Никогда раньше не писали электронное письмо? Мы вернём вас к основам в нашей статье о школе электронной почты. Мы собираемся изучить формат электронной почты, рассматривая каждый раздел, чтобы объяснить, как они работают вместе, создавая значимое сообщение.
Если вы сидите и задаетесь вопросом: «Зачем мне учиться правильно писать электронные письма?» Вам не обязательно. Однако формальный формат электронной почты практически универсален во всем мире. Это способ добиться цели!
Для тех, кто хочет узнать, как форматировать электронное письмо, читайте дальше!
Каков правильный формат электронной почты?
Каждое хорошее электронное письмо (и даже самое плохое) состоит из 4 частей. Эти четыре части работают вместе, собираясь вместе, как красивая головоломка, и создавая идеальное послание.
Пропустите один из них (например, приветствие), и читатель может запутаться или даже немного обидеться.
Каждое электронное письмо состоит из 4 частей:
- Тема письма
- Приветствие по электронной почте
- Текст письма
- Подписание по электронной почте/следующие шаги
Нажмите «Открыть новое сообщение» и введите адрес электронной почты в поле «Кому», и мы готовы создать официальное электронное письмо на английском языке , используя общепринятый формат электронной почты.
Тема письма
Строка темы — это то, с чего начинается создание вашего официального электронного письма. Создайте плохую тему письма, и на этом она тоже может закончиться.
Строки темы должны давать четкое представление о том, что представляет собой ваше электронное письмо, причем человеку даже не придется его открывать.
Единого мнения нет, но лучшие – и наиболее эффективные – темы должны быть короткими (5–7 слов).
Это просто потому, что большинство из нас читает и просматривает электронные письма на наших мобильных телефонах, в которых строки темы обрезаются на определенную длину.
Написание тем — это форма искусства, и мы ограничены в пространстве, но вот несколько вариантов темы, которые покажут вам, как это работает:
- Запрос на встречу – (неактивные даты)
- (Ваше имя) – Подтверждение собеседования
- Извините, что пропустил нашу встречу
- Подтверждение участия – (Подробности мероприятия)
- Хотите увеличить продажи? Вот 5 способов!
- Вы допускаете эти распространенные ошибки электронной почты?
- Хотите увидеть силу ИИ? Попробуйте генератор электронной почты HIX.AI AI !
Строка темы играет решающую роль в настройке контекста вашего электронного письма, поэтому сделайте ее правильно, и у вас будет отличное начало.
Приветствие по электронной почте
Надеемся, что человек, получивший ваше электронное письмо, открыл его и теперь собирается его прочитать. Всегда следует начинать с индивидуального приветствия, в котором используется имя человека.
Мы рекомендуем выбрать один из следующих:
- «Привет (имя человека)
- «Здравствуйте (имя человека)
Почему бы не использовать «Дорогой»? Потому что этикет электронной почты изменился. Хотя еще есть место для официальных приветствий (например, ответа на запрос RSVP), они больше не используются на работе. Вы также можете сохранить «Уважаемый господин/госпожа» в том же месте (в мусорном баке).
Узнайте больше о советах по этикету электронной почты .
Текст письма
Основной текст — это ядро вашего сообщения.
Его длина определяется тем, что вы хотите сказать, и уровнем детализации, которую вы вкладываете. Электронные письма могут состоять из одного предложения:
«Я могу подтвердить, что получил ваш запрос на встречу и могу присутствовать».
Однако при написании приложения для электронной почты вам потребуется предоставить гораздо больше информации, описывая должность, на которую вы претендуете, и ваши ключевые навыки.
Вот некоторые ключевые моменты, которые следует помнить при написании основного текста официального электронного письма:
- Подведите итог в первых одном или двух предложениях (если можете).
- Используйте последующие абзацы, чтобы добавить больше деталей.
- Говорите живо и кратко, не перегружайте людей информацией.
- Избегайте длинных отрывков текста и разбивайте абзацы на удобные куски.
- Не стесняйтесь использовать пункты списка и другие способы разбить текст.
- Не забудьте свои контактные данные.
Отправка по электронной почте/следующие шаги
Если вы следовали нашим инструкциям выше, вы создали отличный основной текст электронного письма. Если ваш адрес электронной почты предназначен только для информации (например, для подтверждения присутствия на собрании), теперь вы можете нажать «Отправить».
