Katakan tidak, aku tidak mau pergi. Itulah sentimen inti dalam setiap email yang menolak undangan. Untungnya, kita tidak perlu mengatakannya seperti ini, kita harus menemukan cara yang sopan untuk mengemas pesan tersebut.
Saat menolak undangan, Anda harus jujur dan berani, jelaskan alasan Anda tidak bisa hadir, dan lanjutkan hidup. Sangat mudah untuk terjebak dalam meminta maaf atau membuat alasan, tapi itu tidak perlu. Anda adalah orang yang bebas (kami harap) sehingga Anda dapat mengatakan tidak dengan keyakinan penuh bahwa Anda melakukan hal yang benar.
Lebih mudah dari yang Anda kira untuk mengatakan tidak dengan sopan . Kami akan menunjukkan cara menolak undangan apa pun dengan sopan dan menunjukkan cara melakukannya dengan benar, dengan 5 contoh, antara lain sebagai berikut:
- Tolak undangan rapat dengan sopan
- Tolak undangan webinar dengan sopan
- Tolak undangan acara dengan sopan
- Tolak undangan wawancara dengan sopan
- Tolak undangan pemasok dengan sopan
Berencana mengabaikan email itu dan berpura-pura tidak pernah sampai? Inilah mengapa Anda harus menolak undangan dengan sopan 100%.
Bagaimana cara menolak undangan dengan sopan
Jika seseorang telah meluangkan waktu untuk mengundang Anda ke suatu acara, meresponsnya adalah tindakan yang tepat. Sangat penting jika Anda menolak undangan tersebut karena hal itu tidak sopan dan dapat merusak reputasi Anda.
Kabar baiknya adalah menulis email profesional yang menolak undangan akan memakan waktu beberapa menit (paling lama). Setelah Anda mengirim email, Anda dapat bersantai, mengetahui bahwa Anda telah melakukan hal yang benar dan reputasi Anda tetap utuh.
Alasan lain menulis email profesional untuk menolak undangan adalah Anda akan terhindar dari menerima email tindak lanjut tanpa akhir yang dapat memenuhi kotak masuk Anda. Melakukan hal yang benar akan membuahkan hasil!
Menolak undangan melibatkan pembuatan email formal. Jangan khawatir jika Anda belum terbiasa dengannya; kami akan menunjukkan caranya nanti di panduan ini. Pertama, kami menyediakan 5 contoh email untuk menunjukkan kepada Anda cara menolak undangan dengan sopan:
5 contoh email untuk menolak undangan dengan sopan
Untuk membantu Anda memahami dasar dasar email yang efektif, kami telah menyertakan 5 contoh di sini yang mencakup situasi sehari-hari yang mungkin Anda alami. Baik Anda menolak undangan rapat, webinar, atau wawancara, kami punya template untuk Anda coba.
Tolak undangan rapat dengan sopan
Menolak permintaan rapat adalah hal biasa, jadi belajarlah untuk mengatakan tidak seperti seorang profesional bersama kami. Dalam contoh ini, kami memberikan pesan yang jelas dan mudah dipahami yang dapat digunakan dalam semua situasi profesional.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah mengundang saya ke pertemuan tersebut. Sayangnya, saya tidak bisa hadir karena ada konflik jadwal. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Jika ada informasi penting atau pembaruan yang akan dibahas selama pertemuan, harap beri tahu saya agar saya dapat terus mendapat informasi.
Terima kasih atas pengertiannya.
Salam,
[ Nama Anda ]
Tolak undangan webinar dengan sopan
Contoh penolakan undangan webinar ini serupa dengan contoh di atas, namun kami memberikan beberapa saran lain untuk tanggal dan waktu rapat. Terkadang Anda menolak rapat karena bentrokan, jadi inilah cara sopan untuk menolak undangan webinar sambil tetap menjaga koneksi.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah mengundang saya ke webinar. Saya menghargai perhatian dan pertimbangan Anda. Namun, karena komitmen sebelumnya, dengan menyesal saya harus menolak undangan tersebut saat ini.
Jika Anda memiliki webinar atau acara di masa mendatang, jangan ragu untuk menyampaikan undangan. Saya akan sangat senang untuk berpartisipasi.
Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Tolak undangan acara dengan sopan
Acara adalah cara yang bagus untuk membangun jaringan, namun tempat terbatas, jadi jika Anda tidak dapat hadir, Anda harus menolaknya sesegera mungkin. Berikut templat kami tentang cara menolak undangan ke suatu acara dengan sopan
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah mengundang saya ke acara tersebut. Saya sangat menghargai sikap itu. Namun, karena komitmen sebelumnya, dengan menyesal saya beritahukan bahwa saya tidak dapat hadir.
