Powiedz nie, nie chcę iść. To główna myśl zawarta w każdym e-mailu dotyczącym odrzucenia zaproszenia. Na szczęście nie musimy tego mówić w ten sposób, musimy znaleźć uprzejmy sposób na przekazanie wiadomości.
Odrzucając zaproszenie, musisz wykazać się szczerością i odwagą, wyjaśnić, dlaczego nie możesz wziąć udziału, i przejść dalej. Łatwo jest utknąć w miejscu, przepraszając lub szukając wymówek, ale nie ma takiej potrzeby. Jesteś wolną osobą (mamy nadzieję), więc możesz powiedzieć „nie” z całkowitą pewnością, że postępujesz słusznie.
Uprzejmie powiedzieć „nie” jest prostsze niż myślisz. Pokażemy Ci, jak grzecznie odrzucić każde zaproszenie i jak to zrobić poprawnie, za pomocą 5 przykładów, w tym:
- Grzecznie odrzuć zaproszenie na spotkanie
- Grzecznie odrzuć zaproszenie na webinar
- Grzecznie odrzuć zaproszenie na wydarzenie
- Grzecznie odrzuć zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną
- Grzecznie odrzuć zaproszenie dostawcy
Planujesz zignorować tego e-maila i udawać, że nigdy nie dotarł? Oto dlaczego powinieneś w 100% grzecznie odrzucić zaproszenie.
Jak grzecznie odrzucić zaproszenie
Jeśli ktoś poświęcił czas, aby zaprosić Cię na wydarzenie, dobrze jest odpowiedzieć. Jest to niezwykle istotne, jeśli odrzucasz zaproszenie, ponieważ jest to niegrzeczne i może zaszkodzić Twojej reputacji.
Dobra wiadomość jest taka, że pisanie profesjonalnych e-maili odrzucających zaproszenie powinno zająć (maksymalnie kilka minut). Po wysłaniu wiadomości e-mail możesz się zrelaksować, wiedząc, że postąpiłeś słusznie i że Twoja reputacja jest nienaruszona.
Innym powodem pisania profesjonalnych e-maili w celu odrzucenia zaproszenia jest to, że unikniesz otrzymywania niekończących się e-maili uzupełniających, które mogą zapełnić Twoją skrzynkę odbiorczą. Postępowanie właściwe się opłaca!
Odrzucenie zaproszenia wiąże się z utworzeniem formalnego e-maila. Nie martw się, jeśli nie jesteś z tym zaznajomiony; pokażemy Ci, jak to zrobić w dalszej części przewodnika. Na początek przedstawiamy 5 próbek wiadomości e-mail, które pokażą, jak grzecznie odrzucić zaproszenie:
5 próbek e-maili, w których można grzecznie odrzucić zaproszenie
Aby pomóc Ci zrozumieć podstawowe elementy składowe skutecznych e-maili, zamieściliśmy tutaj 5 przykładów opisujących codzienne sytuacje, z którymi możesz się spotkać. Niezależnie od tego, czy odrzucasz zaproszenie na spotkanie, seminarium internetowe czy rozmowę kwalifikacyjną, mamy dla Ciebie szablon do wypróbowania.
Grzecznie odrzuć zaproszenie na spotkanie
Odrzucanie zaproszenia na spotkanie jest częstym zjawiskiem, więc naucz się z nami odmawiać jak profesjonalista. W tym przykładzie zapewniamy jasny i łatwy do zrozumienia przekaz, który można zastosować we wszystkich sytuacjach zawodowych.
Szanowni Państwo [ imię odbiorcy ] ,
Dziękuję za zaproszenie mnie na spotkanie. Niestety nie będę mógł wziąć udziału ze względu na konflikt w harmonogramie. Przepraszam za wszelkie niedogodności, jakie może to spowodować.
Jeśli podczas spotkania zostaną omówione jakieś ważne informacje lub aktualizacje, proszę dać mi znać, abym mógł być na bieżąco informowany.
Dziękujemy za zrozumienie.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Grzecznie odrzuć zaproszenie na webinar
Ten przykład odrzucenia zaproszenia na webinar jest podobny do powyższego, ale podajemy inne sugestie dotyczące daty i godziny spotkania. Czasami odrzucisz spotkanie z powodu konfliktu, więc jest to uprzejmy sposób na odrzucenie zaproszenia na webinar, zachowując połączenie.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękuję za zaproszenie na webinar. Doceniam Twoją troskę i uwagę. Jednak ze względu na wcześniejsze zobowiązania z przykrością muszę w tej chwili odrzucić zaproszenie.
Jeśli planujesz przyszłe seminaria internetowe lub wydarzenia, nie wahaj się i poproś o zaproszenie. Bardzo chętnie wezmę udział.
Dziękuję za zrozumienie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Grzecznie odrzuć zaproszenie na wydarzenie
Wydarzenia to świetny sposób na nawiązanie kontaktów, ale liczba miejsc jest ograniczona, więc jeśli nie możesz w nich uczestniczyć, musisz jak najszybciej odmówić. Oto nasz szablon grzecznego odrzucenia zaproszenia na wydarzenie
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękuję za zaproszenie mnie na wydarzenie. Naprawdę doceniam ten gest. Jednakże ze względu na wcześniejsze zobowiązania z przykrością informuję, że nie będę mógł uczestniczyć.
