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Comment rédiger des e-mails polis de rejet de candidats

Envoyer des e-mails de refus aux candidats n’est pas une tâche facile, n’est-ce pas ?

Mais faut-il garder le silence pour leur épargner cette déception ? Le silence est-il vraiment la meilleure approche ? Les candidats ne méritent-ils pas la clôture et la clarté ?

C'est peut-être votre perception des e-mails de refus qui vous retient. Selon votre point de vue, tout n’est pas vraiment pessimiste. Un e-mail de refus de candidat bien rédigé peut stimuler la résilience et inciter les candidats à réussir davantage.

Mais vous devez maîtriser l’art de rédiger des e-mails de refus de candidat, sinon votre message, même s’il est rédigé avec de bonnes intentions, pourrait décourager le candidat.

Cet article est votre guide pour maîtriser l’art de rédiger des e-mails de rejet. C'est un art qui allie empathie, compassion, prévoyance et critique constructive. Nos modèles sont là pour vous si vous vous sentez un peu paresseux à l'idée d'en écrire un nouveau.

Que sont les e-mails de refus de candidat ?

Un e-mail de refus d'emploi est un message écrit pour informer les candidats qui ne passeront pas à la prochaine série d'entretiens ou ne seront pas embauchés.

Une fois qu’un poste est pourvu, il est important d’en informer les autres candidats. Le format d’un e-mail de refus de candidat n’est pas gravé dans le marbre. Cependant, certains éléments doivent être présents. Ceux-ci sont affichés dans les modèles suivants.

Modèles pour vous aider à mieux rédiger les e-mails de refus de candidats

Voici une liste de quelques modèles d'e-mails de refus d'emploi que vous pouvez personnaliser facilement.

Modèle d'e-mail court de refus d'emploi

L'e-mail doit être court, simple et concis si vous n'avez jamais rencontré le candidat ou si vous n'avez échangé que quelques e-mails. Cependant, votre e-mail ne doit pas paraître impétueux. Introduisez un peu de courtoisie, de politesse et d'empathie dans votre écriture. Ce modèle aide déjà à cela. L'e-mail commence par les remercier d'avoir postulé et leur faire savoir qu'ils n'ont pas participé à la prochaine série de candidatures. Enfin, encouragez-les à poursuivre leurs recherches.

Cher [ Nom du candidat ] ,
Merci d'avoir postulé pour le [ Poste ] chez [ Nom de l'entreprise ] . Nous apprécions le temps et les efforts que vous consacrez à votre candidature.
Après avoir soigneusement examiné vos qualifications et examiné tous les candidats, nous avons le regret de vous informer que vous n'avez pas été sélectionné pour le prochain tour de candidature. Cependant, nous vous encourageons à poursuivre votre recherche d'emploi et à explorer d'autres opportunités.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise et vous souhaitons la meilleure des chances dans vos projets futurs. Si des postes appropriés se présentent à l’avenir, nous conserverons votre candidature dans nos dossiers pour référence.
Encore une fois, merci pour votre temps et votre considération.
Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de refus détaillé

Mais que se passerait-il si le candidat était presque parfait pour le poste et que vous envisagez de travailler avec lui à l'avenir ? L'e-mail de refus ne doit pas être trop formel ou vague. Bien qu'il soit conseillé que les e-mails de refus aient un ton similaire, les raisons du rejet doivent être expliquées. Le demandeur devrait également être encouragé à présenter une nouvelle demande. Un candidat intelligent qui a été rejeté utilisera les commentaires pour améliorer son argumentaire la prochaine fois qu'il postulera. Cet e-mail est plus long que le précédent et il est fait pour aider l'employé à savoir qu'il a un bon profil et qu'il n'a pas pu se qualifier parce qu'il y avait tellement de candidats qualifiés parmi lesquels choisir.

Cher [ Nom du candidat ] ,

Merci d'avoir pris le temps de postuler pour [ Poste ] auprès de [ Nom de l'entreprise ] . Il ressort clairement de votre candidature que vous disposez d’une solide expérience et de compétences qui pourraient profiter à notre équipe.

Après mûre réflexion, nous avons malheureusement décidé de ne pas donner suite à votre candidature pour le moment. Même si vous étiez un bon candidat, nous avons eu une décision difficile à prendre en raison du nombre élevé de candidats qualifiés.