Однако, если вы ожидаете, что они что-то сделают (ответят вам, отправят документ, подтвердят присутствие и т. д.), включите призыв к действию (CTA). Призывы к действию – это короткие заявления, в которых описывается, чего вы от кого-то хотите. Так:
«Можете ли вы подтвердить, что получили мое заявление и что я предоставил все, что вы просили?»
Если вы предлагаете курс действий, который мы называем определением следующих шагов, всегда указывайте это в конце вашего электронного письма.
«Следующие этапы процесса включают собеседования, которые состоятся (указать дату)».
Вам понадобится включить окончание (для вдохновения ознакомьтесь с нашим руководством о том , как завершать официальные электронные письма ), а также свое имя, подпись электронного письма и контактные данные.
Это процесс написания официальных писем !
5 примеров формальных форматов электронных писем
Все еще не готовы писать собственные официальные электронные письма? Это не проблема! Вот 5 примеров формальных форматов электронной почты, написанных профессионалами для вашего удовольствия. Они охватывают некоторые ситуации, с которыми вы можете столкнуться, но вам все равно придется редактировать, обновлять и дополнять их, чтобы они подходили.
Не вырезайте и не вставляйте, а используйте их как вдохновение.
Официальное письмо с приглашением на встречу
Устали печатать приглашения на встречи, на которые нет ответов? Посмотрите, насколько ваше письмо отличается от нашего образца электронного письма с официальным приглашением на встречу. (Наш лучше, правда?)
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы подтвердить расписание нашей предстоящей встречи.
Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли вам предложенное расписание.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное электронное письмо с заявлением о приеме на работу
Вы нашли идеальную работу; теперь пришло время подать заявку. В этом официальном электронном письме с заявлением основное внимание уделяется вашим навыкам и представлению вас как лучшего человека для этой работы. Пойти и получить его!
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Я пишу, чтобы официально подать заявку на вакансию в [ Название компании ] , которая недавно была опубликована в Интернете. Я очень рад возможности присоединиться к вашей команде и поделиться своими навыками и опытом.
Обладая более чем 10-летним опытом работы в [ соответствующей области ] , я разработал прочную основу в [ конкретных навыках ] . Я уверен, что мои технические знания, внимание к деталям и способность работать совместно сделают меня ценным активом для вашей организации.
Я приложил свое резюме для вашего рассмотрения. Если вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Спасибо за рассмотрение моего заявления. Я с нетерпением жду возможности обсудить, насколько моя квалификация соответствует требованиям данной должности.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное письмо с подтверждением собеседования
Вы успешно подали заявку и получили место для собеседования, теперь скажите «да», как чемпион, с нашим сообщением. Этот формальный образец подтверждения на собеседовании не является шуткой. Это на 100% профессионально и ориентировано на приз.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Пишу, чтобы подтвердить расписание нашей предстоящей встречи.
Сообщите мне, подходит ли вам предложенное расписание.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное письмо клиента
Если вы не знаете их хорошо, вам всегда следует создавать официальные электронные письма для клиентов и заказчиков. Некоторые согласятся на некоторую неформальность, другие могут быть приверженцами правил. Вот великолепное официальное письмо для любого клиента или заказчика.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, что это письмо застанет вас в добром здравии и приподнятом настроении. Я пишу, чтобы выразить нашу благодарность за веру вашей компании в наши услуги и наши постоянные деловые отношения.
Мы постоянно стремимся предоставлять услуги высшего уровня, адаптированные к вашим уникальным потребностям. Имея это в виду, мы стремимся лучше понять ваш опыт и определить способы дальнейшего улучшения наших услуг, чтобы более эффективно оправдать ваши ожидания.
Мы очень ценим ваши отзывы и будем очень признательны за любые замечания и замечания. или рекомендации, которые могут у вас возникнуть, которые помогут нам обеспечить соответствие наших услуг вашим предпочтениям, требованиям и бизнес-целям.
Мы осознаем важность вашего времени и благодарим вас за ожидаемое сотрудничество и быстрый ответ. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация по любому аспекту наших услуг или нашего партнерства, не стесняйтесь обращаться к нам.
