Ищете ли вы солнце или посещаете новый город, мы считаем, что бронирование отпуска — это одно из лучших действий, которые вы можете сделать (прежде чем отправиться в путь!). Но вы боитесь, что ваш босс не скажет «да»? Наше руководство о том, как запросить отпуск по электронной почте, совершенно идеально.
Успешные электронные письма с просьбой об отпуске основаны на правильной формуле. Вам необходимо предоставить все детали, сосредоточиться на причинах вашего запроса и отправить его в нужное время. С последним мы помочь не можем, но можем помочь с первыми двумя. Вот почему ты здесь, да?
Если вам лень, начните с наших 5 образцов электронных писем с просьбой об отпуске. После того как вы просмотрите наши электронные письма с запросами на отпуск, мы познакомим вас со структурой и форматом официальных запросов на отпуск. В заключение мы дадим несколько профессиональных советов, которые помогут вам одобрить запрос. Мы почти чувствуем запах солнцезащитного крема…
Что такое электронные письма с просьбой об отпуске?
Электронные письма с просьбой об отпуске являются неотъемлемой частью рабочего мира. Вы не можете просто взять отпуск, когда захотите; вы должны запросить это у своего начальника, объяснить, почему вы это делаете, и смягчить влияние на остальную часть команды.
Звучит сложно, но электронные письма с запросами на отпуск соответствуют стандартному профессиональному формату электронной почты, что позволяет легко их писать и копировать. Написав его, вы
Придерживаясь стандартного формата, вы получите больше шансов на положительный результат. Вы можете ознакомиться с шаблоном запроса на отпуск в наших 5 образцах и шаблонах ниже!
5 образцов писем с просьбой об отгуле
Электронные письма с запросами на отпуск можно разделить на несколько основных категорий, включая запросы на ежегодный отпуск, запросы на отпуск с коротким уведомлением и срочные медицинские запросы.
Вот 5 образцов электронных писем с просьбой об отпуске, чтобы увидеть правильный формат. Или, если вы чувствуете себя не вдохновленным, скопируйте и вставьте их!
Письмо с просьбой о ежегодном отпуске
Этот классический шаблон представляет собой ваше ежедневное электронное письмо с просьбой о ежегодном отпуске. Этот шаблон электронного письма соответствует стандартному формату и содержит всю информацию о запрашиваемых датах отпуска и предоставленном покрытии.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы попросить мой ежегодный отпуск на предстоящий год. Я хотел бы взять отпуск с [ дата начала ] по [ дата окончания ] . На время моего отсутствия я организовал освещение. [ Имя коллеги ] будет выполнять мои обязанности, и с ним можно связаться по [ адрес электронной почты коллеги ] . Если есть какие-то конкретные инструкции или задачи, которые необходимо выполнить в мое отсутствие, пожалуйста, дайте мне знать.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронное письмо с запросом на отпуск с коротким уведомлением
Будь то отпуск на выходных в последнюю минуту или концерт, который вы не можете пропустить, это электронное письмо с просьбой об отпуске с коротким уведомлением предназначено для вас. Мы предоставляем подробную информацию о нашем запросе на отпуск, включая все даты и время.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы запросить краткосрочный отпуск с [ Дата начала ] до [ Дата окончания ] .
По [ причине ] я прошу этот отпуск в такой короткий срок. Я понимаю, что это может причинить неудобства, но [ объясните важность или срочность отпуска ] .
Я разговаривал с [ коллегой/менеджером ] , который любезно согласился взять на себя мои задачи и обязанности во время моего отсутствия. Прежде чем уйти, я гарантирую, что все предстоящие работы будут завершены.
Пожалуйста, дайте мне знать, возможен ли этот запрос на отпуск и есть ли какие-либо процедуры или формы, которые мне необходимо заполнить, чтобы получить одобрение.
Спасибо за внимание и понимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо с просьбой о продлении отпуска
Иногда недели недостаточно, и вам нужно попросить дополнительный отпуск. В этом электронном письме с просьбой о продлении отпуска объясняется, почему вы запрашиваете отпуск. Скорее всего, это будет первый этап оформления долгосрочного отпуска, поэтому отправляйте его как можно скорее!
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я хотел связаться, чтобы обсудить возможность продления моего отпуска. До сих пор я наслаждался своим свободным временем, но чувствую, что недели мне недостаточно, чтобы полностью восстановить силы и заняться личными делами, требующими моего внимания.