Mam nadzieję, że impreza będzie udana i że miło spędzicie czas. Proszę o informowanie mnie na bieżąco o przyszłych wydarzeniach, ponieważ z chęcią wezmę w nich udział, jeśli pozwoli mi na to harmonogram.
Dziękuję za zrozumienie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Grzecznie odrzuć zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną
Odmowa udziału w rozmowie kwalifikacyjnej jest odważnym posunięciem, ale jeśli zdecydowałeś się odmówić, oto jak to zrobić grzecznie. Ten przykład grzecznego odrzucenia zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną utrzyma Twoją reputację w nienaruszonym stanie.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękuję za wzięcie mnie pod uwagę przy okazji rozmowy kwalifikacyjnej. Doceniam czas i wysiłek włożony w sprawdzenie moich kwalifikacji.
Po dokładnym rozważeniu zdecydowałem się odrzucić zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Chociaż jestem zaszczycony tą ofertą, przyjąłem inne stanowisko, które lepiej odpowiada moim długoterminowym celom zawodowym.
Jeszcze raz dziękuję, że wziąłeś mnie pod uwagę. Mam nadzieję, że nasze ścieżki jeszcze się w przyszłości przetną i życzę powodzenia w znalezieniu odpowiedniego kandydata na to stanowisko.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Grzecznie odrzuć zaproszenie dostawcy
Dostawcy będą regularnie wysyłać wiadomości z ofertami i zachętami do nowych i istniejących klientów, ale jeśli nie jesteś zainteresowany, poniżej znajdziesz sposób, jak grzecznie odmówić.
[ ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Dziękujemy za skontaktowanie się z nami ze swoją ofertą. Jednakże po dokładnym rozważeniu zdecydowaliśmy się obecnie odrzucić Twoje zaproszenie.
Dziękujemy za zainteresowanie współpracą z nami i mamy nadzieję, że będziemy mieli okazję do współpracy w przyszłości.
Dziękuję za zrozumienie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Przewodnik eksperta: Jak grzecznie odrzucić zaproszenie w wiadomości e-mail
Twój czas jest cenny; jeśli nie możesz uczestniczyć w jakimś wydarzeniu (spotkaniu lub rozmowie kwalifikacyjnej), musisz to zgłosić. Jasne, możesz po prostu zignorować wiadomość e-mail – ale w biznesie jest to niedopuszczalne. Jak byś się czuł, gdybyś zaprosił kogoś na spotkanie lub rozmowę kwalifikacyjną tylko po to, by cię zignorował? Ponadto udzielenie odpowiedzi JAK NAJSZYBCIEJ pozwoli uniknąć natrętnych wiadomości i niezbyt uprzejmych odpowiedzi, które wszyscy otrzymaliśmy w przeszłości.
Jak powinny pokazać nasze próbki, profesjonalne e-maile mają standardowy format i opierają się na podobnej strukturze wiadomości.
Aby grzecznie odrzucić zaproszenie, powinieneś:
- Przedstaw się
- Wyraź wdzięczność za zaproszenia
- Grzecznie odmów (i wyjaśnij dlaczego)
- Zaproponuj alternatywną datę/godzinę/lokalizację (jeśli chcesz)
- Podpisanie
Gdy już zrozumiesz format grzecznego odrzucania wiadomości e-mail, łatwo będzie je połączyć. Aby Ci pomóc, podzieliliśmy to na 3 kluczowe etapy obejmujące:
- Wiersz tematu
- Kopia ciała
- Podpisanie/kolejne kroki
Czas jest cenny, a Ty masz mnóstwo spraw do załatwienia, więc zacznijmy od tematu!
Odrzuć temat wiadomości e-mail z zaproszeniem
Wiersze tematyczne muszą przykuwać uwagę i jasno przekazywać wiadomość. W tym przypadku grzecznie odrzucamy zaproszenie – więc nie ośmieszaj się; po prostu to powiedz.
Powiedz „nie”, korzystając z tych specjalistycznych tematów, które możesz przejrzeć i wykorzystać:
- Nie mogę uczestniczyć (szczegóły)
- Konflikt dziennika (wstaw szczegóły)
- Czy możemy zmienić termin (szczegóły spotkania)?
- Proszę przyjmij moje przeprosiny
- Dzięki za zaproszenie. Czy możemy zmienić układ?
- Nie można wykonać połączenia Zoom
Wiersze tematyczne nie są miejscem na kreatywność, ale musisz przekazać to, co mówisz. Jeśli masz ochotę odpowiedzieć na ten sam łańcuch e-maili, nie rób tego. Osoba ta może założyć, że się zgodziłeś i nie zawracać sobie głowy przeczytaniem Twojej odpowiedzi. (To ich problem, ale po co ryzykować?)
