วิธีปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพทางอีเมล (5 ตัวอย่างและเทมเพลต)

บอกว่าไม่ ฉันไม่อยากไป นั่นคือความรู้สึกหลักในอีเมลทุกฉบับที่ปฏิเสธคำเชิญ โชคดีที่เราไม่จำเป็นต้องพูดแบบนี้ แต่เราต้องหาวิธีที่สุภาพในการบรรจุข้อความ

เมื่อปฏิเสธคำเชิญ คุณต้องซื่อสัตย์และกล้าหาญ อธิบายว่าทำไมคุณจึงไม่สามารถเข้าร่วมได้ และเดินหน้าต่อไป เป็นเรื่องง่ายที่จะติดอยู่กับการขอโทษหรือแก้ตัว แต่ก็ไม่จำเป็น คุณเป็นคนอิสระ (เราหวังว่า) ดังนั้นคุณจึงสามารถปฏิเสธได้ด้วยความมั่นใจว่าคุณกำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง

มันง่ายกว่าที่คุณคิดที่จะ พูดไม่สุภาพ เราจะแสดงวิธีปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพและแสดงวิธีดำเนินการอย่างถูกต้อง โดยมี 5 ตัวอย่างดังต่อไปนี้:

• ปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมอย่างสุภาพ
• ปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมสัมมนาผ่านเว็บอย่างสุภาพ
• ปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมอย่างสุภาพ
• ปฏิเสธคำเชิญสัมภาษณ์อย่างสุภาพ
• ปฏิเสธคำเชิญของซัพพลายเออร์อย่างสุภาพ

วางแผนที่จะเพิกเฉยต่ออีเมลนั้นและแสร้งทำเป็นว่ามันมาไม่ถึงใช่ไหม นี่คือเหตุผลที่คุณควรปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ 100%

วิธีปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ

หากมีใครสละเวลาเชิญคุณเข้าร่วมกิจกรรม ก็มีสิทธิ์ที่จะตอบกลับ จำเป็นอย่างยิ่งหากคุณปฏิเสธคำเชิญ เนื่องจากการกระทำดังกล่าวถือเป็นการหยาบคายและอาจทำลายชื่อเสียงของคุณได้

ข่าวดีก็คือการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพเพื่อปฏิเสธคำเชิญควรใช้เวลาไม่กี่นาที (สูงสุด) เมื่อคุณส่งอีเมลแล้ว คุณสามารถสบายใจได้ โดยรู้ว่าคุณได้ทำสิ่งที่ถูกต้องและชื่อเสียงของคุณยังคงอยู่

อีกเหตุผลหนึ่งในการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพเพื่อปฏิเสธคำเชิญก็คือ คุณจะหลีกเลี่ยงการรับอีเมลติดตามผลที่ไม่สิ้นสุดซึ่งสามารถกรอกกล่องจดหมายของคุณได้ การทำสิ่งที่ถูกต้องจะคุ้มค่า!

การปฏิเสธคำเชิญเกี่ยวข้องกับการสร้างอีเมลที่เป็นทางการ ไม่ต้องกังวลหากคุณไม่คุ้นเคย เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าอย่างไรในคำแนะนำในภายหลัง ขั้นแรก เรามีตัวอย่างอีเมล 5 ตัวอย่างเพื่อแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ:

ตัวอย่างอีเมล 5 รายการเพื่อปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจองค์ประกอบพื้นฐานของอีเมลที่มีประสิทธิภาพ เราได้รวมตัวอย่าง 5 ตัวอย่างซึ่งครอบคลุมสถานการณ์ในแต่ละวันที่คุณอาจประสบไว้ที่นี่ ไม่ว่าคุณจะปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุม การสัมมนาผ่านเว็บ หรือการสัมภาษณ์ เรามีเทมเพลตให้คุณทดลองใช้

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: วิธีปฏิเสธคำเชิญทางอีเมลอย่างสุภาพ

เวลาของคุณมีค่า ถ้าคุณไม่สามารถเข้าร่วมกิจกรรมได้ (การประชุมหรือการสัมภาษณ์) คุณจะต้องพูดเช่นนั้น แน่นอนว่าคุณสามารถเพิกเฉยต่ออีเมลได้ แต่นั่นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในเชิงธุรกิจ คุณจะรู้สึกอย่างไรถ้าคุณเชิญใครสักคนมาประชุมหรือสัมภาษณ์เพียงแต่พวกเขาเพิกเฉยต่อคุณ? นอกจากนี้ การตอบกลับโดยเร็วที่สุดจะหลีกเลี่ยงข้อความที่กดดันและการติดตามผลที่ไม่สุภาพที่เราได้รับในอดีต

