Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde Amerikaanse werknemer ongeveer een kwart van zijn werktijd aan e-mail besteedt. Daarom is het ontwikkelen van de vaardigheden voor het schrijven van professionele en effectieve zakelijke e-mails cruciaal om te slagen in iemands carrière.
Als u efficiënt en vaardig wilt zijn in e-mailcommunicatie, is het essentieel dat u vertrouwd raakt met de e-mailetiquette. Dit artikel presenteert 29 praktische voorbeelden van e-mailetiquette , regels en tips waarmee u succesvol kunt zijn op de werkplek.
Wat is e-mailetiquette?
E-mailetiquette is een reeks richtlijnen die beschrijven hoe u op een professionele en beleefde manier e-mails schrijft en beantwoordt. Het omvat een verscheidenheid aan elementen van e-mailcommunicatie, zoals taal, toon, opmaak en algemeen gedrag. Afhankelijk van uw band met de ontvanger en de branche, organisatie, cultuur en zelfs leeftijd van de ontvanger, moet u mogelijk de regels voor de juiste e-mailetiquette aanpassen.
Waarom is e-mailetiquette belangrijk?
Bedrijven en individuen kunnen om deze redenen profiteren van het volgen van de regels voor e-mailetiquette.
● Het tonen van professionaliteit . Door e-mailetiquette te gebruiken, laat u zien dat u anderen respecteert en dat u betrouwbaar en bekwaam bent op uw werk.
● Effectief communiceren . Door de juiste e-mailetiquette te volgen, wordt uw communicatie beknopt en begrijpelijk voor de ontvangers, waardoor misverstanden en verkeerde interpretaties tot een minimum worden beperkt.
● Het onderhouden van positieve relaties . Een goede e-mailetiquette kan uw professionele reputatie verbeteren en de samenwerking met collega's, klanten en zakenpartners vergemakkelijken.
● Fouten vermijden . De best practices voor e-mailetiquette verkleinen de kans op fouten en vergissingen in een zakelijke e-mail die tot schaamte of ernstige gevolgen kunnen leiden.
29+ tips en regels voor e-mailetiquette voor professionals
1. Gebruik standaardopmaak
Informele of onvolledige zakelijke e-mail wordt beschouwd als een schending van de e-mailetiquette. Een standaard zakelijk e-mailformaat moet goed gestructureerd zijn met een onderwerpregel, begroeting, hoofdtekst, afsluiting, aftekening en handtekening.
Meer informatie: Wat is het formele e-mailformaat?
2. Gebruik een professionele en respectvolle toon
Zorg voor een professionele toon in uw e-mail om uw professionaliteit te weerspiegelen. Vermijd straattaal, jargon of overdreven nonchalante uitdrukkingen die het vertrouwen op de werkplek kunnen schaden.
3. E-mail met een professioneel e-mailadres
Als u uw zakelijke e-mailadres gebruikt, getuigt u van een hoog niveau van e-mailetiquette. Als u een persoonlijk e-mailaccount moet gebruiken om werkgerelateerde e-mails af te handelen, is het ideaal om uw volledige naam te gebruiken om een professionele uitstraling te tonen.
4. Blind Carbon Copy (BCC) op de juiste manier
Het is de juiste e-mailetiquette om de BCC te gebruiken bij het verzenden van e-mails naar een grote groep ontvangers die elkaar niet kennen, om te voorkomen dat hun e-mails aan anderen worden blootgesteld.
Meer informatie: Hoe gebruik ik CC en BCC in e-mails?
5. Maak een duidelijke en beknopte onderwerpregel
Volg de e-mailetiquette door een beschrijvende en korte onderwerpregel samen te vatten. Het stelt ontvangers in staat het doel te begrijpen en hun reacties snel te prioriteren. Als u geen onderwerpregel of een lange, vage onderwerpregel gebruikt, ziet uw e-mail er spam uit en wordt deze naar de prullenbak verplaatst.
6. Begin met een professionele aanhef en begroeting
Begin uw e-mail met een beleefde en passende aanhef en begroeting. Afhankelijk van uw relatie met de ontvanger en de communicatiesituatie kunt u de aanhef en begroeting daarop afstemmen, maar begroet mensen nooit met te nonchalante en onpersoonlijke uitdrukkingen als 'Hey ya', 'Yo', 'Hoi mensen' en 'Hoi jongens'. ".
