Membatalkan janji temu pada saat-saat terakhir dapat membayangi keandalan atau komitmen Anda dan secara efektif menutup pintu menuju peluang dan hubungan yang menjanjikan. Penerbangan yang dijadwalkan ulang, kewajiban keluarga, masalah perjalanan, dan komitmen yang tumpang tindih dapat terjadi dan memerlukan pembatalan, namun penting untuk mengomunikasikan hal ini sebelumnya.
Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan mengirimkan email pembatalan. Email pembatalan menunjukkan kesopanan dan memberikan waktu kepada pihak lain untuk membuat rencana alternatif.
Lihat panduan ahli kami dalam membuat email pembatalan yang sopan. Kami telah menyediakan 13 template dan contoh mudah yang dapat Anda salin dan tempel atau modifikasi sesuai selera Anda. Panduan ini juga berisi uraian tentang cara menulisnya dari awal dan menangani situasi ini dengan profesionalisme dan bijaksana.
Apa itu email pembatalan?
Email pembatalan , dengan mudahnya, adalah permintaan resmi untuk penghentian janji temu, langganan, atau reservasi yang telah diatur sebelumnya. Biasanya digunakan untuk membatalkan penerbangan, langganan, wawancara, acara, keanggotaan layanan, reservasi hotel, dan pengaturan lainnya dengan perjanjian di muka. Biasanya, ini dikirim untuk memberi tahu pihak lain tentang keputusan seseorang untuk membatalkan dan memulai proses apa pun yang diperlukan untuk memproses pembatalan ini.
Anda mungkin pernah mengirimkannya di masa lalu tanpa menyadarinya. Jika iya, ada kemungkinan Anda tidak melakukannya dengan benar. Berikut adalah templat untuk membantu Anda mendapatkan pembatalan saat pertama kali mengajukan.
Templat email pembatalan pesanan
Terkadang kita melakukan pembelian impulsif, dan kemudian menyadari bahwa pembelian tersebut tidak diperlukan, tidak sesuai anggaran, atau tidak sesuai dengan kebutuhan kita. Tidak perlu khawatir; itu terjadi pada kita yang terbaik. Anda dapat langsung membatalkannya dengan mengirimkan surat pembatalan pesanan atau email.
Tergantung pada kebijakan pengembalian barang, mungkin tidak ada pengembalian jika penjual telah mengemas dan mengirimkan produk, seperti halnya dengan beberapa barang yang didiskon. Namun mengirimkannya masih patut untuk dicoba.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menyesal memberi tahu Anda bahwa saya ingin membatalkan pesanan yang saya lakukan baru-baru ini. Setelah mempertimbangkan lebih lanjut, saya menyadari bahwa pembelian ini tidak diperlukan dan tidak sesuai dengan kebutuhan saya.
Saya dengan hormat meminta bantuan Anda dalam membatalkan pesanan dan mengembalikan pembayaran. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan menghargai pengertian Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email pembatalan penerbangan
Proses pembatalan penerbangan berbeda-beda tergantung pada apakah Anda memesan maskapai penerbangan bertarif rendah atau berurusan dengan agen perjalanan. Sebagian besar maskapai penerbangan bertarif rendah tidak menerima permintaan email pembatalan penerbangan, jadi templat ini mungkin ideal jika Anda memesan dengan agen perjalanan atau operator terkenal.
Pastikan untuk menyertakan semua detail penting seperti nama lengkap, nomor paspor, nomor penerbangan, dan waktu penerbangan di email Anda. Pengembalian dana dan penjadwalan ulang penerbangan terkadang menjadi rumit, jadi Anda mungkin masih perlu melakukan beberapa panggilan telepon. Tapi tetap tulis satu dan tambahkan tanggal dan waktu pilihan Anda di muka jika menjadwal ulang.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Sayangnya, dengan menyesal saya informasikan kepada Anda bahwa penerbangan Anda [ nomor penerbangan ] pada [ tanggal ] telah dibatalkan karena keadaan yang tidak terduga. Kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Untuk membantu Anda dalam situasi ini, silakan hubungi tim dukungan pelanggan kami di [ nomor telepon ] atau [ alamat email ] . Mereka akan dengan senang hati memberi Anda opsi penerbangan alternatif atau membantu Anda dalam proses pengembalian dana. Harap sediakan nomor referensi pemesanan Anda saat menghubungi kami.
