Zeg nee, ik wil niet gaan. Dat is het kerngevoel in elke e-mail waarin een uitnodiging wordt afgewezen. Gelukkig hoeven we het niet op deze manier te zeggen, we moeten een beleefde manier vinden om de boodschap te verpakken.
Wanneer u een uitnodiging afwijst, moet u eerlijk en stoutmoedig zijn, uitleggen waarom u niet aanwezig kunt zijn en verder gaan. Het is gemakkelijk om vast te lopen in het aanbieden van excuses, maar dat is niet nodig. Je bent een vrij mens (hopen we), dus je kunt nee zeggen met het volste vertrouwen dat je het juiste doet.
Het is gemakkelijker dan je denkt om beleefd nee te zeggen . We laten u zien hoe u een uitnodiging beleefd kunt afwijzen en laten u zien hoe u dit op de juiste manier kunt doen, met 5 voorbeelden, waaronder het volgende:
- Wijs een uitnodiging voor een vergadering beleefd af
- Wijs beleefd een uitnodiging voor een webinar af
- Wijs een uitnodiging voor een evenement beleefd af
- Wijs een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek beleefd af
- Wijs beleefd een uitnodiging van een leverancier af
Bent u van plan die e-mail te negeren en te doen alsof deze nooit is aangekomen? Dit is waarom je een uitnodiging 100% beleefd moet afwijzen.
Hoe je beleefd een uitnodiging afwijst
Als iemand de tijd heeft genomen om u uit te nodigen voor een evenement, is het goed om te reageren. Het is van essentieel belang als u de uitnodiging afwijst, omdat dit onbeleefd is en uw reputatie kan schaden.
Het goede nieuws is dat het schrijven van professionele e-mails waarin je een uitnodiging afwijst (hooguit een paar minuten duurt). Nadat u de e-mail heeft verzonden, kunt u ontspannen, wetende dat u het juiste hebt gedaan en dat uw reputatie intact is.
Een andere reden om professionele e-mails te schrijven om een uitnodiging af te wijzen, is dat u geen eindeloze vervolg-e-mails ontvangt die uw inbox kunnen vullen. Het goede doen loont!
Als u een uitnodiging afwijst, moet u een formele e-mail opstellen. Maak je geen zorgen als je er niet bekend mee bent; we laten u later in de gids zien hoe. Eerst geven we vijf e-mailvoorbeelden om u te laten zien hoe u beleefd een uitnodiging kunt afwijzen:
5 e-mailvoorbeelden om een uitnodiging beleefd af te wijzen
Om u te helpen de basisbouwstenen van effectieve e-mails te begrijpen, hebben we hier vijf voorbeelden opgenomen die betrekking hebben op alledaagse situaties waarmee u te maken kunt krijgen. Of u nu een uitnodiging voor een vergadering, webinar of interview afwijst, we hebben een sjabloon die u kunt uitproberen.
Wijs een uitnodiging voor een vergadering beleefd af
Het is gebruikelijk om een vergaderverzoek af te wijzen, dus leer bij ons nee te zeggen als een professional. In dit voorbeeld bieden we een duidelijke en gemakkelijk te begrijpen boodschap die in alle professionele situaties kan worden gebruikt.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt dat u mij hebt uitgenodigd voor de vergadering. Helaas kan ik er niet bij zijn vanwege een planningsconflict. Mijn excuses voor het eventuele ongemak dat dit kan veroorzaken.
Als er belangrijke informatie of updates zijn die tijdens de vergadering zullen worden besproken, laat het mij dan weten, zodat ik op de hoogte kan worden gehouden.
Bedankt voor uw begrip.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Wijs beleefd een uitnodiging voor een webinar af
Dit voorbeeld van het weigeren van een uitnodiging voor een webinar is vergelijkbaar met het bovenstaande voorbeeld, maar we geven nog enkele andere suggesties voor de vergaderdatum en -tijd. Soms weiger je een vergadering vanwege een botsing, dus dit is een beleefde manier om een uitnodiging voor een webinar af te wijzen terwijl je de verbinding behoudt.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt dat je mij hebt uitgenodigd voor het webinar. Ik waardeer uw attentheid en aandacht. Vanwege een eerdere toezegging moet ik de uitnodiging op dit moment helaas afwijzen.
Als u toekomstige webinars of evenementen heeft, aarzel dan niet om een uitnodiging te sturen. Ik zou meer dan blij zijn om deel te nemen.
Bedankt voor uw begrip.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Wijs een uitnodiging voor een evenement beleefd af
Evenementen zijn geweldige manieren om te netwerken, maar de ruimte is beperkt, dus als u er niet bij kunt zijn, moet u zo snel mogelijk weigeren. Hier is onze sjabloon voor hoe u beleefd een uitnodiging voor een evenement kunt weigeren
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt dat je mij hebt uitgenodigd voor het evenement. Ik waardeer het gebaar enorm. Vanwege eerdere verplichtingen moet ik u helaas mededelen dat ik niet aanwezig kan zijn.