Я понимаю, что это может нарушить рабочий процесс, но уверяю вас, что я принял меры для того, чтобы мое отсутствие не отразилось негативно на команде. Я составил комплексный план и делегировал свои задачи проверенным коллегам, которые займутся ими в мое отсутствие.
Я прошу предоставить вам дополнительный [ количество дней/недель ] отпуска, начиная с [ дата начала ] до [ дата окончания ] . Я уверен, что этот продленный отпуск позволит мне вернуться на работу отдохнувшим и более продуктивным.
Спасибо, что рассмотрели мою просьбу. Я более чем готов обсудить любые проблемы или альтернативные меры, которые могут возникнуть в результате этого продления.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронная почта с запросом на семейный отдых
Семейный отдых полон веселья и волнений, но не бронируйте его, пока не согласуете запрос на отпуск. Повысьте шансы на это, следуя формату, указанному в электронном письме с запросом на семейный отдых.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы попросить отпуск для семейного отдыха. Даты отпуска: с [ дата начала ] по [ дата окончания ] . Я понимаю важность своего присутствия на работе и гарантирую, что все мои невыполненные задачи будут выполнены или переданы коллеге, прежде чем я уйду в отпуск.
Пожалуйста, дайте мне знать, можно ли удовлетворить этот запрос на отпуск и существуют ли какие-либо конкретные процедуры или формы, которые необходимо соблюдать. Если с моей стороны потребуется какая-либо дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронная почта с запросом на отпуск по медицинским показаниям или по состоянию здоровья
Ваше здоровье (и здоровье вашей семьи) имеет решающее значение, и это законная причина попросить отпуск. Хотя предоставление некоторых объяснений является вежливым, не считайте необходимым добавлять слишком много деталей. Вместо этого следуйте структуре и принципам нашего электронного письма с просьбой об отпуске, связанном со здоровьем.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы попросить отпуск по неотложным медицинским причинам, затрагивающим как мое здоровье, так и здоровье моей семьи.
Я понимаю важность своей роли в компании, но данная ситуация требует моего немедленного внимания. Я был бы признателен, если бы вы предоставили мне [ количество дней ] отпуска начиная с [ дата начала ] по [ дата окончания ] .
Будьте уверены, я приложу все усилия, чтобы делегировать свои обязанности и обеспечить бесперебойный рабочий процесс во время моего отсутствия.
Благодарим вас за понимание и оперативное внимание к этому вопросу.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Экспертное руководство о том, как писать электронные письма с просьбой об отпуске
Если вы прочитали приведенные выше примеры, значит, вы отлично начали создавать эффективные электронные письма с просьбой об отпуске. В этом разделе объясняется формат, процесс и принципы написания заявок на отпуск, которые приносят результаты.
Ключом к написанию заявления на отпуск является понимание баланса сил между вами и вашим начальником. Им не обязательно соглашаться на ваш запрос на отпуск; вам нужно обосновать, почему они должны это предоставить.
Как? Используя эту структуру:
- Подробно опишите свой запрос на отпуск (даты и время)
- Кратко объясните, почему вы просите отпуск
- Признайте влияние на команду и свои планы по его уменьшению.
- Выразить благодарность за рассмотрение вашего запроса на отпуск
- Включите крайний срок
Чтобы вам было как можно проще создавать электронные письма с запросами на отпуск, мы разделили структуру запроса на 3 раздела:
- Тема письма с просьбой об отпуске
- Основная копия
- Подписание/следующие шаги
Начнем с темы.
Тема письма с просьбой об отпуске
Тема письма — это первое, что прочитает ваш начальник, поэтому уточните свой запрос. Мы также рекомендуем
включая важную информацию, включая ваше имя, даты и причину вашего запроса.
Вот несколько примеров тем, с которых можно начать:
- Запрос на отпуск (укажите даты)
- Запрос на отпуск (указать даты)
- Я хотел бы забронировать отпуск (вставить дату)
- Срочная просьба об отпуске
- Могу ли я попросить отпуск?
- Извините за столь короткое уведомление. Могу ли я попросить отпуск?
- Срочное заявление на отпуск
- Предупреждение о семейном отпуске. Могу ли я попросить отпуск?
Текст письма с просьбой об отпуске
Запросы на отпуск имеют стандартную структуру и привычный формат, который легко воспроизвести — как только вы его освоите. Формат работает так, как думает начальник – логично, понятно и немного скучновато. Но это не то место, где вы хотите проявить творческий подход.