Meer informatie: Hoe start u een e-mail?
7. Stel jezelf duidelijk voor
Een andere regel voor e-mailetiquette is om uzelf en uw bedrijf kort voor te stellen om context te creëren wanneer u met een nieuw iemand correspondeert of een vervolgbericht stuurt.
Meer informatie: Hoe stel je jezelf voor in een e-mail?
8. Wees voorzichtig met humor en emoji's
Wees op de werkplek voorzichtig met humor, sarcasme, emoji, emoticons en memes tijdens het schrijven van e-mails over zakelijke etiquette. Ze kunnen in schriftelijke communicatie verkeerd worden geïnterpreteerd en een grote afleiding vormen.
9. Houd vertrouwelijke informatie veilig
Wees voorzichtig bij het communiceren van gevoelige of vertrouwelijke informatie via e-mail. Een goede richtlijn voor zakelijke e-mailetiquette is om geschreven berichten te vermijden en encryptie te overwegen.
10. Houd uw e-mails beknopt en to the point
Let op de lengte van uw e-mail. Lange, uitgebreide e-mails kunnen overweldigend zijn en ertoe leiden dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien. Je toont respect voor de tijd van de ontvanger door meteen ter zake te komen.
11. Gebruik geen uitroeptekens
In zakelijke etiquette-e-mails mag u het uitroepteken niet vaker dan één keer gebruiken om opwinding over te brengen. Uw bericht zal agressief, boos en onprofessioneel overkomen als u te veel uitroeptekens in één e-mail gebruikt.
12. Gebruik niet alleen maar hoofdletters
Het is acceptabel om indien nodig correct hoofdlettergebruik te gebruiken voor de nadruk. Als u echter uitsluitend hoofdletters gebruikt, kan dit ertoe leiden dat anderen uw boodschap en bedoelingen verkeerd interpreteren.
13. Houd uw lettertypen klassiek
Uw e-mail zal moeilijk leesbaar zijn met bizarre lettertypen, wilde kleuren en onconventionele formaten. Houd u aan de standaard e-mailnormen en gebruik een klassiek en consistent lettertype in de hele e-mailinhoud: Kleur: Zwart
Grootte: 10 of 12 punten
Lettertypen: Arial, Calibri, Helvetica of Times New Roman
14. Oefen goede grammatica en spelling
Slecht geschreven e-mails kunnen een negatieve invloed hebben op uw carrière, omdat ze aangeven dat u geen oog voor detail heeft. Als professional moet u weten hoe u grammatica- en spellinghulpmiddelen moet gebruiken om fouten te voorkomen.
15. Deel links correct
Het is niet de juiste e-mailetiquette om volledige URL's in uw e-mail te plakken. Geef in plaats daarvan hyperlinks of verkorte URL's op, zodat de ontvanger uw e-mail gemakkelijker kan openen.
16. Vermijd overmatige afkortingen en acroniemen
Hoewel u de branchespecifieke afkortingen en acroniemen kunt gebruiken die door u en uw ontvangers kunnen worden begrepen, moet u overmatig gebruik vermijden om verwarring te voorkomen.
17. Beantwoord e-mails binnen 24 uur
Hoewel u niet alle e-mails onmiddellijk kunt beantwoorden, kunt u wel door uw inbox bladeren en uw antwoorden prioriteren. Probeer e-mails zo snel mogelijk te beantwoorden, bij voorkeur binnen 24 uur.
18. Denk twee keer na voordat je iets doorstuurt
Stuur nooit keten-e-mails of irrelevante berichten door die de inbox van de ontvangers onoverzichtelijk kunnen maken. Het is belangrijk om de discussie in de e-mailthread samen te vatten. Stuur geen e-mails door die niet bedoeld zijn om doorgestuurd te worden.
19. Wees spaarzaam met ‘Allen beantwoorden’
De functie "Allen beantwoorden" is handig, maar kan soms ernstige fouten in de zakelijke e-mailetiquette veroorzaken. Voordat u op de knop 'Allen beantwoorden' drukt, moet u ervoor zorgen dat uw antwoord voor iedereen relevant en noodzakelijk is.
