Annuler un rendez-vous à la dernière minute peut jeter une ombre sur votre fiabilité ou votre engagement et fermer efficacement la porte à des opportunités et à des relations prometteuses. Des vols reprogrammés, des obligations familiales, des problèmes de voyage et des engagements qui se chevauchent peuvent survenir et justifier une annulation, mais il est important de le communiquer à l'avance.
Un moyen simple de le faire est d’envoyer un e-mail d’annulation. Un e-mail d'annulation fait preuve de courtoisie et donne à l'autre partie le temps de faire des plans alternatifs.
Consultez notre guide d'experts sur la création d'e-mails d'annulation polis. Nous avons fourni 13 modèles et exemples simples que vous pouvez copier et coller ou modifier à votre goût. Ce guide contient également une explication sur la façon d'en rédiger un à partir de zéro et de gérer ces situations avec professionnalisme et tact.
Qu'est-ce qu'un email d'annulation ?
Un e-mail d'annulation , en termes assez simples, est une demande formelle de résiliation d'un rendez-vous, d'un abonnement ou d'une réservation préalablement convenu. Il est couramment utilisé pour annuler des vols, des abonnements, des interviews, des événements, des adhésions à des services, des réservations d'hôtel et d'autres arrangements avec des accords initiaux. Généralement, il est envoyé pour informer l'autre partie de la décision d'annuler et lancer tout processus nécessaire pour traiter cette annulation.
Vous en avez peut-être envoyé un dans le passé sans même le savoir. Si c'est le cas, il est fort probable que vous ne l'ayez pas fait correctement. Voici des modèles pour vous aider à obtenir une annulation dès la première demande.
Modèle d'e-mail d'annulation de commande
Parfois, nous faisons des achats impulsifs, pour nous rendre compte plus tard qu'ils sont inutiles, ne correspondent pas à notre budget ou ne correspondent pas à nos besoins. Ne pas s'inquiéter; Ça arrive aux meilleurs d'entre nous. Vous pouvez annuler immédiatement en envoyant une lettre ou un e-mail d'annulation de commande.
En fonction de la politique de retour de l'article, il se peut qu'il n'y ait aucun retour en arrière si le vendeur a emballé et expédié le produit, comme c'est le cas pour certains articles à prix réduit. Mais en envoyer un vaut toujours la peine d’essayer.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'ai le regret de vous informer que je souhaite annuler la commande que j'ai passée récemment. Après mûre réflexion, j'ai réalisé que cet achat n'était pas nécessaire et ne correspondait pas à mes besoins.
Je demande votre aide pour annuler la commande et rembourser le paiement. Je m'excuse pour tout inconvénient causé et j'apprécie votre compréhension.
Merci pour votre attention.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail d'annulation de vol
La procédure d'annulation de vol diffère selon que vous avez réservé auprès d'une compagnie aérienne low-cost ou que vous faites affaire avec une agence de voyages. La plupart des compagnies aériennes à bas prix n'honorent pas les demandes par courrier électronique d'annulation de vol. Ce modèle peut donc être idéal si vous avez plutôt réservé auprès d'un agent de voyages ou d'un transporteur renommé.
Assurez-vous d'inclure tous les détails importants tels que votre nom complet, votre numéro de passeport, votre numéro de vol et l'heure de votre vol dans votre e-mail. Les remboursements et la reprogrammation des vols peuvent parfois s'avérer complexes, vous devrez donc peut-être quand même passer quelques appels. Mais écrivez-en un quand même et ajoutez dès le départ votre date et votre heure préférées en cas de reprogrammation.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Malheureusement, j'ai le regret de vous informer que votre vol [ numéro de vol ] le [ date ] a été annulé en raison de circonstances imprévues. Nous nous excusons sincèrement pour tout inconvénient causé.
Afin de vous aider dans cette situation, veuillez contacter notre équipe de support client au [ numéro de téléphone ] ou [ adresse e-mail ] . Ils se feront un plaisir de vous proposer des options de vol alternatives ou de vous aider dans un processus de remboursement. Veuillez avoir votre numéro de référence de réservation à portée de main lorsque vous nous contactez.
Encore une fois, nous nous excusons sincèrement pour la gêne occasionnée par cette annulation. Nous valorisons votre entreprise et restons déterminés à vous fournir le meilleur service possible.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail d'annulation de services
Il est difficile de se désinscrire de certains services/abonnements, vous devrez donc peut-être appeler le service client après avoir envoyé cet e-mail. Cependant, ce modèle d’e-mail simple et concis devrait vous aider si vous n’avez pas le temps d’en rédiger un nouveau.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je m'excuse pour tout inconvénient causé, mais je souhaite annuler mes services actuels avec votre entreprise. J'ai vraiment apprécié utiliser vos services, mais je trouve nécessaire d'y mettre fin pour le moment.