Odrzuć kopię treści e-maila z zaproszeniem
Treść to miejsce, w którym budujemy przekaz i wyjaśniamy, dlaczego nie możemy się spotkać. Będziemy śledzić strukturę komunikatu, którą przedstawiliśmy wcześniej w tym artykule. Może się to wydawać dużo, ale możemy szybko przejść przez te kroki, aby zbudować przykład.
Zanim przejdziemy do szczegółów, spersonalizuj każdy e-mail, używając grzecznego powitania i imienia danej osoby. Zrób to źle, a już będziesz zaczynał swoje e-maile negatywnie.
„Cześć (imię osoby)” jest w porządku.
Gotowy? Oto jak grzecznie odrzucić zaproszenie:
- Przedstaw się
„Nazywam się (Twoje imię) i pracuję w (nazwa firmy)”.
Sprawdź jak przedstawić się poprzez e-mail.
- Wyraź wdzięczność za zaproszenie
„Dziękujemy za niedawne zaproszenie na (nazwa wydarzenia) w dniu (data)”.
Sprawdź, jak podziękować e-mailem.
- Grzecznie odmów (i wyjaśnij dlaczego)
„Niestety nie mogę wziąć w nim udziału, ponieważ w tej chwili jestem już zajęty innym spotkaniem”.
Odrzuć podpisanie e-maila z zaproszeniem/dalsze kroki
Na końcu maila grzecznie jeszcze raz podziękuj i (jeśli chcesz, zaproponuj alternatywne spotkanie.
- Zaproponuj alternatywną datę/godzinę/lokalizację (jeśli chcesz)
„To rozczarowujące, ponieważ chciałbym się z tobą spotkać. Czy moglibyśmy przełożyć spotkanie? Poniżej podałem szczegółowe informacje na temat mojej dostępności”.
Możesz także dodać swoje dane kontaktowe i zachęcić ich do napisania wiadomości (jeśli chcesz).
„Jeśli chcesz do mnie zadzwonić, aby porozmawiać o ustaleniu alternatywnego terminu lub godziny, moje dane kontaktowe to (wstaw dane).”
I to wszystko, co musisz zrobić! To naprawdę takie proste, aby grzecznie odrzucić zaproszenie. Zanim wyjdziesz, podaj swoje imię i nazwisko, podpis i przygotuj się do wysłania wiadomości!
Niezbędna lista kontrolna: 10 zasad grzecznego odrzucania zaproszenia
Czy zostałeś zaproszony na wydarzenie, spotkanie lub rozmowę kwalifikacyjną, w której nie możesz (lub nie chcesz) uczestniczyć? Następnie musisz grzecznie odmówić w wiadomości e-mail – a my pokażemy Ci, jak to zrobić. Oto niektóre z zasad, których możesz użyć, aby grzecznie odrzucić każde zaproszenie.
Powiedz to tak wcześnie, jak to możliwe. Jeśli nie możesz przybyć, naprawdę powinieneś zareagować natychmiast. Następnie mogą zmienić organizację wydarzenia, spotkania lub rozmowy kwalifikacyjnej. Kuszące jest przeprosić, ale jeśli nie masz na to ochoty, nie rób tego.
W swoich e-mailach zawsze bądź szczery, ale jednocześnie taktowny. Jeśli masz konflikt spowodowany innym zobowiązaniem, powiedz to, ale nie podawaj zbyt wielu szczegółów. Nie pozwól, aby Twoje wiadomości błądziły, staraj się, aby były krótkie (ponieważ mają inną pracę do wykonania).
Tu nie chodzi o etykietę e-mailową , ale o osobiste zachowanie. Zaufaj nam, jeśli regularnie odrzucasz zaproszenia bez uzasadnionego powodu, może to zaszkodzić Twojej reputacji. Zastanów się więc, jak Twoje e-maile zostaną odebrane przez tych, do których je wysyłasz. Czy rozmowa telefoniczna może być lepsza?
Jeśli zdecydujesz się napisać e-mail (jak większość z nas, spójrzmy prawdzie w oczy), sprawdź i sprawdź. Błędy mogą być kłopotliwe, dlatego sprawdzaj każdą wiadomość e-mail przed jej wysłaniem. Jeśli martwisz się o swoje umiejętności językowe, skorzystaj z niezawodnego asystenta pisania e-maili AI HIX.AI To najpotężniejsze na świecie narzędzie do pisania oparte na sztucznej inteligencji, pomagające każdemu pisać lepsze e-maile biznesowe . Wypróbuj już dziś i przekonaj się, co może dla Ciebie zrobić.
Wniosek
Nie czuj się winny, że odmówiłeś rozmowy kwalifikacyjnej. Nie przepraszaj za bardzo, ale co równie ważne, nie ignoruj e-maila. Jeśli doczytałeś aż do tego momentu i zrozumiałeś, co powiedzieliśmy, będziesz mieć teraz narzędzia i techniki umożliwiające grzeczne odrzucenie zaproszenia w wiadomości e-mail.
TLDR: Nie przejmuj się zbyt długo treścią swojej wiadomości. Zamiast tego oświadcz, że nie możesz uczestniczyć, wyjaśnij dlaczego i zaproponuj alternatywę. Jeśli odrzucenie zaproszenia nadal sprawia Ci trudność, użyj HIX.AI !