Nous vous encourageons à continuer de rechercher des opportunités au sein de notre entreprise à l'avenir. Nous pensons qu’avec davantage d’expérience et de développement de compétences, vous pourriez devenir un atout exceptionnel pour notre équipe.

Nous apprécions votre intérêt pour [ Nom de l’entreprise ] et vous souhaitons le meilleur dans votre recherche d’emploi. Merci de nous considérer comme un employeur potentiel.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de rejet de désaccord de décision

Avez-vous déjà fait partie d'un comité de recrutement? Avez-vous déjà pris le risque d'un candidat alors que le reste du comité venait de le laisser tomber ? Ça fait mal, définitivement ! Mais vous devez assumer la décision. Ne soyez donc pas tenté de transférer la responsabilité de la décision avec des phrases du type « Il a été décidé que nous ne poursuivrons pas cette démarche » ou « Les gros bonnets ont décidé d’aller dans une direction différente ». Un rejet de cette manière n’est pas moins douloureux et l’écriture mine apparemment votre prise de décision.

Vous devriez assumer le rejet. Il est préférable de dire des choses comme « Après de nombreuses délibérations et échanges, nous avons décidé X » ou « C'était une décision vraiment difficile, mais nous avons finalement décidé Y », mais assurez-vous d'utiliser « nous » plutôt que « ils."

Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'ai le regret de vous informer que nous avons pris la décision de ne pas donner suite à votre candidature pour [ poste/rôle ] chez [ Nom de l'entreprise ] . Le comité de recrutement a soigneusement examiné tous les candidats et leurs qualifications, mais a finalement conclu qu'un autre candidat était mieux adapté pour le poste.
Veuillez comprendre que cette décision n'a pas été prise à la légère et nous apprécions le temps et les efforts que vous avez investis dans le processus de candidature. Nous reconnaissons votre talent et votre expertise, mais dans ce cas particulier, nous ne sommes pas en mesure de vous offrir le poste.
Nous apprécions vraiment votre intérêt pour notre organisation et nous vous encourageons à continuer de rechercher des opportunités avec nous à l'avenir. Merci de votre compréhension et nous vous souhaitons le meilleur dans vos projets professionnels.
Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de rejet d'échec de négociation

De nombreux employeurs ont du mal à arrêter de fumer après avoir investi beaucoup de temps et d'énergie pour faire fonctionner la relation avec les employés potentiels. Est-ce que ceci vous ressemble? Peu importe le temps que vous avez passé à essayer de les convaincre de vous rejoindre, il est peut-être temps de passer à autre chose. Décidez si un appel téléphonique ou un e-mail est le meilleur moyen de faire part de votre décision au candidat. Cependant, si vous devez envoyer un e-mail, soyez bref. Vous avez probablement tous les deux longuement discuté des questions en question auparavant. Alors restez concis et simple.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

J'ai le regret de vous informer que nous ne pourrons pas poursuivre votre emploi pour le moment. Malgré tous nos efforts, il est devenu évident que nous ne parvenons pas à parvenir à des termes mutuellement acceptables.

Je tiens à exprimer ma gratitude pour votre temps et votre considération tout au long de ce processus. Vos compétences et qualifications étaient impressionnantes et ce fut une décision difficile à prendre.

Merci encore pour votre compréhension. Nous vous souhaitons le meilleur dans vos projets futurs.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de rejet de soumission de proposition

Vous souhaitez rejeter une demande de proposition ? Voici comment procéder. Commencez par remercier le candidat pour sa contribution. Faites-leur comprendre que vous pouvez savoir combien de travail et d'efforts ont été consacrés à l'application. Terminez ensuite en leur faisant savoir que même si leurs idées sont primées et bien présentées, une autre a été sélectionnée parce qu'elle correspondait mieux aux objectifs finaux de l'organisation. Avant votre discours de clôture, faites-leur savoir que vous êtes ouvert à des partenariats à l'avenir.

Cher [ Nom du candidat ] ,

Merci d'avoir soumis votre proposition à [ Nom de l'organisation ] . Nous apprécions les efforts et le dévouement que vous avez consacrés à votre candidature.