Veuillez m'aider à annuler mon abonnement et fournir toutes les instructions ou documents nécessaires pour terminer le processus. J'apprécierais que vous confirmiez l'annulation afin d'éviter tout frais supplémentaire ou malentendu.
Merci pour votre attention et votre assistance rapide dans cette affaire.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Assurez-vous d'inclure les détails de votre compte afin qu'ils sachent à quel compte s'occuper.
Modèle d'e-mail d'annulation d'entretien d'embauche
Les chances d'obtenir des dates d'entretien qui se chevauchent peuvent être élevées lors de la rédaction de plusieurs candidatures à un emploi. Vous pouvez annuler un rendez-vous pour un entretien ou en reprogrammer un à l'aide de ce modèle d'e-mail. Si vous avez une autre offre d'emploi, vous n'aurez peut-être pas besoin de reprogrammer l'entretien et devrez supprimer le paragraphe qui parle de reprogrammation.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'ai le regret de vous informer que je ne pourrai pas assister à l'entretien prévu le [ Date de l'entretien ] à [ Heure de l'entretien ] . J'ai récemment reçu une autre offre d'emploi et j'ai décidé de l'accepter.
Merci de m'avoir considéré pour le poste chez [ Nom de l'entreprise ] . Je m'excuse sincèrement pour tout inconvénient causé par mon annulation. J'apprécie votre compréhension.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail d'annulation de rendez-vous
Il n'y a aucune raison de vous sentir mal si vous devez annuler une réunion/un rendez-vous pour des raisons personnelles ou indépendantes de votre volonté. Au lieu de cela, envoyez un e-mail d'annulation de réunion dès que possible afin de ne pas faire perdre de temps à l'autre partie.
Ce modèle d’e-mail constitue la base de l’apparence de ces types d’e-mails. Mais il doit être modifié pour refléter la raison de votre annulation. Vous n’avez pas non plus besoin d’entrer dans trop de détails lorsque vous rédigez la raison.
Modèle d'e-mail d'avis d'annulation d'événement
Ce modèle d'e-mail fait le travail à votre place si vous devez annuler un événement auquel vous avez déjà invité des personnes. Il peut s'agir d'un mariage, d'une cérémonie de remise des diplômes, d'une pendaison de crémaillère, etc. Selon le degré de personnalisation que vous souhaitez pour l'e-mail, vous pouvez rédiger un e-mail pour chaque invité ou envoyer un message groupé.
Notre modèle d'e-mail contient des dispositions permettant de mentionner la raison pour laquelle vous annulez et permet d'envoyer vos excuses sans réserve à ceux que la décision d'annulation pourrait gêner.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Malheureusement, en raison de circonstances imprévues, j'ai le regret de vous informer que nous avons pris la décision difficile d'annuler le [ Nom de l'événement ] qui était prévu pour le [ Date ] .
Nous comprenons que cette nouvelle puisse être décevante, mais l'annulation est nécessaire pour des raisons indépendantes de notre volonté. Nous nous excusons sincèrement pour tout inconvénient causé.
Rassurez-vous, nous travaillons activement à la reprogrammation de l'événement et vous tiendrons au courant de tout nouveau développement. Nous apprécions votre soutien et votre compréhension pendant cette période.
Encore une fois, veuillez accepter nos sincères excuses pour tout inconvénient causé. Merci de votre compréhension et de votre patience. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail d'annulation de séminaire ou d'atelier
Vous pouvez annuler un séminaire ou un atelier programmé le moins dramatique en envoyant un e-mail d'annulation à l'avance. Notre modèle est un bon point de départ, quelle que soit votre raison. Il exprime un véritable regret d'avoir annulé et montre à quel point vous respectez le temps et les efforts que les participants ont investis dans la planification de l'événement.
Même s'il est important d'exprimer vos regrets, il est tout aussi primordial que vous restiez aussi professionnel que possible.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'ai le regret de vous informer que nous avons pris la décision difficile d'annuler le séminaire/atelier prévu. En raison de circonstances imprévues, nous ne sommes pas en mesure de procéder à l'événement comme prévu.
Nous comprenons le temps et les efforts que vous avez consacrés à assister et à planifier cet événement, et nous nous excusons sincèrement pour tout inconvénient causé. Nous apprécions votre engagement et votre soutien, et nous vous assurons que cette annulation n'a pas été prise à la légère.
Nous étudions actuellement les possibilités de reprogrammer le séminaire/atelier dans un avenir proche et nous vous tiendrons informés de toute mise à jour. En attendant, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations.
