kandidaten?
Een e-mail met afwijzing van een baan is een bericht dat is geschreven om sollicitanten te informeren die niet doorgaan naar de volgende sollicitatieronde of worden aangenomen.
Zodra een vacature is vervuld, is het belangrijk om andere sollicitanten hiervan op de hoogte te stellen. Het formaat van een afwijzingsmail voor kandidaten is niet in steen gegoten. Er moeten echter bepaalde elementen aanwezig zijn. Deze worden weergegeven in de volgende sjablonen.
Sjablonen waarmee u afwijzings-e-mails voor kandidaten beter kunt schrijven
Hier is een lijst met enkele e-mailsjablonen voor het afwijzen van vacatures die u eenvoudig kunt aanpassen.
Korte e-mailsjabloon voor afwijzing van vacatures
De e-mail moet kort, eenvoudig en bondig zijn als u de sollicitant nog nooit hebt ontmoet of slechts een paar e-mails hebt uitgewisseld. Uw e-mail mag echter niet onbezonnen overkomen. Introduceer enige hoffelijkheid, beleefdheid en empathie in uw schrijven. Dit sjabloon helpt daar al bij. De e-mail begint met het bedanken voor het solliciteren en het laten weten dat ze niet door zijn gegaan naar de volgende sollicitatieronde. Moedig ze ten slotte aan om door te gaan met zoeken.
Gedetailleerde e-mailsjabloon voor afwijzing
Maar wat als de sollicitant bijna perfect was voor de baan en u zich voorstelt om in de toekomst met hem samen te werken? De afwijzingsmail mag niet overdreven formeel of vaag zijn. Hoewel het raadzaam is dat afwijzings-e-mails een vergelijkbare toon hebben, moeten de redenen voor de afwijzing worden uitgelegd. De aanvrager moet ook worden aangemoedigd om opnieuw een aanvraag in te dienen. Een slimme kandidaat die is afgewezen, zal de feedback gebruiken om zijn pitch de volgende keer dat hij of zij solliciteert te verbeteren. Deze e-mail is langer dan de vorige, en is bedoeld om de werknemer te laten weten dat hij of zij een goed profiel heeft en alleen niet kon slagen omdat er zoveel gekwalificeerde kandidaten waren om uit te kiezen.
Beste [ naam aanvrager ] ,
Bedankt dat u de tijd heeft genomen om te solliciteren naar [ Functie ] bij [ Bedrijfsnaam ] . Uit uw sollicitatie bleek duidelijk dat u over een sterke achtergrond en vaardigheden beschikt waar ons team baat bij zou kunnen hebben.
Na zorgvuldige overweging hebben we helaas besloten om op dit moment niet verder te gaan met uw aanvraag. Hoewel u een sterke kandidaat was, moesten we een moeilijke beslissing nemen vanwege het grote aantal gekwalificeerde kandidaten.
Wij moedigen u aan om in de toekomst kansen bij ons bedrijf te blijven nastreven. Wij zijn van mening dat u, met wat verdere ervaring en ontwikkeling van vaardigheden, een uitstekende aanvulling op ons team kunt worden.
Wij stellen uw interesse in [ Bedrijfsnaam ] op prijs en wensen u het beste bij uw zoektocht naar een baan. Bedankt dat u ons als potentiële werkgever beschouwt.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor afwijzing van besluit, onenigheid
Heeft u ooit deel uitgemaakt van een sollicitatiecommissie? Heb jij ooit je nek uitgestoken voor een sollicitant, terwijl de rest van de commissie hem gewoon doorgaf? Het doet pijn, absoluut! Maar jij moet de beslissing nemen. Laat je dus niet verleiden om de verantwoordelijkheid voor de beslissing over te dragen met uitspraken als “Er is besloten dat we dit niet zullen nastreven” of “De hoge heren hebben besloten een andere richting in te slaan.” Op deze manier afwijzen is niet minder pijnlijk, en het schrijven ondermijnt schijnbaar je besluitvorming.