Vos idées sont vraiment louables et présentées de manière primée. Cependant, après un examen attentif, nous avons sélectionné une autre proposition qui correspond mieux aux objectifs finaux de notre organisation.

Nous apprécions votre travail et souhaitons exprimer notre intérêt pour des partenariats potentiels à l’avenir. Votre expertise et votre créativité sont très appréciées.

Merci encore pour votre contribution et nous vous souhaitons le meilleur dans vos projets futurs.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de refus de bourse

Un e-mail de rejet de demande de bourse est rédigé pour informer le candidat qu'il n'a pas été sélectionné pour un financement. L'e-mail reconnaît et apprécie instantanément la candidature et le travail acharné du candidat. Il explique ensuite que même si le candidat satisfaisait à toutes les conditions requises pour la bourse, la bourse a été attribuée à une personne mieux qualifiée sur papier. Le candidat est remercié pour son temps et encouragé à rechercher d’autres sources de financement et de futures offres de bourses. Ce modèle d'e-mail de refus vise à transmettre la nouvelle poliment, à expliquer pourquoi la décision a été prise et à inciter le destinataire à poursuivre ses ambitions à l'avenir.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

Merci pour votre candidature pour le [ Nom de la bourse ] . Nous apprécions le temps et les efforts que vous consacrez à votre candidature.

Après un examen attentif, nous avons le regret de vous informer que votre candidature à la bourse n'a pas été retenue cette fois-ci. Bien que vous ayez satisfait à toutes les conditions requises pour la bourse, nous avons reçu un nombre important de candidats hautement qualifiés et le comité de sélection a finalement choisi un autre candidat qui correspondait mieux à nos critères.

Nous vous encourageons à continuer de poursuivre vos objectifs éducatifs et à explorer d’autres sources de financement et opportunités de bourses. Nous croyons en votre potentiel et vous souhaitons le meilleur dans vos projets futurs.

Merci encore de votre intérêt pour le [ Nom de la bourse ] . N'hésitez pas à nous contacter si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin de soutien dans votre parcours académique.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de refus de demande de mentorat/stage

Année après année, vous recevez des centaines de candidatures, mais il n'y en a qu'un nombre limité que vous pouvez augmenter, n'est-ce pas ? Informez les stagiaires non sélectionnés de votre décision. Votre e-mail doit vous montrer à quel point vous appréciez leur candidature. Cependant, comme pour d’autres évoqués précédemment, vous devez leur faire savoir que le processus de candidature était très compétitif et que d’autres ont été embauchés à la place. Souhaitez-leur ensuite bonne chance dans la recherche d’opportunités similaires à l’avenir. Ce modèle d'e-mail confirme votre décision de partir avec d'autres candidats et votre volonté de coopérer avec eux à l'avenir dans une certaine mesure.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

Merci d'avoir postulé à notre programme de mentorat/stage. Nous apprécions le temps et les efforts que vous consacrez à votre candidature.

J'ai le regret de vous informer qu'après mûre réflexion, nous avons sélectionné d'autres candidats pour les postes disponibles. Le processus de candidature était très compétitif et nous avons dû prendre des décisions difficiles.

Cependant, nous souhaitons exprimer notre confiance en votre potentiel et vous encourager à continuer à rechercher des opportunités similaires. Votre enthousiasme et vos qualifications ont rendu cette décision difficile à prendre pour nous, et nous vous souhaitons sincèrement la meilleure des chances dans vos projets futurs.

Bien que vous n'ayez pas été sélectionné pour le programme actuel, nous serions heureux d'examiner votre candidature pour de futures opportunités. Nous admirons votre passion et serions heureux de coopérer avec vous dans une certaine mesure à long terme.

Merci encore de votre intérêt pour notre programme. Si vous avez des questions ou avez besoin de commentaires supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Modèle d'e-mail de refus d'admission à l'université/au collège

Cet exemple de modèle de courrier électronique peut être utilisé pour refuser en douceur la demande d'admission d'un candidat dans un collège ou une institution. L'e-mail commence par remercier l'étudiant pour son intérêt pour l'établissement. Il convient également de souligner à quel point le processus d'admission est compétitif. Enfin, vous devez leur souhaiter bonne chance dans leurs aspirations futures et leur recommander d’examiner d’autres possibilités d’apprentissage.