Sekali lagi, kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan oleh pembatalan ini. Kami menghargai bisnis Anda dan tetap berkomitmen untuk memberikan layanan terbaik kepada Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email pembatalan layanan
Beberapa layanan/langganan sulit untuk tidak disertakan, jadi Anda mungkin perlu menghubungi dukungan pelanggan setelah mengirim email tersebut. Namun, template email yang sederhana dan ringkas ini akan membantu jika Anda tidak punya waktu untuk membuat draf yang baru.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan, tetapi saya ingin membatalkan layanan saya saat ini dengan perusahaan Anda. Saya sangat menikmati penggunaan layanan Anda, namun saya merasa perlu untuk menghentikannya saat ini.
Tolong bantu saya dalam membatalkan langganan saya dan berikan instruksi atau dokumentasi apa pun yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tersebut. Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat mengonfirmasi pembatalan untuk menghindari biaya atau kesalahpahaman lebih lanjut.
Terima kasih atas perhatian dan bantuan cepat Anda dalam hal ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Pastikan Anda menyertakan detail akun Anda sehingga mereka tahu akun mana yang harus ditangani.
Templat email pembatalan wawancara perekrutan
Kemungkinan mendapatkan tanggal wawancara yang tumpang tindih bisa jadi tinggi ketika menulis beberapa lamaran kerja. Anda dapat membatalkan janji wawancara atau menjadwalkan ulang janji temu menggunakan templat email ini. Jika Anda memiliki tawaran pekerjaan lain, Anda mungkin tidak perlu menjadwal ulang wawancara dan sebaiknya hapus paragraf yang membahas tentang penjadwalan ulang.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Dengan menyesal saya beritahukan kepada Anda bahwa saya tidak dapat menghadiri wawancara yang dijadwalkan pada [ Tanggal Wawancara ] pada [ Waktu Wawancara ] . Saya baru-baru ini menerima tawaran pekerjaan lain dan memutuskan untuk menerimanya.
Terima kasih telah mempertimbangkan saya untuk posisi di [ Nama Perusahaan ] . Saya dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan oleh pembatalan saya. Saya menghargai pengertian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email pembatalan janji temu
Tidak ada alasan untuk merasa tidak enak jika harus membatalkan rapat/janji karena alasan pribadi atau di luar kendali Anda. Sebaiknya, kirimkan email pembatalan rapat sesegera mungkin agar Anda tidak menyia-nyiakan waktu pihak lain.
Templat email ini menjadi dasar tampilan email semacam ini. Namun itu harus diubah untuk mencerminkan alasan Anda membatalkan. Anda juga tidak perlu menjelaskan terlalu banyak detail saat menulis alasannya.
Templat email pemberitahuan pembatalan acara
Templat email ini berfungsi untuk Anda jika Anda perlu membatalkan acara yang sebelumnya Anda undang orangnya. Ini bisa berupa pernikahan, upacara pertemuan, pesta pindah rumah, dll. Tergantung pada seberapa personal email yang Anda inginkan, Anda dapat membuat draf email untuk setiap tamu atau mengirim pesan massal.
Templat email kami memiliki ketentuan untuk menyebutkan alasan Anda membatalkan dan memberikan ruang untuk mengirimkan permintaan maaf tanpa syarat kepada mereka yang mungkin merasa tidak nyaman dengan keputusan pembatalan tersebut.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Sayangnya, karena keadaan yang tidak terduga, dengan menyesal saya beritahukan kepada Anda bahwa kami telah membuat keputusan sulit untuk membatalkan [ Nama Acara ] yang dijadwalkan pada [ Tanggal ] .