Ожидаем вашего самого благоприятного ответа и дальнейшего партнерства.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное письмо с просьбой об отпуске
Босс немного сложен? Наши тоже. При подаче запроса на отпуск в этом формальном образце четко и просто излагаются ваши требования. Вы много работали в прошлом году и теперь обеспечили себе отпуск. Не забудьте отправить нам открытку!
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы официально запросить отпуск на [ количество дней ] , начиная с [ дата начала ] и заканчивая [ дата окончания ] . В качестве [ причина отпуска ] я считаю, что мне важно взять перерыв, чтобы восстановить силы и восстановить силы.
Я говорил с [ имя коллеги ] , который согласился взять на себя мои обязанности во время моего отсутствия. Я обеспечу выполнение всех невыполненных задач и предоставлю подробные инструкции по любым текущим проектам.
Пожалуйста, дайте мне знать, если есть какие-либо проблемы или если вам требуется дополнительная информация, прежде чем утвердить мой запрос на отпуск. Я понимаю важность поддержания бесперебойного рабочего процесса и постараюсь свести к минимуму любые сбои.
Спасибо за внимание к этому вопросу и за рассмотрение моего запроса. Я с нетерпением жду вашего быстрого ответа.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Должен ли я использовать профессиональный формат электронной почты?
Нет! Ты можешь делать все, что захочешь. Вы также спрыгиваете с боковины и идете по дороге или пытаетесь открыть пассажирскую дверь посреди полета.
Профессиональный формат электронной почты общепризнан как нечто готовое. Что хорошего в формальном формате электронной почты, так это то, что он упрощает написание электронных писем. Вам не нужно быть смешным, креативным или искать вдохновение где-то еще – просто придерживайтесь правил.
Вы также обнаружите, что профессиональный формат электронной почты распространен по всему миру. Хотя английский является международным языком бизнеса, формальный формат используется людьми, пишущими на всех языках.
Мы надеемся, что этот блог показал вам, как легко писать официальные сообщения в правильном формате электронной почты. Если вам все еще нужна дополнительная поддержка, ознакомьтесь с 5 профессиональными советами от экспертов по электронной почте HIX.AI
5 профессиональных советов о том, как отформатировать электронное письмо
- Создайте шаблон . Если вы боитесь, что что-то пропустите, создайте шаблон. Вы можете использовать Word, Google Docs или любое другое программное обеспечение для повышения производительности, чтобы создать свой собственный шаблон. Затем, когда вам понадобится написать электронное письмо, вы сможете работать с форматом. В конце концов, вы получаете окончательное официальное электронное письмо, на 100 % правильно отформатированное.
- Сделайте его безличным . Хорошо, вам нужно начать с имени человека, но после этого вам не нужно делать слишком многого. Избегайте больших благодарностей и долгих извинений: это бизнес, и эти люди вам не друзья. Если да, то не отправляйте им официальные электронные письма.
- Пишите в активном залоге . Слишком много деловых писем придерживаются пассивного залога. Это напрасно тратит место и время на разговоры и фактически может снизить ваши шансы на получение желаемого результата. «Я претендую на должность (название должности)» гораздо более убедительно, чем «Я увидел объявление о вакансии и подумывал о подаче заявки». Какого человека вы бы предпочли взять на собеседование и нанять?
- Будьте смелыми (в конце концов, это бизнес) . Никто не уважает того, кто не говорит то, что хочет. Тот же принцип применим и к вашим электронным письмам. Будьте уверены, смелы и ясно выражайте свои желания. Формальный формат обеспечивает идеальную структуру для ясного формулирования ваших требований. Быть откровенным не значит быть грубым.
- Используйте HIX.AI Email Writer . Профессионалы добиваются успеха, потому что находят оптимальный способ выполнения каждой задачи. Тратите слишком много времени на написание официальных писем? Позвольте генератору электронной почты HIX.AI AI сделать это за вас. Эта профессиональная и мощная программа для написания писем с искусственным интеллектом может создавать 100% точные и эффективные электронные письма за считанные секунды.
Заключение
Официальные электронные письма могут сбить с толку даже самого искусного писателя и непревзойденного профессионала. Но уберите язык, и у вас останется простой и удобный формат электронной почты. Начните с темы и стройте свои сообщения исходя из нее. Используйте активный голос, выражайте свои требования и будьте смелыми в бизнесе. В этом секрет написания успешных официальных писем.