Cher [ Nom du destinataire ] ,

Merci de votre intérêt pour [ Nom du collège/établissement ] . Nous apprécions le temps et les efforts que vous consacrez à votre candidature. Cependant, j'ai le regret de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de vous proposer l'admission pour le moment.

Le processus d'admission à [ Nom du collège/établissement ] est très compétitif et nous recevons un grand nombre de candidatures exceptionnelles. Malheureusement, les places disponibles sont limitées et nous avons dû prendre des décisions difficiles.

Sachez que cette décision ne reflète pas vos capacités ou votre potentiel. Nous vous encourageons à explorer d'autres opportunités de formation qui correspondent à vos objectifs et à vos aspirations. Il existe de nombreuses excellentes institutions qui pourraient vous convenir parfaitement.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos projets futurs et sommes convaincus que vous excellerez partout où vous choisirez de poursuivre votre parcours académique.

Cordialement,
[ Votre nom ]

Comment rédiger un e-mail de refus aux candidats

Ne soyez pas tenté d’écrire n’importe quoi à un candidat débouté. Gardez à l’esprit que la qualité et le professionnalisme de vos écrits, bons ou non, parlent en votre nom et peuvent influencer la perception générale de votre marque. Par conséquent, nous vous recommandons de réfléchir suffisamment à votre écriture.

Les refus purs et simples ne sont jamais une bonne idée. Un candidat n'est peut-être pas le mieux adapté pour un poste que vous occupez actuellement, mais il pourrait être suffisamment compétent pour un autre à l'avenir. Pourquoi les décourager de futures collaborations avec des e-mails impertinents ? Votre e-mail doit contenir des commentaires constructifs et montrer votre volonté de coopérer avec eux à l'avenir.

Voici comment rédiger un e-mail à partir de zéro si vous en avez besoin en dehors de ce que couvre notre modèle d'e-mail de rejet :

Première partie

Dans le premier paragraphe de votre e-mail, vous devez remercier le candidat pour son temps et son intérêt pour le poste. Vous pouvez annoncer la nouvelle en douceur en incluant un compliment tel que « même si vos qualifications sont assez impressionnantes.... » dans la première partie de l'e-mail de refus d'emploi.

Deuxième partie (Facultatif)

Vient ensuite le corps de l’e-mail. Ce que vous écrivez dépend du chemin parcouru par le candidat dans le processus de sélection et de vos interactions précédentes avec lui.

Si, par exemple, vous décidez de ne pas poursuivre un candidat après la première série d'entretiens, vous pouvez sauter cette étape et passer directement à la troisième. Si, en revanche, le candidat parvient au tour final, vous devez donner une raison plus solide pour justifier votre décision de le rejeter.

Si vous voulez les impressionner, faites-leur savoir ce qui s'est imposé dans leur candidature. Par exemple, inclure une phrase telle que « notre équipe a été particulièrement impressionnée par vos compétences en rédaction » les aide à comprendre que l'écriture est le moindre de leurs soucis. Fournissez ensuite des commentaires honnêtes mettant en évidence les domaines de développement spécifiques et les recommandations d’amélioration.

En critiquant leur application, mentionnez où ils ont échoué. Une phrase comme « Pour le moment, nous recherchons des candidats qui ont une compréhension plus approfondie du développement Web… » ferait très bien l'affaire.

Si le candidat vous a impressionné et que vous pensez qu'il pourrait correspondre à votre organisation, informez-le que vous l'ajouterez à votre base de données de contacts et réexaminerez-le.

Troisième partie

Enfin, vous devez adresser au candidat vos meilleurs vœux dans sa recherche d’emploi pour l’avenir.

Conclusion

Bien que les e-mails de refus de candidats soient censés être professionnels, vous pouvez faire ressortir votre marque en écrivant avec une petite touche humaine. Faites de la place pour apprécier les efforts du candidat en rédigeant soigneusement un e-mail qui exprime sa gratitude tout en étant simple. Vous pouvez utiliser nos modèles pour garantir que cela se produit. En outre, il existe plusieurs outils de rédaction d'e-mails basés sur l'IA, tels que HIX.AI , que vous pouvez utiliser si vous souhaitez un e-mail de rejet de candidat plus adapté à vos besoins spécifiques.

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