Kami memahami bahwa berita ini mungkin mengecewakan, namun pembatalan diperlukan karena alasan di luar kendali kami. Kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Yakinlah, kami secara aktif berupaya menjadwal ulang acara tersebut dan akan terus mengabari Anda mengenai perkembangan baru. Kami menghargai dukungan dan pengertian Anda selama ini.
Sekali lagi, mohon maaf sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Terima kasih untuk pengertian dan kesabaran Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat pembatalan email seminar atau lokakarya
Anda dapat membatalkan seminar atau lokakarya terjadwal yang dramanya paling sedikit dengan mengirimkan email pembatalan terlebih dahulu. Templat kami adalah tempat yang baik untuk memulai, apa pun alasan Anda. Ini mengungkapkan penyesalan yang tulus atas pembatalan dan menunjukkan seberapa besar rasa hormat Anda terhadap waktu dan upaya yang telah diinvestasikan oleh para peserta dalam merencanakan acara tersebut.
Meskipun penting untuk mengungkapkan penyesalan Anda, penting juga bagi Anda untuk tetap seprofesional mungkin saat melakukannya.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Dengan menyesal saya beritahukan kepada Anda bahwa kami telah mengambil keputusan sulit untuk membatalkan jadwal seminar/lokakarya. Karena keadaan yang tidak terduga, kami tidak dapat melanjutkan acara sesuai rencana.
Kami memahami waktu dan upaya yang Anda curahkan untuk menghadiri dan merencanakan acara ini, dan kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Kami menghargai komitmen dan dukungan Anda, dan kami jamin bahwa pembatalan ini tidak dianggap enteng.
Kami sedang menjajaki opsi untuk menjadwal ulang seminar/lokakarya dalam waktu dekat, dan kami akan terus memberi Anda informasi terkini mengenai hal ini. Sementara itu, jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah.
Terima kasih untuk pengertian dan kesabaran Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email pembatalan reservasi layanan profesional
Templat email pembatalan reservasi kami cocok digunakan jika Anda bermaksud membatalkan reservasi atau pemesanan yang telah Anda buat sebelumnya dengan penyedia layanan. Misalnya dokter, dokter gigi, atau tukang cukur. Email ini harus dikirim secepat mungkin dan berisi penyesalan Anda. Pastikan untuk menyertakan kalimat yang meminta penjadwalan ulang jika Anda menginginkannya.
Templat email pembatalan keanggotaan
Anda juga dapat menulis email untuk membatalkan keanggotaan gym, klub golf, klub kesehatan dan kebugaran, perpustakaan, atau asosiasi profesional Anda. Email tertulis harus jelas, sederhana, dan ringkas. Email pembatalan keanggotaan dapat membantu Anda menghentikan keanggotaan dan menghemat uang untuk layanan yang tidak lagi Anda perlukan. Jadi mengapa tidak menggunakannya sekarang?
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya ingin membatalkan keanggotaan saya di [ Gym/Klub Golf/Klub Kesehatan dan Kebugaran/Perpustakaan/Asosiasi Profesional ] . Sayangnya, karena keadaan pribadi, saya tidak dapat terus menggunakan layanan klub.
Saya mohon agar Anda memproses pembatalan dan memberikan konfirmasi rincian pembatalan. Jika ada prosedur atau formulir tertentu yang perlu saya lengkapi, harap beri tahu saya.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini. Saya menikmati menjadi anggota dan menghargai pengalaman yang saya alami selama menjadi anggota [ Nama Klub/Organisasi ] . Saya berharap dapat bergabung kembali di masa depan ketika keadaan memungkinkan.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email pembatalan pendaftaran kursus
Siapa pun dapat mendaftar ke sekolah atau kursus swadaya online hanya untuk tidak tertarik lagi nantinya. Hal yang benar untuk dilakukan, terutama ketika berhadapan dengan kursus dengan tempat duduk terbatas, adalah dengan mengirimkan email pembatalan. Membuat drafnya sangatlah mudah - cukup sesuaikan templat ini untuk menyertakan kursus yang ingin Anda batalkan, nama instruktur, dan detail terkait lainnya yang ingin Anda tambahkan. Dengan modifikasi ini, Anda harus siap.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya ingin membatalkan pendaftaran saya di kursus [ Nama Kursus ] dengan [ Nama Instruktur ] .
