Исследования показывают, что в среднем американский сотрудник тратит примерно четверть своего рабочего времени на электронную почту. Поэтому развитие навыков написания профессиональных и эффективных деловых писем имеет решающее значение для успеха в карьере человека.
Если вы хотите эффективно и опытно общаться по электронной почте, важно ознакомиться с этикетом электронной почты. В этой статье представлены 29 практических примеров, правил и советов по этикету электронной почты , которые помогут вам добиться успеха на рабочем месте.
Что такое этикет электронной почты?
Этикет электронной почты — это набор правил, описывающих, как писать электронные письма и отвечать на них профессионально и вежливо. Он включает в себя различные элементы электронного общения, такие как язык, тон, форматирование и общее поведение. В зависимости от вашей связи с получателем, а также от отрасли, организации, культуры и даже возраста получателя вам может потребоваться скорректировать правила надлежащего этикета электронной почты.
Почему этикет электронной почты важен?
По этим причинам компании и частные лица могут получить выгоду от соблюдения правил этикета электронной почты.
● Демонстрация профессионализма . Использование этикета электронной почты показывает, что вы уважаете других, надежны и компетентны в работе.
● Эффективное общение . Соблюдение надлежащего этикета электронной почты делает ваши сообщения краткими и понятными для получателей, сводя к минимуму недоразумения и неверные интерпретации.
● Поддержание позитивных отношений . Хороший этикет электронной почты может улучшить вашу профессиональную репутацию, облегчая сотрудничество с коллегами, клиентами и деловыми партнерами.
● Как избежать ошибок . Лучшие практики этикета электронной почты снижают вероятность ошибок и ошибок в деловой электронной почте, которые могут привести к смущению или серьезным последствиям.
29+ советов и правил по этикету электронной почты для профессионалов
1. Используйте стандартное форматирование.
Неофициальная или неполная деловая электронная почта считается нарушением этикета электронной почты. Стандартный формат деловой электронной почты должен быть хорошо структурирован и включать тему, приветствие, текст, заключение, подпись и подпись.
Подробнее: Каков официальный формат электронной почты?
2. Используйте профессиональный и уважительный тон
Поддерживайте профессиональный тон в своем электронном письме, чтобы отразить свой профессионализм. Избегайте сленга, жаргона и слишком небрежных выражений, которые могут подорвать доверие на рабочем месте.
3. Отправьте электронное письмо с профессиональным адресом электронной почты.
Использование адреса электронной почты вашей компании свидетельствует о высоком уровне этикета электронной почты. Если вам приходится использовать личную учетную запись электронной почты для работы с электронными письмами, связанными с работой, идеально использовать свое полное имя, чтобы продемонстрировать профессиональный имидж.
4. Слепая копия (BCC) соответствующим образом.
Правильным этикетом электронной почты является использование BCC при отправке электронных писем большой группе получателей, которые не знают друг друга, чтобы защитить свои электронные письма от раскрытия другим лицам.
Узнайте больше: Как использовать CC и BCC в электронных письмах?
5. Создайте четкую и краткую тему письма.
Следуйте этикету электронной почты, кратко излагая описательную и короткую строку темы. Это позволяет получателям понять цель и быстро расставить приоритеты в своих ответах. Никакая строка темы или длинная, расплывчатая строка темы не сделают ваше электронное письмо спамом и не поместят его в корзину.
6. Начните с профессионального приветствия и приветствия.
Начните свое электронное письмо с вежливого и уместного приветствия. В зависимости от ваших отношений с получателем и ситуации общения вы можете соответствующим образом адаптировать приветствие и приветствие, но никогда не здоровайтесь с людьми слишком небрежными и безличными выражениями, такими как «Привет, да», «Йо», «Привет, ребята» и «Привет, ребята». ".
Подробнее: Как начать электронное письмо?
7. Четко представьтесь
Еще одно правило этикета электронной почты — кратко представить себя и свою компанию, чтобы установить контекст при переписке с кем-то новым или при отправке последующих сообщений.
Подробнее: Как представиться в электронном письме?
8. Будьте осторожны с юмором и смайликами.
На рабочем месте будьте осторожны с юмором, сарказмом, смайликами , смайликами и мемами при написании электронного письма по деловому этикету. Они могут быть неправильно истолкованы в письменном общении и стать серьезными отвлекающими факторами.
9. Обеспечьте безопасность конфиденциальной информации
Будьте осторожны при передаче конфиденциальной или конфиденциальной информации по электронной почте. Хорошим руководством по этикету деловой электронной почты является отказ от письменных сообщений и использование шифрования.
10. Пишите кратко и по делу.
Следите за длиной вашего электронного письма. Длинные, бессвязные электронные письма могут оказаться перегруженными и привести к тому, что ключевая информация будет упущена из виду. Вы демонстрируете свое уважение ко времени получателя, переходя прямо к делу.
11. Воздержитесь от использования восклицательных знаков
В электронных письмах по деловому этикету не следует использовать восклицательный знак более одного раза, чтобы передать волнение. Ваше сообщение покажется агрессивным, злым и непрофессиональным, если вы используете слишком много восклицательных знаков в одном письме.
12. Не используйте все заглавные буквы
При необходимости допускается использовать правильную заглавную букву для выделения. Однако использование заглавных букв может привести к тому, что другие неправильно истолкуют ваше сообщение и намерения.
13. Используйте классические шрифты
Ваше электронное письмо будет трудно читать из-за причудливых шрифтов, диких цветов и нестандартных размеров. Придерживайтесь стандартных норм электронной почты и используйте классический и единый шрифт во всем содержимом электронного письма: Цвет: черный.