ตามที่ตัวอย่างของเราควรแสดงให้คุณเห็น อีเมลระดับมืออาชีพมีรูปแบบมาตรฐานร่วมกันและอิงตามโครงสร้างข้อความที่คล้ายกัน

หากต้องการปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ คุณควร:

• แนะนำตัวเอง
• แสดงความขอบคุณสำหรับคำเชิญ
• ปฏิเสธอย่างสุภาพ (และอธิบายเหตุผล)
• เสนอวัน/เวลา/สถานที่อื่น (หากต้องการ)
• ออกจากระบบ

เมื่อคุณเข้าใจรูปแบบการปฏิเสธอีเมลอย่างสุภาพแล้ว ก็สามารถรวบรวมเข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย เพื่อช่วยคุณ เราได้แบ่งขั้นตอนสำคัญออกเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ครอบคลุมถึง:

1. หัวเรื่อง
2. สำเนาร่างกาย
3. ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป

เวลาเป็นสิ่งมีค่า และคุณมีสิ่งที่ต้องทำ ดังนั้นมาเริ่มกันที่หัวเรื่องเลยดีกว่า!

ปฏิเสธบรรทัดหัวเรื่องอีเมลคำเชิญ

หัวเรื่องต้องดึงดูดความสนใจและถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างชัดเจน ในกรณีนี้ เรากำลังปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ ดังนั้นอย่าไปยุ่งวุ่นวาย เพียงระบุว่า

ปฏิเสธด้วยหัวเรื่องผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้เพื่อให้คุณตรวจสอบและใช้:

• ฉันไม่สามารถเข้าร่วมได้ (รายละเอียด)
• Diary Clash (ใส่รายละเอียด)
• เราจัดเรียงใหม่ (รายละเอียดการประชุม) ได้ไหม
• โปรดยอมรับคำขอโทษของฉัน
• ขอบคุณที่เชิญ. เราจัดเรียงใหม่ได้ไหม?
• ไม่สามารถโทรผ่าน Zoom ได้

หัวเรื่องไม่ใช่ที่สำหรับใช้สร้างสรรค์ แต่คุณต้องถ่ายทอดสิ่งที่คุณกำลังพูด หากคุณอยากตอบกลับอีเมลลูกโซ่เดียวกัน อย่าทำเช่นนั้น บุคคลนั้นอาจถือว่าคุณตกลงแล้วและไม่สนใจอ่านคำตอบของคุณ (นั่นคือปัญหาของพวกเขา แต่ทำไมต้องเสี่ยง?)

ปฏิเสธสำเนาเนื้อหาอีเมลคำเชิญ

เนื้อหาคือที่ที่เราสร้างข้อความและอธิบายว่าทำไมเราถึงไม่ได้พบกัน เราจะปฏิบัติตามโครงสร้างของข้อความที่เราสรุปไว้ก่อนหน้าในบทความนี้ อาจดูเหมือนเยอะ แต่เราสามารถดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วเพื่อสร้างตัวอย่าง

ก่อนที่เราจะลงรายละเอียด ให้ปรับแต่งอีเมลทุกฉบับโดยใช้คำทักทายที่สุภาพและชื่อบุคคล หากทำผิด คุณจะเริ่มเขียนอีเมลในทางลบทันที

“สวัสดี (ชื่อบุคคล)” ก็ได้

พร้อม? ต่อไปนี้เป็นวิธีปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ:

• แนะนำตัวเอง

“ฉันชื่อ (ชื่อของคุณ) และฉันทำงานที่ (ชื่อบริษัท)”

ดูวิธีการแนะนำตัวเองทางอีเมล

• แสดงความขอบคุณสำหรับคำเชิญ

"ขอขอบคุณสำหรับคำเชิญล่าสุดของคุณให้ (ชื่อกิจกรรม) ใน (วันที่)"

ดูวิธีพูดขอบคุณทางอีเมล

• ปฏิเสธอย่างสุภาพ (และอธิบายเหตุผล)

"น่าเสียดายที่ฉันไม่สามารถเข้าร่วมได้ เนื่องจากฉันมีภาระผูกพันในการประชุมอื่นอยู่แล้วในเวลานี้"

ปฏิเสธการลงชื่อปิดอีเมลคำเชิญ/ขั้นตอนถัดไป

ในตอนท้ายของอีเมล เป็นการแสดงความขอบคุณอีกครั้งอย่างสุภาพ และ (ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเสนอการประชุมอื่นได้