Setelah mempertimbangkan dengan cermat, saya memutuskan bahwa kursus ini tidak sejalan dengan minat dan tujuan saya saat ini. Oleh karena itu, saya mohon agar Anda menghapus saya dari daftar kursus.
Terima kasih atas pengertian Anda. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan oleh pembatalan ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email pembatalan sponsor
Kami memahami bahwa terkadang keadaan berubah, dan Anda mungkin perlu mengevaluasi kembali komitmen Anda terhadap suatu tujuan. Kami membuat templat email ini untuk membantu Anda mengomunikasikan keputusan Anda untuk membatalkan sponsor atau donasi dengan cara yang bijaksana dan penuh perhatian. Templat tersebut memiliki ketentuan untuk membahas prosedur administratif yang diperlukan untuk pembatalan sambil menunjukkan rasa hormat kepada asosiasi penerima.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Mengingat perubahan situasi saya baru-baru ini, dengan menyesal saya beritahukan kepada Anda bahwa saya ingin membatalkan sponsor/donasi saya ke [ Nama Asosiasi ] .
Saya dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Saya memahami bahwa mungkin ada prosedur administratif yang harus diikuti untuk pembatalan tersebut, dan saya sangat bersedia bekerja sama serta memberikan informasi atau dokumentasi apa pun yang diperlukan.
Terima kasih atas pengertian Anda dan atas kesempatan untuk mendukung [ Nama Asosiasi ] . Saya menghargai pekerjaan yang Anda lakukan dan berharap pembatalan saya tidak menghalangi misi penting Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email pembatalan kemitraan bisnis
Memutuskan untuk menghentikan kemitraan bisnis tidak diragukan lagi merupakan sebuah langkah berani, dan banyak orang tidak tahu bagaimana cara menjalaninya tanpa membebani hubungan yang sudah ada. Templat pembatalan kami dirancang untuk membantu Anda mengomunikasikan keputusan Anda secara profesional dan menunjukkan rasa hormat sepenuhnya terhadap hubungan yang telah Anda bangun dari waktu ke waktu. Hal ini juga dirancang untuk memfasilitasi komunikasi yang transparan, termasuk diskusi mengenai masalah kontrak yang dapat memastikan kelancaran transisi bagi semua pihak yang terlibat.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami telah membuat keputusan sulit untuk menghentikan kemitraan bisnis kami. Kami ingin meyakinkan Anda bahwa keputusan ini tidak diambil dengan mudah dan kami menghargai hubungan yang telah kami bangun dengan Anda selama bertahun-tahun.
Kami percaya bahwa komunikasi yang transparan sangat penting selama proses ini, dan kami terbuka untuk mendiskusikan masalah kontrak apa pun yang mungkin timbul selama transisi. Tujuan kami adalah memastikan kesimpulan yang lancar dan penuh hormat bagi semua pihak yang terlibat.
Terima kasih atas pengertian dan kerja sama Anda dalam hal ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email pembatalan sewa sewa
Masalah kesehatan keluarga, kondisi kehidupan yang berbahaya, dan perpindahan karena tawaran pekerjaan baru adalah alasan umum orang membatalkan sewa. Sebagian besar perjanjian sewa memerlukan pemberitahuan beberapa hari sebelumnya jika Anda ingin mengakhiri sewa lebih awal. Kami merekomendasikan untuk mengirimkannya kepada pemilik Anda, meskipun sewa Anda tidak secara eksplisit menyatakannya, jika terjadi perselisihan di kemudian hari. Email tersebut harus menunjukkan kapan Anda berniat mengosongkan properti sewaan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya harus membatalkan perjanjian sewa atas properti sewaan. Sayangnya, karena beberapa masalah kesehatan keluarga yang tidak terduga, kondisi kehidupan yang berbahaya, dan tawaran pekerjaan mendadak di lokasi lain, saya harus mengosongkan properti lebih awal dari perkiraan.