Ik hoop dat het evenement een groot succes wordt en dat je een geweldige tijd zult hebben. Houd mij gerust op de hoogte van toekomstige evenementen, aangezien ik er graag bij wil zijn als mijn agenda het toelaat.
Bedankt voor uw begrip.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Wijs een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek beleefd af
Een sollicitatiegesprek weigeren is een gewaagde zet, maar als je hebt besloten het af te wijzen, kun je dat als volgt beleefd doen. Dit voorbeeld van het beleefd afwijzen van een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek zal uw reputatie intact houden.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt dat je mij hebt overwogen voor de interviewmogelijkheid. Ik waardeer de tijd en moeite die u heeft geïnvesteerd in het beoordelen van mijn kwalificaties.
Na zorgvuldige overweging heb ik besloten de uitnodiging voor een interview af te wijzen. Hoewel ik vereerd ben met het aanbod, heb ik een andere functie aanvaard die beter aansluit bij mijn carrièredoelen op de lange termijn.
Nogmaals bedankt dat je aan mij hebt gedacht. Ik hoop dat onze wegen zich in de toekomst mogen kruisen en ik wens u veel succes bij het vinden van de juiste kandidaat voor de functie.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Wijs beleefd een uitnodiging van een leverancier af
Leveranciers zullen regelmatig berichten sturen met aanbiedingen en prikkels naar nieuwe en bestaande klanten, maar als u niet geïnteresseerd bent, kunt u dit als volgt beleefd weigeren.
Beste [ naam leverancier ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Bedankt dat u contact met ons opneemt met uw aanbod. Na zorgvuldige overweging hebben we echter besloten uw uitnodiging op dit moment af te wijzen.
Wij waarderen uw interesse om met ons samen te werken en hopen in de toekomst de kans te krijgen om samen te werken.
Dank u voor uw begrip.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Gids van experts: hoe u beleefd een uitnodiging in een e-mail kunt afwijzen
Uw tijd is kostbaar; Als u een evenement (vergadering of interview) niet kunt bijwonen, moet u dit aangeven. Natuurlijk kun je de e-mail gewoon negeren, maar dat is in het bedrijfsleven niet acceptabel. Hoe zou jij je voelen als je iemand had uitgenodigd voor een vergadering of sollicitatiegesprek, maar dan negeerde hij of zij je? Als u zo snel mogelijk antwoordt, voorkomt u ook opdringerige berichten en minder beleefde vervolgreacties die we in het verleden allemaal hebben ontvangen.
Zoals onze voorbeelden u zouden moeten laten zien, hebben professionele e-mails een standaardformaat en zijn ze gebaseerd op een vergelijkbare berichtstructuur.
Om een uitnodiging beleefd af te wijzen, moet u:
- Stel jezelf voor
- Spreek uw dankbaarheid uit voor de uitnodigingen
- Beleefd weigeren (en uitleggen waarom)
- Stel een alternatieve datum/tijd/locatie voor (als je dat wilt)
- Afmelden
Als u eenmaal de indeling voor het beleefd weigeren van een e-mail begrijpt, is het eenvoudig om ze samen te stellen. Om u te helpen, hebben we het in 3 belangrijke stappen opgesplitst, die betrekking hebben op:
- Onderwerpregel
- Lichaamskopie
- Afmelden/volgende stappen
Tijd is kostbaar en je hebt dingen te doen, dus laten we beginnen met de onderwerpregel!
Weiger de onderwerpregel van een uitnodigingse-mail
Onderwerpregels moeten de aandacht trekken en uw boodschap duidelijk overbrengen. In dit geval wijzen we beleefd een uitnodiging af – dus rommel niet; vermeld dat gewoon.
Zeg nee met deze deskundige onderwerpregels die u kunt bekijken en gebruiken:
- Ik kan niet aanwezig zijn (details)
- Dagboekclash (details invoegen)
- Kunnen we (details van de vergadering) herschikken?
- Accepteer alstublieft mijn excuses
- Bedankt voor de uitnodiging. Kunnen we herschikken?
- Kan ons Zoom-gesprek niet voeren
Onderwerpregels zijn geen plek om creatief aan de slag te gaan, maar je moet wel overbrengen wat je zegt. Als u in de verleiding komt om op dezelfde e-mailketen te reageren, doe dat dan niet. De persoon kan ervan uitgaan dat u akkoord gaat en niet de moeite nemen om uw antwoord te lezen. (Dat is hun probleem, maar waarom het risico nemen?)
