いいえ、行きたくないです。それが、招待を断るすべてのメールの核心的な感情です。ありがたいことに、このように言う必要はありません。メッセージを丁寧にまとめる方法を見つける必要があります。
招待を断るときは、正直かつ大胆に、出席できない理由を説明して次に進む必要があります。つい謝ったり言い訳したりしてしまいがちですが、その必要はありません。あなたは自由な人なので（そう願っています）、自分が正しいことをしているという自信を持ってノーと言えます。
丁寧にノーと言うのは思ったより簡単です。誘いを丁寧に断る方法と正しい断り方を、以下を含む5つのサンプルとともに紹介します。
- 会議への招待を丁寧に断る
- ウェビナーの招待を丁寧に断る
- イベントへの招待を丁寧に断る
- 面接の誘いを丁重に断る
- サプライヤーからの誘いを丁重に断る
そのメールを無視して、届かなかったことにするつもりですか?誘いを100％丁重に断るべき理由は次のとおりです。
誘いを丁寧に断る方法
誰かが時間を割いてあなたをイベントに誘ってくれたら、それに応えるのが正しいことです。誘いを断るのは失礼であり、評判を傷つける可能性があるため、断るのは非常に重要です。
幸いなことに、招待を断る専門的なメールを書くのにかかる時間は (長くても) 数分です。メールを送信したら、自分が正しいことをしたことがわかり、評判が損なわれていないことがわかり、リラックスできます。
招待を断るために専門的なメールを書くもう 1 つの理由は、受信トレイがいっぱいになる可能性のあるフォローアップ メールを無限に受信するのを避けるためです。正しいことをすれば報われます！
招待を辞退するには、正式な電子メールを作成する必要があります。慣れていなくても心配する必要はありません。その方法についてはガイドの後半で説明します。まず、招待を丁寧に断る方法を示す 5 つのメール サンプルを提供します。
招待を丁寧に断るための 5 つのメール サンプル
効果的な電子メールの基本的な構成要素を理解するのに役立つように、ここでは、日常的に経験する可能性のある状況をカバーする 5 つのサンプルを示しました。会議への招待、ウェビナー、面接を辞退する場合でも、お試しいただけるテンプレートを用意しました。
会議への招待を丁寧に断る
会議の依頼を断ることはよくあることなので、私たちと一緒にプロのように断り方を学びましょう。このサンプルでは、あらゆる職業上の状況で使用できる、明確でわかりやすいメッセージを提供します。
[受信者の名前]様
会議にご招待いただきありがとうございます。残念ながらスケジュールの都合により参加できなくなりました。ご不便をおかけして申し訳ございません。
会議中に議論される重要な情報や最新情報がある場合は、お知らせください。随時お知らせいたします。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
ウェビナーの招待を丁寧に断る
ウェビナーの招待を拒否するこのサンプルは上記のサンプルと似ていますが、会議の日時について他の提案がいくつかあります。場合によっては、衝突が原因で会議を辞退することがあります。そのため、接続を維持しながらウェビナーの招待を辞退するこの丁寧な方法を使用します。
[受取人の名前]様
ウェビナーにご招待いただきありがとうございます。あなたの思慮深さと配慮に感謝します。しかしながら、先約がございましたので、残念ながら今回はご招待をお断りさせていただきます。
今後ウェビナーやイベントがある場合は、お気軽にご招待ください。ぜひ参加させていただきます。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
イベントへの招待を丁寧に断る
イベントはネットワークを築く優れた方法ですが、スペースが限られているため、参加できない場合はできるだけ早く辞退する必要があります。イベントへの招待を丁寧に断る方法のテンプレートは次のとおりです。
[受取人の名前]様
イベントにご招待いただきありがとうございます。本当に感謝しています。しかしながら、先約の都合により、残念ながら参加できなくなりましたことをお知らせいたします。
イベントが大成功し、素晴らしい時間をお過ごしいただけることを願っております。スケジュールが許せば参加したいと思っておりますので、今後のイベントについてもお知らせください。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
面接の誘いを丁重に断る
面接を辞退するのは大胆な行動ですが、辞退することに決めた場合は、礼儀正しく辞退する方法をご紹介します。面接の誘いを丁寧に断るこのサンプルは、あなたの評判を損なうことなく保ちます。
[受取人の名前]様
面接の機会を私に検討していただきありがとうございます。私の資格の審査に費やしていただいた時間と労力に感謝いたします。
慎重に検討した結果、インタビューのお誘いを辞退することにしました。このオファーを光栄に思いますが、私の長期的なキャリア目標により適した別のポジションを引き受けることにしました。
改めて私を検討していただきありがとうございます。将来私たちの道が交差することを願っています。そして、そのポジションに適した候補者が見つかるよう幸運を祈っています。
よろしくお願いします、
[君の名は]
サプライヤーからの誘いを丁重に断る
サプライヤーは定期的に新規および既存の顧客にオファーや勧誘のメッセージを送信しますが、興味がない場合は、丁寧に断る方法を以下に示します。
[サプライヤー名]様
ご健勝のことと存じます。オファーについてご連絡いただきありがとうございます。しかしながら、慎重に検討した結果、この度はお客様のご招待をお断りすることに決定いたしました。
私たちとの協業にご興味を持っていただきありがとうございます。将来的には協力する機会が得られることを期待しています。
理解していただきありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
