研究表明，美國員工平均將大約四分之一的工作時間花在處理電子郵件上。因此，培養撰寫專業且有效的商務電子郵件的技能對於一個人的職業成功至關重要。
如果您想有效率、熟練地進行電子郵件溝通，熟悉電子郵件禮儀至關重要。本文介紹了29 個實用的電子郵件禮儀範例、規則和技巧，可幫助您在工作場所取得成功。
什麼是電子郵件禮儀？
電子郵件禮儀是一組描述如何以專業和禮貌的方式撰寫和回覆電子郵件的指南。它包括電子郵件通訊的各種元素，例如語言、語氣、格式和一般行為。根據您與收件人的聯繫，以及收件人的行業、組織、文化甚至年齡，您可能需要調整適當的電子郵件禮儀規則。
為什麼電子郵件禮儀很重要？
由於這些原因，公司和個人可以從遵循電子郵件禮儀規則中受益。
●展現專業精神。使用電子郵件禮儀表明您尊重他人，並且您在工作中可靠且有能力。
●有效溝通。遵循正確的電子郵件禮儀可以使您的通訊簡潔且易於收件人理解，從而最大限度地減少誤解和曲解。
●保持積極的關係。良好的電子郵件禮儀可以提高您的專業聲譽，促進與同事、客戶和業務合作夥伴的協作。
●避免錯誤。電子郵件禮儀的最佳實踐可以減少商務電子郵件中出現錯誤和錯誤的可能性，這些錯誤和錯誤可能會導致尷尬或嚴重後果。
29+ 專業人士電子郵件禮儀提示和規則
1. 使用標準格式
非正式或不完整的商務電子郵件被視為違反電子郵件禮儀。標準的商務電子郵件格式應該結構良好，包括主題行、問候語、正文、結束語、簽名和簽名。
了解更多：正式的電子郵件格式是什麼？
2. 使用專業且尊重的語氣
在整個電子郵件中保持專業的語氣，以體現您的專業。避免使用俚語、行話或過於隨意的表達方式，否則可能會破壞工作場所的信任。
3. 使用專業的電子郵件地址發送電子郵件
使用您公司的電子郵件地址顯示了高水準的電子郵件禮儀。如果您必須使用個人電子郵件帳戶來處理與工作相關的電子郵件，那麼最好使用您的全名來展示專業形象。
4. 適當密件副本 (BCC)
在向一大群彼此不認識的收件者發送電子郵件時，使用密件副本是正確的電子郵件禮儀，以防止他們的電子郵件暴露給其他人。
了解更多：如何在電子郵件中使用副本和密件副本？
5. 制定清晰簡潔的主題行
透過總結描述性的簡短主題行來遵循電子郵件禮儀。它使接收者能夠了解目的並快速確定其回應的優先順序。沒有主旨行或過長、模糊的主旨行會使您的電子郵件看起來像垃圾郵件並被移至垃圾箱。
6. 以專業的稱呼和問候開始
以禮貌且適當的稱呼和問候開始您的電子郵件。根據與對方的關係和溝通情況，可以相應地調整稱呼和問候語，但不要用“Hey ya”、“Yo”、“嗨，朋友們”、“嗨，夥計們”等過於隨意和不人性化的表達方式來打招呼。 」。
了解更多：如何開始發送電子郵件？
7. 清楚介紹自己
另一條電子郵件禮儀規則是簡要介紹您自己和您的公司，以便在與新人通信或發送後續郵件時建立背景。
了解更多：如何在電子郵件中介紹自己？
8.謹慎使用幽默和表情符號
在工作場所，撰寫商務禮儀電子郵件時要小心幽默、諷刺、表情符號、表情符號和迷因。它們可能在書面交流中被誤解並成為巨大的干擾。
9. 確保機密資訊安全
透過電子郵件交流敏感或機密資訊時要小心。商務電子郵件禮儀的一個很好的指南是避免書面訊息並考慮加密。
10. 保持電子郵件簡潔明了
請注意您的電子郵件長度。冗長、雜亂的電子郵件可能會讓人不知所措，並可能導致關鍵訊息被忽略。您可以開門見山地表達對收件人時間的尊重。
11. 避免使用感嘆號
在商務禮儀電子郵件中，不應多次使用感嘆號來表達興奮感。如果您在一封電子郵件中使用太多感嘆號，您的郵件會顯得咄咄逼人、憤怒且不專業。
12.不要全部大寫
必要時使用適當的大寫來強調是可以接受的。但是，全部使用大寫字母可能會導致其他人誤解您的訊息和意圖。
13.保持你的字體經典