Saya harap acara ini sukses besar dan Anda memiliki waktu yang menyenangkan. Jangan ragu untuk terus memberi tahu saya tentang acara mendatang, karena saya tertarik untuk hadir jika jadwal saya memungkinkan.
Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Tolak undangan wawancara dengan sopan
Menolak wawancara adalah langkah berani, namun jika Anda memutuskan untuk menolaknya, berikut cara melakukannya dengan sopan. Contoh penolakan undangan wawancara dengan sopan akan menjaga reputasi Anda tetap utuh.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah mempertimbangkan saya untuk kesempatan wawancara. Saya menghargai waktu dan upaya yang Anda investasikan dalam meninjau kualifikasi saya.
Setelah mempertimbangkan dengan cermat, saya memutuskan untuk menolak undangan wawancara. Meskipun saya merasa terhormat dengan tawaran tersebut, saya telah menerima posisi lain yang lebih sesuai dengan tujuan karir jangka panjang saya.
Sekali lagi terima kasih telah mempertimbangkan saya. Saya berharap jalan kita dapat bertemu di masa depan, dan semoga Anda beruntung dalam menemukan kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.
Salam,
[ Nama Anda ]
Tolak undangan pemasok dengan sopan
Pemasok akan secara teratur mengirim pesan berisi penawaran dan bujukan kepada klien baru dan lama, tetapi jika Anda tidak tertarik, berikut cara menolaknya dengan sopan.
Yang terhormat [ Nama Pemasok ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Terima kasih telah menghubungi kami dengan tawaran Anda. Namun, setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami memutuskan untuk menolak undangan Anda saat ini.
Kami menghargai minat Anda untuk bekerja sama dengan kami dan berharap memiliki kesempatan untuk berkolaborasi di masa mendatang.
Terima kasih atas pengertian.
Salam,
[ Nama Anda ]
Panduan ahli: Cara menolak undangan melalui email dengan sopan
Waktu Anda sangat berharga; jika Anda tidak dapat menghadiri suatu acara (rapat atau wawancara), Anda harus mengatakannya. Tentu saja, Anda bisa mengabaikan email tersebut – tetapi hal itu tidak dapat diterima dalam bisnis. Bagaimana perasaan Anda jika Anda mengundang seseorang ke rapat atau wawancara namun orang tersebut mengabaikan Anda? Selain itu, membalas secepatnya akan menghindari pesan-pesan yang memaksa dan tindak lanjut yang kurang sopan yang pernah kita terima di masa lalu.
Seperti yang ditunjukkan oleh contoh kami kepada Anda, email profesional memiliki format standar dan didasarkan pada struktur pesan yang serupa.
Untuk menolak undangan dengan sopan, Anda harus:
- Perkenalkan dirimu
- Ucapkan terima kasih atas undangannya
- Tolak dengan sopan (dan jelaskan alasannya)
- Sarankan tanggal/waktu/lokasi alternatif (jika Anda mau)
- Keluar
Setelah Anda memahami format penolakan email dengan sopan, Anda dapat menggabungkannya dengan mudah. Untuk membantu Anda, kami membaginya menjadi 3 langkah utama, yang meliputi:
- Garis subjek
- Salinan badan
- Sign-off/langkah selanjutnya
Waktu sangat berharga, dan ada yang harus Anda lakukan, jadi mari kita mulai dengan baris subjek!
Tolak baris subjek email undangan
Baris subjek harus menarik perhatian dan menyampaikan pesan Anda dengan jelas. Dalam hal ini, kami dengan sopan menolak undangan – jadi jangan main-main; nyatakan saja itu.
Katakan tidak pada baris subjek ahli berikut untuk Anda tinjau dan gunakan:
- Saya tidak dapat hadir (detail)
- Bentrokan buku harian (masukkan detail)
- Bisakah kita mengatur ulang (detail pertemuan)?
- Mohon terima permintaan maaf ku
- Terima kasih untuk undangan nya. Bisakah kita mengatur ulang?
- Tidak dapat melakukan panggilan Zoom kami
Baris subjek bukanlah tempat untuk berkreasi, tetapi Anda harus menyampaikan apa yang Anda katakan. Jika Anda tergoda untuk membalas rangkaian email yang sama, jangan lakukan itu. Orang tersebut mungkin menganggap Anda setuju dan tidak mau membaca balasan Anda. (Itu masalah mereka, tapi mengapa mengambil risiko?)
Tolak salinan isi email undangan
Body copy adalah tempat kami membangun pesan dan menjelaskan mengapa kami tidak bisa bertemu. Kami akan mengikuti struktur pesan yang kami uraikan sebelumnya di artikel ini. Mungkin terlihat banyak, namun kita dapat dengan cepat melakukan langkah-langkah ini untuk membuat contoh.