• เสนอวัน/เวลา/สถานที่อื่น (หากต้องการ)

“มันน่าผิดหวัง เพราะฉันอยากพบคุณ เราขอนัดเวลาใหม่ได้ไหม ฉันได้ให้รายละเอียดความพร้อมของฉันไว้ด้านล่าง”

คุณยังสามารถเพิ่มรายละเอียดการติดต่อของคุณและกระตุ้นให้พวกเขาส่งข้อความถึงคุณ (ถ้าคุณต้องการ)

“หากต้องการโทรหาผมเพื่อพูดคุยเรื่องการจัดวันหรือเวลาอื่น รายละเอียดการติดต่อของผมคือ (ใส่รายละเอียด)”

และนั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องทำ! เป็นเรื่องง่ายจริงๆ ที่จะปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ ก่อนออกเดินทางใส่ชื่อ ลายเซ็น แล้วเตรียมกดส่งได้เลย!

รายการตรวจสอบที่สำคัญ: หลักการ 10 ประการในการปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ

คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมงาน การประชุม หรือการสัมภาษณ์ที่คุณไม่สามารถ (หรือจะไม่) เข้าร่วมได้หรือไม่? จากนั้น คุณจะต้องปฏิเสธอย่างสุภาพทางอีเมล และเราจะแสดงให้คุณเห็นว่าต้องทำอย่างไร นี่คือหลักการบางประการที่คุณสามารถใช้เพื่อปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ

พูดให้เร็วที่สุด หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ คุณควรตอบกลับทันที จากนั้นพวกเขาสามารถจัดกิจกรรม การประชุม หรือการสัมภาษณ์ใหม่ได้ เป็นการอยากขอโทษ แต่ถ้าคุณไม่ได้หมายความว่าจะไม่ขอโทษ

ซื่อสัตย์กับอีเมลของคุณเสมอแต่ต้องมีไหวพริบเช่นกัน หากคุณมีข้อขัดแย้งที่เกิดจากข้อตกลงอื่น ให้พูดเช่นนั้น แต่อย่าให้รายละเอียดมากเกินไป อย่าปล่อยให้ข้อความของคุณคดเคี้ยว แต่ควรเขียนให้สั้น (เนื่องจากมีงานอื่นที่ต้องทำ)

นี่ไม่เกี่ยวกับ มารยาททางอีเมล แต่เป็นพฤติกรรมส่วนตัว เชื่อเราเถอะ หากคุณปฏิเสธคำเชิญเป็นประจำโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร อาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของคุณได้ ดังนั้นให้พิจารณาว่าผู้ที่คุณส่งไปจะได้รับอีเมลของคุณอย่างไร คุยโทรศัพท์จะดีกว่าไหม?

หากคุณตัดสินใจที่จะเขียนอีเมล (อย่างที่พวกเราส่วนใหญ่ทำกัน) ให้อ่านทบทวนและตรวจสอบ ข้อผิดพลาดอาจทำให้อับอาย ดังนั้นโปรดตรวจสอบอีเมลทุกฉบับก่อนส่ง หากคุณกังวลเกี่ยวกับทักษะภาษาของคุณ ให้ใช้ ผู้ช่วยเขียนอีเมล AI ที่แข็งแกร่งของ HIX.AI เป็นเครื่องมือการเขียน AI ที่ทรงพลังที่สุดในโลก ช่วยให้ทุกคนเขียน อีเมลธุรกิจ ได้ดีขึ้น ลองใช้วันนี้และเรียนรู้ว่าสิ่งนี้สามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง

บทสรุป

อย่ารู้สึกผิดกับการปฏิเสธการสัมภาษณ์ อย่าขอโทษมากเกินไป แต่สำคัญพอๆ กัน อย่าเพิกเฉยต่ออีเมล หากคุณได้อ่านมาไกลขนาดนี้และเข้าใจสิ่งที่เราได้กล่าวไว้ ตอนนี้ คุณจะมีเครื่องมือและเทคนิคในการปฏิเสธคำเชิญทางอีเมลอย่างสุภาพ

TLDR: อย่ากังวลกับเนื้อหาในข้อความของคุณนานเกินไป ให้ระบุว่าคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ อธิบายเหตุผล และเสนอทางเลือกอื่นแทน หากคุณยังคงพบว่าการปฏิเสธคำเชิญเป็นเรื่องที่ท้าทาย ให้ใช้ HIX.AI !