専門家ガイド: メールで招待を丁寧に断る方法
あなたの時間は貴重です。イベント（会議や面接）に参加できない場合は、その旨を伝える必要があります。確かに、メールを無視することもできますが、ビジネスではそれは受け入れられません。誰かを会議や面接に招待した結果、無視されてしまったらどう思いますか?また、できるだけ早く返信することで、これまでに受けたような強引なメッセージや丁寧とは言えないフォローアップを避けることができます。
サンプルからわかるように、プロフェッショナルな電子メールは標準形式を共有し、同様のメッセージ構造に基づいています。
招待を丁重に断るには、次のことを行う必要があります。
- 自己紹介をしてください
- 招待状に感謝の気持ちを伝える
- 丁寧に断ります（理由も説明してください）
- 代替の日付/時間/場所を提案します (必要に応じて)
- サインオフ
メールを丁寧にお断りするための形式を理解すれば、メールをまとめるのは簡単です。あなたを助けるために、それを 3 つの主要なステップに分けて説明します。
- 件名
- ボディコピー
- サインオフ/次のステップ
時間は貴重ですし、やるべきことがあるので、件名から始めましょう。
招待メールの件名を辞退する
件名は注目を集め、メッセージを明確に伝える必要があります。この場合、招待を丁重に断っているので、ふざけないでください。ただそれを述べてください。
専門家の件名は次のとおりです。確認して使用してください。
- 参加できなくなりました（詳細）
- 日記の衝突 (詳細を挿入)
- （会議の詳細を）再調整できますか？
- 私の謝罪を受け入れてください
- 招待ありがとう。並べ替えてもいいですか？
- Zoom通話ができません
件名は創造性を発揮する場所ではありませんが、言いたいことは伝えなければなりません。同じ一連のメールに返信したくなっても、返信しないでください。相手はあなたが同意したと思い込み、わざわざあなたの返信を読もうとしないかもしれません。 （それが彼らの問題ですが、なぜリスクを冒す必要があるのでしょうか？）
招待メールの本文コピーを拒否する
ボディコピーはメッセージを作成し、会えない理由を説明する場所です。この記事の前半で概説したメッセージの構造に従います。大変に思えるかもしれませんが、これらの手順をすぐに実行してサンプルを構築できます。
詳細に入る前に、丁寧な挨拶と相手の名前を使用してすべてのメールをパーソナライズしてください。これを間違えると、すでにメールがネガティブになってしまいます。
「こんにちは（人の名前）」で大丈夫です。
準備ができて？招待を丁寧に断る方法は次のとおりです。
- 自己紹介をしてください
「私の名前は（あなたの名前）で、（会社名）で働いています。」
- 招待に対して感謝の気持ちを伝える
「（日付）に（イベント名）にご招待いただきありがとうございます。」
- 丁寧に断ります（理由も説明してください）
「残念ながら、現時点ではすでに別の会議に参加することが決まっているため、出席できません。」
招待メールのサインオフを拒否する/次のステップ
メールの最後に改めて感謝の意を表し、（ご希望であれば、別の会議を提案してください。）
- 代替の日付/時間/場所を提案します (必要に応じて)
「ぜひお会いしたいのですが、残念です。日程を変更させていただけますか？下記に私の都合の詳細を記載しました。」
(必要に応じて) 連絡先の詳細を追加して、メッセージを送信するよう促すこともできます。
「別の日付や時間を調整するために私に電話したい場合は、私の連絡先の詳細は (詳細を挿入) です。」
やるべきことはそれだけです。誘いを丁寧に断るのはとても簡単です。出発する前に、名前と署名を記入し、送信ボタンを押す準備をしてください。
重要なチェックリスト: 誘いを丁寧に断るための 10 の原則
参加できない（または参加しない）イベント、会議、または面接に招待されましたか?その場合は、電子メールで丁寧に断る必要があります。その方法をご紹介します。これらは、誘いを丁重に断るために使用できる原則の一部です。
できるだけ早く伝えてください 出席できない場合は、すぐに応答する必要があります。その後、イベント、会議、または面接を再調整できます。謝りたくなるかもしれませんが、本意でない限り謝らないでください。
メールでは常に正直でありながら、機転も利いてください。別のコミットメントによって衝突が発生した場合は、その旨を伝えますが、あまり詳細には伝えないでください。メッセージを蛇行させず、短くしてください (他の仕事があるため)。
これはメールのマナーの問題ではなく、個人的な行動の問題です。正当な理由なく招待を定期的に断ると、あなたの評判が傷つく可能性があります。したがって、メールの送信先がどのように受信するかを考慮してください。電話の方が良いでしょうか？
メールを書くことに決めた場合は（ほとんどの人がそうするでしょうが、正直に言っておきます）、校正してチェックしてください。エラーは恥ずかしいことなので、送信する前にすべてのメールを確認してください。自分の言語スキルに不安がある場合は、 HIX.AIの強力な AI 電子メール作成アシスタントを使用してください。これは世界で最も強力な AI ライティング ツールであり、あらゆる人がより優れたビジネス メールを作成できるように支援します。今すぐ試して、何ができるかを学びましょう。
結論
面接を辞退することに罪悪感を感じる必要はありません。あまり謝りすぎないようにしましょうが、メールを無視しないことも同様に重要です。ここまで読んで、これまでの内容を理解できたなら、メールで招待を丁寧に断るツールとテクニックを身につけたことになるでしょう。
TLDR: メッセージの内容について心配しすぎないでください。代わりに、出席できない旨を伝え、その理由を説明し、代替案を提案してください。それでも招待を断るのが難しい場合は、 HIX.AIを使用してください。