Sebelum kita membahas detailnya, personalisasikan setiap email menggunakan sapaan sopan dan nama depan orang tersebut. Jika ini salah, Anda akan memulai email Anda secara negatif.
"Hai (nama depan orang)" boleh saja.
Siap? Berikut cara menolak undangan dengan sopan:
- Perkenalkan dirimu
“Nama saya (nama Anda), dan saya bekerja di (nama perusahaan).”
Lihat cara memperkenalkan diri melalui email.
- Ucapkan terima kasih atas undangannya
"Terima kasih atas undangan terbaru Anda ke (nama acara) pada (tanggal)."
Lihat cara mengucapkan terima kasih melalui email.
- Tolak dengan sopan (dan jelaskan alasannya)
Sayangnya, saya tidak dapat hadir karena saya sudah berkomitmen untuk menghadiri pertemuan lain saat ini.
Tolak penandatanganan email undangan/langkah selanjutnya
Di akhir email Anda, dengan sopan sekali lagi ucapkan terima kasih dan (jika Anda mau, usulkan pertemuan alternatif.
- Sarankan tanggal/waktu/lokasi alternatif (jika Anda mau)
"Ini mengecewakan, karena saya ingin bertemu dengan Anda. Bisakah kita menjadwal ulang? Saya telah memberikan rincian ketersediaan saya di bawah."
Anda juga dapat menambahkan detail kontak Anda dan mendorong mereka untuk mengirimi Anda pesan (jika Anda mau).
"Jika Anda ingin menelepon saya untuk mengobrol tentang mengatur tanggal atau waktu alternatif, rincian kontak saya adalah (masukkan rincian)."
Dan hanya itu yang perlu Anda lakukan! Menolak undangan dengan sopan sangatlah mudah. Sebelum Anda berangkat, sertakan nama, tanda tangan, dan bersiap untuk menekan tombol kirim!
Daftar periksa penting: 10 prinsip untuk menolak undangan dengan sopan
Pernahkah Anda diundang ke suatu acara, rapat, atau wawancara yang tidak dapat (atau tidak akan) Anda hadiri? Maka Anda perlu menolaknya dengan sopan melalui email – dan kami dapat menunjukkan caranya. Ini adalah beberapa prinsip yang dapat Anda gunakan untuk menolak undangan apa pun dengan sopan.
Katakan sedini mungkin. Kalau memang tidak bisa hadir, sebaiknya segera direspon. Mereka kemudian dapat mengatur ulang acara, pertemuan, atau wawancara. Memang tergoda untuk meminta maaf, tetapi kecuali Anda memang bermaksud demikian.
Selalu jujur dalam email Anda, tetapi juga bijaksana. Jika Anda mengalami perselisihan yang disebabkan oleh komitmen lain, katakan saja – namun jangan memberikan terlalu banyak detail. Jangan biarkan pesan Anda berliku-liku, buatlah pesan yang singkat (karena ada pekerjaan lain yang harus dilakukan).
Ini bukan tentang etiket email tetapi perilaku pribadi. Percayalah, jika Anda terus-menerus menolak undangan tanpa alasan yang jelas, hal itu dapat merusak reputasi Anda. Jadi pertimbangkan bagaimana email Anda akan diterima oleh orang yang Anda kirimi. Bisakah panggilan telepon menjadi lebih baik?
Jika Anda memutuskan untuk menulis email (seperti kebanyakan dari kita, jujur saja), koreksi dan periksa. Kesalahan bisa memalukan, jadi periksalah setiap email sebelum mengirimkannya. Jika Anda khawatir dengan kemampuan bahasa Anda, gunakan asisten penulisan email AI yang tangguh dari HIX.AI Ini adalah alat penulisan AI paling canggih di dunia, membantu siapa saja dan semua orang menulis email bisnis yang lebih baik. Cobalah hari ini dan pelajari manfaatnya bagi Anda.
Kesimpulan
Jangan merasa bersalah karena menolak wawancara. Jangan terlalu banyak meminta maaf, namun yang tak kalah pentingnya, jangan abaikan email tersebut. Jika Anda sudah membaca sejauh ini dan memahami apa yang kami sampaikan, kini Anda memiliki alat dan teknik untuk menolak undangan melalui email dengan sopan.
TLDR: Jangan terlalu lama mengkhawatirkan isi pesan Anda. Sebaliknya, nyatakan bahwa Anda tidak dapat hadir, jelaskan alasannya, dan sarankan alternatif lain. Jika Anda masih kesulitan menolak undangan, gunakan HIX.AI !