如果您的電子郵件使用奇怪的字體、狂野的顏色和非常規的尺寸，將很難閱讀。遵守標準電子郵件規範，在整個電子郵件內容中使用經典且一致的字體：顏色：黑色
尺寸：10 或 12 點
字型：Arial、Calibri、Helvetica 或 Times New Roman
14.練習良好的文法和拼寫
寫得不好的電子郵件可能會對您的職業生涯產生負面影響，因為它表明您不注重細節。作為專業人士，您應該知道如何使用語法和拼字工具來避免錯誤。
15.正確分享鏈接
將整個 URL 貼到電子郵件中是不正確的電子郵件禮儀。相反，請提供超連結或縮短的 URL，以使收件者更容易開啟您的電子郵件。
16.避免過多的縮寫詞和縮寫詞
雖然您可以使用您和您的收件人可以理解的行業特定縮寫詞和首字母縮略詞，但請避免過度使用以避免混淆。
17. 24小時內回覆電子郵件
儘管您無法立即回覆所有電子郵件，但您可以瀏覽收件匣並確定回覆的優先順序。努力及時回覆電子郵件，最好在 24 小時內回覆。
18. 轉發前請三思
切勿轉發可能使收件者收件匣混亂的連鎖電子郵件或不相關的訊息。總結電子郵件線程中的討論非常重要。不要轉發不打算轉發的電子郵件。
19. 謹慎使用“全部回覆”
「全部回覆」功能很有用，但有時會導致嚴重的商務電子郵件禮儀錯誤。在按下「全部回覆」按鈕之前，請確保您的回覆對每個人來說都是相關且必要的。
20. 注意執著
在商務電子郵件中附加支援文件是良好的電子郵件禮儀。壓縮大檔案並告知收件者任何附件。
21.設定資訊豐富的外出回复
當您因不在工作而無法及時回复時，請設定自動外出回复，以告知其他人您沒空，並在緊急情況下提供替代聯絡方式。
22.注意文化差異
強烈建議您在進行任何國際商務交流之前了解業務夥伴的文化背景和語言禁忌。
23. 仔細檢查收件者的電子郵件地址
在發送電子郵件之前，請先驗證收件者的電子郵件地址是否正確。這將幫助您避免意外地將機密文件或不必要的電子郵件發送給壞人。
24.發送前校對
最重要的電子郵件禮儀之一是在點擊「傳送」按鈕之前校對您的電子郵件。它有助於發現任何錯誤並確定需要改進的領域。
25. 謹慎選擇結束方式
您應該使用專業且適當的結束語（例如「真誠地」、「非常尊敬」或「親切的問候」）來保持電子郵件禮儀，以便在電子郵件結束時給人留下持久的印象。
了解更多：如何結束電子郵件？
26. 包含專業的電子郵件簽名
建立專業簽名並允許您的電子郵件用戶端軟體自動將其新增至電子郵件。商務電子郵件簽名應包含您的全名、職位、公司名稱、聯絡資訊和任何相關連結。
27. 插入號召性用語
將號召性用語放在電子郵件正文的結尾附近是有效的，這樣收件人就會明白必須做什麼並立即採取行動。
28. 追蹤電子郵件開啟率和點擊率
如果您有郵件列表，請使用電子郵件追蹤工具來了解誰沒有打開以前的電子郵件。您可以決定何時以及向誰發送提醒。點擊率可用於更改您以後郵寄的主旨行。
29. 建立適合行動裝置的訊息
超過三分之一的商務專業人士在行動裝置上開啟電子郵件，因此確保您的電子郵件易於在手機或平板電腦上閱讀是電子郵件禮儀的一部分。
使用人工智慧電子郵件產生器幫助您處理商務電子郵件禮儀
HIX.AI可以成為您的個人電子郵件助理。它有一個人工智慧電子郵件編寫器，可以按照適當的電子郵件禮儀重寫或產生電子郵件。您可以使用它來建立用於外展、回應和後續跟進的商務電子郵件。
- 使用ChatGPT支援的人工智慧演算法來改進和創建符合最佳電子郵件禮儀實踐的電子郵件
- 確保電子郵件的語氣一致且專業
結論
您的溝通技巧體現了您的個性和專業能力。遵守商務電子郵件禮儀，您可以給人留下積極的印象並開闢職業發展的機會。請遵循文章中的商務電子郵件禮儀提示，或使用有效的人工智慧電子郵件編寫器來產生高品質的電子郵件。