Een hoofdtekst van een uitnodigingsmail weigeren
In de bodycopy bouwen we de boodschap op en leggen we uit waarom we elkaar niet kunnen ontmoeten. We zullen de structuur volgen van de boodschap die we eerder in dit artikel hebben geschetst. Het lijkt misschien veel, maar we kunnen snel deze stappen doorlopen om een voorbeeld te bouwen.
Voordat we op de details ingaan, personaliseer je elke e-mail met een beleefde begroeting en de voornaam van de persoon. Als u dit verkeerd doet, begint u uw e-mails al negatief.
'Hallo (voornaam van de persoon)' is prima.
Klaar? Zo kunt u een uitnodiging beleefd weigeren:
- Stel jezelf voor
"Mijn naam is (jouw naam) en ik werk bij (bedrijfsnaam)."
Bekijk hoe u uzelf kunt voorstellen via e-mail.
- Spreek uw dank uit voor de uitnodiging
"Bedankt voor je recente uitnodiging voor (naam van het evenement) op (datum)."
Bekijk hoe u via e-mail dank kunt zeggen.
- Beleefd weigeren (en uitleggen waarom)
"Helaas kan ik er niet bij zijn, omdat ik op dit moment al vastbesloten ben voor een nieuwe bijeenkomst."
Een uitnodigingsmail afmelden/volgende stappen
Aan het einde van uw e-mail is het beleefd om nogmaals uw dankbaarheid te uiten en (als u wilt, een alternatieve ontmoeting voor te stellen).
- Stel een alternatieve datum/tijd/locatie voor (als je dat wilt)
"Het is teleurstellend, want ik zou je graag willen ontmoeten. Kunnen we een nieuwe afspraak maken? Ik heb hieronder details over mijn beschikbaarheid verstrekt."
U kunt ook uw contactgegevens toevoegen en hen aanmoedigen u een bericht te sturen (als u dat wilt).
"Als u mij wilt bellen om te praten over het afspreken van een alternatieve datum of tijd, zijn mijn contactgegevens (gegevens invullen)."
En dat is alles wat u hoeft te doen! Zo eenvoudig is het echt om een uitnodiging beleefd af te wijzen. Voordat u vertrekt, vermeldt u uw naam en handtekening en bereidt u zich voor om op verzenden te drukken!
Essentiële checklist: 10 principes om beleefd een uitnodiging af te wijzen
Bent u uitgenodigd voor een evenement, vergadering of interview waar u niet bij kunt (of wilt) zijn? Dan moet u dit beleefd afwijzen in een e-mail – en wij kunnen u laten zien hoe. Dit zijn enkele van de principes die u kunt gebruiken om elke uitnodiging beleefd af te wijzen.
Zeg het zo vroeg mogelijk. Als je er niet bij kunt zijn, moet je eigenlijk meteen reageren. Vervolgens kunnen ze het evenement, de vergadering of het interview opnieuw organiseren. Het is verleidelijk om je te verontschuldigen, maar tenzij je het meent, doe dat dan niet.
Wees altijd eerlijk in uw e-mails, maar ook tactvol. Als er sprake is van een botsing veroorzaakt door een andere verplichting, zeg dat dan, maar verstrek niet te veel details. Laat uw berichten niet dwalen, maar houd ze kort (aangezien ze nog ander werk te doen hebben).
Dit gaat niet over e-mailetiquette , maar over persoonlijk gedrag. Geloof ons: als u regelmatig uitnodigingen zonder goede reden afwijst, kan dit uw reputatie schaden. Bedenk dus hoe uw e-mails zullen worden ontvangen door degenen naar wie u ze stuurt. Kan een telefoontje beter zijn?
Als u besluit een e-mail te schrijven (zoals de meesten van ons zullen doen, laten we eerlijk zijn), proeflezen en controleren. Fouten kunnen gênant zijn, dus controleer elke e-mail voordat u deze verzendt. Als u zich zorgen maakt over uw taalvaardigheid, gebruik dan de robuuste AI-assistent voor het schrijven van e-mail van HIX.AI Het is 's werelds krachtigste AI-schrijftool, waarmee iedereen betere zakelijke e-mails kan schrijven. Probeer het vandaag nog en ontdek wat het voor u kan doen.
Conclusie
Voel je niet schuldig als je een sollicitatiegesprek afwijst. Excuses niet te veel, maar net zo belangrijk: negeer de e-mail niet. Als je tot nu toe hebt gelezen en hebt begrepen wat we hebben gezegd, beschik je nu over de hulpmiddelen en technieken om beleefd een uitnodiging per e-mail af te wijzen.
TLDR: Denk niet te lang na over de inhoud van uw bericht. Geef in plaats daarvan aan dat u niet aanwezig kunt zijn, leg uit waarom en stel een alternatief voor. Als je het nog steeds een uitdaging vindt om een uitnodiging af te wijzen, gebruik dan HIX.AI !