Размер: 10 или 12 пунктов.
Шрифты: Arial, Calibri, Helvetica или Times New Roman.
14. Практикуйте хорошую грамматику и правописание.
Плохо написанные электронные письма могут негативно повлиять на вашу карьеру, поскольку указывают на то, что вы не обращаете внимания на детали. Как профессионал, вы должны знать, как использовать грамматические и орфографические инструменты, чтобы избежать ошибок.
15. Делитесь ссылками правильно
Вставка целых URL-адресов в электронное письмо не является правильным этикетом электронной почты. Вместо этого предоставьте гиперссылки или сокращенные URL-адреса, чтобы получателю было проще открыть электронное письмо.
16. Избегайте чрезмерных сокращений и аббревиатур.
Хотя вы можете использовать отраслевые сокращения и акронимы, понятные вам и вашим получателям, избегайте чрезмерного использования, чтобы избежать путаницы.
17. Ответ на электронные письма в течение 24 часов.
Хотя вы не можете сразу отвечать на все электронные письма, вы можете просмотреть свой почтовый ящик и расставить приоритеты в ответах. Старайтесь отвечать на электронные письма быстро, в идеале в течение 24 часов.
18. Подумайте дважды, прежде чем пересылать
Никогда не пересылайте цепочки электронных писем или нерелевантные сообщения, которые могут засорить почтовые ящики получателей. Важно подвести итог обсуждения в ветке электронной почты. Не пересылайте электронные письма, которые не предназначены для пересылки.
19. Используйте «Ответить всем» экономно.
Функция «Ответить всем» полезна, но иногда может привести к серьезным ошибкам в этикете деловой электронной почты. Прежде чем нажать кнопку «Ответить всем», убедитесь, что ваш ответ актуален и необходим всем.
20. Будьте внимательны к привязанностям
Прикрепление подтверждающих документов к корпоративному электронному письму — это хороший этикет электронной почты. Сжимайте большие файлы и сообщайте получателю о любых вложениях.
21. Установите информативные ответы об отсутствии на работе
Если вы не можете ответить быстро из-за отсутствия на работе, настройте автоматический ответ об отсутствии на работе, чтобы сообщить другим о вашей недоступности и предоставить альтернативный контакт в случае срочности.
22. Помните о культурных различиях.
Настоятельно рекомендуется изучить культурную среду и языковые табу ваших деловых партнеров, прежде чем вступать в какое-либо международное деловое общение.
23. Еще раз проверьте адрес электронной почты получателя.
Перед отправкой электронного письма проверьте правильность адреса электронной почты получателя. Это поможет вам избежать случайной отправки конфиденциальных файлов или ненужных писем не в ту сторону.
24. Отредактируйте перед отправкой
Одним из наиболее важных правил этикета электронной почты является проверка писем перед нажатием кнопки «Отправить». Это помогает выявить любые ошибки и определить области для улучшения.
25. Выбирайте подпись с осторожностью.
Вам следует соблюдать этикет электронной почты, чтобы ваше электронное письмо производило неизгладимое впечатление до конца, используя профессиональную и уместную подпись, например «С уважением», «Очень уважительно» или «С уважением».
Подробнее: Как завершить электронное письмо?
26. Добавьте профессиональную подпись в электронном письме
Создайте профессиональную подпись и позвольте вашему почтовому клиенту автоматически добавлять ее в электронные письма. Деловая подпись электронной почты должна содержать ваше полное имя, должность, название компании, контактную информацию и все соответствующие ссылки.
27. Добавьте призыв к действию
Эффективно разместить призыв к действию в конце письма, чтобы получатели поняли, что нужно сделать, и немедленно предприняли действия.
28. Отслеживайте открытия электронных писем и рейтинг кликов.
Если у вас есть список рассылки, воспользуйтесь инструментом отслеживания электронной почты, чтобы узнать, кто не открыл предыдущее письмо. Вы можете решить, когда и кому отправлять напоминания. Рейтинг кликов может быть использован для изменения темы письма для более поздней рассылки.
29. Создавайте сообщения, удобные для мобильных устройств
Более трети бизнес-профессионалов открывают свои электронные письма на мобильных устройствах, поэтому частью этикета электронной почты является обеспечение того, чтобы ваши электронные письма было удобно читать на телефоне или планшете.
Используйте генератор электронной почты с искусственным интеллектом, чтобы соблюдать этикет деловой электронной почты.
HIX.AI может стать вашим личным помощником по электронной почте. У него есть средство записи электронной почты с искусственным интеллектом , которое может переписывать или создавать сообщения электронной почты с соблюдением надлежащего этикета электронной почты. Вы можете использовать его для создания деловых электронных писем для распространения информации, ответов и последующих действий .
- Используйте алгоритмы искусственного интеллекта на базе ChatGPT для улучшения и создания электронных писем в соответствии с лучшими практиками этикета электронной почты.
- Обеспечьте последовательный и профессиональный тон в своих электронных письмах.
Заключение
Ваши коммуникативные навыки отражают вашу личность и профессиональные способности. Соблюдая деловой этикет электронной почты, вы сможете произвести положительное впечатление и открыть возможности для карьерного роста. Следуйте советам по этикету деловой электронной почты, приведенным в этой статье, или используйте эффективный инструмент для создания электронных писем на базе искусственного интеллекта, чтобы создавать высококачественные электронные письма.