Jij zou eigenaar moeten zijn van de afwijzing. Het is beter om dingen te zeggen als: 'Na veel overleg en heen en weer hebben we besloten X' of 'Het was een heel moeilijke beslissing, maar uiteindelijk hebben we Y gekozen', maar zorg ervoor dat je 'wij' gebruikt in plaats van ' zij."
E-mailsjabloon voor afwijzing van onderhandeling mislukt
Veel werkgevers hebben er moeite mee om ermee op te houden, omdat ze veel tijd en energie hebben geïnvesteerd om de relatie met potentiële werknemers te laten slagen. Klinkt dit als jou? Ongeacht hoeveel tijd je hebt besteed aan het overtuigen van hen om mee te doen, het kan tijd zijn om verder te gaan. Bepaal of een telefoontje of e-mail de beste manier is om uw beslissing aan de kandidaat te vertellen. Als u echter een e-mail moet sturen, houd deze dan kort. Waarschijnlijk hebben jullie beiden de onderhavige kwesties al eerder uitvoerig besproken. Houd het dus beknopt en eenvoudig.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Helaas moet ik u mededelen dat wij uw dienstverband op dit moment niet kunnen voortzetten. Ondanks onze inspanningen is het duidelijk geworden dat we er niet in slagen tot wederzijds aanvaardbare voorwaarden te komen.
Ik wil mijn dank uitspreken voor uw tijd en aandacht tijdens dit proces. Je vaardigheden en kwalificaties waren indrukwekkend, en het was een moeilijke beslissing om te nemen.
Nogmaals bedankt voor uw begrip. Wij wensen u het beste bij uw toekomstige inspanningen.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor afwijzing van voorstel
Wilt u een voorstelaanvraag afwijzen? Hier leest u hoe u het moet aanpakken. Begin met het bedanken van de aanvrager voor zijn bijdrage. Laat ze begrijpen dat u kunt zien hoeveel werk en moeite er in de toepassing is gestoken. Sluit het af door hen te laten weten dat, hoewel hun ideeën bekroond zijn en goed gepresenteerd, er een ander werd geselecteerd omdat het beter aansloot bij de einddoelen van de organisatie. Voordat u uw slotopmerkingen maakt, moet u hen laten weten dat u openstaat voor partnerschappen in de toekomst.
Beste [ naam aanvrager ] ,
Bedankt voor het indienen van uw voorstel bij [ Organisatienaam ] . Wij waarderen de moeite en toewijding die u in uw aanvraag heeft gestoken.
Uw ideeën zijn werkelijk lovenswaardig en worden op een bekroonde manier gepresenteerd. Na zorgvuldige overweging hebben we echter een ander voorstel geselecteerd dat beter aansluit bij de einddoelen van onze organisatie.
Wij waarderen uw werk en willen graag onze belangstelling uiten voor mogelijke samenwerkingen in de toekomst. Jouw deskundigheid en creativiteit staan hoog aangeschreven.
Nogmaals bedankt voor uw bijdrage en wij wensen u het beste bij uw toekomstige inspanningen.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor weigering van studiebeurzen
Er wordt een afwijzingsmail voor een beursaanvraag geschreven om de aanvrager te informeren dat hij of zij niet is geselecteerd voor financiering. De e-mail herkent en waardeert onmiddellijk de sollicitatie en het harde werk van de kandidaat. Vervolgens legt hij uit dat, hoewel de kandidaat aan alle beursvereisten voldeed, de beurs naar iemand ging die op papier beter gekwalificeerd was. De aanvrager wordt bedankt voor zijn tijd en wordt aangemoedigd om andere financieringsbronnen en toekomstige beursaanbiedingen te zoeken. Dit afwijzings-e-mailsjabloon is bedoeld om het nieuws op een beleefde manier over te brengen, uit te leggen waarom de beslissing is genomen en de ontvanger aan te sporen zijn ambities in de toekomst na te streven.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt voor uw aanvraag voor de [ Beursnaam ] . Wij waarderen de tijd en moeite die u in uw aanvraag steekt.