Meskipun perjanjian sewa kami tidak secara eksplisit menyatakan jangka waktu pemberitahuan untuk penghentian dini, saya ingin menghubungi Anda terlebih dahulu untuk memastikan transisi yang lancar. Saya bermaksud untuk mengosongkan properti pada [ tanggal ] , memberikan waktu yang cukup bagi Anda untuk mencari penyewa baru dan membuat pengaturan yang diperlukan.
Saya menghargai pengertian dan kerja sama Anda dalam masalah ini. Harap beri tahu saya jika ada prosedur atau persyaratan khusus yang harus saya ikuti untuk proses pembatalan sewa.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Format yang disarankan untuk email pembatalan
Email pembatalan memiliki struktur universal, sehingga penulisan email menjadi sederhana dan mudah. Namun, masih ada ruang untuk kreativitas untuk membuat pesan Anda menonjol. Berhati-hatilah untuk tetap profesional dalam hubungan Anda dan hindari kata-kata yang dapat membebani hubungan Anda dengan pihak lain.
Panduan kami menekankan perlunya memulai dengan baris subjek yang secara efektif mengomunikasikan apa yang Anda batalkan, alasannya, dan kesimpulan positif yang membuat penerimanya memiliki niat baik. Mari kita lihat bersama-sama bagian email yang harus dimiliki
Baris subjek email pembatalan
Baris subjek harus menyatakan dengan jelas tentang isi email tersebut. Contohnya,
- Pembatalan pesanan - nomor pesanan
- Pembatalan penerbangan - Nomor pemesanan penerbangan
Dengan cara ini, penerima dapat mengetahui isi email tersebut pada pandangan pertama
Jika Anda kehabisan ide tentang baris subjek untuk digunakan, Anda dapat membuatnya dengan sekali klik menggunakan alat seperti HIX Email Generator .
Badan email pembatalan
Banyak copywriter email dan penulis email profesional merekomendasikan untuk memulai email dengan siapa Anda. Meskipun kami memahami pentingnya hal ini, kami tidak menyarankan hal ini jika Anda sudah memiliki hubungan dengan orang atau bisnis tersebut. Bagi sebagian orang, ini mungkin dianggap tidak sopan, tergantung pada hubungan Anda. Dalam hal ini, langsung saja ke pokok persoalan.
Jika Anda membatalkan rapat, mungkin akan lebih sopan jika Anda menyarankan tanggal alternatif atau membukanya dan meminta pihak lain untuk memilih tanggal yang paling nyaman. Berikut ini contoh tampilannya.
“Saya tidak dapat menghadiri pertemuan kita pada (tulis tanggal dan waktu), karena (sertakan detailnya jika Anda mau). Bisakah kita menjadwal ulang? Saya telah membaca buku harian saya, dan tanggal serta waktu ini cocok untuk saya. Mohon beri tahu saya jika ada yang paling membuat Anda nyaman.”
Jika Anda membatalkan pada saat-saat terakhir, Anda sebaiknya meminta maaf. Anda mungkin juga ingin memasukkan informasi kontak Anda untuk korespondensi lebih lanjut.
Kesimpulan email pembatalan
Email tersebut harus diakhiri dengan konfirmasi bahwa mereka telah menerima email tersebut dan langkah selanjutnya apa yang harus diambil jika Anda melakukan penjadwalan ulang. Misalnya:
“Mohon konfirmasikan penerimaan email ini dan berikan saya tanggal dan waktu yang sesuai untuk menjadwal ulang pertemuan. Terima kasih atas pengertian Anda."
Kesimpulan
Kiat-kiat ini akan membantu Anda membuat draf email dalam waktu singkat. Namun, jika Anda kesulitan menemukan kata yang tepat, Anda dapat menggunakan templat atau generator email kami. Saat diintegrasikan ke dalam aplikasi email Anda, HIX Email Generator dapat membantu menyusun baris subjek, email, dan balasan yang jelas dan kreatif dalam satu klik.