Merci de votre compréhension et de votre patience.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail d'annulation de réservation de service professionnel
Notre modèle d'e-mail d'annulation de réservation est idéal si vous avez l'intention d'annuler une réservation ou une réservation que vous aviez précédemment effectuée auprès d'un fournisseur de services. Par exemple, le médecin, le dentiste ou un barbier. Cet e-mail doit être envoyé le plus rapidement possible et doit inclure vos regrets. Assurez-vous d'inclure une phrase demandant un report si vous en souhaitez un.
Modèle d'e-mail d'annulation d'adhésion
Vous pouvez également écrire un e-mail pour annuler votre adhésion à une salle de sport, un club de golf, un club de santé et de bien-être, une bibliothèque ou une association professionnelle. L'e-mail écrit doit être clair, simple et concis. Les e-mails d'annulation d'adhésion peuvent vous aider à mettre fin à votre adhésion et à économiser de l'argent sur les services dont vous n'avez plus besoin. Alors pourquoi ne pas les utiliser maintenant ?
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour vous informer que je souhaite annuler mon adhésion à [ Salle de sport/Club de golf/Club de santé et de bien-être/Bibliothèque/Association professionnelle ] . Malheureusement, en raison de circonstances personnelles, je ne peux pas continuer à utiliser les services du club.
Je vous demande de bien vouloir traiter l'annulation et de fournir une confirmation des détails de l'annulation. Si je dois remplir des procédures ou des formulaires spécifiques, veuillez me le faire savoir.
Merci de votre attention à cette question. J'ai apprécié être membre et j'apprécie les expériences que j'ai vécues au cours de mon séjour avec [ Nom du club/organisation ] . J'espère pouvoir revenir à l'avenir lorsque les circonstances le permettront.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail d'annulation d'inscription à un cours
N’importe qui peut s’inscrire à une école ou à un cours d’auto-assistance en ligne pour ne plus s’y intéresser plus tard. La bonne chose à faire, surtout lorsqu'il s'agit de cours avec un nombre de places limité, est d'envoyer un e-mail d'annulation. En rédiger un est un jeu d'enfant : adaptez simplement ce modèle pour inclure le cours que vous souhaitez annuler, le nom de l'instructeur et d'autres détails pertinents que vous souhaitez ajouter. Avec ces modifications, vous devriez être prêt.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour vous informer que je souhaite annuler mon inscription au cours [ Nom du cours ] avec [ Nom de l'instructeur ] .
Après mûre réflexion, j'ai décidé que ce cours ne correspondait pas à mes intérêts et objectifs actuels. Par conséquent, je vous demande de bien vouloir me retirer de la liste des cours.
Merci pour votre compréhension. Je m'excuse pour tout inconvénient causé par cette annulation.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail d'annulation de parrainage
Nous comprenons que parfois les circonstances changent et que vous devrez peut-être réévaluer votre engagement envers une cause. Nous avons conçu ce modèle d'e-mail pour vous aider à communiquer votre décision d'annuler votre parrainage ou votre don de manière réfléchie et attentionnée. Le modèle contient des dispositions pour discuter des procédures administratives nécessaires à l'annulation tout en faisant preuve de respect envers l'association bénéficiaire.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. À la lumière des récents changements dans ma situation, j'ai le regret de vous informer que je souhaite annuler mon parrainage/don à [ Nom de l'association ] .
Je m'excuse sincèrement pour tout inconvénient causé. Je comprends qu'il peut y avoir des procédures administratives nécessaires à suivre pour l'annulation, et je suis plus que disposé à coopérer et à fournir toute information ou documentation requise.
Merci de votre compréhension et de l'opportunité de soutenir [ Nom de l'association ] . J'apprécie le travail que vous faites et j'espère que mon annulation ne gênera pas votre importante mission.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail d'annulation de partenariat commercial
Décider de mettre fin à un partenariat commercial est sans aucun doute une mesure audacieuse, et de nombreuses personnes ne savent pas comment y parvenir sans mettre à rude épreuve une relation existante. Notre modèle d'annulation est conçu pour vous aider à communiquer votre décision de manière professionnelle et à montrer le plus grand respect pour la relation que vous avez construite au fil du temps. Il est également conçu pour faciliter une communication transparente, y compris des discussions sur des questions contractuelles pouvant garantir une transition en douceur pour toutes les parties impliquées.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Après mûre réflexion, nous avons pris la décision difficile de mettre fin à notre partenariat commercial. Nous tenons à vous assurer que cette décision n'a pas été prise à la légère et que nous apprécions la relation que nous avons bâtie avec vous au fil des années.
Nous pensons qu'une communication transparente est essentielle au cours de ce processus et nous sommes ouverts à discuter de toute question contractuelle pouvant survenir pendant la transition. Notre objectif est d’assurer une conclusion fluide et respectueuse pour toutes les parties impliquées.