Na zorgvuldige overweging moeten we u helaas mededelen dat uw aanvraag voor de beurs deze keer niet succesvol is geweest. Hoewel u aan alle beursvereisten voldeed, ontvingen we een aanzienlijk aantal hooggekwalificeerde kandidaten, en de selectiecommissie koos uiteindelijk een andere kandidaat die beter aan onze criteria voldeed.
We moedigen u aan om uw educatieve doelen te blijven nastreven en andere financieringsbronnen en beursmogelijkheden te verkennen. Wij geloven in uw potentieel en wensen u het beste bij uw toekomstige inspanningen.
Nogmaals bedankt voor uw interesse in de [ Beursnaam ] . Aarzel niet om contact op te nemen als u nog vragen heeft of ondersteuning nodig heeft tijdens uw academische reis.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor afwijzing van mentorschap/stageaanvraag
Jaar in, jaar uit krijg je honderden sollicitaties, maar er zijn er maar zoveel die je kunt verhogen, nietwaar? Informeer de niet-geselecteerde stagiaires over uw beslissing. Uit uw e-mail moet blijken hoeveel u het op prijs stelt dat ze zich hebben aangemeld. Maar net als bij anderen die eerder zijn besproken, moet u hen laten weten dat de sollicitatieprocedure zeer competitief was en dat in plaats daarvan anderen zijn aangenomen. Wens hen dan veel succes bij het zoeken naar soortgelijke mogelijkheden in de toekomst. Deze e-mailsjabloon bevestigt uw beslissing om met andere kandidaten in zee te gaan en uw bereidheid om in de toekomst in een bepaalde hoedanigheid met hen samen te werken.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt voor je aanmelding voor ons mentorschaps-/stageprogramma. Wij waarderen de tijd en moeite die u in uw aanvraag steekt.
Tot mijn spijt moet ik u mededelen dat we na zorgvuldige afweging andere kandidaten voor de beschikbare functies hebben geselecteerd. Het sollicitatieproces was zeer competitief en we moesten moeilijke beslissingen nemen.
We willen echter ons geloof in uw potentieel uiten en u aanmoedigen om soortgelijke kansen te blijven nastreven. Uw enthousiasme en kwalificaties maakten het een moeilijke beslissing voor ons, en wij wensen u oprecht veel succes bij uw toekomstige inspanningen.
Hoewel u niet bent geselecteerd voor het huidige programma, willen we uw aanvraag graag in overweging nemen voor toekomstige mogelijkheden. Wij bewonderen uw passie en willen graag in een bepaalde hoedanigheid met u samenwerken.
Nogmaals bedankt voor uw interesse in ons programma. Als u vragen heeft of meer feedback nodig heeft, neem dan gerust contact met ons op.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailsjabloon voor afwijzing van toelating tot de universiteit/hogeschool
Dit voorbeeld van een e-mailsjabloon kan worden gebruikt om het toelatingsverzoek van een aanvrager bij een hogeschool of instelling voorzichtig te weigeren. De e-mail begint met het bedanken van de student voor zijn interesse in de instelling. Het moet ook benadrukken hoe competitief het toelatingsproces is. Ten slotte moet u hen veel succes wensen met hun toekomstige ambities en aanbevelen om andere leermogelijkheden te onderzoeken.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt voor uw interesse in [ Naam hogeschool/instelling ] . Wij waarderen de tijd en moeite die u in uw aanvraag steekt. Helaas moet ik u mededelen dat wij u op dit moment geen toegang kunnen bieden.
Het toelatingsproces bij [ Hogeschool/Instellingsnaam ] is zeer competitief en we ontvangen een groot aantal uitzonderlijke aanvragen. Helaas hebben we een beperkt aantal plekken beschikbaar en hebben we moeilijke beslissingen moeten nemen.