20. Houd rekening met bijlagen
Het toevoegen van ondersteunende documenten aan uw zakelijke e-mail is een goede e-mailetiquette. Comprimeer grote bestanden en informeer de ontvanger over eventuele bijlagen.
21. Stel informatieve afwezigheidsberichten in
Wanneer u niet snel kunt reageren omdat u niet op uw werk bent, kunt u een automatisch afwezigheidsbericht instellen om anderen op de hoogte te stellen van uw onbeschikbaarheid en om in geval van nood een alternatief contact aan te bieden.
22. Wees je bewust van culturele verschillen
Het wordt sterk aanbevolen dat u de culturele achtergrond en taaltaboes van uw zakenpartners leert kennen voordat u zich met internationale zakelijke communicatie bezighoudt.
23. Controleer het e-mailadres van de ontvanger nogmaals
Controleer voordat u de e-mail verzendt of het e-mailadres van de ontvanger correct is. Zo voorkom je dat vertrouwelijke bestanden of onnodige e-mails per ongeluk naar de verkeerde hand worden gestuurd.
24. Proeflezen voordat u het verzendt
Een van de belangrijkste e-mailetiquette is om uw e-mails te proeflezen voordat u op de knop Verzenden drukt. Het helpt eventuele fouten op te sporen en verbeterpunten te identificeren.
25. Kies spaarzaam voor een aftekening
Voor een blijvende indruk aan het einde van uw e-mail moet u de e-mailetiquette handhaven door een professionele en passende aftekening te gebruiken, zoals 'Met vriendelijke groet', 'Zeer respectvol' of 'Vriendelijke groeten'.
Meer informatie: Hoe beëindig ik een e-mail?
26. Voeg een professionele e-mailhandtekening toe
Creëer een professionele handtekening en laat uw e-mailclientsoftware deze automatisch aan e-mails toevoegen. Een zakelijke e-mailhandtekening moet uw volledige naam, functietitel, bedrijfsnaam, contactgegevens en eventuele relevante links bevatten.
27. Voeg een call-to-action in
Het is effectief om uw call-to-action aan het einde van de hoofdtekst van uw e-mail te plaatsen, zodat de ontvangers begrijpen wat er moet gebeuren en onmiddellijk actie ondernemen.
28. Houd het aantal geopende e-mails en de klikfrequentie bij
Als u een mailinglijst heeft, gebruik dan een e-mailtrackingtool om te weten wie een eerdere e-mail niet heeft geopend. U kunt zelf bepalen wanneer en naar wie u herinneringen stuurt. De klikfrequentie kan worden gebruikt om uw onderwerpregel te wijzigen voor een latere mailing.
29. Maak mobielvriendelijke berichten
Ruim een derde van de zakelijke professionals opent zijn e-mails op mobiele apparaten. Het maakt dus deel uit van de e-mailetiquette om ervoor te zorgen dat uw e-mails prettig leesbaar zijn op een telefoon of tablet.
Gebruik een AI-e-mailgenerator om u te helpen met uw zakelijke e-mailetiquette
HIX.AI kan uw persoonlijke e-mailassistent zijn. Het heeft een AI-e-mailschrijver die e-mailberichten kan herschrijven of genereren met de juiste e-mailetiquette. U kunt het gebruiken om zakelijke e-mails te maken voor outreach, respons en follow-up .
- Gebruik door ChatGPT aangestuurde kunstmatige intelligentie-algoritmen om e-mails te verbeteren en te creëren in overeenstemming met de beste e-mailetiquettepraktijken
- Zorg voor een consistente en professionele toon in uw e-mails
Conclusie
Uw communicatieve vaardigheden weerspiegelen uw persoonlijkheid en professionele capaciteiten. Door u aan de zakelijke e-mailetiquette te houden, kunt u een positieve indruk achterlaten en mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling creëren. Volg de tips voor zakelijke e-mailetiquette in het artikel of gebruik een effectieve, door AI aangedreven e-mailschrijver om e-mailberichten van hoge kwaliteit te genereren.