Электронные письма с просьбой об отпуске преследуют единственную цель (очевидно, получить согласие на отпуск), но ваш начальник не обязан соглашаться. На самом деле, некоторых начальников может потребоваться немало усилий, чтобы одобрить ваше заявление на отпуск, поэтому крайне важно, чтобы вы предоставили им все необходимое.
Проработайте эту структуру, чтобы построить свое дело!
Подробно опишите свой запрос на отпуск (даты и время)
«Я хотел бы запросить отпуск между (вставьте детали). Я проверил свое право на отпуск, и у меня осталось достаточно дней».
Кратко объясните, почему вы просите отпуск
«Я прошу отпуск, потому что (укажите причины)».
Признайте влияние на команду и свои планы по его уменьшению.
«Я знаю, что это повлияет на команду, но я уже организовал прикрытие. Не должно быть никаких проблем с реализацией текущих проектов».
Выразить благодарность за рассмотрение вашего запроса на отпуск
«Заранее спасибо за рассмотрение моего запроса на отпуск, и я надеюсь, что вы сможете согласовать даты!»
Подписание электронного письма с просьбой об отпуске/следующие шаги
Ваш запрос на отпуск почти готов к отправке. Но вы не хотите, чтобы оно оставалось в папке «Входящие» вашего менеджера, поэтому добавьте CTA.
Укажите крайний срок (если требуется).
«Я надеюсь забронировать отпуск на этой неделе, поэтому было бы здорово, если бы вы сообщили мне об этом до пятницы».
Прежде чем отправлять электронные письма с просьбой об отпуске (или любое другое электронное письмо!), Добавьте свое имя, контактные данные, подпись и любую другую необходимую информацию.
Вы почти готовы нажать кнопку, но прежде чем сделать это, прочтите наш важный контрольный список!
Важные советы по отправке писем с просьбой об отпуске!
Хорошие начальники прочитают ваши запросы на отпуск и сразу же ответят. Плохие начальники — занятые люди, и они могут игнорировать, удалять и даже отрицать получение вашего письма. Который твой?
Менеджеры сталкиваются с большим давлением, и ваш запрос на отпуск, возможно, не занимает первое место в их списке приоритетов, но мы предполагаем, что он занимает довольно высокое место в вашем. Верно?
Если ваше письмо можно проигнорировать, вот несколько простых советов, как получить желаемый результат.
Все начинается с темы. Четко скажите, чего вы хотите. Сделайте это громким, гордым и невозможным игнорировать! Этот принцип работает и для начала вашего электронного письма. Четко укажите даты, когда вы хотите вылететь. Они могут быстро увидеть, сработает это или нет.
Некоторые начальники автоматически попытаются отклонить ваш запрос на отпуск, потому что они обеспокоены последствиями для команды. Снимите стресс и спланируйте их! Наденьте прикрытие для отпуска и объясните, что происходит, в электронном письме с запросом. Им сложнее отклонить ваш запрос на отпуск, если вы все запланировали заранее.
Иногда могут быть законные причины, по которым ваш запрос на отпуск не может быть одобрен, поэтому стоит проявить гибкость. Хотя вы можете не получить всего, что хотите, гибкость позволит вам оказаться в лучшем положении.
Если вы уже работаете, вы знаете, как важно писать правильные электронные письма, но мы повторим это еще раз. Все специалисты по электронной почте корректируют, проверяют грамматику, орфографию и дважды проверяют каждое электронное письмо перед его отправкой. Если нет, то не стоит откладывать, пора начинать уже сегодня!
Если вы не можете найти нужные слова, попробуйте генератор электронных писем HIX.AI : Да, революция искусственного интеллекта уже здесь, и она меняет то, как мы работаем и живем. HIX.AI может генерировать грамматически правильные и точные сообщения на любую тему, включая электронные письма с просьбой об отпуске. Попробуйте сегодня и поразите мощь!
Заключение
Каникулы жизненно важны в нашей напряженной жизни. Это время отдохнуть, расслабиться, восстановить силы и, по сути, сделать все то, что вы не можете делать на работе.
Чтобы повысить вероятность того, что ваши даты будут согласованы с вашим начальником, напишите электронное письмо с просьбой о предоставлении отпуска. Крайне важно придерживаться принятого формата и предоставлять всю информацию, которая может понадобиться вашему руководителю. Будьте ясны и уверены в себе, убедительно прося время, которое вы хотите отдохнуть. Как только все будет согласовано, забронируйте авиабилеты, соберите чемодан и наслаждайтесь!