Weet dat deze beslissing niet uw capaciteiten of potentieel weerspiegelt. We moedigen u aan om andere onderwijsmogelijkheden te verkennen die aansluiten bij uw doelen en ambities. Er zijn veel uitstekende instellingen die wellicht perfect bij u passen.
We wensen je veel succes bij je toekomstige inspanningen en vertrouwen erop dat je zult uitblinken, waar je ook kiest om je academische reis voort te zetten.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Hoe u een afwijzings-e-mail naar kandidaten schrijft
Laat je niet verleiden om zomaar over iets te schrijven aan een afgewezen sollicitant. Houd er rekening mee dat de kwaliteit en professionaliteit van uw schrijven, goed of anderszins, namens u spreekt en de algemene perceptie van uw merk kan beïnvloeden. Daarom raden wij u aan voldoende over uw schrijven na te denken.
Een regelrechte afwijzing is nooit een goed idee. Een sollicitant past misschien niet het beste bij de functie die u nu vervult, maar kan in de toekomst wel bekwaam genoeg zijn voor een andere. Waarom hen ontmoedigen van toekomstige samenwerkingen met brutale e-mails? Uw e-mail moet constructieve feedback bevatten en uw bereidheid tonen om in de toekomst met hen samen te werken.
Hier leest u hoe u een geheel nieuwe e-mail kunt schrijven als u er een nodig heeft die niet in onze afwijzings-e-mailsjabloon valt:
Eerste deel
In de eerste alinea van uw e-mail moet u de kandidaat bedanken voor zijn tijd en interesse in de functie. U kunt het nieuws op een vriendelijke manier bekendmaken door in het eerste deel van de e-mail met afwijzing van een baan een compliment op te nemen, zoals 'terwijl uw kwalificaties behoorlijk indrukwekkend zijn...'.
Tweede deel (Optioneel)
Dan komt de hoofdtekst van de e-mail. Wat u schrijft, hangt af van hoe ver de sollicitant het selectieproces heeft doorlopen en van uw eerdere interacties met hem/haar.
Als u bijvoorbeeld na de eerste sollicitatieronde besluit een kandidaat niet verder te volgen, kunt u deze stap overslaan en direct doorgaan naar de derde. Als de aanvrager daarentegen de laatste ronde haalt, moet u een betere reden geven voor uw beslissing om hem af te wijzen.
Als je ze wilt verbazen, laat ze dan weten wat opviel aan hun sollicitatie. Door bijvoorbeeld een zin op te nemen als ‘ons team was bijzonder onder de indruk van uw schrijfvaardigheid’, kunnen ze begrijpen dat schrijven het minste van hun zorgen is. Geef vervolgens eerlijke feedback waarin u specifieke ontwikkelingsgebieden en aanbevelingen voor verbetering benadrukt.
Geef bij het bekritiseren van hun toepassing aan waar ze tekortschoten. Een regel als “Op dit moment zijn we op zoek naar kandidaten die een dieper inzicht hebben in webontwikkeling...” zou prima werken.
Als de sollicitant indruk op u heeft gemaakt en u denkt dat deze goed bij uw organisatie past, laat hem dan weten dat u hem of haar aan uw contactendatabase zult toevoegen en hem opnieuw zult overwegen.
Derde deel
Ten slotte moet u de sollicitant uw beste wensen overbrengen tijdens zijn toekomstige zoektocht naar een baan.
Conclusie
Hoewel e-mails over afwijzing van kandidaten professioneel bedoeld zijn, kunt u uw merk laten opvallen door met een beetje menselijk tintje te schrijven. Maak wat ruimte om de inspanningen van de kandidaat te waarderen door zorgvuldig een e-mail op te stellen die dankbaarheid uitdrukt en tegelijkertijd eenvoudig is. Om te garanderen dat dit gebeurt, kunt u onze sjablonen gebruiken. Er zijn ook verschillende AI-aangedreven tools voor het opstellen van e-mails, zoals HIX.AI , die u kunt gebruiken als u een afwijzings-e-mail voor kandidaten wilt die beter is afgestemd op uw specifieke behoeften.