Merci de votre compréhension et de votre coopération dans ce dossier.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Modèle d'e-mail de résiliation de bail de location
Les problèmes de santé familiale, les conditions de vie dangereuses et le déménagement pour une nouvelle offre d'emploi sont des raisons courantes pour lesquelles les gens annulent leur bail. La plupart des contrats de location exigent un préavis de quelques jours si vous souhaitez mettre fin à votre bail plus tôt. Nous vous recommandons d'en envoyer un à votre propriétaire, même si votre bail ne le précise pas explicitement, en cas de litige ultérieur. L'e-mail doit indiquer quand vous avez l'intention de quitter le bien loué.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour vous informer que je dois résilier mon contrat de location du bien loué. Malheureusement, en raison de problèmes de santé familiaux imprévus, de conditions de vie dangereuses et d'une offre d'emploi soudaine dans un autre endroit, il m'est devenu nécessaire de quitter la propriété plus tôt que prévu.
Bien que notre contrat de location ne précise pas explicitement de délai de préavis en cas de résiliation anticipée, je souhaitais vous contacter à l'avance pour assurer une transition en douceur. J'ai l'intention de quitter la propriété le [ date ] , ce qui vous laissera suffisamment de temps pour trouver un nouveau locataire et prendre les dispositions nécessaires.
J’apprécie votre compréhension et votre coopération dans cette affaire. Veuillez me faire savoir s'il existe des procédures ou des exigences spécifiques que je dois suivre pour le processus d'annulation de bail.
Merci pour votre attention.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Format recommandé pour un e-mail d'annulation
Les e-mails d’annulation ont une structure universelle, ce qui rend leur rédaction simple et directe. Cependant, il reste encore de la place pour faire preuve de créativité pour faire ressortir votre message. Faites juste attention à rester professionnel dans vos relations et évitez les propos qui peuvent mettre à rude épreuve votre relation avec l’autre partie.
Notre guide met l'accent sur la nécessité de commencer par une ligne d'objet communiquant efficacement ce que vous annulez, pourquoi et une conclusion positive qui laisse au destinataire un sentiment de bonne volonté. Examinons ensemble les sections de courrier électronique indispensables
Ligne d’objet de l’e-mail d’annulation
La ligne d'objet doit indiquer clairement le sujet de l'e-mail. Par exemple,
- Annulation de commande - numéro de commande
- Annulation de vol - Numéro de réservation de vol
De cette façon, le destinataire peut savoir dès le premier coup d'œil de quoi parle l'e-mail.
Si vous êtes à court d'idées sur une ligne d'objet à utiliser, vous pouvez en générer une en un clic à l'aide d'un outil comme HIX Email Generator .
Corps de l'e-mail d'annulation
De nombreux rédacteurs d’e-mails et rédacteurs d’e-mails professionnels recommandent de commencer l’e-mail par qui vous êtes. Bien que nous comprenions son importance, nous ne le recommandons pas si vous entretenez déjà une relation avec la personne ou l’entreprise. Cela peut paraître impoli à certaines personnes, en fonction de votre relation. Dans ce cas, allez droit au but.
Si vous annulez une réunion, il peut être poli de suggérer une autre date ou de l'ouvrir et de demander à l'autre partie de choisir la date la plus pratique. Voici un exemple de ce à quoi cela peut ressembler.
« Je ne pourrai pas assister à notre rendez-vous pour (écrire la date et l'heure), en raison de (inclure des détails si vous le souhaitez). Pouvons-nous reprogrammer ? J'ai parcouru mon agenda et ces dates et heures me conviendraient. Veuillez me faire savoir s'il y en a un avec lequel vous êtes le plus à l'aise.
Si vous annulez à la dernière minute, il suffit de présenter des excuses. Vous souhaiterez peut-être également inclure vos coordonnées pour une correspondance ultérieure.
Conclusion de l'e-mail d'annulation
L'e-mail doit se terminer par une confirmation de la réception de l'e-mail et des mesures supplémentaires à prendre si vous reprogrammez. Par exemple:
«Veuillez accuser réception de cet e-mail et me fournir une date et une heure appropriées pour reprogrammer la réunion. Merci pour votre compréhension."
Conclusion
Ces conseils devraient vous aider à rédiger un e-mail en un rien de temps. Cependant, si vous avez du mal à trouver les mots justes, vous pouvez utiliser l'un de nos modèles ou générateurs d'e-mails. Lorsqu'il est intégré à votre application de messagerie, HIX Email Generator peut vous aider à rédiger des lignes d'objet, des e-mails et des réponses claires et créatives en un seul clic.